公务接待管理规定.docx
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公务接待管理规定
福建省莆田新美食品有限公司
公务接待管理制度
文件现行版号：
A
首版生效日期：
2015年10月1日
本版生效日期：
2015年10月1日
发放编号：
（盖受控章处）
文件编号：
XM/A005-2015总页数：
8
编制：
编制日期：
_____________
审核：
审核日期：
_____________
批准：
批准日期：
_____________
文件更改记录
本文件根据实际需要作如下更改，已经相关部门会签并呈报核准，签核意见及变更具体内容，见附页[文件更改通知单]。
修改状态
日期
修改单节
修改内容
修改人
审核人
批准人
公务接待管理制度
一、目的
为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。
二、范围
本标准适用于集团各种接待工作。
三、公务接待基本原则
1.对口接待、热情服务、节俭高效的原则。
本着提高办事效率，加强及业务部门联系的原则，实行对口接待，提倡节俭，杜绝浪费。
2.
3.领导审批、严格标准、严格控制的原则。
公务接待必须严格按照公司规定的标准安排，对各类公务接待实行领导审批制。
4.
5.公司所有接待均要符合工作需要。
非公务接待活动，包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。
6.
7.公司所有接待均由行政中心负责安排，按照标准执行，其它部门无权安排。
8.
9.招待费属公务性开支，严禁私客公待、无客自请。
10.
四、职责
行政中心为集团公务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约后，应提前1到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政中心，并协助其拟定接待计划，由行政中心统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。
五、计划及准备
1、行政中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充分及申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：
客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。
在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。
4、行政中心根据情况计划安排客户用餐、娱乐项目。
5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。
6、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票或机票。
六、接待标准
一级接待标准
接待对象
政府部门厅级、局级及以上级别人员、大型集团董事长/总裁、社会各界知名人士、重大公司业务客户
住宿标准
准五星/五星级酒店，商务套间
餐饮标准
大型高级饭店或公司宴会厅特殊公务用餐标准
接待陪同人员
董事长、总裁、副总裁、接待人员
接待车辆
轿车/商务车；
1、迎接：
注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。
接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。
要先介绍主人，后介绍客人。
在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。
来访时主人先伸手表示欢迎。
告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。
初次见面时，时间一般控制在3秒内。
2、座谈：
确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。
可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
会谈结束，董事长及各及会人员陪同对方参观我集团办公环境，并由专员负责讲解介绍。
参观完毕，我方全体人员配合送客，董事长送至电梯口，其他人员陪同对方送至停车场。
3、用餐标准：
行政中心根据集团标准预定饭店，一般为大型高级饭店（本地特色也可）。
4、下榻宾馆标准：
行政中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星/五星级酒店，商务套间。
5、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
二级标准：
接待对象
政府部门正处级级别人员、大型集团副总裁
住宿标准
准五星酒店，商务大床房
餐饮标准
大型较高级饭店或公司宴会厅一般公务接待用餐标准
接待陪同人员
总裁、副总裁、接待人员
接待车辆
轿车/商务车；
1、细则参考一级接待标准。
2、用餐标准：
行政中心根据集团标准预定饭店，一般为大型较高级饭店。
（本地特色也可）。
3、下榻宾馆标准：
行政中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星酒店，商务大床房。
4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
三级标准：
接待对象
政府部门副处级及以下级别人员、中心/部门总经理、对口职能部门负责人
住宿标准
四星级/准五星级酒店，大床房/标准单人间
餐饮标准
较高级饭店或公司宴会厅普通工作餐标准
接待陪同人员
部门负责人、接待人员
接待车辆
轿车/商务车；
1、细则参考一级接待标准。
2、用餐标准：
行政中心根据集团标准预定饭店，一般为较高级饭店（本地特色也可）。
3、下榻宾馆标准：
行政中心根据集团标准预定酒店，一般为四星级/准五星级酒店，大床房/标准单人间。
4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
七、公务接待就餐管理细则
1.公务接待对象：
上级单位检查指导工作的领导及随从人员；公司重要客户及招商投资人员；及公司有业务往来、工作交流的兄弟单位人员；来公司参加相关活动的外部人员以及其它必须安排的公务用餐等。
2.
3.公务接待地点：
原则上统一安排在公司指定的餐馆就餐。
但必须先经公司领导批准，就餐后，按程序报销，否则全部费用自理。
4.
5.公务接待就餐标准：
公务接待及就餐标准应严格控制，普通工作餐标准为80元/人；一般公务接待用餐标准为100元/人，特殊公务接待用餐标准为200元/人。
若没有超过标准,按实报实销;因特殊情况超过上述标准的，须经董事长/总裁批准。
6.
7.公务接待陪餐人数：
公务接待用餐实行对口接待，严格控制陪餐人数，原则上不超过来客人数，陪餐人数不得超过3人。
无故超标准增加陪餐人员或虚报公务接待人数的，视情节轻重，对公务接待单位负责人罚款100-200元，并通报批评。
8.
9.公务接待就餐时间：
午餐时间应严格控制在15点30分前结束，晚餐时间应控制在22点00分前结束。
超过规定就餐时间的应由相关单位负责人向行政办公室汇报说明情况。
无故超时就餐的对接待单位负责人罚款100元，并通报批评。
10.
11.公务接待就餐原则上中午不得饮酒，晚餐酌情适度饮酒，坚决杜绝醉酒；除公务接待就餐之外，不得单独领取烟、酒等，确有外事活动需要领取的，必须统一由行政中心安排并做好记录。
12.
八、接待礼仪：
1、仪表：
面容清洁，衣着得体。
2、举止：
稳重端庄，从容大方。
3、言语：
语气温和、礼貌文雅。
4、态度：
诚恳热情，不卑不亢。
5、迎接客户时：
要注意把握迎候时间，提前等候及集团门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
6、接受名片时：
要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时：
通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
客人行至处，办公人员应微笑示意。
8、进电梯时：
要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9、送客时：
根据身份确定规格，若送至集团门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
九、保密事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍集团情况，又要内外有别，严守本集团商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
十、重要信息反馈
接待人员应及时记录来访客户信息，并将及来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对集团有价值的信息传递有关部门负责人并由行政中心存档。
十一、相关文件
1、公务接待流程图
2、接待申请单
3、公务接待审核表
重要交流信息的传递及存档
公务接待流程结束
双方自由交谈
会议座谈结束
参观集团
集团送客
机场（车站）送客
重要来访客户信息的存档
填写《接待联系单》交至
行政中心
拟定接待计划及标准
会议座谈
接到公务接待预约
宴请客户（根据需要）
接待申请单
来访单位
来访事由
□政府考察□项目评审□战略合作□同行交流□投资或合作□协会考察□业务考察□评优评奖□一般往来□其他目的
人数
日程安排
派车接送
□需要□不需要
住宿
□需要□不需要
用餐
□需要□不需要
礼品
□需要□不需要
礼品名称及数量
姓名
性别
职务
备注
提交部门：
负责人：
表格编码：
QR-A005-001版本：
A
公务接待审核表
表格编码：
QR-A005-002版本：
A
1、客人信息：
姓名
单位
职务
备注
2、接待时间：
年月日至年月日共日
3、接待事由：
4、洽谈参加人员：
5、陪同人员：
6、招待项目：
□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：
7、接待标准：
□一级标准□二级标准□三级标准
8、赠送礼品：
□需要（名称数量）□不需要
9、其它要求：
申请部门：
___________负责人：
领导意见：
签字：
日期：
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