world使用技巧.docx

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world使用技巧

1、删除空行　　对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

　2、按姓氏笔画排序　　在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。

具体使用方法是：

选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。

你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。

　3、显示过宽文档　　在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！

这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。

如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。

我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。

这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。

我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

4、在Word2000中输入英语音标　　如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？

有一个非常简单办法可以解决这个问题。

如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。

这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中，其文件名是ksphonet.ttf，字体名是kingsoftphonetic。

　　进入中文word2000，需要输入音标时，可在“插入”菜单下选择“符号”，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoftphoneticplain”，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。

　　如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。

方法是：

在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\fonts\，将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\fonts文件夹中就行了。

　5、在Word中标注汉语拼音　　在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。

但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。

要解决这个问题也不难。

按如下步骤操作即可：

先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。

最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

　6、给跨页的表格自动添加表头　　如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

　7、给Word文件减肥　　在Word中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的硬盘太大了似的:

）。

所以，很有必要给Word文件减减肥。

　　具体方法：

只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。

如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。

另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

　8、取消自作聪明的超级链接　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。

但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

　　如何取消这种功能呢？

在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

　　再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

　　再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。

9、实现Word个性模板　　用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。

但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。

其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

　①进入WordXP的模板文件夹，在Windows9x和WindowsMe下为C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C:

\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。

双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

　　②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。

笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

　　③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

　　④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。

在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

　　⑤再次进入C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。

选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

　　⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。

单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了

　10、巧用“稿纸”格式　　在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。

可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？

问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。

Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：

　　①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；

　　②左击“视图/页眉和页脚”选单项；

　　③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；

　　④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；

　　⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；

　　⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；

　　⑦将每页行数设置为31后确定；

　　⑧关闭“页眉/页脚”即可。

　　11、抢救Word文件有妙招　　你是否遇到过这样的事情：

用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？

唉，这就叫“天有不测风云”。

不过，不要担心，我有办法。

下面是具体的操作方法：

　　①首先按菜单“工具”，再按“选项”；

　　②接着找出Word自动记录文件的位置：

按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。

　　③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：

拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C（复制），再点击一下“取消”按钮回到Word下。

　　注意：

如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。

　　④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V（粘贴）。

　　⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。

在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。

到这儿，你的文件就重新“活”了，还不快试试？

1、word中输入欧元符号:

Ctrl+Alt+E或Alt+0128。

注意:

必须从数字小键盘上输入这4个数字

2、使用通配符进行查找：

　　在Word中进行“查找”和“替换”时，如果使用通配符进行相关操纵可以大大提高工作效率，下面就是一些常用的通配符查找的例子：

　　通配符“[]”用来查找指定的字符之一，如“th[iu]g”，就可查找到“thigh”和“thug”。

　　通配符“[!

]”用来查找指定字符以外的任意字符，如“m[!

a]st”，用来查找“mist”和“most”不会查找“mast”。

　　在查找时也可以表达式进行查找，“{n}”，表示n次重复前一个字符，如“te{2}n”，表示查找“teen”而不会查找“ten”。

　　再教你一个高招，在“查找内容”中键入“（America）（China）”，在“替换为”中键入“\2\1”，Word找到“America　China”并替换为“China　America”。

　　微软专家点评:

这些通配符的功能同样适用于中文，例如:

“[大中小]学”可以查找到“大学”、“中学”或“小学”，但不查找“求学”、“开学”等。

其它更多的通配符功能可参看Word联机帮助。

3、设置一些功能的快捷键：

　　按下Ctrl+Alt+“+”（数字键盘上的加号键），这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。

将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。

按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。

在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

4、如何将数据库直接转换为word表格？

　　视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库（表），当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整

5、利用格式刷复制到多个位置：

　　选中要复制格式的文本后，双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。

若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

6、快速保存全部文件：

　　按shift，文件——全部保存

7、快速重复输入

　　在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

8、快速改变Word文档的行距

　　选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

9、去除页眉的横线

　　在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。

这时可以采用下述的方法去掉：

1.　确认插入点位于页眉

2.　选取"格式"选项，选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无"，"应用于"选择"段落"，确定即可。

10、快速找到上次修改的位置

　　即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置

浅谈EXCEL2003使用技巧

　　1、Excel文件的加密与隐藏

　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。

给文件加密的具体方法为：

　　⑴、单击"文件"菜单栏中的"保存或者（另存为）"命令后，在弹出的"保存或者（另存为）"的对话框中输入文件名；

　　⑵、再单击这个对话框中"工具"栏下的"常规选项"按钮，在弹出的"保存选项"的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改；

　　⑶、单击"确定"按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击"确认"，最后点"保存"完成文件的加密工作。

当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

　　2、对单元格进行读写保护

　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。

对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。

　　对单元格的写保护有两种方法：

　　A、对单元格的输入信息进行有效性检测。

首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择"有效数据"选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

　　B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。

可分为以下步骤：

（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；

（2）从格式菜单中选择"单元格"选项；

　　（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择"保护"标签，在弹出的窗口中，选中"锁定"；

　　（4）从工具菜单中选择"保护"选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。

　　对单元格的读保护有三种方法：

　　A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。

例如：

将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

　　B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。

例如：

使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的"锁定"选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。

这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。

　　C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

　　3、快速填充相同数据

　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。

我们可以通过下面的方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

　　⑴、同时选中需要填充数据的单元格。

若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；

　　⑵、输入要填充的某个数据。

按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

　　4、使用Excel中的"宏"功能

　　宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。

在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：

　　⑴、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；

　　⑵、用鼠标单击菜单栏中的"工具"菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择"宏"子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择"录制新宏"命令；

　　⑶、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

　　5、连续两次选定单元格

　　我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

解决此问题的一般做法是通过选择"工具"\"选项"\"编辑"，取消"按回车键后移动"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。

其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。

此时，单元格周围将出现实线框。

　　6、在工作表之间使用超级连接

　　首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在"插入超级链接"对话框的"链接到文件或URL"设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在"文件中有名称的位置"设置栏中输入相应的书签名，也可以通过"浏览"方式选择。

完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。

　　7、快速清除单元格的内容

　　首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。

那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：

　　⑴、选定想要清除的单元格或单元格范围；

　　⑵、选择"编辑"菜单中的"清除"命令,这时显示"清除"菜单；

　　⑶、选择要清除的命令,可以选择"全部"、"格式"、"内容"或"批注"中的任一个。

　　8、快速修改单元格次序

　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。

在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法如下：

　　⑴、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；

　　⑵、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平"工"状标志，左右拖拉时会变成垂直"工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

　　9、在Excel中利用公式来设置加权平均

　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。

在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

　　10、用Excel绘制函数图像

　　函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：

　　⑴、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的"新建"命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；

　　⑵、然后在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；

　　⑶、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标"fx"后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。

这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。

注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；

　　⑷、最后点击工具栏上的"图表向导"图标，在出现的各种图表格式图标中选择"X，Y散点图"，然后在出现的"X，Y散点图"类型中选择"无数据点平滑线散点图"；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。

另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用"图表向导"中的"折线图"格式绘制

　　11、EXCEL中实现行列内容的互换

　　选中欲转换的区域，然后将其复制，再单击"编辑→选择性粘贴"并在打开的粘贴窗口中选择"转置"项即可。

　　12、在Excel中轻松填充序号数列

　⑴、打开需要填充序号列的Excel文件

　　⑵、输入好序号初始值，并用鼠标选中

　　⑶、然后，双击初始值下方的"填充柄"。

这时，Excel便开始自动检测记录的长度，并自动按顺序设置好相应的序

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