售中建设外包合同审批流程作业规范.docx
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售中建设外包合同审批流程作业规范
售中建设外包合同审批流程作业规范
一、总则
本流程作业规范目的：
规范售中建设外包合同的签订、履行和付款程序，并最大限度的规避风险。
适用范围：
适用于广东智慧电子信息产业股份有限公司（以下简称公司）签署的所有售中建设外包合同的管理，不适用于劳动合同、销售合同等其他类合同的管理。
定义：
合同是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。
意义：
售中建设外包合同审批可以保证合同内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。
二、售中建设外包合同审批流程图
售中建设外包合同审批共包括7个环节：
缮制合同文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署合同和登记存档。
三、售中建设外包合同审批流程详细说明
1、缮制合同文本（F1）
缮制合同文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草合同文本的过程。
只有采用非标准样本的售中建设外包合同需要缮制合同文本。
工作内容：
①、收集相关信息：
在缮制非标准合同文本之前，相关KPI负责人必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的售中建设外包合同样本、类似售中建设外包合同的标准样本等，作为起草售中建设外包合同文本的基础，同时将相关资料作为售中建设外包合同附件。
②、制定售中建设外包合同框架：
根据售中建设外包合同的价格条款、交易方式等条件，同一类型的售中建设外包合同也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准售中建设外包合同文本之前，必须先确定售中建设外包合同的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的售中建设外包合同类型。
③、起草售中建设外包合同文本：
对于合同框架中的非标准合同，售中建设外包合同文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。
对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须结合对应的销售合同对售中建设外包合同的盈亏状况进行预测。
④、上报合同：
在起草完合同文本之后，相关KPI负责人必须仔细检查合同的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。
并将检查过的合同文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。
2、审核业务风险（F2）
审核业务风险主要是评价售中建设外包合同的业务前景、业务利润、工程交期（二次开发、物资备货、工程施工难度与进度）和对相对应的销售合同造成的回款风险。
2.1）业务风险审核流程图
合同业务风险审核共包括但不限于以下9个环节：
KPI负责人、分公司负责人、商务部（营销中心/客服中心）、审计部、财务部、物资部、售中部、副总经理、总经理。
工作内容：
①、评价业务前景：
公司的部门主管在拿到相关KPI负责人缮制的合同文本后，首先需要对业务的发展前景进行评估。
对于有发展潜力的业务，能给相对应的销售合同顺利执行带来便利的外包合同，可以考虑适当增加优惠条款，以维护双方的长期合作关系；对于临时性和没有发展潜力的业务，必须对其它业务风险进行严格审核，并提出修改建议。
②、审核毛利2评价业务利润：
在确定了业务的发展前景之后，部门主管需要根据业务发展前景来确定售中建设外包合同的利润水平，同时将对应的销售合同盈亏预测与相应的利润水平作对比。
如满足利润要求，则签字同意，否则提出修改建议。
③、评价风险控制措施：
在售中建设外包合同满足了业务发展需求和利润要求之后，还必须对售中建设外包合同中的风险控制措施进行评估，检查售中建设外包合同条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。
如果规避措施得当，则签字同意，否则提出修改建议。
评价风险责任部门：
KPI责任人、分公司负责人、商务部经理、营销中心/客服中心总监、审计部经理、财务部经理、物资部经理、售中部经理、各分管副总、总经理参与对售中建设外包合同履行进行评价。
2.2）付款条件评审标准
2.2.1）付款条件评审标准（已签订销售合同）
科目
付款方式
审批流程
①分公司、事业部
②商务部
③营销总监
④审计部、财务部
⑤总经理
预付
设备到场
初验
终验
工程外包合同
除质保金外，与销售合同背靠背支付
①-④
KPI责任人核转
核准
≥30%
≥70%
100%
①-②-③-④-⑤
KPI责任人核转
核转
核转
复核
核准
2.2.2）付款条件评审标准（未签订销售合同）
科目
付款方式
审批流程
①分公司、事业部
②商务部
③营销总监
④审计部、财务部
⑤总经理
预付
设备到场
初验
终验
工程外包合同
除质保金外，与销售合同背靠背支付
①-④
KPI责任人核转
核准
0
≤20%
≤50%
100%
①-②-④
KPI责任人核转
核转
核准
≤20%
≤60%
100%
①-②-③-④
KPI责任人核转
核转
核转
核准
≥30%
≥70%
100%
①-②-③-④-⑤
KPI责任人核转
核转
核转
复核
核准
2.3）评价风险责任部门工作重点：
商务部组织会签；会签各部门职责及审核重点：
（1）KPI责任人负责起草售中建设外包合同，合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：
A、合同名称；
B、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
C、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
D、合同签订日期；
E、标的（内容）；
F、数量、质量；
G、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
H、履约方式、地点、费用的承担；
I、违约责任（甲乙方权利和义务）；
J、生效、实效条件；
K、争议解决的方法；
L、合同的份数及附件；
M、保密条款（视合同性质需要）
（2）分公司负责人审核的重点为合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；
（3）商务部负责售中建设外包合同的商务条款，确认待签订合同与审批调整建议的一致性；详见附件1《售中建设外包合同审批表》
（4）审计部审核法律风险，详见F3
（5）财务部审核重点为签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；详见F4
（6）物资部审核重点产品交期进度、产品质量要求；详见附件1《售中建设外包合同审批表》
（7）售中部审核重点为项目实施进度、验收标准、免费质保期、服务方式；详见附件1《售中建设外包合同审批表》
（7.1）售中外包合同费用评审标准
科目
费用标准
上下浮额度
审批流程
①分公司、事业部
②商务部
③售中部
④审计部、财务部
⑤总经理
外包合同人工费
≤20%
①-②-③-④
KPI责任人核转
核转
核转
核准
外包合同人工费
＞20%
①-②-③-④-⑤
KPI责任人核转
核转
核转
复核
核准
外包合同材料费
≤20%
①-②-③-④
KPI责任人核转
核转
核转
核准
外包合同材料费
＞20%
①-②-③-④-⑤
KPI责任人核转
核转
核转
复核
核准
2.4）会签原则及补充条款：
A、所有合同审批流程中需要提供的资料，应由KPI责任人自行完成。
当KPI责任人向其他业务机构提出帮助申请时，其他业务部门有义务协助KPI责任人完成。
B、各部门审核遵循本部门岗位职责；遵循责任追溯原则：
由上一环节负责追溯下一环节，催办者也是检查者。
停滞时间＞1个工作日，可逐级投诉，总经理收到投诉并经查实为有效投诉者，每次扣罚相关责任人当月绩效10%。
被有效投诉者相关责任人直接上司负连带责任，每次扣罚当月绩效5%。
被有效投诉者相关责任人间接上司（直接上司的直接上司）负连带责任，每次扣罚当月绩效2%。
C、营销中心的流程接口人为商务助理，所有流程都应通过商务助理执行、反馈、备份。
D、外包合同金额≥人民币五万元整，或新合作外包公司业务，原则上业务风险审核流程9个环节必须各部门负责人均签字确认审核通过。
E、外包合同金额＜人民币五万元整，或长期合作外包公司再次合作，业务风险审核流程9个环节无需每个部门负责人签字确认，仅需相关涉及部门及总经理签字确认（绿色通道）。
3、审核法律风险（F3）
审核法律风险是对售中建设外包合同的合法性、严密性、可行性进行审核。
这项工作由公司的法律顾问全面负责。
只有非标准样本合同需要进行法律风险审核。
工作内容：
①、审核合法性
A．当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；
B．合同内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定；
C．当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；
D．订约程序是否符合法律规定。
②、审核严密性
A．工程外包合同应具备的条款是否齐全；
B．当事人双方的权利、义务是否具体、明确；
C．文字表述是否确切无误。
③、审核可行性
A．当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；
B．预计取得的经济效益和可能承担的风险；
C．合同非正常履行时可能受到的经济损失。
④、修改合同文本
在公司的法律顾问对合同文本提出修改建议后，相关KPI责任人必须严格依据修改意见对合同文本进行修改，保证合同的合法性、严密性和可行性。
4、审核财务风险（F4）
审核财务风险是评价合同的资金调拨、付款条件和财务费用。
工作内容：
①、评价付款条件：
对于销售合同，根据对方的信用等级评价合同的付款条件，可以有效的降低企业的财务风险；对于售中建设外包合同、采购合同，采用有利的付款条件，可以降低企业的资金成本，并提高公司的资金周转率。
因此，财务部门必须审核合同的付款条件，并提出审核意见。
②、评价合同的资金调拨：
公司的财务部门需要根据公司的资金状况对合同的资金调拨提出建议，使合同执行中资金的流入、流出满足公司整体的资金计划安排。
③、评价合同的赢利性：
必须考虑资金成本，从财务角度对合同的赢利性进行预测。
因此，财务部门必须在考虑了财务费用的基础上，结合对应的销售合同对售中建设外包合同的盈亏进行预测，从财务角度提出合同赢利性的意见。
5、审批（F5）
审批是指公司总经理对合同做出最后的决策。
1）、工作内容：
公司总经理在业务风险评价表和财务风险评价表的基础上，根据对业务特点及公司资金状况的了解，对合同的业务风险和财务风险做出综合评价。
若同意部门主管对业务风险和财务风险的评价，则签字认可，否则提出审批意见。
6、签署合同（F6）
签署合同也就是使合同具备法律效力的过程。
1）、工作内容
①、确认合同：
在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调合同相关单位（主要包括用户、供应商、运输单位、保险公司以及合同中所涉及的必须签章的单位和部门）完成合同在相关单位的确认过程。
②、签署合同：
在合同完成内部审批和外部审批过程之后，公司必须至少准备四份合同正本（其中三份供公司内部相关部门使用），由公司总经理和合同相关方的法定代表共同签字、盖章，使合同生效。
公司总经理可亲自签署合同，也可签署授权书，由授权人签字，完成合同的签署过程。
7、登记存档（F7）
合同的登记存档是公司档案管理的重要内容。
工作内容：
1）、填写合同要素一览表
合同签署之后，相关部门的责任人必须填写合同信息一览表，将合同正本中的关键条款摘录出来，满足日常工作需要。
2）、存档使用
合同签署完毕，三份合同正本应交公司档案管理部门登记、编号。
公司档案管理部门在合同登记存档之后，必须将合同正本交业务相关部门一份，如果是长期合同还应交财务部门保存一份，以便为日常工作提供方便。
四、附则：
变更
外包合同签署之后，还会经常发生合同变更的情况，若遇到这种情况，需要KPI责任人提出外包合同变更申请，在得到公司总经理的认可后，缮制外包合同备忘录。
备忘录的编写同样必须经过部门主管对业务风险的审核，财务部门对财务风险的审核，并最终得到总经理的审批认可，方能使用。
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