建筑事业部材料采购管理流程试用.docx

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建筑事业部材料采购管理流程试用

建筑事业部材料采购管理流程

为规范集团公司采购管理工作，推行采购工作“标准化、规范化、程序化”，统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程。

本流程适用于集团公司所有建厂工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个采购系统。

第一章材料请购流程

第一条、为了避免因物资请购程序的不规范而造成物资不能及时准确到位，避免因物资请购计划统计不准确而造成的采购成本增加及材料浪费的现象，特制订本流程。

第二条、常规物资的请购。

工程建设常规物资包括：

基建类物资、装饰类材料、水电安装类材料、设备类等，具体按A、B、C类的形式进行划分。

（一）、A、B、C类物资的划分如下：

（二）、项目部根据实际材料的需求，按照A、B、C类物资的划分，提交请购计划给对应的部门进行采购。

A类物资由建筑事业部采购处负责采购；B类物资由各建设公司采购科负责进行区域采购（B类物资采购区域规划详见附件）；C类物资由各项目采购员及项目部有关人员进行采购。

（三）、项目部需根据项目的实际进度合理排出A、B、C类物资具体的到场时间，再根据采购各种材料需要的合同谈判、评审、签订周期及供货周期（各种材料的供货周期详见附件），计算出A、B、C材料需提交请购计划的时间。

（四）、请购计划表的填写、审核

施工单位提前提交材料计划给发包方（甲方）项目部（计划表格式见附件），甲方项目部专业工程师审核材料计划（审核时间需在3天以内），如审核不通过需及时让施工单位重新提交。

如审核通过，项目部对施工方提交的材料请购计划单进行登记并存档，并将此计划单内容转换成“甲方的材料请购单”格式，填写××项目材料（设备）请购计划表（由项目部申报，表格式见附件），并由专业工程师、预结算工程师、项目经理和片区总经理审核签字后提交。

（五）、请购计划表的内容

（1）项目部需在请购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。

（2）对于请购物资必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时的标准。

（3）请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、数字（如1、7）等，要保证他人可以辨认清楚。

（4）项目负责人在请购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。

（5）请购单上填写的日期需与提交时的日期一致。

（6）请购单一经建设公司总经理签字后，则不得涂改或加入新的内容。

（7）对于有样品的，供应商须将样品提交到相应的采购人员手中，收样人应确认“已收到样品”。

（8）对于特殊紧急情况，请购部门可直接填写请购单，经建设公司总经理签字后，交付相关人员执行采购。

（9）请购单上的到货期限需符合材料采购周期。

（10）请购部门不得指定请购物资的品牌、厂家（特殊情况除外）。

（11）请购部门须适当注明请购物资的用途及使用部位（具有保密性质的除外）。

（12）请购物资不能是不可分割性物资的一部分。

（13）不能出现重复请购，原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两次以上的请购。

第三条、固定资产类物资的请购。

项目部要提供有集团相关领导审批同意的文字材料（如申请报告等）。

电脑及其配置类物资的请购：

各部门在请购电脑及其相关软、硬件配置时，在按一般类物资请购程序办理同时，还须同时提交经IT部主管核准、公司相关领导审批同意的文字材料（如申请报告等）。

第四条、请购计划的变更

（一）若请购部门变更计划时，对于物资已采购到位的，则需与供应商协商退货；若无法退货的，则请购部门要承担所造成的损失。

（二）若请购部门变更计划时，若物资还未采购到位的：

1、但已签订合同的，须经建设公司总经理批准后方可以书面形式更改计划。

2、对于没签订合同的，项目部需以书面形式更改计划，采购期限顺延。

第二章采购合同谈判、编辑、评审流程

第一条合同谈判

（一）在和客户谈判之前，主谈人员必须做好详尽谈判计划，使用规范的表格做成洽谈备忘录，及时记录洽谈的内容；

（二）所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判，并对相关技术参数签字确认；

（三）大型安装项目合同，除商务谈判外，还必须连同总经办、采购管理中心、采购信息中心人员一起到供应商处实地考察，以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等；

（四）无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必须找至三家以上的客户进行投标、洽谈，特殊情况需报批。

集团战略客户不需货比三家。

（五）所谈供应商为新客户时，则应要求其必须提供相关的证件（营业执照、税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书），合同金额较大的需将以上有关供应商的证件报给地华采购信息中心审核、备案；

（六）我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；

（七）集团总部已签订的战略协议，项目部如有需要的可以向采购管理处索要，作为合同签订的参考依据，但项目部需做好保密工作。

第二条合同起草

（一）采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，并规定采购的产品不合格时，供货方应承担的义务；

（二）所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本，不得随意更改；

（三）买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）；

（四）若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订；

（五）合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替；

（六）“合同产品清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写；

（七）所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证复印件和家庭住址；

（八）除合同外，还须和供应商签订单独的《承诺书》，作为合同附件一起评审、存档。

第三条合同预审、软件上编辑发起、评审

（一）材料采购合同金额在2000元以内的建设公司内部评审，大于2000元的报集团评审，但不能有意分拆合同。

（二）项目完成合同谈判后，需按要求将预审资料先提交建设公司采购科预审后再报建筑事业部采购处对接负责人预审，提交的合同预审资料必须齐全，包括：

1、合同电子版

2、三家单位详细比价表（合同金额较大的需提供三家单位盖章后的报价单、营业执照、资质证书等相关法律文件）；

3、合同签字、盖章页（需明确日期）；

4、有各采购科负责人、项目经理、各建设公司总经理签字的合同评审表扫描件（合同评审表上的信息须认真填写完整，真实有效。

如：

中标和竞标单位名称、联系人和联系方式、中标原因等，其中联系方式必须有固定电话和手机号码，缺一不可，评审表中甲方谈判人需明确）；

5、特殊情况必须提供项目第一责任人签字的情况说明（合同金额较大的需建设公司总经理签字）。

（三）、建筑事业部采购处合同评审对接负责人预审时间不得超过2个工作日，超过2个工作日须向建筑事业部采购处分管总经理备案，超过3个工作日须向建筑事业部考核处备案；预审完毕后，由项目部按预审后的资料在软件中发起，并及时跟催合同评审人员评签。

（四）、合同编辑、发起评审：

1、合同编号

为进一步加强合同管理的规范性，方便后期查询，结合建厂项目的实际情况，现对合同编号进行统一，合同编号采用四级编号方法，如下：

（公司简称YR+项目简称XXXX）-（分类XX）-（年份20XX）-（流水号XXXX）

例如：

渭南生秦肉类加工有限公司主厂房瓷砖采购合同，该合同为渭南项目2010年签订的第1份合同，则合同编号为：

YRWNSQ-CG-2010-0001；

2、避免低级错误的出现，如电话号码写错，金额大小写不符，万元和元分不清，合同中留有“×××”等；

3、在合同模板中需把规格型号、数量、厂家品牌、材质要求、技术参数等须填写完整；

4、合同签约地点原则上：

首选南京市，其次为项目所在市、县；

5、合同在软件平台上发起时需正确选择合同模板并按要求认真填写，不得将做好的合同全部直接复制、粘贴到软件模板上。

如软件上没有需要的模板，请联系建筑事业部采购处合同评审对接人加载标准模板。

送审合同版本必须为标准版本，特殊没有标准版本的，需要说明，并须送达集团财务部、法务部审核。

（五）、评审人员选择：

如评审人员有变动，工程管理中心相关负责人会及时将新的对接评审人员发给各项目部，项目部如收到此类的通知要及时告知项目经理和相关采购人员，并及时保存，更新。

（六）、每个部门的评审人员都须认真审核合同的各项条款，并在软件平台上签字，如评审时需拒绝的必需明确拒绝的原因、理由。

（七）、如合同评审人员评审时发现合同中的问题，须及时反馈给合同谈判人，以保证大家口径一致，共同谈判，提高工作效率，降低采购成本。

（八）、关于评审被拒绝后如何再发起

1.评审程序被拒绝：

请在原送审合同上按评审人员意见编辑修改合同，重新“发起评审”，（原则上不超过1个工作日），严禁重新新建合同。

2.会签程序被拒绝，请按会签人员意见编辑修改合同，重新“发起会签”（原则上不超过0.5个工作日）。

（九）建筑事业部采购处评审对接负责人需配合项目部协调各评审部门的评签工作，所有采购类合同评签不超过4个工作日，采购安装类不超过5个工作日。

（总经理、分管总裁会签时间不计入）。

（十）、建筑事业部采购处采购员为各项目部谈判、签订的合同，原则上由采购处各对接负责人直接从平台发起并负责跟催到底，项目部资料员不要重复进行编辑、发起评审等相关操作。

（十一）、项目部及采购科采购员发起的合同，项目部应由专人及时跟踪评审、会签情况，催促各评审部门的评审、会签人员及时评签，避免相关评审人员忘记评审、会签，从而耽搁时间。

项目部会签时间不得超过0.5个工作日。

（十二）、项目部需加强合同谈判工作，采购科和片区公司总经理加强审核，建筑事业部采购处每月对合同预审中发现的问题进行通报，对核减额进行统计，并最终落实到月度、年度目标责任书考核中（核减额超过5%将进行通报处罚）。

第四条合同签订、登记、存档

（一）、合同评审完成后，由工程管理中心合同管理专员审核并将合同文本转换成PDF版本格式后发给项目部，项目合同管理员在接收到合同时，应对评审表、合同内的相关内容、以及客户的相关证件进行审核，并进行登记、存档（电子版）。

（二）、项目部相关负责人应及时联系供货方签订合同，双方盖章（需盖骑缝章），并交项目部合同管理员登记、存档（双方盖章的纸质版）。

合同登记台账见附件：

（三）、合同条款中原则上不允许出现笔误或删改，特殊情况出现笔误或删改，应由双方当事人签字认可，并在笔误或删改处加盖双方的公章。

（不准在合同文本上涂改任何文字）；

（四）、合同原件至少一式四份，一份档案室存档，一份财务部保存，一份项目部留存，一份供应商；

（五）、当别的部门因工作需要查阅相关合同时，一定要其项目部第一负责人签字认可后，方可查阅；

（六）、未经许可，任何人不得私自复印合同。

第五条合同执行

（一）、甲乙双方盖章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力；

（二）、合同开始执行，材料进场或供应商工人进驻工地时，合同执行的直接负责人要积极协调各项事宜，妥善处理好供应商和工地人员之间的关系，在处理好前后台管理的同时，保证项目的顺利进展；

（三）、对于战略协议物资，建筑事业部采购处每月与供货方核对应付货款，每月底进行汇总并及时通知各项目部，并跟催项目部及时按合同付款，项目部应积极配合，避免因拖欠货款导致战略协议单位暂停供货。

第六条材料采购及评审流程图

材料采购及合同评审流程图

第三章材料封样管理流程

第一条封样管理的具体流程图

供应商资料收集

通知供应商提供样品

项目部组织验收样品

是否

中标

第二条通知供应商提供样品流程图

当供应商满足封样条件，采购即将进入到招标环节时，由各采购负责人向供应商说明对于封样的要求，各采购负责人在通知供应商提供样品时，必须告之明确的交样时间、交样地点以及样品验收人。

第三条样品验收、入库流程见下图：

一、各采购负责人为相应样品的验收联系人，当供应商把样品在规定时间送到指定地点时，由各采购负责人协助相关技术人员负责样品的验收工作，并签署《封样单》交与供应商，（封样单格式见附件）。

二、验收样品时，应注意：

检查样品的新旧状况，有无磨损，是否能正常演示，样品的配件是否齐全、如有相关配件应将配件的明细一一列出，有无质量问题、样品的数量、应有相应专业工程师的检验意见。

三、样品验收完毕后，项目部需报给建设公司总经理审批同意后，再进行封样。

第四条样品库的日常管理

一、封样完成后及时送项目部样品库保存，由监理工程师和仓库保管员对样品进行管理，作为验收时的依据。

1、入库样品必须根据分配的编号贴好相应的编号标签；

2、对于出现样品中自带商标的情况，样品库保管员在给其分配完编号后，必须将其商标完全遮蔽；

3、所有样品不可以直接放置在地面上，必须存放在该类样品指定的库位；

4、样品摆放必须整齐有序，对于上货架的货物要保证其安全性。

5、已确认的样品及其细项标准，不得随意更改。

二、样品盘点

1、样品库每个月必须做一次全面盘点，盘点完后必须签字确认盘点结果；

2、样品盘点的主要内容：

检查样品的帐面数量与实存数量是否相符；检查样品的出入库情况；检查样品的堆放及维护情况；检查各种样品有无超储积压及损坏；

3、盘点样品库的人员在盘点完样品库后，将实物盘点结果与库存帐目进行核对。

三、对人员出入样品库的管理

1、项目部工作人员进入样品库必须有样品库保管员陪同；

2、项目部人员进入样品库必须做好相应的登记手续，人员出入样品库必须有相应的记录，以加强对样品库的管理；

3、除项目部工作人员外，其它人员一律不得擅入样品库。

如因工作需要进入样品库，必须有监理工程师和库管员同时在场，并由库管员记录进库原因。

四、样品库的安全管理：

1、库房钥匙仅限于样品库保管员和监理工程师保管；

2、样品库中应配备相应数量的灭火器等消防设备，做到每月防火检查，做好消防工作，提高对消防安全工作的认识，落实各项消防措施；

4、严禁用纸、布或其它可燃物遮挡灯具；

5、库房内严禁吸烟、使用明火；

6、样品库内不得存放任何易燃、易爆物品和无关的化学物品；

7、样品库内不得使用任何电热器具，不准私拉乱接电线；

8、样品库保管员离开库房时，必须关闭所有电源，锁好所有门窗。

第四章、到货、验收、入库、出库流程

一、各项目部通知供应商供货时按下流程操作：

根据施工现场情况提前作出供货计划，书面发函通知供应商货到项目部时间（根据供货紧急、额度大小等情况，可通过寄信、传真的形式），并要求供应商在收到函件后作书面确认并回复，项目部在收供应商书面回复后及时登记、存档。

二、如供应商未按时供货，则项目部发“供货延误的函”给供货方（根据供货紧急、额度大小等情况，可通过寄信、传真的形式），催促其尽快发货（函件抄送工程管理中心法务专员），并要求供应商在收到函件后作书面确认并回复，项目部在收供应商书面回复后要及时登记、存档。

最终结算货款时依据合同约定扣除延期供货罚金。

另根据实际情况决定是否要另外寻找供应商。

供货延误的函件格式见附件：

三、项目部需安排专人对发给供应商的函件进行登记管理，函件登记总台账格式如下：

四、所有甲供材（设备）进场后，须由项目经理牵头组织供货商、甲方专业工程师、保管员、监理工程师共同对进场甲供材料（设备）进行验收，并形成验收单（见附件一），所有材料无验收单，保管员不得办理入库。

五、验收合格后，材料保管员需及时办理入库手续，领用单位领用材料时材料保管员需及时填写材料出库单，办理出库手续。

另外项目部材料保管员需及时填写XX材料出入库登记台账（表格式见附件），每月25日前对材料库存及领用情况进行盘点。

六、结算之前甲乙双方核对材料领用情况，形成“对帐单”（见附件）。

此单提交给建筑事业部采购处和结算中心备案。

七、甲供材料供货出入库流程图

材料到货、验收、出入库流程图

第五章、采购及采购安装类合同付款流程

一、材料（设备）采购类合同（即常称的纯采购合同）付款时，必须提供材料验收单、发票、催货回复函、入库单（缴库单）、合格证、检测报告、验收中检验和测量或材料照片等，其中入库和出库单需按标准格式（采用集团财务现有的版本格式统一印刷）（必须明确材料单价和合价，交给施工单位一联）。

5万元以下的合同由建筑事业部分管总经理审批；大于5万元以上的合同由分管总裁审批。

预付款必须经分管总裁最终审批后方可支付。

审批实行逐级审批，流程如下：

项目经理在软件平台上加载付款申报资料、发起评审→建筑事业部材料付款审核专员→建设公司（总经理）→建筑事业部分管总经理→分管总裁。

二、采购安装类合同付款程序（同施工工程款支付流程）：

（1）施工单位应根据采购安装合同条款中规定当期应完成的工程量,编制《工程结算书》，并连同填写好的《工程款支付申请表》（附件一）、《报验申请表》（附件二）、《工程款支付签收表》（附件三）、《××项目工程款支付申请批复表》（附件四）一并送交工程监理及项目部，以核实完成的工程量，根据和对照签订合同中的付款条款，拟定当期工程进度款支付申报额度；

（2）项目部根据经过核实的《工程结算书》和《工程款支付申请表》、《报验申请表》、《工程款支付签收表》，填写《工程款支付证书》（附件四），经项目部合同预（结）算人员和项目经理、财务总监、总监理工程师审核签字，再逐级上报各建设公司总经理、集团工程结算中心、建筑事业部总经理、分管总裁审批；分管总裁具有工程进度款的最终审批权限。

审批实行逐级审批，流程如下：

施工单位→监理部和项目部（合同预<结>算人员、项目经理、财务总监、总监理工程师）→建设公司（总经理）→工程结算中心→建筑事业部（总经理）→分管总裁。

（3）各建设公司项目部合同预（结）算人员必须由建筑事业部预算处书面委托和指定；建筑事业部预算处负责人和合同预（结）算人员对审核结果负责；

（4）安装施工单位将开具的当期有效发票、农民工工资共管帐户和当期安装工程款余额（当期审批进度款扣除人工工资后的余额）进帐银行帐户和财务要求的其他有效工程资料，提交项目部工程款支付经办人员；

（5）项目部经办人员将经过审批的《工程结算书》和《工程款支付申请表》、《工程款支付证书》、《报验申请表》，会同上述施工单位提交的有关资料，到其项目所属建设公司财务科领款；

（6）各建设公司财务科在核实无误，且将已发生的水电费、罚款和索赔款等应扣款必须以现金形式收取后方可付款；

（7）支付工程进度款在安装工程竣工结算尚未进行审计前，不得超过合同约定的比例（金额）。

三、采购安装工程结算款支付程序

（1）依据集团公司地华工程部《工程验收制度》相关约定，工程竣工验收合格后，安装施工单位必须在合同约定的时间内,将工程结算书送交各建设公司项目部；

（2）各建设公司项目部收到安装施工单位工程结算书后，预结算人员和项目经理应及时进行审核，审核完毕经建设公司总经理签署意见后及时送交工程结算中心，按照《雨润集团工程结算制度》相关条款执行办理工程结算，直至出具最终审计报告；

（3）各建设公司项目部接到最终审计报告后，通知安装施工单位到各建设公司项目部，参照第四条工程进度款支付审批程序办理工程结算款手续。

各建设公司财务科应按规定预留工程质量保证金，并待项目质保期满且无质量问题后方可支付；

（4）安装施工单位每次结算的工程款必须开具税务专用发票，做到见票付款；

（5）各建设公司财务科应参与竣工工程的验收检查工作。

财务人员还应不定期到施工现场查看实际工程进度，加强监督管理。

四.项目部收到供货方开具的发票，应及时提交财务并列表签收、登记入帐。

特别是增值税专用发票，如因未及时入帐导致无法抵扣税款的，造成的一切损失由相关责任人承担。

五、设计、可研和环评类付款（其他合同类）须提供可研和环评报告、报告批复文件（政府审核后的发文，即正式红头文件）；如按合同有预付款，则只须提供合同盖章页。

第六章、甲控材核价流程

一、项目部须按要求将甲控材核价预审资料先提交给建设公司采购科预审后，再提交给建筑事业部采购处对接负责人预审，项目部积极配合预审工作。

二、项目部提交的甲控材核价预审资料必须齐全，提交的预审资料需包括：

1、项目经理和建设公司总经理签字的“甲控材核价单审批表”扫描件；

2、项目经理签字的“甲控材核价材料清单”扫描件（核价材料清单每页都需签字）；

3、“甲控材核价单审批表及甲控材核价材料清单”电子版；

4、三家比价单位的有效报价单；

5、特殊情况必须提供项目第一责任人签字的情况说明。

三、建筑事业部采购处评审专员预审时间不得超过2个工作日，超过2个工作日须向建筑事业部采购处分管总经理备案，超过3个工作日须向后台分析处备案。

预审完毕后，由项目部经理按预审后的资料在软件中发起，并及时跟催核价会签人员。

四、采购管理处评审专员需配合项目部协调各评审部门的评签工作，所有核价单评签不超过4个工作日。

（总经理、分管总裁会签时间不计入）

五、项目部有关负责人需对施工单位上报的甲控材核价资料进行严格审核，必须把核价材料的产地品牌、规格型号、材质要求、暂定数量、使用部位等写明确、全面、详细。

六、项目经理、采购科和片区公司总经理加强审核，建筑事业部采购处每月对甲控材核价中发现的问题进行通报，对核减额进行统计，并最终落实到月度、年度目标责任书考核中（核减额超过5%将进行通报处罚）。

七、比价单位1由施工单位提供。

比价单位2、比价单位3必须由建设单位（项目部）提供，不得由施工单位提供或等待客户主动上门报价，以减少串标的情况发生。

八、核价评审完成后，由后台人员审核并打印，盖骑缝章扫描后发给项目部，项目部在收到最终核价单后需让施工单位授权委托人签收，并及时进行登记管理、存档，表格式如下：