鲁电二办40号.docx

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鲁电二办40号

鲁电二办[2004]40号

关于修定下发《山东电建二公司

公文处理办法》的通知

公司各单位：

公文管理是实施管理、推进工作的重要基础工作，加强公文管理，对于提高公司整体工作和管理水平具有重要意义。

目前，公司各项事业快速发展，改革步伐不断加快，新的形式和任务对公文管理提出了更高要求。

为进一步做好公司的公文管理工作，提高公司公文管理工作的规范化、制度化、科学化水平，结合实际情况，公司办公室重新修定了《山东电建二公司公文处理办法》。

要求各单位严格执行《办法》规定，规范公文格式，加强公文管理专业知识的学习，高标准、严要求、保质保量地完成公文的闭环管理。

附：

《山东电建二公司公文处理办法》

主题词：

修定下发公文处理办法通知

山东电力建设第二工程公司办公室二00四年三月十日

附件：

山东电建二公司公文处理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照《山东电力集团公司公文处理办法》，结合公司实际情况，特修定本办法。

第二条公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻公司方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公司全体工作人员，应坚持实事求是、调查研究和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。

第四条公司办公室及项目部办公室是公文处理管理机构，主管并负责指导本单位的公文处理工作。

办文人员应忠于职守，勤奋好学，并具备有关专业知识。

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行保密法律、法规和有关保密规定。

第七条各单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第八条公司常用的公文种类主要有：

（一）决定

“决定”适用于对重要事项或重大行动作出决策安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）规定、办法

“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。

“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。

（三）通知

适用于发布规章；批转、转发上级机关及不相隶属机关有关公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免聘任干部。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况或者重要事项。

（五）报告

适用于向上级单位汇报工作，报送材料，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

（六）请示

适用于向上级单位请示指示、批准。

（七）批复

适用于答复所属单位请示事项。

（八）函

适用于不相隶属单位之间、合作单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请示批准。

（九）意见

适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法；答复对方征求对某项工作的意见。

（十）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

一般有三种方式：

1、文种为会议纪要的直接印发；

2、会议纪要为附件的以通知印发；

3、会议纪要名称为文头的可不盖章印发。

第三章公文格式

第九条公文一般由发文机关标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位等部分组成。

（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；

（二）秘密公文应分别在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（三）紧急公文应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，应当包括：

代字、年份、序号。

正式文件的发文字号一般标注在发文机关标识之下，横线上方居中；函件的发文字号一般标注在横细下方偏右。

（五）上行文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号，一般不用标点符号。

转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级。

如“转发××批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。

（七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。

联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。

联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

（十）文件应当标注主题词，一般不超过五个词目。

标注位置一般在文件版记下端、抄送上面，词目之间空一格。

第十条文字从左至右横写、横排；用纸应按国家标准为A4型，左侧装订。

标题用2号小标宋，正文用3号标准仿宋体，每行28个字，每页加页码23行。

第四章行文规则

第十一条行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）公司在职权范围内，可以对项目部行文；可向集团公司请示、报告工作；也可以根据业务需要同合作单位相互行文。

（三）公司各部室，就具体业务工作，可对项目部行文。

第十二条一般不得越级行文。

因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。

第十三条公司内部室之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十四条请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。

报告中不得夹带有请示事项。

除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

第十五条公司部室之间不行文。

第十六条公司项目部对公司的上行文件一律称“山东电建二公司”。

第五章公文办理

第十七条收文处理

收文一般包括传送、签收、登记、审核、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

（一）分办

1、公司收文，凡需办理的，由办公室提出拟办意见，经办公室领导审核，送分管领导阅示。

2、对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办部门并说明理由。

3、各部室收到重要的或领导批示的文电，都要先经部室领导阅批，再交承办人办理或传阅。

4、凡属公司领导和各部室传阅的文件，由办公室文秘部门组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。

（二）催办

1、对重要的和有时限要求的文电，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

2、除办公室负责催办外，承办单位的领导也要及时催办、并将办理情况向有关方面反馈。

第十八条发文处理

发文一般包括草拟、审核、签发、会签、付印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（一）拟稿

发公司文或部室文，一律用“发文稿纸”通过办公自动化系统拟稿。

拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期，草拟公文应做到：

1、要符合国家法律、法规和方针、政策，符合公司的有关规定。

2、情况确实、观点明确、条理清楚，表述准确，文字精炼，书写工整，字词规范、标点准确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。

日期应写具体的年月日，引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。

使用简称时，一般先用全称，并注明简称，使用英文字母缩写时，应用中文全称，并注明英文缩写。

4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

5、必须使用国家法定计量单位。

6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

7、主送、抄送单位较多、用概括语的，需附发文单位清单并注明打印份数。

（二）会签

1、公司发文凡涉及其他部室业务的应由有关部室领导会签，会签文稿要有关部门统一意见后再行文。

（三）核稿

公司发文在送领导签发之前，必须经办公室核稿；部门负责人要负责对草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

核稿的重点是：

1、是否需要行文；

2、有关部室、单位是否已协商、会签；

3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

公司发文由办公室核稿后呈送有关领导签发。

（四）签发

1、重要的请示、报告先送分管副经理审核，再送经理签发。

一般发文按分工送副经理签发。

2、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

3、草拟、修改和签批公文，格式必须符合归档要求。

不得在文稿装订线外书写。

（五）用印

1、公司用印应严格按照审批签发权限，经有关领导签字后方可用印。

2、其他非常规用印，应填写用印审批单，经主管部室领导签字后，按规定用印。

3、例行报表使用公司及领导个人印章时，须经有关业务部室领导签章后方可用印；非常规领导个人用印，需经领导本人签字后方可用印。

第十九条电报处理

（一）属于需要办复的电报，应及时送公司领导或主办部室阅办，急电随到随办，不得积压。

（二）草拟发电稿，坚持一事一电，做到简明扼要，文字清楚，说明问题。

第二十条翻印

上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。

翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

第六章公文立卷，销毁

第二十一条公文办理完毕后，应当根据公司有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，送交档案部门。

（一）归档范围内的公文要根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整，便于保管和利用。

（二）具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

（三）公文复制作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

（四）整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。

个人不得保管应归档的公文。

（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。

销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

第二十二条本办法于2004年4月1日起施行。