招投标管理办法 3.docx

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招投标管理办法3

川宇药字〔2012〕03号

招投标管理办法

一、概述

药品招投工作是关系公司生死存亡的大事，公司上下均应积极支持协作；招商部相关工作人员更应相互沟通、协作，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。

药品招标的工作分成内部操作和外部运作两部分。

内部运作就是招标信息的获得，招投标资料的准备，投标报价的网上操作，内部工作由公司销售内勤及产品经理负责；外部运作则是指对招投标涉及的相关单位进行攻关、协调、沟通，外部工作主要由产品经理负责。

2、招标相关人员职责

1、总负责人：

招商部经理。

2、主要责任人：

产品经理。

3、操作人员：

销售内勤。

三、内部招投标程序

1、由产品经理通过对各招投标网站的关注及客户的沟通联系收集、了解招投标信息；

2、第一时间将收集的信息转告招商经理及销售内勤；

3、销售内勤及时关注相关招投标网站，下载相关招投标文件，完成网上申报程序；

4、销售内勤将招投标相关资料以电子文档或打印稿形式交于各产品经理及招商部经理；

5、由产品经理及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至招商部经理（汇报内容详见附表一）。

着重对解读标书的关键点和不同点提出建议；对不清楚、不明白的问题提出来讨论，咨询当地经销商，仍不能解决的，应要求及时到当地招标办了解清楚，以利后续工作跟进。

6、招投标的资料准备要根据招标文件的要求及时、准确备齐，在规定的时间内送达指定地点，不得延误，否则极有可能使企业失去招标资格。

招投标的资料一般分为三大类：

一是企业资料，二是产品资料，三是委托资料文件。

产品经理必须在规定时间（提前一周以上）前沟通协调好法定授权人（资料接收、递交人），交相关资料交销售内勤，由销售内勤按照招标办要求做好一、三项资料，汇总产品经理人做的第二项资料，一并先由产品经理统一审核并签字，再交招商部经理审核并签字确认后，由产品经理把资料邮寄给法定授权人在规定的时间内对接收方进行接收与否的确认，并确认所寄资料是否符合要求，如有遗缺则及时补发。

投标文件需要尽可能的制作精美，出去的文件代表公司形象，打印复印整理清晰的标书，给人良好的印象，争取第一好感，反映公司的整体素质。

7、产品经理应及时跟踪了解招投标进度，至少每日两次查看相关正在招投标的网站，不得因了解不及时错过报价或其它相关程序的办理。

8、开始报价的，相关产品报价应由招商部经理召开专题讨论会，相关产品经理及销售内勤参加，由销售内勤记录，参加讨论人员必须详细解读相关招投标文件，确定好几轮投标价格的范围，并且需要查询同类产品历史报价及其他省份的报价，及时关注同类品种的投标价格，提出合理化的报价，相关会议讨论确认价格，由销售内勤根据会议决议制表后，由产品经理及招商部经理确认后方可报价，有争议的以招商部经理最终签字的价格为准，实行谁签字谁负责的原则。

9、招投标的网上操作一般涉及：

一是网上企业资料的填报；二是网上投标价格的填报；三是最终中标价格的确认；四是配送企业的点击与确认。

该项工作由销售内勤负责。

（1）资料信息的维护

　　资料信息，实际上就是投标资料所准备的纸制文件上的具体内容。

在网上将这些信息一一进行入录，形成电子版本的档案。

上述工作必须在规定时间内及时准确完成。

（2）投标价格的投报、解密、中标价确认

　　品种的报价具有严格的时间性，需要在规定的时间里进行投报，否则被当作弃标处理。

销售内勤根据招商经理确认的价格及时准确进行报价，解密及价格确认。

（3）配送企业的点击与确认

由销售内勤根据产品经理的要求在规定时间内点击与确认配送公司。

10、相关工作（根据各省情况而定）

（1）物价办理工作

根据备案省物价局或发改委要求，由销售内勤制作物价文件并交与产品经理办理物价报备。

（2）产品增补工作

根据招标办的要求对平台没有的产品提供相关材料进行增补，相关资料由销售内勤负责，产品经理负责寄送。

（3）价格申诉工作

针对招标办或物价局提出的一些不合适的限价，寻找申诉理由，结合产品经理等各方面意见编写申诉材料，相关材料由销售内勤负责准备，产品经理负责寄送。

6、销售内勤及时将各阶段的确标价格通报给产品经理和招商部经理。

11、整理资料归档

销售内勤必须将招标过程中形成的重要资料，按照归档文件要求装订成册，归档备查。

重要资料指：

每次申报价格明细表、确标价格表（含主要竞品价格表），价格申报过程各岗位签署的意见表，解读标书建议、总结分析资料等等。

12、招投标工作的总结与分析：

由招商部经理组织相关专题会议，销售内勤协助完成。

四、招投标过程的外部动作，主要由产品经理执行。

产品经理是本省招投标的第一责任人，事前需要尽量掌握和获得招标流程、投标价格的确定原则、标底价格的确定原则、品种入围原则、专家人员选择、政府部门对招标结果的要求等准确信息，以采取相应对策。

主要工作如下：

1、解读标书

及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至销售内勤及销售内勤。

2、招标培训会及答疑会的参与

积极参与招标办组织的各种培训会及答疑会，了解招标动向及正确理解标书的各项条款。

外省招投标，产品经理不直接参与的，应及时联系相关委托人，了解相关会议的内容。

3、对销售内勤的各项工作进行督促指导

对销售内勤在实际操作中碰到的各种难题及时进行指导，对自身也无法解决的问题积极寻求客户或招标办的帮助。

4、招标文件的审核与递交

督促销售内勤对招标文件的制作、完善；查收与审核招标文件，并及时将招标文件递交到招标办或相关委托人。

5、提出合理化的报价建议，填写附表四：

《产品投标及报价表》

在招标办规定的报价时间内及时以传真或电子邮件形式反馈报价结果，并说明报价理由。

反馈时间必须在报价截止前6小时以上，以便公司做出相应分析、讨论及最后决策。

对需面对面谈判品种，需及时提出申请，以便公司派员参加。

6、政府攻关工作

负责与招标所涉及相关人物的前期沟通与拜访，找准关键人物取得支持和帮助工作。

（1）药品招标办

了解限价制定规则，并为较低限价寻找限价申诉理由，找到相关负责人员，力争申诉成功。

掌握报价规则，找到有效报价方法，在确标产品中标同时能保证以较高价格中标。

熟悉评标细则，力争找到评审专家，影响评审专家在主观评分上给我们高分。

了解面对面谈判规则，掌握谈判专家名单，通过做专家工作，影响面对面谈判结果。

（2）物价部门

通过和物价部门的沟通，争取以企业自主定价进行物价备案，至少备案价格能符合差比价规则，不比同类产品价低。

（3）攻关费用申请与使用

遵循先请示申请批复后使用的原则。

费用申请必须写明费用使用原因、用途，可能达到效果。

及时反馈使用过程情况，评估效果。

7、将招标信息、点配送要求、中标结果等信息及时与客户沟通到位。

8、配送企业的确定

报价前应对可行性配送企业进行摸底了解，并在中标后三日内将确定的配送企业名单提供给销售内勤（填写附表二），以便在网上进行操作确认。

10、产品申诉

对低于公司限价的品种必须申述、对因竞争力考虑需个别申述的产品，产品经理可积极提出申诉理由，以便招投标专员整合资料行文上报。

11、招标费用申请与使用

依据费用性质不同分别申报，逐级审批流程：

（1）对招标所需的固定费用例：

报名费、中标服务费、履约保证金等由产品经理提供发票，经销售内勤证明，招商部经理签字报账；

（2）履约保证金由销售内勤进行登记，收据原件由财务部负责保管，产品经理备复印件进行日常管理。

到期后，财务部负责监管、督促及时回收；产品经理负责请领申报和事后追回，工作变动应及时办理履约保证金复印件交接工作；（3）招投标预算内的攻关费用，由产品经理根据公司财务要求提出费用申请，销售内勤受理、报招商部经理、公司董事长审批意见后使用；以上费用的真实性及核销由招商部经理承担责任。

五、报价原则及审批权限

1、实行领导负责制原则，所有产品低于上年度或公司最低限价的最后定价报出，都必须经过分管的营销总监审批认可后报出。

2、最低价控制原则。

所有投标品种报价，原则上不得突破公司制定的最低价（招投标品种最低报价表，即表三，每年修改一次），如需突破，必须报营销总监或呈总经理批复后报出。

否则，属违纪，处责任人三千元罚金；造成严重不良后果者，处责任人五千元罚金直至除名处分。

3、下级服从上级的原则。

各省价格的确定，先由各省大区经理提出意见，招标专员提供他省价格情况报公司综合平衡后，由分管营销总监确定每轮最后报价。

4、全国一盘棋控制原则，为维护好产品价格，需要各省大区经理共同配合，不得各行其是，为争取和维护好的价格齐心协力。

六、履职考核：

若责任人不积极履行本制度相关程序及规定，处三百元罚金；造成严重不良后果者，处责任人一千至三千元罚金；给市场造成严重损失者，相关责任人就引咎辞职。

七、本办法至发布之日起执行，如有变化以新规定颁布后为准。

附件一:

挂网标书解读汇报表

附件二:

配送商选择表

附件三:

20年产品价格最低报价控制明细表

附件四:

产品投标及报价表

签发：

主题词：

招投标管理制度

四川宇妥藏药药业有限责任公司2013年1月21日印发

共印

（2）份

附表1

挂网标书解读汇报表

挂网区域：

负责人：

解读时间：

年月日

项目

内容

备注

项目名称

挂网平台网址

招标办联系人及联系电话

采购周期

采购人

投标人要求

招标产品目录情况

报名时间

投标人递交资料时间

目录缺失产品增补时间

限价制定规则

限价申诉要求及时间

报价时间

报价规则（竞价、议价、面对面谈判）

评标规则

中标产品配送要求

招投标费用

其它特殊事项

附表2：

配送商选择表

填表时间：

配送区域

配送商名称

联系人

联系电话

招标区域：

负责人：

附表3：

20年产品价格最低报价控制明细表

品名

规格

最高价

最低价

平均价

去掉最高最低平均价

通常参考省份均价

建议最低报价

与最低价省份相比

附表4：

产品投标及报价表

填报人时间

品名

规格

单位

是否投标

初始报价

竞价

议价

第一次报价

第二次报价

第三次报价

人机对话

面对面谈判