账款管理制度.docx

账款管理制度.docx

《账款管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《账款管理制度.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

账款管理制度

账款管理制度

一、货款回收管理制度

第一条“未收款”。

当月货款未能于次月五日以前回收者，自即日起至月底止，列为“未收款”。

第二条“催收款”。

未收回款又未能于前项期限内回收者，即转列为“催收款”。

第三条“准呆账”。

经销店有下列所述的情形者，其货款列为“准呆账”。

（1）经销店已宣告倒闭或虽未正式宣告倒闭，但其迹象已渐明显的。

（2）经销店因他案受法院查封，货款已无清偿的可能的。

（3）支付货款的票据一再退票，而无令人可相信的理由的，并已停止出货一个月以上的。

（4）催收款迄今未能解决，并已停止出货一个月以上的。

（5）其他货款的回收明显有重大困难的情形，经签准依法处理的。

第四条未收款的处理。

（1）当月货款未能于次月五日以前回收的，财务部应于每月10日以前将其明细列交营业部核定。

（2）前项情形该辖区经理级主管，应于未收款期限内，监督下属解决。

第五条催收款的处理。

（1）未收款未能依上列（未收款的处理第二款）解决，以致转为催收款者，该经理级主管应于未收款转为催收款后五日内将其未能回收的原因及对策，书面提交副总经理，转呈总经理核示。

（2）货款经列为催收款后，副总经理应于30日内监督下属解决。

第六条准呆账的处理。

（1）准呆账的处理乃以营业单位为主办，根据所配合的法律程序，由法务部另以专案研究处理。

（2）移送法务部配合处理的时机：

准呆账第一、第二两款的情形，应于知悉后，即日遣送法务部配合处理。

第三、第四款的情形，营业单位应依（催收款的处理）规定先行处理解决。

处理后未能有结果，认为有依法处理的必要，再签移法务部依法处理。

（3）正式采取法律途径以前的和解，由法务部会同营业部前往处理。

（4）法律程序的进行，由法务部另以专案签准办理，并随时转营业单位，协助有关事项。

第七条准呆账的检查。

准呆账移送法务部后，由法务部移请董事会定期召集营业、企划、财务等单位，召开检查会，检查案件的前因后果，以为前车之鉴，并检查有关人员是否失职。

二、应收票据管理制度

第一条为确保公司权益，减少坏账损失，特制订本准则，以资遵行。

第二条各营业部门应翔实办妥客户征信调查，并随时调查客户信用的变化（可利用机会通过A客户调查B客户的信用情况），并填入征信调查表相关栏内（但政府机关、国有企业、信用良好的民营大企业及风险低的小金额或现金交易客户应不受此限）。

第三条营业部门，至迟应于出货日起60日内收款。

如超过上列期限者，财务科就其未收款项详细列表，通知各营业部门主管，转为呆账，并自奖金中扣除。

嗣后收回票据时，再行冲回（但政府机关、公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者，应依其规定）。

第四条营业部门所收票据，自销售日起算，至票据兑现日止，以120天为限。

如超过上列期限者，财务科即依查得资料，就其超限部分的票据所编制明细表，通知营业部门加收利息费用，利息概以月息×分计算。

第五条赊售货品收受支票时，应注意下列事项。

（1）注意发票人有无权限签发支票。

（2）非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书。

（3）注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全。

（4）注意所收支票账号号码愈少表示与该银行往来期愈长，信用较为可靠（可直接向银行查明或请财务科协办）。

（5）注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况（可直接向付款银行查明或请财务科协办）。

（6）支票上文字有无涂改、涂销或更改。

（7）注意支票不能修改（如大写金额），可更改者是否在更改处加盖原印鉴。

（8）注意支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）。

（9）注意支票是否已逾到期日一年（逾期一年失效）。

如有背书人，应注意支票提示日期，是否超过第六条的规定。

（10）尽量利用机会通过A客户注意B客户支票（或客票）信用。

第六条本公司收受的支票提示付款期限，至迟应在到期日后六日内予以处理。

第七条所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务科办理。

营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。

三、应收账款管理制度

第一条为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制订本管理规范。

第二条建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录。

第三条事前控制（签约到发货）。

从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

（1）对客户的审查内容（5W）。

①who：

人员素质，销售业绩，社会关系。

②where：

地理位置，物流配送情况。

③when：

从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历。

④what：

信用档案，有无不良纪录。

⑤why：

关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景。

（2）对客户的评定等级。

①A类客户，2个月内回款。

②B类客户，5个月内回款（最好预付一部分货款）。

③C类客户，8个月内回款（必须预付一部分货款）。

④D类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）。

（3）签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。

合同是解决应收账款追收的根本依据。

（4）在销售合同中应明确的主要内容。

①明确交易条件，如品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等。

②明确双方的权利义务和违约责任。

③确定合同期限。

④签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其他代用章）。

⑤电话订货，最好有传真件作为凭证。

⑥合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

第四条事中控制（发货到收款）。

（1）发货查询，货款跟踪。

每次发货前，客服部必须与销售合同保持核对。

公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）。

收账策略如下：

①A类客户，按常规合同。

②B类客户，最好预付一部分货款。

③C类客户，必须预付一部分货款。

④D类客户，必须货款两清。

（2）回款记录，账期分析。

财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱，互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账期分析。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

①产品结构为多品种、多规格。

②产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同。

③产品出现平调、退货、换货时。

④客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款。

以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象。

同时，对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

第五条事后控制（欠款到追收）。

（1）欠款到追收。

对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。

原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。

如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。

对已发生的应收账款，可按其账期和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。

对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。

应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1／3（如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。

（2）总量控制，分级管理。

财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。

销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。

货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。

追款三步骤：

①联系：

电话联系沟通、债务分析、分析拖款征兆。

销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

②信函：

期限、实地考察、保持压力、确定追付方式。

销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。

销售人员要给予客户一个正确的观念，公司对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。

③走访：

资信调查、合适的催讨方式。

销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款或电话催收。

即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。

遇到客户风险时，采取风险预警、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

（3）对已拖欠款项的处理事项。

①文件：

检查被拖欠款项的销售文件是否齐备。

②收集资料：

要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性。

③追讨文件：

建立账款催收预案。

根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件——预告、警告、律师函，视情况及时发出。

④最后期限：

要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义。

⑤要求协助：

使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

第六条预警管理。

（1）每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。

（2）任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。

四、应收账款对账制度

第一章目的

第一条为明晰客户的应收账款，减少不必要的账款纠纷，保护公司的资产安全，特制订本规则。

第二条对于需要对账的客户，由销售人员向应收会计人员提出提供对账单请求。

第二章对账程序

第三条会计人员应及时从财务系统内导出客户对账单提供给销售人员，同时做好已发出对账单的纪录，以备将来核销和查询。

第四条销售人员收到客户对账单后，向客户邮寄、传真或者以其他方式（电子邮件等）传送对账单。

第五条客户收到对账单并确认余额或者未确认余额但列明异议情况后，以邮寄、传真或者以其他形式传递到公司财务部。

第六条如果向该客户发出对账单后，一个月没有回复，则会计应通知销售人员下个月继续对账。

如果该客户连续三个月没有回复对账单，对口的销售人员应该将该笔对账业务转交销售部专人或者法务人员，由该专人负责通过电话等形式高频率督促该客户回复对账结果。

对于账期超过一年的并且有连续三次未收到对账单回单的账款，对口的销售人员必须亲自到客户处对账。

如果销售人员没有上门对账而且发生了坏账，则相关的销售人员要承担相应经济责任。

第七条应收会计收到的对账单回单后，核销已发出对账单的纪录，将汇单装订保存备查。

如果对账单回单有异议，则财务人员应该和销售人员及物流人员共同寻找差异原因。

第八条如果对方对余额有异议，要求提供明细账，或者对账单回单没有提供对方明细账的情况，会计应该告知客户，会发送从不符合开始的月份开始的明细账。

第三章对账单内容和使用说明

第九条对账单内容。

对账单标题，客户名称，币种，对账期间，客户公司地址、电话、电子邮件和联系人，公司地址、电话、传真、电子邮件和会计姓名。

如下页表所示：

第十条应收账款余额。

如果该客户的对账情况较好，则只需提供余额。

第十一条应收账款明细。

每笔客户订单号码、发票号码、商品名称、发货单号码、数量、金额、账款到期日期、对方销账凭证银行水单编号、客户会计核销记号栏。

如果与客户的余额对不平，或者该客户长期对账情况不佳，则应收会计要提供从余额对不平会计期开始的应收账款明细账。

第十二条告知客户。

如果余额与客户的应付账款不符合，请将客户应付公司账款的明细账附在公司对账单的背面发回公司。

如果公司已经向客户提供应收明细账，则请客户在不相符明细记录的客户会计核销记号栏中打上差错标记并写上差异金额。

第四章对账单的确认形式

第十三条在公司对账单上签字或者盖章后，邮寄或者传真回公司。

第十四条如果公司曾以电子邮件文档形式发出对账单的，客户的回复电子邮件（必须含有客户邮件地址），也可以作为确实形式。

第十五条对于客户仅仅在对账单上签名或者电话告知销售员后由销售员代签的，公司会计要以电话方式抽查重要客户和对账情况不佳的客户的对账结果。

第五章对账周期

第十六条一般半年一次（含审计一次），对于会计力量较弱的客户做到四个月一次。

第十七条对于新发生业务或者业务往来较少的客户，原则上在收账期未到期前不发出对账单。

第十八条账期超过一年的应收账款项目和超过应收账款信用额度预警线的客户要每月对账。

第六章附则

第十九条在对账的实际操作中，遇到需要特殊处理的情况（如预计的索赔损失超过了应收款余额），需要征得财务和销售领导人的同意。

第二十条本规则每隔一定时期要针对各种实际情况进行修订。

五、应收账款催收制度

第一条成立清收应收账款的专门组织。

原款项经办人、部门领导或单位负责人应为该款项的当然责任人，应参加清收小组或积极参与清收工作；原经办人仍在本单位但已不从事营销工作的，应安排其参与该款项的清收工作；原经办人已离开本单位的，接手人应承担该款项的清收工作，成为该款项的责任人。

第二条清收小组成员原则上应专职从事应收账款的清理催收工作。

清收小组成员按客户（或地域等）进行分工，并分解落实清理回收的目标任务。

该任务要以签订责任制的形式固定下来，以明确清收小组各成员的职责。

第三条严格考核、奖罚分明。

严格按照清收计划按月进行考核评比，做到奖罚分明。

各单位应每月向本单位董事会汇报清收完成进度。

各单位可根据款项金额的大小、逾期账期的长短、风险程度的高低等情况，按回收的每笔款项金额提取一定比例的奖励基金，对收款人员进行奖励（也可与这些成员的个人利益直接挂钩）。

第四条对应催回而未能催回给公司造成损失的，应在决定经办人年终奖金数额时进行经济上的处罚（一般可为个人奖金总额的50%～100%），视情节性质必要时还可对其工资部分进行扣减处罚。

第五条对未如期完成清收任务的单位与个人，扣减单位负责人与责任人全年奖金总额的20%～50%；因破产、资不抵债或丧失法人资格的单位的坏账，各单位应搜集、提供法院作出的破产终结裁定书、财产评估结算分配报告等资料报本单位董事会，经批准后方可核销；对已核销的坏账，若能部分收回或全额收回，则可按回收金额的50%左右的比例直接用于个人奖励。

六、问题账款管理制度

第一条为妥善处理“问题账款”，争取时效，以维护本公司与销货经办人的权益，特制订本办法。

第二条本办法所称的“问题账款”系指本公司营业人员于销货过程中（含表演与试用）所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情形的案件。

第三条因销货而发生的应收账款自发票开立之日起逾两个月尚未收回，亦未按公司规定办理销货退回者，视同“问题账款”。

但情形特殊，经呈报副总经理特准的不在此限。

第四条“问题账款”发生后，该单位应于两日内据实填妥“问题账款报告书”（以下简称报告书），并附有关证据、资料等依序呈请单位主管查证并签注意见后，转请人事部协助处理。

第五条前条报告书上的基本资料栏由单位会计员填写，经过情形、处理意见及附件明细等栏目由销货经办人填写。

第六条人事部应于收到报告书后两日内与经办人及单位主管会商，了解情况后拟订处理办法，呈请直属副总经理批示，并协助经办人处理。

第七条经批示后的报告书，人事部应即复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题账款”，则应另复印一份通知财务部备案。

第八条仓库部接到人事部转来的报告书后，应将“问题账款”的商品，专案列账，免受试用日数的限制。

第九条经办人填写报告书后，应注意几个问题。

（1）务必亲自据实填写，不得遗漏。

（2）发生原因栏如勾填“其他”时，应在括弧内注明简略原因。

（3）经过情形栏应从与客户接洽时起，依时间的先后，逐一说明至填报日期止的所有经过情形。

本栏空白处若不够填写，可另加纸填写。

（4）处理意见栏是供经办人填写赔偿意见，如有需公司协助，亦请在本栏内注明。

第十条报告书未依前条规定填写，人事部可退回经办人，请其在收到原报告书两日内重新填写。

第十一条“问题账款”发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助处理，人事部应不予受理。

逾15天仍未提出，该“问题账款”应由经办人负全额赔偿责任。

第十二条会计员未主动填写报告书的基本资料或单位主管疏于督促经办人在规定期限内填妥并提出报告书，导致经办人负全额赔偿责任的，该单位主管或会计员应连带受行政处分。

第十三条“问题账款”处理期间，经办人及其单位主管应与人事部充分合作。

必要时，人事部可借阅有关单位的账册、资料，并请求有关单位主管或人员配合查证，该单位主管或人员不得拒绝或借故推脱。

第十四条人事部协助销货单位处理的“问题账款”，自该“问题账款发生之日”起40天内，尚未能处理完毕，除情形特殊经报请副总经理核准延期赔偿者外，财务部应依外务人员、营业主任待遇办法中有关倒账赔偿的规定，签拟经办人应赔偿的金额及其偿付方式，呈请执行副总经理核定。

第十五条本办法各条文中所称“问题账款发生之日”如为票据未能兑现，系指第一次收回票据的到期日；如为被骗，则为被骗的当日；此外的原因，则为该笔交易发票开立之日起算第60天。

第十六条经核定由经办人先行赔偿的“问题账款”，人事部仍应寻求一切可能的途径继续处理。

若事后追回商品或货款时，应通知财务部在追回之日起5天内依比例一次退还原经办人。

第十七条人事部对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据。

如情况紧急时，得由经办人先以口头提请人事部处理，但经办人应于次日补具报告书。

第十八条经办人未据实填写报告书，以致妨碍“问题账款”的处理者，除应负全额赔偿责任外，人事部可视情节轻重对其惩处。

第十九条本办法经总经理核准后公布实施，修正时相同。

七、呆账管理工作制度

第一条本公司为处理呆账，确保公司在法律上的各项权益，特制订本办法。

第二条公司应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额），经主管核准后，应转交会计人员善加保管，并填在该客户的应收账款明细账中。

第三条信用限额系指公司可赊销货品给某客户的最高限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。

任何客户的未到期票款都不得超过信用限额，否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责，并负所发生倒账的赔偿责任。

第四条为适应市场，并配合客户的营业额变化，每年分两次，可由业务代表呈请调整客户的信用限额，第一次为6月30日，第二次为12月31日，核定方式如第二条。

第五条业务代表所收受支票的发票人非客户本人时，应交客户以店章及签名背书，经主管核阅后缴交出纳，若因疏忽所招致的损失，则应由业务代表及主管各负一半赔偿责任。

第六条各种票据应按记载日期提示，不得因客户的要求不提示或迟延提示，但经公司主管核准者不在此限。

催讨换延票时，原票尽可能留待新票兑现后再返还票主。

第七条业务代表不得以其本人的支票或代替其他支票充缴货款，如经发现，除应负责该支票兑现的责任外，以侵占货款名义依法追究其责任。

第八条公司收到退票资料后，倘退票支票为客户本人属发票人时，则公司主管应即督促业务代表于一周内收回票款。

倘退票支票有背书人时，应即填写支票退票通知单，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作，若因违误所造成的损失，概由公司主管及业务代表共同负责。

第九条公司对催收票款的处理。

在一个月内经催告仍无法达到催收目的，其金额在2万元以上者，应即将该案移送法务室依法追诉。

第十条催收或经诉讼案件，有部分或全部票款未能收回者，应取得公安机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院调解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等其中任何一种证件，送财务部做冲账准备。

第十一条没有核定信用限额或超过信用限额的销售而招致倒账，其无信用限额的交易金额，由业务代表负全数赔偿责任。

而超过信用限额部分，若经会计或主管阻止者，全数由业务代表负责赔偿，若会计或主管未加阻止者，则业务代表赔偿80%，会计及主管各赔偿10%。

若超过信用限额达20%以上的倒账，除由业务代表负责赔偿外，公司主管则视情节轻重予以惩处。

第十二条业务代表应防止而未防止或有勾结行为的，以及没有合法营业场所或虚设账号的客户，不论信用限额如何，全数由业务代表负赔偿责任。

送货签单因业务代表的疏忽而遗失，以致货款无法回收者亦同。

第十三条设立未满半年的客户，其信用限额不得超过人民币2万元，如违反规定而发生呆账，由业务代表负责全额赔偿。

第十四条各业务主管、业务代表于其所负责的销售区域内，容许呆账率（即实际发生呆账金额除以全年销售净额的比率）设定为全年的5‰。

第十五条对各业务主管、业务代表每年发生的呆账率超过允许呆账率的惩处。

（1）超过5‰，未满6‰者，警告一次，减发年终奖金10%。

（2）超过6‰，未满8‰，通报批评一次，减发年终奖金20%。

（3）超过8‰，未满10‰，小过一次，减发年终奖金30%。

（4）超过10‰，未满12‰，小过二次，减发年终奖金40%。

（5）超过12‰，未满15‰，大过一次，减发年终奖金50%。

（6）超过15‰以上，立即调离本岗位，不发年终奖金。

若中途离职，于其任期中的呆账率达到上列程度时，减发奖金的比例以离职金计算。

第十六条对各业务主管、业务代表每年发生的呆账率低于5‰时的奖励。

（1）低于5‰（不包括5‰），高于4‰（包括4‰），嘉奖一次，加发年终奖金10%。

（2）低于4‰，高于3‰，嘉奖两次，加发年终奖金20%。

（3）低于3‰，高于2‰，小功一次，加发年终奖金30%。

（4）低于2‰，高于1‰，小功两次，加发年终奖金40%。

（5）低于1‰，记大功一次，加发年终奖金50%。

若中途离职，不予计算奖金。

第十七条对各业务主管、业务代表以外人员的奖励，以其每年所发生的呆账率低于允许呆账率时实行。

（1）低于5‰（不包括5‰），高于4‰（包括4‰），每人加发年终奖金5%。

（2）低于4‰，高于3‰，每人加发年终奖金10%。

（3）低于3‰，高于2‰，每人加发年终奖金15%。

（4）低于2‰，高于1‰，每人加发年终奖金20%。

（5）低于1‰，每人加发年终奖金25%。

第十八条业务部门因倒账催讨回收的票款，可作为其发生呆账金额的减项。

第十九条法务室依第九条接受办理的呆账，依法催讨收回的票款减除诉讼过程的一切费用的余额，其承办人员可获得如下的奖金。

（1）在受理后6个月内催讨收回的，得20%的奖金。

（2）在受理后1年内催讨收回的，得10%的奖金。

第二十条依第十一条已提列坏账损失或已从呆账准备冲转的呆账，业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收，其收回的票款，由催收回者获得30%奖金。

第二十一条本办法的呆账赔偿款项，均在该负责人员的薪资中自确定月份开始，逐月扣赔，每月的扣赔金额，由其主管签呈核准的金额为准。

第二十二条本办法经总经理核准后实行，修改时亦同。

八、暂借款管理办法

第一章总则

第一条为提高公司资金使用效益，减少资金占用，特制订本办法。

第二章管理范围

第二条暂借款是指因特殊用途的临时性借款，包括以下几种。

（1）差旅费借款。

（2）零星购物借款。

（3）其他临时性借款。

第三章借款程序和标准

第三条对因公出差。

（1）需借支差旅费时