公路工程竣工文件编制及管理要求.docx
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公路工程竣工文件编制及管理要求
第一篇竣（交）工文件档案编制的基本要求
第一章竣（交）工文件档案编制的组织与职责
公路建设工程项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工验收全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的各种载体的文件材料。
参与公路建设项目的建设、设计、施工、监理等单位应将工程建设全部文件材料收集齐全，整理归入档案。
江门市交通局、公路局及江门市交通工程质量监督站负责监督、指导本市公路建设项目的竣工文件编制、归档工作，履行事前指导、中间检查、参与档案验收的职责。
各参建单位须建立项目档案管理责任制，设置专业档案柜（箱、盒），配备专人负责项目文件资料的收集、整理和归档工作，保证项目资料的形成与建设同步进行。
建设单位（业主）在与参建各方签订承包合同时，应明确项目竣工文件的收集、整理、归档和移交责任。
竣工文件按谁形成谁收集、整理的原则各自进行，设计、监理、施工单位必须立卷归档，最后由建设单位（业主）对各单位移交的全部案卷进行系统整理、排列及编号，编写本项目竣工文件编制情况的报告，办理档案的验收和移交工作。
监理单位（驻地监理办）不但要完成责任范围内监理文件档案的编制工作，而且要督促各施工单位竣工文件的编制工作，并对施工单位编制归档的资料进行审查签认。
施工阶段形成的文件资料，凡属总承包的，由承包单位进行汇总并负总责；各分包单位应各自完成分包部分的分包文件材料，向总包移交，由总包汇总并整理后向建设单位移交；凡属建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总并负总责。
第二章竣（交）工文件档案案卷的构成与质量要求
第一节案卷的构成
案卷由案卷封面和卷脊、卷内目录、文件材料、卷内备考表构成。
一、案卷：
由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。
二、卷内目录：
登录案卷内文件题名并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。
三、卷内备考表：
说明卷内文件材料状况的记录单，排列在卷内文件之后。
四、档号：
以字符形式富裕档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
由分类号、项目代号和案卷号组成。
竣工资料收集整理后应装入科技档案案卷盒内。
科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式，卷盒、卷夹式样见图1，案卷封面见图2。
卷盒的外表面规格为：
305㎜×220㎜，厚度分别为10㎜、20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜六种，卷夹的外表面规格为：
305㎜×220㎜，厚度为20㎜。
竣工资料根据归档文件厚度选用不同厚度的卷盒。
卷盒、封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表应向省档案馆购买（部分江门市档案馆归档资料向档案馆购买）。
案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305㎜×10（20、30、40、50、60）㎜，采用专用脊背纸制作，如图3所示，案卷脊背格式也可直接印在案卷盒脊背上，但各参编单位应统一。
卷内目录、卷内备考表格为：
297㎜×210㎜，图4、5所示。
公路工程科技文件材料分为四级类目，除大类号以英文字母冠以外，其余均以阿拉伯数字代表。
负责组卷的单位只填一、二级属类，其它内容由相应的的归档单位填写。
档号形式例如：
GL5·1·XX·X－XX
“GL5”：
GL为一级类目（公路），5为二级类目（公路工程）；
“·”及“－”：
类别符号或层次的区别符号；
“1”：
三级类目（道路）；
“XX”：
四级类目（建设项目代号）；
“X”：
五级类目（文件材料的五大类文件）；
“XX”：
案卷顺序号。
例：
国道325线鹤山段施工文件表示为GL5·1·G325·HS·4－XX
说明：
第一级至第三级类目固定不变，第四级类目为单项工程项目代号，国道与高速公路项目代号可用国家交通部分配的项目的数字编号，省级公路可用省交通管理部门规划的数字编号，其他项目可用地方交通管理部门分配的数字编号，例如某国道项目为325，它的项目编号可采用G325。
建设起止点由起点拼音第一个字母和终点拼音第一个字母组成，中间加“·”（例如，江门至中山段高速公路，则表示为JM·ZS）；五级类目按单项工程竣工文件形成的先后分为五大类：
综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。
表1 公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表
（本表为粤交办函[2002]404号《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》附件二）
序号
归档文件
保管单位
保管期限
一
可行性研究
综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位
永久
1
项目建议书及批复
2
工程可行性研究报告及批复
3
项目评估
4
环境预测及调查报告
二
设计基础材料
建设单位
永久
1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明
2
水文、气象等其它设计基础材料
三
设计文件
交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位
永久
1
总体规划设计
2
审批的各阶段设计及有关文件
交通主管部门、设计单位
永久
3
公路用地图
设计单位、建设单位
长期
四
工程管理文件
建设单位
永久
1
征地批文及红线图
2
占地用图、土地使用证
3
征地数量一览表
4
拆迁、补偿建筑物、电力电讯设备协议书
5
招标、投标、定标、租赁文件
6
承包、发包及委托合同、协议书
7
技术规范的补充文件、修改文件
8
施工许可证
9
审计、档案、劳动安全卫生、消防规划等验收文件
建设单位、使用单位
永久
10
电、暖、煤气等供应协议书
五
施工文件
1
开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划
建设单位、使用单位
永久或长期
2
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要
建设单位
永久
3
分项工程开工申请单及附件
建设单位
永久
4
原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告
建设单位、使用单位
长期
5
原材料试验报告
6
设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续
7
施工原始记录
8
试验材料汇总表
9
中间检验报验单及试验资料
建设单位
永久
10
隐蔽工程验收记录
11
工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告
12
单位、分部、分项工程质量检验评定报告
13
技术总结
14
专项检测及监控材料
建设单位、使用单位
长期
15
工程声像资料
建设单位、使用单位
长期
六
监理文件
1
监理规划、监理实施细则
建设单位
长期
2
合同管理文件
3
计划进度管理文件
4
工程技术管理文件
5
工程质量控制文件
6
工程计量与支付
7
监理通知、开（停复）工令
建设单位
永久
8
备忘录、会议纪要
建设单位
长期
9
施工质量抽验检验文件
建设单位、使用单位
永久
10
监理工作会议记录或纪要
11
与各单位的来往文件
12
监理声像资料
七
竣工文件
1
工程交竣工申请报告
建设单位
永久
2
工程竣工验收报告
交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位
永久
3
竣工验收鉴定书、验收委员会名册
4
参建各方工程总结汇总（建设、设计、施工、监理等）
建设单位、使用单位
永久
5
财务决算、工程结算、支付报表
建设单位
永久
6
竣工图
交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位
永久
〔1〕
总说明书
〔2〕
路线平、纵面竣工图
〔3〕
路基、路面竣工图
综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位
永久
〔4〕
路基防护竣工图
〔5〕
桥梁、涵洞竣工图
〔6〕
隧道工程竣工图
〔7〕
路线设施及其它工程竣工图
〔8〕
环保工程竣工图
〔9〕
通用图
八
科研项目文件
1
课题报告、任务书、批准书
综合档案馆、交通主管部门、建设单位
永久
2
协议书、委托书、合同
3
研究方案、计划、调查研究报告
综合档案馆、交通主管部门、建设单位
长期
4
实验记录
综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位
永久
5
实验分析、计算、整理数据
6
阶段报告、科研报告、技术鉴定
注：
1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档;
2、综合档案馆接收项目档案，应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按本表执行;
3、交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。
第二节编制案卷的基本格式
一、编写案卷页号
1、案卷内文件资料均以有书写内容的页面编写页码。
2、页码的位置：
单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面的在右下角，背面的在左下角编写页码。
3、卷内目录、备考表不编页码。
4、案卷的页码为小流水号，每个案卷均由1开始编页码。
5、页码统一用页码机打印。
二、案卷盒封面的编写
1、案卷盒封面：
采用案卷外封面形式和案卷内封面两种形式，外封面粘贴在卷盒的正表面，填写“案卷题名、立卷单位、起止日期”内容时，用黑体字打印在专用的封面纸上，贴在对名的位置。
式样见图2所示，内封面排列在卷内目录之前。
2、题名：
案卷盒题名应简明、准确，揭示卷内文件材料的内容，应限制在50个字内。
每一案卷盒题名均写“xxx工程”，题名示例如下：
示例一：
管理性文件
xxxx工程项目建议书及批复
示例二：
项目技术文件
项目名称+起讫桩号（公路）+单位（分部、分项）工程名称+文件名称
3、立卷单位：
指项目文件材料组卷的部门或项目负责部门。
4、起止日期：
指项目文件材料形成的起止日期。
5、保管期限：
填写其划定的保管期限（附表1）。
6、密级：
按交通主管部门的有关保密规定填写（一般情况可不填写）。
7、档号：
填写档案分类号和案卷顺序号（移交前可用铅笔填写）；
8、档案馆号：
由接收单位填写（暂不填写）。
三、案卷盒脊背项目的编制
案卷盒脊背的项目有：
档号、案卷题名、类别，如图3所示。
脊背“案卷题名”与案卷盒封面相同，用黑体字自右向左竖写，首行空两字；桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。
脊背内容用专用脊背纸统一打印，再贴在背背对应的位置。
贴纸要求比脊背宽度窄2mm。
四、卷内目录的编制
1、序号：
用阿拉伯数字从1开始依次标注。
2、文件编号：
填写文件文号或图样的图号，没有则空着。
3、责任者：
填写文件形成的部门或主要责任者。
4、文件题名：
（1）、按文件标题拟写。
（2）、标题以“会议纪要”、“通知”等出现的，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“［］”号。
（3）、每件文件材料的标题，在书写时要顶格，一横格内书写两行。
（4）、文件题目要完整地书写在卷内目录内。
5、日期：
填写文件形成的时间（可省略“年、月、日”字样，如用“2004-3-25”式样表示）。
6、页号：
填写每份文件首页的页号，最终件注起止号。
如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在备考表中注明合计页数。
7、备注：
留作说明用（如有与文件内容相关的特殊载体档案，可在此标注具体载体的档号）。
8、电脑打印填写内容采用仿宋体。
五、卷内备考表的编制
1、卷内备考表（式样如图5所示）分为两部分，上半部分在归档时填写，要标明卷内文件材料的件数、页数及合计页数，以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
2、立卷人：
由立卷人签名。
3、检查人：
由检查人签名。
4、立卷时间：
填写完成立卷的日期。
5、检查时间：
填写检查完成的日期。
6、电脑打印填写内容采用4号仿宋字体。
7、下半部分在归档后由档案部门填写管理中，需说明的问题。
第三节案卷装订
1、案卷内各部分内容的排列顺序：
卷内目录----文件材料----备考表。
2、管理性文件按文件整理的原则，即：
正文与底稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文、来文与复文等为一份，按重要程度或时间顺序排列装订组卷，每卷厚度一般不超过25mm，一般不超过250页。
3、装订前文件需取掉金属物及塑料胶页，采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订，天、地各距50mm，装订线距左纸边15mm。
4、装订时，表头要求在上或左边，左侧装订。
5、批语、签注意见如在装订线上，应予以粘贴补宽，对用纸欠规范的文件要用A4纸进行裱贴或折叠成A4纸（16K纸可不进行裱贴）。
第三章竣（交）工文件档案的组卷、排列与时间
第一节竣（交）工文件档案组卷
竣工文件档案编制组卷由建设单位组织各参建单位按《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办函［2002］404号）所确定的文件归档范围和编制分工，按文件材料形成的不同阶段、施工工序先后顺序分别收集、整理组卷。
组卷应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的完整性、准确性、系统性的原则。
案卷内文件材料书写工整、线条清晰，表格统一规范（文字、表格用A4纸，图纸A3），书写材料必须使用碳素墨水，凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存（若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章）。
一、项目准备阶段、工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。
可行性研究、项目建议书及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册等由交通主管部门和建设单位收集、整理；
征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议和交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、内容由建设单位分类收集、整理组卷。
二、勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；地质勘察材料、总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料按项目、阶段、专业结构分别整理组卷。
变更设计文件和变更图纸由完成的单位负责组卷。
三、各承包单位负责各自文件材料的收集、整理和组卷，用铅笔填写好三级、四级类目和案卷顺序号。
然后向建设单位移交。
其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段组卷。
单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验评定表组成专卷。
各分项工程按施工工序先后形成的工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项质量评定（放在首页）组成专卷。
原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等按单位工程分别单独组卷（试验台帐放在首页，并将自检、抽检［不含监理抽检］、送检试验记录按顺序排列）。
若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。
重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录分别单独组卷。
围绕具体单位工程的会议纪要和监理文件按单位（项）工程组卷。
四、监理文件由监理单位负责收集。
一般可按专业----文种----时间整理组卷。
管理依据性文件如监理大纲、监理规划、监理实施细则等文件在形成后组卷。
工作性文件如工程质量控制文件、计量与支付（含变更支付、索赔支付）要分别单独组卷。
监理月报按年度组卷。
与各有关单位的往来文件等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷，监理日记按时间先后顺序单独组卷。
组卷时注意把过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档。
没有结论的请示报告可单独存放，待竣工验收后处理。
监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验按分项分部工程排序单独组卷（便于比较对照）。
五、科研课题文件材料由承办单位负责收集整理。
六、交通安全设施和机电系统项目文件材料由承包单位负责收集、整理。
第二节竣（交）工文件档案编制排列
一、卷内文件按以下要求排列。
1、管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列。
2、项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。
3、声像（照片）按《照片档案管理规范》（GB/T11812--89）的要求组卷。
一般以一组照片为单位填写文字说明，表示一组照片的内容基本上反映同一组题材；录像材料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人、带长及年、月、日）贴在背面上，并在脊背处逐件编号。
4、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装试调和运行维修等材料排列。
5、机电系统工程项目文件材料按省交通厅印发的《广东省高速公路机电系统工程项目竣工文件编制、整理及验收暂行规定》（粤交办［2001］172号）要求排列。
6、科研项目文件材料按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
7、房建项目按项目依据性文件、地质勘察报告、工程设计各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、电梯、消防等）依次排列。
8、竣工图按里程、专业、图号排列。
9、卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。
第三节编制时间
一、各种施工原始记录必须在施工现场与工序施工同步进行，每道工序完成后24小时内交监理人员签字，然后送资料管理人员存档。
二、工序质量检验表要求施工单位质检员现场填写，即时报监理工程师检查并现场签字后按规定存档。
三、监理工程师在收到质量检验申请后，最迟不超过24小时应给书面批复。
四、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据；要求完成的全部归档资料必须在分项工程完工后7日内报送监理办审核；单位工程完工后15日内送监理办审核；标段完工后30日内报送监理办审核。
五、建设单位（业主）在每期计量支付前对其相关资料进行审查，做到“资料不齐全不计量支付”。
六、各参建单位在工程完工后1~3个月内，向建设单位（业主）提交已按要求整理好的档案材料，建设单位（业主）应及时对各单位移交的全部案卷进行系统整理、排列，并编写000卷，内容包括：
档案编制总说明、案卷目录、卷内目录及移交清单；同时，对各单位的总结进行汇总，并编写“档案专项验收申请报告”，内容为：
（1）工程项目档案概况；
（2）项目档案工作管理体系；（3）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；（4）竣工图的编制情况及质量；（5）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；（6）存在问题及解决措施；（7）档案完善、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；（8）附表，包括：
单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。
第四章竣（交）工文件档案的验收与移交
第一节档案的验收
凡经省审批兴建并由省交通厅（或部委托）主持竣工验收的项目，由省交通厅档案管理部门与当地档案行政管理部门组织档案验收；我市审批的公路建设项目分别由该项目主管机构交通局、生产使用单位（公路局）及相关的地方档案行政管理部门组织档案验收。
项目交工验收前由建设单位进行档案预验收，交工验收后3~6个月内，由建设单位向批准该项目初步设计的交通（档案）主管部门申请档案专项验收。
并按照《广东省建设项目档案验收暂行办法》（粤档发［1999］40号文）的规定申报。
较小规模的公路建设项目可在进行工程竣（交）工验收时同时进行档案的验收与移交
一、验收工作的组织
根据“统一领导、分层管理”的原则，各级交通档案主管部门分级负责有关项目档案专项验收。
验收小组及其职责：
档案验收小组由项目所属交通档案主管部门组织。
档案验收小组的职责是：
负责对档案质量进行技术鉴定，写出相应的验收意见，并提请项目竣工验收委员会审定。
二、验收时间：
交工验收后3～6个月内。
三、项目档案验收程序：
1、自评：
有关单位在完成建设项目档案整理后，对照验收标准各项内容自评打分，并由建设或监理单位将自评情况汇总，形成书面报告，连同《建设项目（工程）档案验收申请单》（图6所示），报有关档案行政管理部门。
2、按照《办法》第四条第一款的规定，由有关的档案行政管理部门组织验收小组并由建设主管部门组织召开项目档案验收会议。
3、验收小组听取项目建设单位有关项目简况和项目技术文件材料收集整理情况汇报;项目参与各有关单位（建设、设计、施工、监理）向验收小组提交竣工文件材料的编制情况报告及目录。
4、档案验收组察看工地现场及档案管理现场。
5、抽查项目档案，对档案质量进行评议。
抽查数量：
工程规模大、档案数量超过1000卷的，抽查15％的项目档案；工程规模小，档案数量在1000卷以下的，抽查30％的项目档案。
6、验收小组填写《建设项目档案质量验收质量（汇总）表》（图7所示）并提出、通过验收意见。
7、若验收合格，由验收小组提供《建设项目（工程）档案验收合格证书》（图8所示，以下简称《合格证书》）经建设单位，建设单位将《合格证书》封页各栏目（“编号”由组织验收单位填写）、“项目简要说明”、“项目档案工作简介”填妥后，由验收小组填写“验收意见”，验收组成员签字，然后交交通档案主管部门审核盖章。
项目正式竣工验收时，建设项目主管部门应将档案验收情况向验收委员会汇报，验收委员会在提出项目验收意见时，应将档案验收意见作为内容之一。
8、验收小组组长发言。
若验收不合格，由档案验收小组提出书面整改意见，交建设单位整改，待验收条件具备时，重新进行档案验收。
四、有关表格、证书的填写说明
《建设项目档案验收质量（汇总）表》由验收小组成员共同讨论、分析扣分原因，据此提出验收意见，若汇总得分不足70分及案卷内在质量小于60分，作不予通过处理。
《合格证书》所列“验收意见”主要包括：
（1）对档案内在质量和外观质量各因素（突出完整、准确方面）作出评价；
（2）对整套档案质量作出可否通过的综合性结论；（3）提出存在的问题和改进意见。
五、评分等级：
总分91分以上为优；总分80－90分为良；总分70－79分为合格，其中案卷内在质量中的完整、准确率必须达到60分。
验收不合格或没有经过档案验收的项目，不得办理竣工验收手续，不得交付使用，不得申报优质工程和其他奖项。
验收合格的项目档案，以《合格证书》作为办理竣工验收手续及申报档案奖、工程设计奖、优质工程奖的依据。
第二节档案的移交
档案验收合格后，全套档案原件由建设单位（业主）保存，其它档案在三个月内按表1“公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表”的要求向各有关单位移交档案，交接双方在单据上签名盖章。
建设项目（工程）档案验收申请单
项目（工程）名称
申请验收单位
申请验收时间
竣工验收时间（含预计）
联系人
电 话
申请验收
单位意见
（盖章）
年 月 日
主管单位
审查意见
（盖章）
年 月 日
组织单位
单位意见
（盖章）
年 月 日
验收时间
验收地点
提供审定
的主要材料
附：
1、档案目录清单；
2、档案收集与整理汇报
3、竣工图编制情况汇报；
4、申请验收单位对立卷质量自查意见；
5、组织管理部分的见证材料。
注：
申请单一式四份。
申请单位一份，主管单位一份，组织验收单位二份。
图6 建设项目（工程）档案验收申请单
项目
内容
验 收 标 准
标准分
自评分
实得分
扣分原因
案卷内在质量
系统
案卷分类准确、组卷合理得5分。
一般3分
5
卷内文件材料排列系统、有序5分；一般3分
5
卷
外
观
质
量
卷内书写质量
升级会员 