PPT的48种常规使用方法和技巧.docx
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PPT的48种常规使用方法和技巧
PPT常规使用方法和技巧
目录
一、对象的添加：
制作演示文稿，添加对象是最常见的操作。
2
1.1.新建幻灯片2
1.2.插入文本框3
1.3.直接输入文本3
1.4.插入图片3
1.5.插入声音3
1.6.插入视频4
1.7.插入Falsh动画4
1.8.插入艺术字4
1.9.绘制图形4
1.10.公式编辑5
1.11.插入其他演示文稿5
1.12.插入批注5
1.13.插入图表5
1.14.插入Excel表格6
二、版面的设置：
好的演示文稿一定需要好的版面，好的配色方案等等。
6
2.1.设置彩色公式6
2.2.设置幻灯片版式6
2.3.使用设计方案7
2.4.设置背景颜色7
2.5.设置页眉页脚7
2.6.修改幻灯片母板7
2.7.隐藏幻灯片8
三、动画设置：
为对象设置动画，这是演示文稿的精华。
8
3.1.设置进入动画8
3.2.设置动画播放方式8
3.3.设置退出动画8
3.4.自定义动画路径9
3.5.调整动画顺序9
3.6.设置背景音乐9
3.7.设置动作按钮9
3.8.设置强调动画10
3.9.设置字幕式动画10
3.10.设置超级链接10
四、播放文稿：
演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。
10
4.1.设置幻灯片切换效果10
4.2.设置幻灯片放映方式11
4.3.自定义播放方式11
4.4.自动播放演示文稿（.pps）11
4.5.记录下放映的感受11
4.6.在播放时画出重点12
五、综合应用技巧：
Powerpoint的其他技巧，掌握了这些技巧，很多事情可以事半功倍。
12
5.1.为幻灯片配音12
5.2.打印幻灯片12
5.3.把文稿转换为Word文档13
5.4.加密演示文稿13
5.5.把文稿保存为图片格式13
5.6.把PPT转化为图片格式14
5.7.把PPT文档转换为WORD文档14
5.8.提取文稿中的图片14
5.9.宏的应用14
5.10.制作电子相册15
5.11.嵌入字体格式15
一、对象的添加：
制作演示文稿，添加对象是最常见的操作。
1.1.新建幻灯片
默认情况下，启动PowerPoint2003（其他版本相似）时，系统新建一份空白演示文稿，并新建1张幻灯片。
我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：
方法一：
快捷键法。
按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。
方法二：
回车键法。
在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。
方法三：
命令法。
执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。
1.2.插入文本框
通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现。
1、执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。
2、将相应的字符输入到文本框中。
3、设置好字体、字号和字符颜色等。
4、调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
注意：
也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。
1.3.直接输入文本
如果演示文稿中需要编辑大量文本，我推荐大家使用下面直接输入文本的方法。
在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，切换到“大纲”标签下。
然后直接输入文本字符。
每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。
注意：
如果按下“Enter”键，仍然希望在原幻灯片中输入文本，只要按一下“Tab”键即可。
此时，如果想新增一张幻灯片，按下“Enter”键后，再按一下“Shift+Tab”键就可以了
1.4.插入图片
为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。
1、执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。
2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。
3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
注意：
以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。
1.5.插入声音
为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。
1、执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。
2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。
注意：
演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。
3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。
注意：
插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。
1.6.插入视频
我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。
1、执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。
2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。
注意：
演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。
3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。
4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
1.7.插入Falsh动画
要想将Falsh动画添加到演示文稿中，的操作稍微麻烦一些。
1、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。
2、单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“ShockwaveFlashObject”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。
3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径，然后关闭属性窗口。
注意：
建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入Flash动画文件名称，而不需要输入路径了。
4、调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放Flash动画了。
1.8.插入艺术字
Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。
1、执行“插入→图片→艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。
2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。
3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。
4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。
注意：
选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。
1.9.绘制图形
根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。
1、执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏。
2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。
注意：
①如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。
②如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。
1.10.公式编辑
在制作一些专业技术性演示文稿时，常常需要在幻灯片中添加一些复杂的公式，可以利用“公式编辑器”来制作。
1、执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。
2、在“对象类型”下面选中“Microsoft公式3.0”选项，确定进入“公式编辑器”状态下。
注意：
默认情况下，“公式编辑器”不是Office安装组件，在使用前需要通过安装程序进行添加后，才能正常使用。
3、利用工具栏上的相应模板，即可制作出相应的公式。
4、编辑完成后，关闭“公式编辑器”窗口，返回幻类片编辑状态，公式即可插入到其中。
5、调整好公式的大小，并将其定位在合适位置上。
1.11.插入其他演示文稿
如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法快速插入。
1、将光标定在需要插入的幻灯片前面。
2、执行“插入→幻灯片（从文件）”命令，打开“幻灯片搜索器”对话框。
3、单击其中的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选中相应的演示文稿，确定返回。
4、选中需要引用的幻灯片，然后按下“插入”按钮，再“关闭”退出即可。
注意：
①如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片，直接按下“全部插入”按钮就行了。
②在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击不同的幻灯片，可以同时选中不连续的多幅幻灯片，然后将其插入。
③如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片，在打开相应的演示文稿后，单击“添加到收藏夹”按钮，以后可以通过“收藏夹标签”进行快速调用。
1.12.插入批注
审查他人的演示文稿时，可以利用批注功能提出自己的修改意见。
批注内容并不会在放映过程中显示出来。
1、选中需要添加意见的幻灯片，执行“插入批注”命令，进入批注编辑状态。
2、输入批注内容。
3、当使用者将鼠标指向批注标识时，批注内容即刻显示了出来。
注意：
批注内容不会在放映过程中显示出来。
4、右击批注标识，利用弹出的快捷菜单，可以对批注进行相应的编辑处理。
1.13.插入图表
利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。
1、执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。
2、在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。
3、调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。
注意：
如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。
1.14.插入Excel表格
由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将其插入到幻灯片中。
1、执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。
2、选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。
3、调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。
注意：
①为了使插入的表格能够正常显示，需要在Excel中调整好行、列的数目及宽（高）度。
②如果在“插入对象”对话框，选中“链接”选项，以后在Excel中修改了插入表格的数据，打开演示文稿时，相应的表格会自动随之修改。
二、版面的设置：
好的演示文稿一定需要好的版面，好的配色方案等等。
2.1.设置彩色公式
在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需要重新设置其版式。
1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。
2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片版式”选项，展开“幻灯片版式”任务窗格。
3、选择一种版式，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用版式即可。
2.2.设置幻灯片版式
介绍在Powepoint演示文稿中设置幻灯片版式的方法和技巧。
在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需要重新设置其版式。
1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。
2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片版式”选项，展开“幻灯片版式”任务窗格。
3、选择一种版式，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用版式即可。
2.3.使用设计方案
通常情况下，新建的演示文稿使用的是黑白幻灯片方案，如果需要使用其他方案，一般可以通过应用其内置的设计方案来快速添加。
1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。
2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片设计”选项，展开“幻灯片设计”任务窗格。
3、选择一种设计方案，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用即可。
2.4.设置背景颜色
1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋”）。
2、选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。
3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。
注意：
仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。
2.5.设置页眉页脚
在编辑Powepoint演示文稿时，也可以为每张幻灯片添加类似Word文档的页眉或页脚。
这里我们以添加系统日期为例，看看具体的操作过程。
1、执行“视图→页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框。
2、选中“日期和时间”及下面的“自动更新”选项，然后按其右侧的下拉按钮，选择一种时间格式。
3、再单击“全部应用”和“应用”按钮返回即可。
注意：
在“页眉和页脚”对话框中，选中“幻灯片编号”选项，即可为每张幻灯片添加上编号（类似页码）。
2.6.修改幻灯片母板
如果我们希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容（如公司的LOGO），可以通过修改“母板”来实现。
1、执行“视图母板幻灯片母板”命令，进入“幻灯片母板”编辑状态。
2、仿照前面插入图片的操作，将公司LOGO图片插入到幻灯片中，调整好大小、定位到合适的位置上，再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。
3、以后添加幻灯片时，该幻灯片上自动添加上公司LOGO图片。
2.7.隐藏幻灯片
对于制作好的Powepoint演示文稿，如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，我们可以将其隐藏起来。
1、在“普通视图”界面下，在左侧的窗口中，按住Ctrl键，分别点击需要隐藏的幻灯片，同时选中多张不连续的幻灯片。
2、右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏幻灯片”选项即可。
注意：
①进行隐藏操作后，相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。
②如果需要取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上述操作即可。
三、动画设置：
为对象设置动画，这是演示文稿的精华。
3.1.设置进入动画
动画是演示文稿的精华，在画中尤其以“进入”动画最为常用。
下面我们以设置“渐变式缩放”的进入动画为例，看看具体的设置过程。
1、选中需要设置动画的对象，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画”任务窗格。
2、单击任务窗格中的“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“进入→其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框。
3、选中“渐变式缩放”动画选项，确定返回即可。
注意：
如果需要设置一些常见的进入动画，可以在“进入”菜单下面直接选择就可以了。
3.2.设置动画播放方式
如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播放”）。
下面，我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。
展开“自定义动画”任务窗格，双击第二个动画方案，单击“开始”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“之后”选项即可。
注意：
在“自定义动画”任务窗格中，还可以快速设置动画播放“速度”等选项。
3.3.设置退出动画
既然有进入动画，对应就有退出动画——即动画放映结束后对象如何退出。
1、选中相应的对象，展开“自定义动画”任务窗格。
2、单击“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“退出→消失”选项，即可为对象设置“消失”的退出动画。
3、双击设置的动画方案，打开“消失”对话框，切换到“计时”标签下，把“开始”选项设置为“之后”，并设置一个“延迟”时间（如2秒），确定返回，让“退出”动画在“进入”动画之后2秒自动播放。
3.4.自定义动画路径
如果对Powepoint演示文稿中内置的动画路径不满意，可以自定义动画路径。
下面，我们以演示“布朗运动”为例，看看具体的实现过程。
1、用“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，在幻灯片中画出一个（或多个）小“质点”。
2、分别选中相应的“质点”，单击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮，选择“动作路径→绘制自定义路径→自由曲线”选项（此时鼠标变成一支笔）。
3、自“质点”处开始，发挥你的想像随意绘制曲线。
4、然后在“计时”标签中，将“重复”项设置为“直到幻灯片末尾”。
3.5.调整动画顺序
在Powerpoint演示文稿中设置好动画后，如果发现播放的顺序不理想，该怎样快速调整呢？
下面，我们以将三个动画方案调整到第二个顺序播放为例，看看具体的操作过程。
选中需要调整的对象，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“自定义动画”选项，展开“自定义动画”任务窗格，选中第三个动画方案，按住鼠标左键，将其拖拉到第二个动画方案止方，松开鼠标即可。
注意：
此处，利用右键菜单快速展开“自定义动画”任务窗格。
3.6.设置背景音乐
为Powerpoint演示文稿设置背景音乐，这是增强演示效果的重要手段。
方法如下。
1、仿照前面的操作，选择一首合适的音乐文件，将其插入到第一张幻灯片中。
2、展开“自定义动画”任务窗格。
3、选中声音播放方案（其实就是一种动画方案），双击打开“播放声音”对话框。
4、在“效果”标签下，选中“在XX幻灯片之后”选项，并输入一个数值（此处假定演示文稿共有28张幻灯片，我们就输入数值28），确定返回就行了。
注意：
这样的设置，就相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止，替代背景音乐的效果。
3.7.设置动作按钮
在PPT演示文稿中经常要用到链接功能，我们可以用“动作按钮”功能来实现。
下面，我们建立一个“课堂练习”按钮，链接到第十七张幻灯片上。
1、执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。
2、在幻灯片中拖拉出一个按钮来，此时系统自动弹出“动作设置”对话框。
3、选中“超链接到”选项，然后单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片”选项，打开“超链接到幻灯片”对话框，选中第十七张幻灯片，确定返回。
4、右击按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加文本”选项，并输入文本（如“课堂练习”）。
5、设置好文本的字号、字体等，调整好按钮大小，并将其定位在合适的位置上即可。
3.8.设置强调动画
PowerPoint2002之后的版本添加了一个“强调”动画设置功能。
所谓“强调”动画，就是在放映过程中引起观众注意的一类动画，设置方法同设置“进入”动画相似。
1、选中需要设置强调动画的对象，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定认动画”任务窗格。
2、单击其中的“添加动画”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“强调”下面的级联菜单，选择一种“强调”动画（如“陀螺旋”）即可。
注意：
选择其中的“其它效果”选项，打开“添加强调效果”对话框，可以设置多种强调动画。
3.9.设置字幕式动画
我们经常看到一些课件在播放过程中，一些字符从左向右（从下向上）滚动出现，这种效果在PowerPoint中可以用“字幕式”动画来实现。
1、将字符输入到一个文本框中。
2、选中文本框，单击“自定义动画”任务窗格中的“添加动画”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“进入”下面的级联菜单，选中“字幕式”动画选项就行了。
注意：
如果“字幕式”动画选项不在“进入”级联菜单中，可以选择其中的“其他动画”选项来设置。
3.10.设置超级链接
1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋”）。
2、选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。
3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。
注意：
仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。
四、播放文稿：
演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。
4.1.设置幻灯片切换效果
为了增强Powerpoint幻灯片的放映效果，我们可以为每张幻灯片设置切换方式，以丰富其过渡效果。
1、选中需要设置切换方式的幻灯片。
2、执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”任务窗格。
3、选择一种切换方式（如“横向棋盘式”），并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项，完成设置。
注意：
如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿，只要在上述任务窗格中，单击一下“应用于所有幻灯片”按钮就可以了。
4.2.设置幻灯片放映方式
如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播放”）。
下面，我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。
展开“自定义动画”任务窗格，双击第二个动画方案，单击“开始”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“之后”选项即可。
注意：
在“自定义动画”任务窗格中，还可以快速设置动画播放“速度”等选项。
4.3.自定义播放方式
一份PPT演示文稿，如果需要根据观众的不同有选择地放映，可以通过“自定义放映”方式来达到。
1、执行“幻灯片放映→自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。
2、单击其中的“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。
3、输入一个放映方案名称（如“高级”），然后在Ctrlt键的协助下，选项需要放映的幻灯片，然后按下“添加”按钮，再“确定”返回。
4、以后需要放映某种方案时，再次打开“自定义放映”对话框，选择一种放映方案，按下“放映”按钮就OK了。
4.4.自动播放演示文稿（.pps）
如果演讲者是一位新手，本来就很紧张，再让他进行启动PowerPoint、打开演示文稿、进行放映等一连串的操作，可能有点为难他。
何不保存一个自动播放的pps演示文稿呢？
1、启动PowerPoint，打开相应的演示文稿。
2、执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。
3、将“保存类型”设置为“PowerPoint放映（*.pps）”，然后按下“保存”按钮。
4、以后，放映者只要直接双击上述保存的文件，即可快速进入放映状态。
4.5.记录下放映的感受
在PPT演示文稿放映过程中，随时记录下自己的感受或者观众的意见，对进一步完善演示文稿大有益处。
在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“屏幕→演讲者备注”选项，打开“演讲者备注”对话框，输入自己的感受或者观众的意见，然后“关闭”对话框，返回继续播放。
注意：
记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。
4.6.在播放时画出重点
在演示文稿放映过程中，如果我们想临时标记一下幻灯片中的重点内容，如何实现呢？
在播放过程中，可以在屏幕上画出相应的重点内容：
在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“指针选项→毡尖笔”选项，此时，鼠标变成一支“笔”，可以在屏幕上随意绘画。
注意：
①右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指针选项→墨迹颜色”选项，即可修改“
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