1.档案管理制度.doc

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1．目的：

为了建立健全的档案管理制度，明确工作程序和职责，确保归档完整，防止档案流失和方便查阅，特制订本制度。

2．管理职责：

综合管理部及档案管理员负责制度的贯彻及在各部门执行检查，加强对档案管理的业务领导及工作实务的指导实施。

3．适用范围：

集团总部及各子公司。

4．档案收集：

原则上由集团总部各部门对工作开展中所产生的具有保存价值的证件、文件、图像、照片、录间、录像等材料进行分类，拟出各部门归档目录，提交档案管理员，按照档案性质予以收集、分类、归档。

4．1综合管理部BGS：

4．1．1证件类：

公司的房产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、营业执照、资质证书、组织机构代码证、进出口资格证、高新技术企业证、进出口生产许可证及质检证、股权证、债权证等。

4．1．2公文类：

公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等，以及各类外来文件。

4．1．3经营管理类：

各种记录、宣传、情报信息和专利性文件资料。

4．1．4法律事务类：

投资各方签订的合同、协议及其他法律事务方面的文件材料。

4．1．5馈赠性资料：

上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4．1.6人事资料：

劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件材料。

4．2计划财务部JC：

国税、地税登记证等相关证件，财务管理的各种帐册、报表、票据、凭证和文件材料。

4．3工程管理部、项目经理部XM：

项目开发、工程管理施工、竣工验收等方面的的资料。

4.4市场营销部：

市场营销资料，各种市场分析报表等。

5．归档时间：

5．1BGS档案：

证件类一经形成及时入档；办理完毕的具有保存价值的各种资料，在三日内立卷入档。

5．2BGS人事档案：

一经形成及时入档。

5．3JC档案：

按财务管理制度要求入档。

5．4XM档案：

以施工项目为单位，工程准备阶段文件一经形成及时入档，施工过程中产生的文件由部门每半月一次整理分类，做出文件清单入档。

6．档案保管：

档案管理员对档案管理负完全责任，若档案丢失或擅自泄露档案机密，视情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究法律责任。

6．1集中管理：

入档材料集中存放于档案室，由档案管理员专人负责。

6．2建立检索目录：

入档文件分门别类建立检索目录，以便检索、查阅。

6．3归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

6．4存档移交手续：

6．4．1存档手续：

在文件存档登记表上注明存档日期、文件名称、文号、存档份数，经存档人签字确认。

文件存档登记表由档案管理员保管，不得遗失。

6．4．2移交手续：

档案管理员若发生人事变动，交接双方对移交的文件进行检查，编制移交清单，根据移交清单严格验收，在移交清单上签字并由部门主管监交签字确认；移交清单一式三份，三方各保存一份，以便查验。

6．4．3归档的文件自存档移交三日内做成电子目录，以电子版形式在局域网上公布，以供核准及查阅。

6．5档案保密：

6．5．1档案密级审定：

6．5．1．1绝密：

不能向总经理和特别指出的最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料。

6．5．1．2机密：

不能向总经理和最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司战略规划、经营计划、财务报表、客户资料、重要会议决定、决议和纪要，以及未公开的价格政策等。

6．5．1．3秘密：

不能向总经理及相关人员以外者公司的统计资料、合同和契约以及协议或根据协商而决定的重要事项、人事问题、员工人事档案、薪金收入，以及未公开的市场方案等。

6．5．1．4普通：

公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料。

6．5．2绝密、机密、秘密文档属于受控档案，要求标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密。

外出工作人员携带受控文件，须经主管部门批准。

若发生档案丢失或可能存

在泄密，必须及时向上反映，采取措施，防止扩散。

6．6档案保管年限

6．6．1永久保存：

（1）公司章程

（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会纪录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）建设工程竣工资料（9）其他经核定须永久保存的文书

6．6．2长期保存（50年以下至10年以上）：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书

6．6．3短期保存：

（1）1年保存：

期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书

6．6．4一年保存：

结案后无长期保存必要的。

7．档案借用：

7．1内部人员借用：

7．1．1普通档案借用：

公司内部人员借用档案，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。

7．1．2受控档案借用：

公司内部人员借用受控档案，须经总经理批准后方可办理借用手续。

7．1．3外部人员借用：

公司外部人员借用本集团档案均须经过总经理批准方可借用。

7．1．4归还：

借用者按时归还借用档案，若到期未还，档案管理员必须及时予以追讨，并于档案归还时仔细检查档案是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。

8．档案销毁：

8．1任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案。

8．2保存期满的档案，经有关部门审核，报总经理批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。

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