招标代理机构内控制度建设情况.docx

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招标代理机构内控制度建设情况

内控制度建设情况

招投标活动是一项政策性、专业性很强且操作程序比较复杂的系统工程。

所谓工程招标代理，是指对工程的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料采购招标的代理。

然而参与招标代理活动的各家咨询企业，其发展之路不尽相同。

不少咨询企业从企业属性和历史渊源上说，一开始就在市场上都占得先机，从小到大，由弱到强，有些甚至早早确立了其在某一行业、某一领域的优势地位，并在外力的助推下，走出了一条“先操作实践、再总结规范”的发展之路。

我公司与这些企业相比，无论在招标代理的业务来源，还是企业的特性上，都存有许多差异。

但是从另一侧面上讲，反倒促成了企业不背包袱、轻装上阵的现状。

我们可以少走弯路，大胆引入业已成熟的先进经验和行业规范，走一条“先治理规范、后进取发展”的路子。

要提高招标代理工作的工作质量，设立内部质量控制节点至关重要。

为规范公司的招标管理工作，维护公司的合法权益，控制经营管理成本，保证质量，根据国家的有关法规，本着公平、公正、诚信的原则，制定本制度。

一、委托合同阶段

1、操作要求

在接受委托时，应对项目基本情况、资金来源等进行充分了解，在此基础上，确定该项目是需要招标还是直接发包，是实施公开招标还是邀请招标。

为达到这一操作要求，必须核实项目批文、资金来源，了解委托招标的要求等。

2、控制要点

委托要求须相当清楚，双方权利与义务要十分明确。

委托事项、范围、时限

二、内业操作阶段（主要指招标文件编制）

1、操作要求

符合国家有关法律、法规要求；

符合有关建设招标管理机构文件及规定要求；

符合项目特征要求；

合同主要专用条款（如工期、质量、材料、结算等）须表达清楚、明确。

在设计招标文件中，对设计方案中的建筑、结构、通风、水电等各项专业设计技术要求，应有清晰的描述（设计技术要求由委托方及设计咨询单位提供），使设计投标人对招标要求有足够的理解，使设计标更能体现先进性和竞争性。

在施工监理招标文件附件中，应有招标图（初步设计图或施工图），图纸或光盘均可，以便投标方能在投标书中，对监理大纲的服务内容、服务方法提出针对性及切实可行的做法和措施，而不是仅作一般化的叙述。

施工招标文件的附件资料，应尽可能提供招标图（初步设计图或施工图），图纸或光盘均可，使投标方对招标项目有比较清晰的概念，投标报价更为确切，使技术标在整个施工过程中更具针对性。

在设备、材料招标文件中，对设备性能、使用要求、材料品种、工艺制作、供货方式和结算方式等，要进行详细描述。

2、控制要点

招标文件对有关法律法规文件精神表述的完整程度；

招标文件对项目特点描述的符合程度；

评标办法的规范程度；招标文件的按时发放等。

3、内控措施

在招标文件编制中考虑全面、充分，不留后遗症

政府投资项目属于政府工程、工期紧、任务重、标段多等特点，招标文件的编制作如下重点分析和考虑，不留后遗症。

招标文件一般包括投标须知、工程情况综合说明、招标范围和要求、设计文件和图纸、主要合同条款、评标办法等主要内容。

三、工程量清单编制审核

1、操作要求

加强与委托方的沟通，详细了解代理招标项目的主要情况、投资来源、现场环境等，必要时需与设计沟通，对图纸中不明确之处进行澄清及细化。

分部分项子目要紧扣招标图纸内容，深度要符合图纸要求；

项目特征及工作内容的描写要清楚明确，不模棱两可。

要求报价的材料和要求分析的综合单价应选项明确，单位和内容应前后统一；

对一些主要部位、数量较大、容易变化的子项，可针对性地多列几项子目要求报价，使投标报价更能符合实际工程要求。

2、控制要点

清单工程量计算的准确程度；

清单报价条目、措施费条目的编制与实际工程贴切的准确程度；

要求分析的综合单价和主次材料报价以及暂定价编排设置的合理程度。

四、招标文件发放

1、操作要求

必须按招标文件约定的时间，向符合投标资格要求的投标人发放招标文件。

2、控制要点

登记确认

缴纳投保保证金事项

3、内控措施

投标报名单位报名须填写报名登记表，线上报名的将网上报名回执电子版候纸质版邮寄我单位存档。

五、答疑会及答疑文件

1、操作要求

在答疑会上，应对投标方书面提出的问题，统一作出清楚明确的答复，并将答疑会文件按时发至每一个合格的投标方手中。

2、控制要点

答疑会会议纪要答复的具体内容与所提的问题要相符；

答疑会纪要应按时发放至每个投标人。

六、开标会

1、操作要求

做好投标签到和开标记录；

检查投标书密封性和完整性以及委托书的合法性；

投标书的书面版本和电子版本要具有一致性。

投标文件密封不符合要求，作为废标处理。

投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。

补充、修改文件为投标文件的组成部分。

如补充、修改的内容造成废标，由投标单位自行负责。

在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件，均为废标，不再参与后续开标、议标。

经办部门负责收集的投标文件,要逐一登记，签字确认。

2、控制要点

准时有序开标；

防止串标。

3、内控措施

代理机构工作人员应把握投标截止时间的准确，在公证人员的监督下按既定程序与办法有条不紊地开展开标和评标工作，及时做好相关记录，其间重要环节就是阻止无效投标文件进入评标；

在公开宣读投标人名称、投标价格、质量等级、日历工期等主要内容后，并在各投标人无异议的情况下让投标人退场，评标随即开始。

七、回标分析

1、操作要求

回标分析是对投标书进行甄别分析的一个重要步骤。

要判别投标书是否存在重大偏差，是否存在废标情况。

回标分析还应对投标总价、措施费、人工材料、设备单价等进行对比分析，对其中报价明显不合理之处重点进行分析，并将分析结果报告评标委员会，由评标专家作出是否属于废标或要求补正说明的判断。

要协助评标专家对报价进行分析、询标，联系督促投标单位及时补正、说明等。

2、控制要点

回标分析的准确程度和详尽程度。

3、内控措施

将投标文件仔细同招标人要求及招标文件比对。

八、开标纪律

1、招标工作要严格按照《中华人民共和国招标投标法》和本规定的有关程序进行。

2、招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

3、电话保密。

除经办人电话、招标文件中公布的电话外，招标小组成员电话一律保密。

4、开标前投标文件严禁启封。

投标文件交付时要逐一登记，经办部门负责保管投标文件，审监部随时核查,开标时招标文件应密封完好。

5、不得泄露标底或其他任何涉及招标投标工作的保密资料。

开标至合同签订期间，投标文件、谈判的内容应保密，严禁泄露。

6、不得与招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接受招标、投标当事人的礼品、礼金、宴请或参与其他可能影响公正招标的活动；严禁接受投标人请客吃饭、送礼。

招标过程中严禁与投标人有工作之外的任何联系。

7、招标人不得违背核准的招标事项开展招标工作。

8、不得泄露参加投标的其他投标人的投标价，如果发现泄密，公司将根据实际情况给予处罚。

9、不得背离招标文件约定的条款与中标单位签订合同。

10、不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款；不得改变资格预审文件中载明的资格条件或以未公开的条件限制、排斥潜在投标人；不得拒绝或限制已经通过资格预审的潜在投标人参加投标。

11、不得违规使用标底，不得在开标后修改、增加或减少评标实质性条款；不得违规设定商务标的权重;不得利用暂定价格条款获取非法利益。

12、招标文件起草人员对招标文件的正确性负责，技术人员要严把技术关，本着对公司负责的精神，以严格认真的态度编制招标文件。

如果发现技术错误导致公司损失，公司将根据实际情况给予处罚。

九、评标会

1、控制要点

是否按规定抽取评标专家，专家名单是否严格保密；

评标内容是否做到保密，评标的公平公正度如何，是否存在暗示引导；

对评标中出现的问题是否切实加以落实和解决；

评标报告的完整性如何，评标报告是否对专家评委提出的意见和结论进行清晰的归纳和小结。

2、内控措施

a．要科学“筛选”并认真“审定”用于评标的指标因素  

　　全面“收集”招标人对其招标项目的具体要求。

由于招标人是招标项目的最终消费者，他们对招标项目都会有其具体的需求，如，招标什么样的项目？

什么样的质量档次？

什么样的指标、技术、配置？

在售后服务方面有何特殊要求等等。

这样，作为招标代理机构，在其为招标人代理招标之时，只有围绕招标人的具体需求，才能做到有目的地招标，有目的地评标。

对此，招标代理机构在招标活动实施之前就必须要向招标人全面收集这类需求信息，以更加主动地把握招标工作的方向性，最大限度地满足招标人的需求。

　　认真“筛选”适合于特定招标人的评价因素。

由于招标人对其招标项目提出的需求，仅仅是从其本身角度来考虑的，并没有顾及到其他方面的实际情况和利益。

这就导致招标人提出的这些要求有的就不合理，如，变相指定招标品牌、变相排斥外地供应商等，而有些招标需求根本就不能给予满足，如，超出职能或工作需要追求招标项目的多功能、高配置、高档次等，这就需要根据招标人的行业及业务特点和需求，对其提出的各种需求进行“过滤”，剔除不合理、不现实的要求后，从中“筛选”出适合于招标人职能需求的项目评价因素。

　　由评审专家小组研究“审定”最终的评价指标。

对筛选出来的各种招标需求，能否作为合理、合法的项目评审指标，还必须要由招标项目的评审专家根据相关的法律法规，结合招标人的实际需求及开展职能的需要通过集体研究确定。

从实际工作来看，在正常的评标活动中，一般要考虑到的评标因素大致有：

价格、技术、服务、业绩、财务状况、信誉以及对招标文件的响应程度等等。

b．要科学“设定”各项评价指标的“权值比例”  

　 在明确了具体的评标因素后，接下来的核心工作就是要考虑和评价每个评标因素对评标结果的影响力大小，在具体的操作上，我们可以根据其对评标结果影响程度的大小，分别确定出每个因素在综合评分中的具体“分值”（即权值）的比例。

对起核心和关键作用的指标因素，要重点和优先考虑，并赋予其较高的权值比例；对一般性、影响力不大的因素，则给予较小的权值。

这样通过研究各项评标因素的权值大小，有利于把握重点的评审因素及其审核环节，便于防范和遏制评标工作中的各种麻木性和随意性，能够进一步提高评标工作的科学性和严肃性。

　　对主要评标因素权值范围的赋值尺度。

实施招标招标的一大目的之一就是要节约招标资金，因此，“价格”在所有的评标因素中应当处于最具影响力的地位。

在所有的评标因素中，也唯一地突出了“价格”这一因素的赋值范围，我们可以进一步地细化，将易受市场供求规律波动变化的“价格”因素的权值定得高些，如在60%-80%之间，而对不易受市场波动变化的非价格指标因素，其“权值”适当减低，如定在40%-20%之间等等。

　　对次要评标因素权值大小的考虑尺度。

除价格因素外，招标人考虑得较多的可能是技术因素或是服务因素等。

对货物类项目来说，其技术含量高的产品，其质量一般较好，如，名牌产品就普遍受欢迎；而对工程类和服务类招标项目来说，其承包商的承诺措施是否能及时地兑现到位、企业的社会诚信度等则是继价格因素之后要考虑的次要因素，对这些次要因素的“赋值”一般可在15%-30%之间。

　　对一般性评标因素的赋值范围可不予以考虑。

对象财务状况、信誉情况等因素，因这些因素在对承包商资格审查中都已进行了核实，凡有资格进入评标范围的供应商，其财务状况、信誉情况等因素基本上都是较好的，因此，对这些因素在评标过程中可以不再设定。

在具体赋值时，还要留有余地，以酌情考虑其他一些相关的次要因素。

对其他一些不直接影响招标项目质量、服务等方面的次要因素，一般可留给5%左右的分值进行考虑。

　　c．对各个指标因素进行评审打分的原则  

　　规范评分标准，统一打分口径，控制评标人员的自由裁量权利。

虽然各个评委评审的角度及要求不同，并且又都是各自独立地对每个评标因素进行打分的，但同一评委在对各个不同投标人的同一因素进行评价打分时，应当使用同一评分尺度，不能滥用自由裁量的权利，以确保每项因素的评分横向上能够可比，而不至于使打出来的分数显失公平；同时，在各个评委之间，最好还应对同一评审因素设置一个基本一致的评价标准，如，在对价格因素进行评审打分时，有的评委认为价格越低越有竞争力，应给予高分，而有的评委则认为，应以所有投标价的平均价作为最佳的参考价等等，这就要有一个统一的评价标准，以使各评委之间的打分也能有一个共同评分基础。

　d．以综合评分的结果，合理确定中标商的推荐名单  

　　在充分认准了招标项目的各个评审因素，并客观地确定了各个因素在总评价指标中的“权值比例”之后，再根据各评委对各评审因素进行的独立打分，就可以计算出各个投标人的“综合评分”，只有以此作为确定中标商的推荐名单，才具有说服力和科学性。

而实际工作中的那些不分招标项目、不分招标对象等，一味地以相同的评标因素、相同的因素权值比例来给投标人进行打分，势必会影响到评标结果的客观公正性。

通过对上述要求的严格控制，可以确保帮助招标人能够选择出社会满意度高、价格最合理的承包商、供应商。

是招标工作中的一项重点、难点。

十、定标

1、操作要点

招标小组根据招标文件要求和评标委员会推荐的合格中标候选人，成员集体讨论，对中标候选人进行技术和商务的综合评价，排名第一的投标人为第一中标候选人；

排名第一的中标候选人放弃中标，因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件中规定内容未满足的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人，以此类推。

所有推荐的中标候选人未被选中的，应重新组织招标。

不得在未推荐的中标候选人中确定中标人；

在确定中标人后，经办部门对中标结果进行公示，时间不少于3天。

2、控制要点

公示期间有无异议；

第一候选人放弃中标资格处理办法。

3、内控措施

评标报告及评审结果需招标人确认

中标候选人公示需在国家、省、市指定媒体上发布

十一、中标通知书

1、控制要点

中标通知书和未中标通知书是否按时发放。

2、内控措施

中标候选人公示期满后发放中标通知书

仔细核对中标通知书上相关信息是否与招投文件、中标单位投标文件信息一致。

十二、合同

1、操作要求

尽量采用国家或地方标准合同文本。

在招标文件中要对专用条款内容，尽可能进行约定和细化。

中标的商务标、技术标的相应主要内容需写入合同内，中标的商务标、技术标应作为合同的组成部分。

2、控制要点

合同作为履约过程的法律文件，应注意其严密性、完整性和规范性。

3、内控措施

由招标人及中标单位根据招标文件中合同条款格式填写，需要协商的条款由双方协商签订后备案。

十三、投标保证金、资料、押金的退还

1、操作要求

需返还资料及押金的的退还程序：

投标人将需返还资料退还经办部门后，经办部门核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后，投标人持相应手续到财务部退款。

如需返还资料有损坏、丢失部分，档案员视情节在收据上标明应扣除金额，财务人员从需返还资料押金中扣除。

2、控制要点

投标保证金的退还程序：

投标人接到退款通知后，经办人在投标人的收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。

3、内控措施

退保保证金须提供开户许可证及缴纳凭证

填写保证金退还表

保证金退还表需招标部门经理签字盖章后方可退还

十四、流程表

1、操作要求

流程表作为操作和监管记录，在公开招标过程中，对每一个环节都要及时地进行记录，并当场由各相关方签字确认。

2、控制要点

流程表记录是否及时、清楚、完整等。

3、内控措施

对开标过程中表格严格管理存档

开标过程表格仔细检查，按开标流程整理

表格完整，无缺损、专家漏签等问题

十五、备案、存档、归档保存

1、操作要求

招标工作结束后，招标代理单位应将全部过程成果文件（招标文件及工程量清单、答疑文件、中标通知书、评标表格及报告、回标分析、流程表等）整理成册，送达备案单位备案和招标单位存档，并做好本单位归档的工作。

归档的文件资料需符合协会的招标代理工作规范和本单位的归档要求。

2、控制要点

招标备案的及时性、完整性；

各类表式填写的客观真实性和完整程度；归档资料的完整性、条理性和清晰程度。

十六、整体评价总结

1、操作要求

对已完成的项目要进行评价总结，应针对招标过程中的公正度、招标文件和工程量清单编制的规范及深度，由本单位相关人员和委托方作出评价总结。

对提出的问题要落实整改措施。

2、控制要点

招标投标法律法规执行的程度；

按时、按规定召开答疑会和开标评标会议；

招标工作小组的协作、协调和配合程度；

招标代理与招标单位的交流、解释工作；

委托方的评价意见及建议；

招标工作人员诚信自律的执行情况。

3、内控措施

向招标人资料交接的时候填写满意度调查表，调查表上内容包括项目名称、项目规模、项目招标形式等信息，评定为满意、一般、不满意等。