北京活力奥莱运营手册.docx

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北京活力奥莱运营手册

北京活力东方

奥特莱斯购物广场运营手册（草案）

北京活力东方奥特莱斯购物广场概况

一、简介

通讯地址：

北京市朝阳区号

联系电话：

传真：

网址：

二、组织结构图

。

本运营手册概述

本运营手册是专门针对北京活力东方奥特莱斯购物广场制定基本运营规则说明，要求各个部门根据本手册相应规定从事各项具体运作。

一、本运营手册基本原则

1、职责明确原则

本运营手册所规定职责包括：

1公司对所有部门基本职责要求；2各个专业管理部门基本职责要求；3对本店各部门和各岗位职责要求。

本运营手册职责要求重点放在第一和第三类职责

公司建立组织结构在职责方面总原则是：

凡是运营手册中明确规定由各部门承担职责，部门必须不折不扣地执行；凡是运营手册没有明确规定由部门制定应负责职责。

公司确定这一原则目是避免在工作中出现推诿、扯皮和职责不清、效率不高等弊端。

2、按程序运作原则

在本运营手册中，公司对本店日常运营各个主要环节进行了详细规定，这些规定是公司为保证各部门整体运营质量而采取管理措施。

因此，各个管理部门应严格按照本运营手册规定程序进行日常运作。

公司建立管理程序原则是：

按照职责和程序规定，充分明确公司与部门门在各种流程上交接手续，并保证在各个环节上具备职责可追溯性，便于分清责任、提高工作效率。

3、按规章制度运作原则

作为本运营手册组成部分，《北京活力东方奥特莱斯购物广场规章制度汇编》是本店应遵循规章制度。

各个部门应严格执行公司各项规章制度，并按照制度规定检查各项工作。

规章制度执行过程中基本原则是：

凡是规章制度中明确规定由部门承担工作，部门必须不折不扣地执行。

二、北京活力东方奥特莱斯购物广场管理文件体系

北京活力东方奥特莱斯购物广场管理文件体系是公司管理文件体系组成部分，文件编码和标识遵循公司统一规则和标准，执行《北京活力东方奥特莱斯购物广场规章制度管理办法》。

1．执行规章制度类别

1.1公司规章制度。

指由公司编制，适用于公司所有或部分部门通用性规章制度。

1.2部门规章制度。

指由某一部门自行编制，只适用于本部门专项规章制度。

1.3操作性作业指导文件。

指由公司或部门编制，指导负责某一项工作或过程人员按照既定方法和程序作业操作性文件。

1.4工作（管理、业务）流程图。

指由公司或部门编制，以图形方式描述一个或多个过程时间和逻辑关系文件。

1.5其它文件。

不能归为上述四类其它文件。

第一章概述

第一节概念

1、基本定义

以统一企业形象、统一营销推广、统一行政管理、统一财会核算、统一信息平台和统一发展战略方式运作。

2、活力东方奥特莱斯购物广场地位和作用

活力东方奥特莱斯购物广场是北京东方基业投资集团有限公司第一家开业直属门店，也是一家规范OUTLETS工厂直销购物广场。

活力东方奥特莱斯购物广场核心职责是：

按照公司制定“工厂直销店”经营理念和满足喜好名牌消费者需求经营定位，组织好品牌厂商和员工为顾客提供“货真价实”服务，在满足顾客需求并使顾客满意度最大化同时，为活力东方奥特莱斯购物广场赢得良好社会效益和经济效益。

第二节总体经营概述

活力东方奥特莱斯购物广场主要经营男装、女装、运动休闲、儿童服装、鞋帽、箱包、家居床品、儿童游乐及餐饮等9大类商品。

其中：

一层主要经营国际知名品牌男西装、西裤、休闲装

二层主要经营知名品牌体育用品、运动服装、运动裤、运动鞋、泳装、健身器械、女装、女裤、裙子、套装、围巾、羊绒服装、女士内衣、家居服；箱包、家居床品、皮鞋、休闲鞋、帽子；

三层主要经营知名品牌儿童服装、儿童用品、玩具；儿童游乐

四层主要经营餐饮特色小吃

第三节物业状况

1．地理位置：

北京市朝阳区号

2．建筑面积：

M2

3．使用面积：

M2

4．经营面积：

M2（一层M2二层M2，三层M2四层M2）；

5．办公室面积、间数及分布情况：

办公室面积平方米，间数其中：

顾客接待室1间、监控室1间、信息中心1间、广播室1间、电话机房1间、照明总控室2间、警卫室2间、办公室会议室1间、机房1间；

6．卫生间面积及分布：

卫生间总面积：

平方米，共计间（客用员工用间、员工办公区用间）。

其中：

一层间（客用员工用间），平方米

二层间（客用员工用间），平方米、

三层间（客用员工用间），平方米、

四层间（客用员工用间）、平方米

7．设备设施（如电梯、空调、消防防火卷帘、自动喷淋系统、烟感、消火拴电力、冷热水、中水、收集接收信号；每层石膏吊顶、天花灯具、柱面材料、地插、各处装饰、监控系统、信息系统、配电系统、广播系统、空调系统、货场视觉景观、导示系统、总服务台、收银台、更衣柜、货柜货架等）数量及分布。

7.1属产权：

扶电梯部货梯部

消防防火卷帘樘

自动喷淋系统个

烟感个

消火拴个

配电系统、台千伏安变压器，总电源柜个库房个；

空调系统：

夏季冬季台冷冻机组制冷热力供暖，都是通过区域空调道制冷和供暖

消防广播系统只

监控系统、摄像头个红外线双兼报警器个金库个、库房个、餐厅个、结算中心个）

总服务台个、

收银台个、

更衣柜组；

货柜货架个

信息系统：

收款机：

台；PC机台，分布在各办公室；机房内有服务器台；考勤打卡机台。

导示系统：

导示牌总数量块。

分布：

员工饮水用茶炉：

个。

分布：

位于员工餐厅。

货场电话：

总数量部

办公电话：

部。

办公区18部。

（其中服务台及保安室部电话不能拨打外线）

店内IC卡电话：

部。

分布：

部。

收集接收信号：

电信局安装；

8.2属厂商产权：

配电系统：

配电箱配电柜个

空调个

天花灯具套

柱面材料：

条；

各处装饰、

9．设备设施接收情况：

正常或良好

10．设备设施管理状况：

维修、检查、负责人

11．停车场：

位置在门前及辅路、停车数量约辆，面积约万平米、由物业管理

12．绿化：

物业方管理

第二章组织架构、管理体制及部门职能

1.组织架构

2.部门职能

总经理办公室、业务管理部、运营管理部、财会信息部和物业安保部。

其职能：

2.1总经理办公室职能

负责总体事务协调、人员调配、工资管理及党团工会工作，协助总经理完成各项涉及该店总体事务工作。

２.2业务管理部职能

负责卖场商品引进洽谈、合同信息录入、品牌布局调整管理工作。

2.3运营管理部职能

负责店内卖场各项服务、环境、劳动纪律、物价、质量管理、商品标识等全方位管理工作。

营销策划部职能

负责营销策划工作营销策划主管2名

2.4财务信息部职能

负责各项涉及会计核算、财务管理工作并积极参与企业财务管理，调解部门内部资源，保证管理效益和经济效益完成。

负责店内信息系统技术开发、技术服务及部门管理工作。

2.5物业安保部职能

负责店内正常经营秩序，全方位提供物业后勤保障。

3.各部门岗位设置及定编

3.1总经理办公室岗位设置：

主任1名，负责行政管理工作和人力资源管理工作。

主任助理1名，负责人力资源管理、行政管理工作。

主管3名，负责人事、薪酬、档案、党工团工作。

4.2业务管理部岗位设置：

经理1名，负责该部全面工作，制定部工作计划书。

助理1名，负责物价质量控制，厂商资信审核，部门日常管理工作、

招商主管4名，负责卖场商品引进洽谈

档案管理一名，负责厂商资料搜集整理存档工作。

美工1名。

4.3营运部岗位设置：

部长1名，全面负责卖场管理工作。

经理助理1名，负责物价质量、经营分析以及卖场各项管理工作。

督导主管5名，其中每个楼层1名，客服1名。

。

工勤岗名，其中督导员12名、广播员3名，礼仪员9名。

营销策划部

4.4财会信息部岗位设置：

部长1名，全面负责该部管理工作。

副部长名，其中1名负责财务计划、核算工作，1名负责计算机管理。

主管6名，其中会计主管4名、税务主管1名、收银主管1名。

计算机管理员4名。

收银组长7名。

工勤岗108名，均为收银员。

4.5物业安保部岗位设置：

部长1名，负责该部全面工作。

主管7名，其中安保主管2名、消防主管2名、后勤主管2名、电工主管1名。

工勤岗42名，其中内保员23名、电工7名、监控组长1名、监控员6名、库管组长1名、库管员4名。

以上定编将会随着公司改革发展而进行调整

第三章活力东方奥特莱斯店店长工作规范

第一节店长工作职责

1．贯彻公司经营管理理念，执行公司规章制度；　

2．全面负责本店日常经营管理工作；

3．完成公司下达销售和利润计划；

4．执行公司下达年度预算计划，接受公司年度审计；

5．审批本店预算内各项支出；

6．制定本店年度工作计划并组织实施，按公司要求完成年度工作总结；

7．掌握本店销售动态，并通过调研了解市场需求，及时向公司提出经营建议；

8．执行公司经营布局调整计划，以及各项促销计划；

9．惯彻执行公司下达各项经营指标；

10．定期向总经理汇报本店工作情况；

11．作为门店服务工作第一责任人，督促检查本店员工贯彻执行公司服务规范；

12．负责本店各部门工作业绩考核；

13．负责本店服务项目引进审批；

14．负责与当地政府部门协调和沟通；

15．负责本店安全生产工作，妥善处理突发事件，并及时向公司报告；

16．接受并配合公司对本店进行各项工作检查。

17．完成总经理交办其他工作。

第二节店长工作规范

1.活力东方奥特莱斯店店长，首先是一个诚实守信模范，是勤奋工作表率；是有能力带领本店全体员工开创良好经营局面勇于负责人。

2.店长是熟悉和掌握本店全面情况第一人，这需要店长对各个部门、各个专业以及各个岗位工作要求和工作状况进行全面、细致了解，通过掌握全面情况达到两个目，第一是评价所有员工工作业绩；第二是对公司董事会及总经理负责。

3.店长个人应当是业务多面手，对各个部门、各个专业基本工作规范、工作流程非常熟悉，并在各项工作关键时刻提出示范性指导意见。

4.店长应当是人际关系协调专家，能够游刃有余地与品牌厂商、顾客、员工以及上级主管机构建立起协调、融洽工作关系。

第三节店长财务审批权限

1．支付结算货款

凡联营厂家结款均需按合同执行。

，报经公司总经理批准。

人民币在200万元以上，应当报经采购中心主任审核，由公司总经理与公司外方代表联名签批。

代销商品和合作经营项目应当订立经济合同，并报采购中心主任审核，主管副总经理批准。

由信息系统依据合同自动生成结算凭单，支付结算货款。

支付货款时，在出现欠缴等情况下，店长有权终止或延缓货款支付。

2．预算内款项支付

2.1固定资产、低值易耗品购置。

申请购置固定资产、低值易耗品部门应当向本门店物业部提出，经物业部、财信部审核，店长签批，报公司物业部统一审批。

2.2日常费用支出

2.2.1门店发生运杂费、保管费、交际应酬费等预算内费用支出，经店长签批，报财信部审核，并按有关制度执行。

2.2.2门店发生修理费预算内费用支出，金额在人民币1万元以下，由用款部门提出，经店长签批，报财信部审核后执行。

修理费金额在人民币1万元以上（不含1万元）到2万元，由店长确认后报公司主管副总经理批准；2万元以上，由总经理批准。

2.2.3门店发生广告费支出，金额在人民币3万元以下，由店长签批，报财信部审核后执行。

3万元以上到5万元，由店长确认后报公司主管副总经理批准；5万元以上，由总经理批准。

2.2.4差旅费支出，乘坐飞机由门店财信部审核，总经理批准。

出国需经主管副总经理审核，总经理批准。

2.2.5会议费。

门店发生会议费用支出，应报财务总监审核，总经理批准。

2.2.6商品损失。

（单一品种，一次损失）①商品短缺损失，金额在人民币2000元以内，经商品管理部审核，店长批准。

2000元以上到30000元，由商品管理部审核，经店长确认，财务总监批准；30000元以上，总经理批准。

②商品跌价损失，金额在人民币10000元以内，由商品管理部审核，店长批准，财信部复核后执行。

10000元以上到30000元，由商品管理部审核，经店长确认，财务总监批准；30000元以上，总经理批准。

2.2.7其他预算内费用支出，由店长批准，财信部审核，并按有关规定执行。

2.2.8固定资产报废，由物业部及有关部门鉴定后按照金额在人民币10000元以内，店长批准。

10000元以上到30000元，经店长确认，财务总监批准；30000元以上，总经理批准。

变卖固定资产，由物业部经办，店长确认，财务总监审核，总经理批准。

2.2.9报废低值易耗品，由物业部确认完全丧失使用价值后，店长签批。

2.3装修改造支出，物业部申报，店长审核后，报总经理批准。

3.预算外（不可预见）款项支付

3.1日常费用支出，店长签字，由总经理批准，财信部审核后执行。

3.2营业外支出，包括固定资产盘亏或自然灾害形成损失属于企业承担部分、捐赠等，金额在人民币5000元以内，店长批准，财信部审核后执行。

5000元以上到30000元，经店长确认，财务总监批准；30000元以上，总经理批准。

注：

本权限规定适用于北京地区各门店

第四节门店财务预算管理

预算是公司年度运营管理工作基本大纲和核心目标，为了贯彻落实公司全面预算管理办法，实现门店经营目标，必须加强财务预算管理，完成既定经营目标。

门店预算由门店财务人员编制，经门店店长审批后，于每年10月中旬前上报计划财务部。

公司预算下达后，安排门店财务人员将指标进行层层分解到最小核算单位，形成门店月度计划，并于于接到下达通知15日内上报计划财务部。

1．明确财务预算编制原则

2．确定门店财务预算内容

3．组织编报财务计划

4．执行公司确定各项财务预算指标

5．按期检查预算指标执行情况

第五节门店工作计划书管理

工作计划书是公司年度管理工作基本部署和工作大纲，为了贯彻落实公司全面年度工作目标，实现门店经营管理目标，奥莱东四环店应严格按照公司年度工作计划安排本店年度工作计划。

门店工作计划书由店长办公室编制，经门店店长审批后，于每年12月中旬前上报公司总经理办公室。

公司年度工作计划下达后，安排店长办公室针对相关问题修改工作计划书。

工作计划书在公司年度工作会上由公司总经理与店长签字后实施。

第四章店长办公室管理工作

第一节店长办公室地位和作用

店长办公室是门店行政管理、党工团工作综合管理部门，接受公司相关部门监督、指导，在店长直接领导下开展工作。

具有承上启下、综合协调作用，是门店行政管理枢纽，店长日常工作助手和参谋，是店内外党政工作协调中心和综合信息传输处理平台。

第二节门店日常行政管理

1.负责各种行政会议通知、会议地点安排，并负责会议记录及会议纪要撰写，执行《门店会议组织流程》；

2.负责制定每月及节假日行政值班安排，并负责值班工作监督和管理；

3.负责本门店中级管理人员、经理助理名片印制工作。

名片样式需报公司总经理办公室确定后按统一样式印制；

4.负责外来电话记录及电话内容传达；

5.负责店内广播室日常管理；

6.负责组织起草本门店行政工作计划、总结及重要文件报告；

7.负责上报下发公文内容审核及文字把关工作，并督促、检查计划落实；

8.负责落实本门店各种行政会议决议事项督查、催办工作；

9.负责本门店及部门重大活动组织、协调工作，检查、督促活动方案落实；

10.负责本门店与上级主管部门对外联系工作；

11.负责上级领导及有关部门检查接待工作；

12.负责处理来信来访工作；

13.负责本门店报刊订阅等事务性工作；

14.负责本门店OA办公系统正常运转工作；

15.负责本门店商标注册申请、使用及管理；

16.负责督促相关部门办理企业重要证照申办、变更、年检工作；

17.负责本门店印章刻制、使用、保管；介绍信开具、备存；

18.负责本门店各项法律事务处理；

19.负责本门店各项重要合同、协议审核；

20.负责本门店知识产权管理工作；

21.负责本门店各类证书、奖状、匾牌、实物登记、收存及保管，并做好门店大事记载和整理；

22.负责本门店各种资料立卷、归档、保管、传阅、销毁等工作；

23.负责党、团、工会日常工作；

24.负责起草有关管理岗位员工调配、员工违纪处理决定、薪酬分配调整方案、管理人员日常考查情况汇报等文字材料；

25.负责人力资源管理工作各类规章制度、管理办法等文字材料起草；

26.负责组织并实施购物中心A、B级主管及社招员工考核测评、薪酬分配测算等具体方案；

27.负责管理岗位社招人员进店面试和办理相关进店手续；

28.负责联营专柜导购人员进店面试和办理相关进店手续；

29.负责将每月新进店需参加培训员工名单报燕莎培训学校；

30.负责将每月新进店员工健康证转交现场部；

31.负责社招人员、联营专柜导购人员基本档案建立和管理；

32.负责主持员工劳动争议解决和处理；

33.负责组织实施劳动政策宣传和讲解。

第三节规章制度建设

店长办公室负责本店规章制度体系建立和管理。

奥莱东四环店执行规章制度包括公司规章制度、门店规章制度、作业指导文件、业务流程及其他文件。

规章制度编制、审批、发放、使用、更改、标识、作废、回收及保存等按照《北京燕莎友谊商城有限公司规章制度管理办法》及《门店内部公文制发流程》执行。

任何规章制度在本店执行前均应由店长审核、确认其适用性，并签字批准后，方可发布实施。

店长办公室对本店制定规章制度进行编号，并在公司企业策划部备案后受控下发。

第四节公文管理

1.负责门店内部公文修改、把关、发布；

2.需报店长审批，或报公司各部门、高管领导签署、审批公文由店长办公室上报公司总经理办公室，并将审批后公文及时下发和存档，执行《门店请示类公文流程》《门店内部公文制发流程》；

3.负责接收外来公文，报店长审批后下发门店相应职能部门并督促执行，需备案留存公文原件。

第五节档案管理

1.负责门店党政公文收发、流转、存档，保证门店党政公文流转顺畅；

2.负责门店重要工作、重大活动文字、音像档案保存、日常维护及借阅管理，保证门店档案完整性和安全性；

3.负责门店重要档案按年度上报公司总经理办公室归档。

第六节信息管理

1.负责收集、整理、发布门店内经营、管理等各类信息，并将有价值信息上报公司总经理办公室；

2.负责通过OA系统完成门店内各类公文发送、传递；

3.建立门店信息员队伍，制定门店信息处理流程，保证内部信息渠道畅通；

4.遇有突发事件、重大事项时，店长办公室负责及时上报公司总经理办公室或相关部门；

5.在非常时期，店长办公室负责保持与公司联系及每日情况报告，保证内外信息传递及时、准确、畅通；

6.负责本店大事记记载。

第七节门店印章管理与使用

1.门店行政用印及下属部门用印由店长办公室统一刻制，印章式样需报公司相关部门批准后方可刻制，并报公司总经理办公室备案；

2.门店下属各部门在工作中加盖门店行政印章，需由用印部门填写《用印申请单》、经理签字后，由店长办公室办理；

3.门店及下属各部门在工作中需加盖公司印章，由用印部门填写《用印申请单》、店长签字后，由店长办公室统一报公司总经理办公室办理。

第八节门店法律事务管理

为规范门店法律事务工作，门店不设专人负责法律事务工作，将法律事务工作纳入行政管理工作中，本着节约成本、资源共享原则，由总部统一聘请法律顾问。

1.门店发生诉讼案件时，按《公司法律事务流程》办理；

2.门店内凡需进行法律审核把关合同文本，统一由店长办公室行政事务主管填写《法律事务报告单》，报送公司总经理办公室，审核后由总经理办公室将法律意见书反馈门店办公室。

第九节门店人事管理

负责门店人事日常工作，保持与公司人力资源部联系，完成门店各项涉及干部管理、人员管理、工资管理、档案考勤工牌管理、社会保险管理、计划生育管理、培训管理等方面工作，并负责相关劳动政策、决议上传下达和宣传引导工作。

1.岗位设置及岗位定编。

店长办公室负责编写、修订本店各岗位《岗位说明书》，按照公司《岗位说明书》标准格式及公司《岗位说明书填写说明》填写，并上报公司人力资源部审定。

2.用工制度：

正式员工执行公司全员合同制用工制度；其他用工形式执行公司相关规定。

3.人员管理：

执行公司助理及以上人员聘任、解聘及调整岗位决定；店长办公室负责本店员工调入调出相关工作；负责执行公司对本店人员内部调配决定；负责本店员工劳动合同续签、终止、解除工作；解决奥莱东四环店员工劳动争议问题；负责本店人员日常假期管理、违纪处罚等工作。

4.工资管理：

执行公司绩效考核、工资分配制度规定。

店长办公室负责门店各部室、各岗位员工绩效考核工作；负责对门店效益工资进行二次分配，并进行工资预算、核算、表单制作等相关工作，确保每月按时准确发放工资；负责对门店工资使用情况进行分析，并按要求进行人工成本核算；配合公司进行等级营业员、收款员评定，对等级营业员、收款员信息进行维护。

5.档案、考勤、工牌管理：

负责收集本店员工档案有关材料；负责编制本店员工工号，负责本店员工考勤工作。

检查奥莱东四环店各部室工牌管理工作，检查各部室考勤工作，并进行考核。

6.社会保险、计划生育管理：

店长办公室公室负责本店员工各项保险（基本养老、基本医疗、生育、失业、工伤保险以及补充医疗保险）日常管理工作，执行公司《社会保险管理规定》；负责计划生育日常管理和宣传教育工作；负责员工供养直系亲属医药费管理工作；负责按时组织员工体检；贯彻落实《北京燕莎友谊商城有限公司人口与计划生育实施细则》。

7.培训管理：

按要求向公司人力资源部提出奥莱东四环店主管以上各类人员培训需求，报公司审批；落实门店各类人员培训工作；建立、保管奥莱东四环店人员培训档案；对培训效果进行跟踪、汇总，定期向公司人力资源部培训中心反馈培训信息；负责对新入店员工及合作经营项目厂家员工进行相关专业知识培训；负责主管以下各类人员相关培训工作；接受总部对门店培训工作监督、检查、指导、考核、评估，执行公司《培训工作管理规定》。

8.每月末上报公司人力资源部工作表单

8.1《门店月考勤汇总表》

8.2《奥莱东四环店计划生育台帐》

8.3《公司非在册人员统计表》

8.4《公司合作经营项目人员月报表》

8.5《信息采集汇总表》

8.6《奥莱东四环店各项保险缴费汇总表》

8.7《奥莱东四环店月份工资汇总表》

8.8《奥莱东四环店月份工资补贴汇总表》

8.9《企业人工成本情况表》

8.10《奥莱东四环店考核汇总表》

8.11《奥莱东四环店月份岗职、效益工资汇总表》

8.12《奥莱东四环店月份工资及相关指标汇总表》

第十节党工团事务

店长办负责门店党工团日常工作，保持与公司党工团组织联系，及时传达公司党工团工作精神，协助党总支书、分会主席做好党工团组织各项事务，保证党工团组织活动正常开展。

第十一节车辆管理

门店车辆所有权及车辆保险由公司负责，使用权、车辆维修保养及司机日常安全教育与管理、考核由店长办公室负责。

第十二节质量、环境双体系管理

奥莱东四环店店长办公室是本店质量、环境双体系推动和维护部门，协助公司建立质量、环境双体系，并负责相关程序编写工作。

对本门店质量目标完成情况进行统计分析并报公司总经理办公室，组织实施对本门店内部审核及接待外审工作，收集、整理双体系管理评审输入资料报公司总经理办公室，负责质量/环境记录管理工作。

第十三节规章制度体系

1.《公文制发规定》

2.《公文处理工作细则》

3.《档案管理规定》

4.《声像档案管理办法》

5.《档案借阅制度》

6.《文书档案保管期限规定》

7.《保密工作制度》

8.《行政印章管理办法》