秘书资格文书工作实训.docx

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秘书资格文书工作实训

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缓急

密级

签发：

会签

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拟稿单位

拟稿人

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分数

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主题词

标题

（正文）

表2-3发文登记薄

顺

序

号

发出

日期

发文字号

文件标题

成文时间

密级

缓急

附件

份数

主送机关

抄送机关

签收人

归卷日期

存档号

备注

（背景参见上述案例）

杭州分公司收到中国维行保险股份有限公司的一份通知，得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：

中国维行保险股份有限公司文件

中维保[2002]30号

关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知

各分支机构：

根据2002年度江苏保险信用体系工作安排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。

希各分支机构高度重视，对照2002年度保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。

各分支机构将自查报告于6月24日之前上报至中心分公司人事行政部。

特此通知

中国维行保险股份有限公司（公章）

二OO二年六月五日

实训要求

收文工作分5个场景。

●2002年6月8日，总经理秘书刘X收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。

请演示秘书收启文件和收文登记的过程。

●刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王总经理批示。

请演示秘书拟办文件的过程。

●总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书长的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。

他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。

请演示领导批办文件的过程。

●刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈XX，请他负责办理。

陈看过后，以电话的形式，告知3个分支机构：

平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营运部，要求他们对照2002年度保险公司信用考核指标进行自查，并在6月20日将自查报告交至人事行政部。

请演示承办文件的过程。

●2002年6月20日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，陈XX在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。

请演示注办文件的过程。

实训说明

●学生每5人为一个组，教师为5名学生编上号数，即1至5号。

实训在模拟公司办公室进行。

学生按场景顺序进行演示，5个场景演示总过程不能超过60分钟。

●第一个场景，由1号扮演刘秘书。

●第二个场景，由2号扮演刘秘书，3号扮演总经理。

●第三个场景，由3号扮演刘秘书，4号扮演总经理。

●第四个场景，由4号扮演刘秘书，5号扮演陈XX。

●第五个场景，由5号扮演刘秘书，1号扮演陈XX。

●每组在实训过程中必须制作两份材料：

通知的收文登记和文件处理单。

实训提示：

●收启时注意凡信封上表明送本单位的公文，可直接拆封，急件和密件应当先拆，拆封后要检查核对，确认收到文件的质量与数量和发文通知单上注明的项目完全相符。

●凡收到的重要文件都要登记，内容参见收文登记簿（见表2-4）。

●拟办文件，要说明此件应由哪个部门办理，如何办理，办理时限，办理后文件是否应退回，由谁归档。

要制订文件处理单（见表2-5）。

●批办要由领导人对文件的办理做出批示，需要办理落实的公文，批明承办部门或承办人，以及承办期限和要求。

批办语言要准确、清楚，并签上姓名，写明日期。

●承办是文件处理的核心和关键环节，对需向下传达的公文，公电话或转发的形式传达即可。

承办必须快速及时办理，不得延误、推诿，凡可用电话、口头联系等方法解决的问题，不必复文，但需做好记录。

●公文办结时，由承办人在文件处理单上注明办理结果，电话或面谈方式承办的，应注明谈话人（通话人）姓名、职务和谈话要点。

表2-4收文登记簿

收文号

收文

日期

来文

机关

来文

标题

来文

字号

密级

缓急

份数

承办

单位

签收人

复文

字号

归卷

日期

存档号

备注

表2-5文件处理单

来文机关

来文字号

密级

文件标题

份数

时间要求

拟办意见：

批办意见：

处理结果：