高效率盘点及损耗控制方法.docx

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高效率盘点及损耗控制方法

高效率盘点及损耗控制方法

一、 发生盘损原因

1、 职员偷窃

2、 厂商偷窃

3、 顾客偷窃

4、 职员错误

5、 帐务错误

6、 外来渗窃

7、 盘点错误

二、 职员偷窃之手法

1、 利用误打退货法——所有收银机不能配计算器

2、 与外人勾结，窃取门市的商品或现金

3、 食用门市商品不签帐

4、 收银误打法

5、 皮包夹带法

6、 帐目变更法

三、 厂商偷窃的手法

1、 实际送货数量与送货或发票不符

2、 在门市人员点货验收完毕后，再设法取得签收单，涂改数量

3、 离开门市时，顺手夹带商品或金钱

4、 送来的商品品质较差或有限期逼近（变相的偷窃）

四、 会计错误

1、 零售价错误

2、 加总错误

3、 誉写错误

4、 加减符号错误

5、 输入错误

五、 防抢

1、 让人觉得看起来很安全——干净、明亮、整洁

2、 避免有遮挡外观之死角，不随便张贴海报

3、 保持警觉，随时注意可疑迹象

4、 现金管理——装设保险柜，将大钞皆投入保险柜中，收款机之现金保持可营运状况即可

5、 保持良好的顾客关系，当发现可疑人物时，可暗示顾客，让他留下来聊天

六、 防骗

1、 服务人员勿离开卖场

2、 出门货物需先结帐

3、 不予换零钞

盘点

一、 前言

商店经营发生盘损是无法避免的，透过每个月的盘点制度，可以计算出每家店（含Warehouse）的存货、成本率及毛利率，这些都是商店经营成败的重要指标。

通常盘损率控制0.5%以内为正常，如超过1%以上就表示管理上已出现问题，必须尽早详加追踪，找出问题点，加以改善。

二、 盘点目的

1、 了解分店的库存状况及全公司库存状况

2、 计算经营损益

3、 衡量商品回转速度及资金积压情况

4、 察觉是否盘损产生，防止弊端

5、 依盘点结果，判断是否成本控制不良迅速做出改善的措施

三、 盘点制度

1、 以账面或实物来区分

1） 账面盘点法：

以书面记录进出货异动状况，而得到期末存货余额或估算存货成本，并以商品之“零售价”做好管理基准。

2） 实地盘点法：

实际盘点存货数量，计算存货金额。

采取每月盘点一次，由总部所设的盘点小组负责各分店的盘点工作。

2、 以盘点时间来区分

1） 营业中盘点：

盘点时，商店仍对外营业，也就是边营业边盘点，或在营业中趁营业空档时，进行盘点。

2） 营业前后盘点：

在商店开门前，或商店打烊后，进行盘点。

3） 停业盘点：

盘点时，暂停营业，进行盘点。

四、 帐面盘点执行要点：

盘点作业要能做得好，首重“账面金额”资料之建立。

任何一笔进货之疏忽或误算，都会影响盘点结果，因此，在进入盘点作业之前，在日常相关用语及作业上，须先予以认识与理清。

1、 送货传票：

进货时随货附上送货传票，并经店长签收以作为货款确保之凭证，通常一联由店铺保存、一联由厂商留底，格式由各厂商设计，基本上有店铺名称、送货日期、品名数量及价格。

2、 进货签收单：

本单系盘点作业中非常重要之窗体，窗体内主要登录成本价及零售价，一式二联，由店长（店员）填好，分别由店长做销售管理之保存，及会计做审核管理之保存。

为节省作业，在未做POS之前，仅须有发票时再填写即可。

3、 零售价：

由商品部订定之商品销售价格，所有各商店的盘点皆以零售价来管理。

4、 成本价：

即店铺向厂商进货之价格。

5、 退货：

可退回厂商做货款扣抵或货款减少之商品。

6、 退货签收单：

格式与进货签收单相同，惟颜色须予以区分以兹识别，便于管理，退货之发生是进货的减项，故其成本及零售价需同时扣除

7、 变价：

同一商品如进货成本相同，但经过加工之后或贩售时机不同时，而产生不同之零售价，便须予以变价（即变更零售价）。

如香烟整条贩卖较单包零习便宜、存货降价或涨价贩卖等。

8、 价格变动表：

简称变价表，即店内有上述第七项变价情形时，店员务必在此表作一详实之记录，将商品在异支前后之零售价格及其差异，逐次填入此单。

店员于记录完全后，须经店长认可核定，以防止舞弊。

9、 报废：

商品因过期或损坏而无法再出售，或再退回厂商，亦即已无残余价值者，称之为报废。

10、 报废明细表：

报废之商品亦须予以登录零售价格，由于报废之发生，对商店而言仍须负担其成本，但却已无销售之机会了，故仅须记录零售价，并视为进货之减项。

本表每笔报废发生后，均须由店长及经理审核认定。

11、 自用商品：

自店里取用可供销售之商品谓之自用商品，如卫生纸、酱油、筷子……等，为了便于管理，自用商品之处理可视为销售行为，将商店统一编号打入收款机，而该张发票亦可同时做为店内之费用扣抵。

12、A帐：

指盘点时已进货完全，且发票凭证之签收单据亦已齐全，但还未送达这单据，此笔进货签收单即需加盖“A帐”之章，以兹识别，避免下次盘点重复入帐。

13、B帐：

盘点进商品虽已进货，但发票凭证尚未齐全，此时亦须先填进货签收单，惟须加盖“B帐”之印章，表示此笔金额业已列入本期盘点资料，盘点后虽发票凭证补齐，亦无须再重复入帐之意。

14、 付款验收单：

为防止厂商与职员之间有任何不良行为发生，付款程序须先明确化，本单贴于收据或发票之收执联旁，会计于所有验收程序完全后，方予付款。

2、日程作业说明

日程作业流程图

A、当厂商将商品送至商店时，必有一份送货传票，也许一式两联，也许一式三联不等，店长或职员清点好商品，在送货传票上签章后，一联由店铺保存，一联则交由厂商留底。

职员或店长在送货传票上，先行计算该批商品之成本价（所谓成本价是不含税之价格）及零售价格。

收到发票或收据时，确认资料及金额无误后，即在发票之收执联或收据的旁边，贴上付款验收单，在经办人处盖章，填上实付金额（有时厂商会超开发票金额，但实际上并不需付那么多款项）。

将已填好付款验收单的发票或收据，附上相关的送货传票，另填写一式二联的进货签收单，将成本价、进项税额，须与付款验收数单上的实传付金额相符（大部分的时候，发票或收据的金额如无超开，则进货签收单上的成本价加进项税额，会与发票或收据上的金额相符）。

店长将前述相关之单据核验之后，将手续完成的单据：

发票、进货签收单之会计联（另一联店长留底备查）及送货传票等3份单据，一并送交会计审查。

会计收到单据后，再一次核对成本与零售价之计算是否合理、发票之开立是否正确，一切无误后，呈交主管核章完毕，即可做入帐及付款的动作，同时汇集进货签收单，作盘点时之统合。

另如有退货的发生，店长亦需填写退货签收单，同样的将会计联交给会计，以作为成本及零售之扣除。

其他如变价、报废、盘点时尚未送出之A类及B帐，则由店长管理。

盘点时店长统计本期之变价金额，报废金额、A帐金额及B帐金额。

盘点时，有关店长的工作至此则大致结束。

五、 盘点计算方式

账面存货盘点

透过数据资料之统计，所计算出商品存货价值之方式谓之。

账面存货之计算虽然非常繁锁，却是盘点作业中最重要的工作之一。

会计将这一段期间的进货签收单之成本价与零售价分别累计加总；退货签收单之成本价与零售价分别累计加总；价格变动表报废明细表之零售价分别累计加总；以及A帐与B帐之成本价与零售价分别累计加总。

将以上数据带入公式，并对于不同的名词，给予不同的代号，以方便带出公司及解释：

帐面金额E=上期库存零额A+本期进货零售额B—本期销售金额CI本期调整变价金额D。

由于每一次的盘点，店内的商品有一部分是上一期的存货，故在计算本期盘点时，务必考虑上次的存货。

但一期盘点后亦会有盘损盈的发生，因此，在帐面上须调整成与实际之库存相符。

上期库存零售额A=上期实际盘点金额—上期末调整的盘损盈K`

本期进货零售额B=本期进货零售额—上期A、B帐之零售额+本期A、B帐之零售额

本期销售金额C=上次盘点日之销售金额至本次盘点之前一日之销售金额，为本期为销售金额

本期调整变价之零售额D（综合变价、报废、退费甚至赠送的金额）=变价调高—变价调低额—报废金额—退货金额—赠送金额

实际存货盘点：

发即针对销售之库存商品，进行实地的清点统计。

清点时皆只录零售价即可。

如果商店系在营业中盘点，则盘点进行中所发生的销货收入二分之一视为存货。

而实际存货之计算方法如下：

实际盘点金额（A）=盘点前收款机当日的营业额（Y）+盘点机所计算的存货金额（P）—盘点中的营业额的二分这（Z/2）。

盘损盈计算

盘点最终的目的在得知商店内的盘损盈，并因而计算出合理的成本率，才能进一步编制正确之损益表。

因此，“盘点”工作绝非仅仅清点店内的商品即可，更重要的是，须有可以互相比较的数字资料，方能进一步进行分析的工作。

因此，日常资料的正确性及困难度，要较“盘点”这个动作来得重要了。

理论上来看，帐面上的金额应该要等于实际盘点金额。

可是，理想归理想，实际上不可能这么完美，因此，才会有所谓的盘损或盘盈说法。

盘损盈（K）=实际盘点金额（A）—帐面金额（E）（若结果是负数则为盘损，若正数则为盘盈。

）

成本率及毛利率计算方式

成本率又分为盘点用成本率及实际用之成本率，前者系粗略计算，仅供参考及计算损益之跳板，后者则为精确之计算，视为财务上计算损益之依据。

本期盘点用成本率Q=（上期进货零售额A`×上期盘点用成本率Q`+本期进货成本额b）÷（上期进货零售额A`+本期进货零售额B+本期调整变价之零售额D）×100%

实际成本率M=Q×本期销货收入C÷本期实际营业额S

本期销货收入C=本期应税销货收入+本期免税销货收入

本期实际营业额S=本期应税营业额÷1.17+本期免税销货收入

由上述公式中可看出：

盘点用成本率会较实际成本率低一些，因前者是以含税之金额，则可由收款机之结帐条中取得。

得知成本率后，将1—实际成本率M后，则可轻易计算出实际之毛利率了。

综合上述文字说明，整理出盘损盈之计算表，可清楚辅助盘点作业。

商品回转率则是将销售货收入Co÷实际盘点金额A而算出的。

一般而言，一个月的回转率在3次以上较为理想，在2次以下则须调整商品结构，并做检查了。

六、盘点作业流程

盘点前准备→盘点中准备→盘点后准备→重大差异→调整与结算→奖惩实施

七、盘点作业方法

1、 盘点前作业

1） 盘点日期安排：

每月25日前，由营业部管理部安排盘点时间，并以书面方式通知各店，盘点时间及盘点相关事项。

2） 盘点组织：

必须指定整个公司盘点的总负责人、及各分店的盘点负责人，公司盘点总负责人由营业部经理或管理部经理担任，分店负责人由店经理担任，统筹盘点事务的准备与执行。

3） 盘点人力安排

A、 采用营业前盘点制，必须事先通知盘点人员提前上班，或延迟下班

B、 若各分店盘点人手不足，应由总部安排人手支持。

C、 盘点人员出勤计算：

盘点人员出勤计算，事先由店长计算完成，FAX回本部盘点负责人加以确认

5） 盘点责任区域分配表：

货架区域必须事先依分类编写序号，如A1，表示A区第一座货架；盘点前店经理将每人负责的类别，填入盘点责任分配表中，以利盘点进行中的控管。

6） 盘点工具准备：

盘点表、蓝色原子笔、盘点用小纸张、抹布、盘点责任区域分配表、计算器、或盘点机盘点等应事先准备好，并由店经理确认完成。

7） 盘点表

2、 盘点中作业

1） 盘点说明：

在开始盘点前，店经理应召集所有盘点人员，说明盘点方法、每人的盘点区域及盘点时间，要求盘点人员仔细盘点，做到正确盘点。

2） 盘点作业方法：

A、 先盘仓库，再盘卖场

B、 盘点货架商品时，必须依序由左而右，由上而下，才不会显得凌乱、或重复盘点、或是漏盘，顺序如图。

C、 每一台陈列架为一独立单位，使用一张盘点表，不足时继续使用下一张盘点表，避免平台陈列架使用一张盘点表，避免将来抽盘或重盘，核对时产生统计判断的困难。

D、 人力若足够，最好二人一组，一人清点数量，一人写盘点表，若一人盘点时，可用小粘纸条，将清点后数量写上，粘在商品货架前缘，待全部清点完成，再依小粘纸条数量填入盘点表。

E、 规格以最小单位为清点单位。

F、 盘点单上的数字要工整，避免潦草。

3） 盘点控管

A、 盘点时，店经理需要使用商品责任区域分配表来控制进度，凡盘点完成的区域，以红笔打勾，并核对货架的编号。

B、 全部的商品责任区分配表的货架皆已打勾完成，代表盘点完成，店经理应把每一货架张数填入并整理确认，所有回收的货架编号是否连贯，并填入流水号码。

C、 检查盘点人员是否签字

D、 若离预定盘点时间，进度落后时，店长应调派人力，或调整人力支持落后的区域。

4） 抽盘

A、 为求盘点正确，盘点完成后应进行抽点工作

B、 抽点方式：

总部派员抽点一个店或二个店

C、 抽盘要点：

抽单价高的商品

？

抽不易清点的商品

？

抽数量多的商品

？

抽盘点表上字迹潦草的商品

D、 抽盘若差异大时，应重新盘点，并给予盘点责任者适度的处罚，如口头警告、或申诫。

3、 盘点后作业

1） 盘点表汇整：

A、 盘点完成后，店经理应将所有盘点表，依类别分类，并编定流水号码整理成册

B、 影印一份自店留存。

2） 计算：

A、 店经理应负责将各盘点表金额计算完成，并将各货架的金额计算完成，填入责任区域分配表的货架金额栏中

B、 计算出分类金额

C、 加总全店盘点金额

3） 复算：

A、 店经理应于盘点完成之三日内，将盘点报告及盘点表原本，送管理部进行覆算作业。

B、 管理部接到店送回之盘点表，应进行核算工作，以确认其是否有误，若有误码差，则连络店铺更正。

C、 管理部依照算出盘点金额，进行损益计算，以确认是否出现盘盈或盘亏。

4） 盘损之处理：

盘损在0.5%以下，则视为正常，可直接在帐务上下进行差异调整及承认。

盘损在1%以上，则可能管理上有异常的现象，应追查原因及责任。

A、 盘点是否正确，是否要重盘。

B、 有无舞弊的情形。

C、 原料的使用控制是否不良。

D、 验收有不实的现象。

E、 帐务处理有误。

5） 奖惩：

A、 税法核定承认之盘损率为%

B、 奖惩：

盘损在1%以上，超过1%的部分店部必须负责赔偿

盘损1%不罚不奖

盘损在1%以下，低于1%的部分差额做为全部奖金。

奖金全店按职位分配，办法另订。