城建档案归档操作指导书资料.docx
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城建档案归档操作指导书资料
招商局地产控股股份有限公司
城建档案归档操作指导书
本指引适用于各区域总部 /城市/项目公司及项目部的档案管理人员，旨在
规范档案的日常管理的工作标准。
一．城建档案的归档时间
1．根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或
分部工程通过竣工验收后进行。
2．各公司 /项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整
理立卷，定期组织专业工程师、监理单位对归档的建设工程文件的完整、
准确、系统情况和案卷质量进行审查。
3．各公司 /项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收，并及时
向当地城建档案馆移交项目竣工档案。
二．城建档案归档的质量要求
1．纸质文件归档的质量要求
⑴.归档的文件材料应为原件；
⑵.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施
工、监理等方面的技术规范、标准和规程；
⑶.归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程建设实际相符合；
⑷.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，
不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复
写纸、铅笔等；
⑸.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续
完备；
⑹.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297mmX210mm），
图纸采用国家标准图幅；
⑺.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不
得使用计算机出图的复印件。
⑻.所有竣工图应加盖竣工图章，且应满足以下要求：
①竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图 ”字样、施工单位、编制人、
审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理总监；
②竣工图章的尺寸按国标规格为：
50mmX80mm，样式见示例图 2-1；
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③竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
竣工图章示例如下（图 1）
80
竣 工 图
施工单位
编制人审核人
技术负责人编制日期
监理单位
总监现场监理
图 1竣工图章示例
⑼.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更、修改依据；凡施工图结构、
工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重
新绘制竣工图；
⑽.不同幅面的工程图纸应按 《技术制图复制图的折叠方法 》
（GB/10609.3-89）统一折叠成 A4 幅面，图标栏露在外面。
2．电子文件归档的质量要求
⑴.电子文件 能通过指定的设备和软件完整、清晰再现；
⑵.电子文件 内容真实、完整、准确，与修改完善的竣工图纸内容和版本一
致，电子图签栏的人员姓名应输入齐全，各种管线测量点和技术要素数
据必须注记完整 ,与竣工图纸及技术要素表的各种技术要素数据完全一
致电子印章和电子签名齐全；
⑶.电子文件归档 时应包括相应的背景信息和元数据 ，以及保证电子文件
完整再现的其它非通用软件工具，对无固定的引用块文件应固定在所在
图的位置；
⑷.同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时， 电子文件应 在内容、
相关说明及描述上 与其保持一致 ；
第 2 页 共 11 页
⑸.应编制相应的电子文件归档目录，电子文件归档目录可采用Word 或
Excel 或文本编辑器编制；电子文件名宜采用二位以上便于核对的汉语
拼音名或相应的英文或数字作为代号名，也可以直接用不带汉语的图号
命名，电子文件代号名与电子文件文档目录的代号名应完全一致；
⑹.文字型电子文件以 XML、RTF、TXT 为通用格式 ；竣工图电子文件应为
CAD 的 DWG 格式，建筑效果图电子文件应为 JPG 格式；纸质文件的扫描
电子文件通用格式为 JPEG 或 TIFF，黑白扫描， 200dpi 的分辨率； 视
频和多媒体电子文件以 MPEG、Avl 为通用格式 ；音频电子文件以
WAV、MP3 为通用格式 ；
三．档案的整理
档案整理工作，就是档案的分类、组卷、编目等。
1、组卷
Ø组卷原则：
⑴.建设工程文件应真实和完整。
⑵.应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。
⑶.文字材料与竣工图分别组卷。
⑷.便于档案的保管和利用。
⑸.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程分别组卷。
⑹.由若干个施工单位共同承担的项目，工程文件应按照 “谁施工，谁编制 ”
的原则分别组卷。
Ø组卷方法与卷内文件排列
1. 组卷方法
⑴.按照建设程序，即工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣
工验收文件五部分分别组卷；
⑵.工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；
⑶.监理文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；
⑷.施工文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；
竣工图按单位工程、专业组卷；
⑸.竣工验收文件按单位工程组卷。
2．组卷过程中应注意：
⑴.案卷不宜过厚，一般不超过 40mm；
⑵.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
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3.卷内文件的排列
⑴.文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示和批复、同一文件的正本
与定稿、正件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，正本在前，定稿
在后，正件在前、附件在后的顺序排列；
⑵.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；
⑶.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
2、案卷的编目
⑴.卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从 “1”开始。
⑵.页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，
背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
⑶.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，
不必重新编定页码。
⑷.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页号。
Ø卷内目录的编制：
1．卷内目录式样宜符合本规范附录 A 的要求。
2．序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。
3．责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要
责任者，其余用 “等”代替。
4．文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
5．文件题名：
填写文件标题的全称。
6．日期：
填写文件形式的日期。
7．页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
8．卷内目录排列在卷内文件首页之前。
Ø卷内备考表的编制：
1．卷内备考表的式样宜符合本规范附录 B 的要求。
2．卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及
立卷单位对案卷情况的说明。
3．卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
Ø案卷封面的编制：
1．案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。
案卷封面的式
样宜符合附录 C 的要求。
2．案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日
期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
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3．档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
4．档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。
档案馆代号由档案馆填写。
5．案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、
专业名称、卷内文件的内容 。
6．编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7．起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8．保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存 20 年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9．密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密
级为本卷密级。
卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面
统一采用 A4 幅面。
Ø案卷装订
1．案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又
有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便
于保管和利用。
2． 装订时必须剔除金属物。
3． 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
⑴ 卷盒的外表尺寸为 310mmX220mm，厚度分别为 20、30、40、50mm。
⑵ 卷夹的外表尺寸为 310mmX220mm，厚度一般为 20～30mm。
⑶ 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
4．案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
式样宜符合附录 D。
四．竣工图的编制
1、竣工图类型
⑴.利用施工蓝图改绘的竣工图；
⑵.在二底图上修改的竣工图；
⑶.重新绘制的竣工图。
三种类型的竣工图报送底图、蓝图均可。
⑷.修改时注意的问题
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①．原施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档，凡有作废、补充、
增加或修改的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚。
即作废的图纸在目
录上扛掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。
②．按施工图施工而没有任何变更的图纸，在原施工图上加盖竣工图章，做为
竣工图。
③．如某一张施工图由于改变大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图
代替原图，原图不再归档。
④．凡是洽商图做为竣工图的，必须按竣工图标准进行必要的制做。
⑤．某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸，某一局部变化可能引起系统
变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。
⑥．不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上做为修改，也不允许
将洽商的内客抄在蓝图上做为修改。
凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用
做补图的办法附在本专业图纸之后。
⑦．某一张图纸，根据规定的要求，需要重新绘制竣工图时，应按绘制竣工图
的要求制图。
⑧．改绘时的注意事项：
✧ 字、线、墨水使用的规定：
字：
采用仿宋字，字体的大小要与原图采用字体的大小相协调，严禁
错、别、草字。
线：
一律使用绘图工具，不得 徒手绘制。
墨水：
使用黑色墨水。
严禁用圆珠笔、铅笔和非黑色墨水。
✧ 施工蓝图的规定：
改绘竣工图所用的施工蓝图一律为新图，图纸反差要明显，以适应
缩微等技术要求。
凡旧图、反差不好的图纸不得作为改绘用图。
✧ 修改方法的规定：
施工蓝图的改绘不得用刀刮、补贴等方法修改，修改后的竣工图纸不
得有污染、涂抹、复盖等现象。
✧ 修改的内容和有关说明均不得超过原图框。
2．重新绘制竣工图
工程竣工后，按工程实际重新绘制竣工图，虽然工作量大，但能保证质
量。
重新绘制时，要求原图内容完整无误，修改的内容也能准确、真实地反映
在竣工图上。
绘制竣工图要按建筑制图规定和要求进行，必须参照原施工图和
该专业的统一图示，并在底图的右下角绘制竣工图图签。
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基本幅面
代号
0
1
2
3
4
b×1
841×11
89
594×84
1
420×59
4
297×4
20
297×2
10
c
10
5
a
25
五、图纸折叠方法
1.一般要求
（1）图纸折叠前要按裁图线裁剪整齐，其图纸幅面均需符合表 3-1 和图 3-6
的规定：
表 3-1
注：
1.尺寸单位为毫米。
（2）图面折向内，成手风琴风箱式；
（3）折叠后幅面尺寸应以 4#图纸基本尺寸（ 297mm×210mm）为标准；
（4）图标及竣工图章露在外面。
六、城建档案的归档：
1. 深圳地区的档案一式三套，一套（原件）由公司档案室存档，一套（原件）
移交深圳市城建档案馆保存，一套（复印件）存物业公司。
2．外地公司的档案需一式四套，一套（原件）交公司总部档案室存档，一套
（原件）移交当地档案馆保存，一套（复印件）存物业公司，一套（复印件）
自行留存。
3．移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
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序
号
文件
编号 责任者
附录 A 卷内目录式样
卷 内 目 录
文件题名 日期 页次 备注
10202070201515
210
尺寸单位统一为:
mm
比例 1:
2
第 8 页 共 11 页
附录 B 卷内备考表式样
卷 内 备 考 表
本案卷共有文件材料页，其中：
文字材料页，图样材料页，
照片张。
说明：
25
15
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
210
尺寸单位统一为:
mm
第 9 页 共 11 页
附录 C 案卷封面式样
30
档 号
档案馆代号
30
案卷题名
50
30
30
编制单位
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
B
卷盒、卷夹封面 A x B = 310 x 220
案卷封面 A x B = 297 x 210
尺寸单位统一为：
mm
第 10 页 共 11 页
附录 D案卷脊背式样
D
档 号
案卷题名
D = 20、30、40、50mm
尺寸单位统一为：
mm
第 11 页 共 11 页
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