大宇重工财富合作精英年会活动执行草案.docx
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大宇重工财富合作精英年会活动执行草案
集团文件发布号：
（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-19882）
大宇重工财富合作精英年会活动执行草案
大宇重工xx年财富合作精英年会（暂拟）
活动执行草案
客户名称：
大宇重工业烟台有限公司
项目名称：
大宇重工2004年财富合作精英年会（暂拟）
提案日期：
2003年12月11日
实施日期：
2004年2月8~11日
方案目录
1．年会创意思路
2．职责分工安排
3．年会4天安排及执行细节
4．附录
大宇重工2004年代理商年会思路
根据企业要求，结合实际情况，我们对本次年会有如下的理解：
此次年会的重要意义：
大宇重工10年历程，以技术服务中国，取得了骄人的业绩，所以这次年会对于大宇重工的回顾与展望具有里程碑的意义。
本次年会与会人员主要是大宇重工产品全国的代理商，因为选择正确的合作伙伴，疏通和增强销售和售后服务渠道，对于大宇重工企业的生存和发展起着非常重要的作用。
所以我们的策划案将活动目的就是成功的举办大宇重工2004年代理商年会，一方面增进大宇重工和代理商的感情沟通，另一方面树立和强化大宇重工企业形象，增强品牌的亲和力。
明确了服务对象和内容，我们对本次活动的策划整理出如下思路：
一、关于命题
根据大宇重工企业自身的国际化特征，以及新经济形势下的要求，本着能使本次活动达到推陈出新的效果，我们建议：
1．年会命名为：
“大宇重工2004年财富合作精英年会（DAEWOOFY（2004）kickoffmeeting）”
2．本次年会的主题定位为：
“合作创造财富，合作源于信赖，大宇重工，您最值得信赖的合作伙伴”。
合作与财富本身一种是辩证的关系，共赢是现代商业发展的主题；
大宇重工的企业实力和信誉是合作双方坚实的基础；
大宇重工企业和代理商之间的相互支持和信心是企业发展的源泉。
二、锁定年会的两条诉求主线
第一条主线：
树立大宇重工企业形象，增进品牌的亲和力，借势宣传新产品。
第二条主线：
传达大宇重工对代理商的感谢之意。
三、切实做好三项重要活动安排
1．年会会议
2．庆功宴
建议庆功宴命名为：
“大宇重工‘服务中国’2003--2004年度庆功晚会”
3．参观活动
“澎湃动力尽在大宇重工第五代挖掘机”
“与大宇重工同行”
职责分工安排
鉴于此次年会的重要性，且会务工作相对较为复杂，建议企业有必要为此次年会成立专门的“年会筹备小组”，此小组主要由以下几个分组组成，各司其职，分工明确，落实到人：
1．协调分组：
负责年会各小组之间、所有工作的统筹安排与协调事宜，负责处理会议期间的紧急事件协调与处理；
2．接待分组：
负责所有与会人员的迎、送、食、宿安排与落实；
3．会务分组：
负责年会所有会议议题、议程、内容及程序的安排、组织与落实；
4．宣传分组：
负责所有涉及年会的物品的设计、制作、安装与发布；
5．摄像分组：
企业内部配备专人负责摄影、摄像，对会议信息进行全程跟踪与采集，以备留存。
6．安全分组：
负责会议期间的保安、消防及交通管制（请求政府部门的协助）等的协调与落实，确保会议期间的安全工作。
注：
年会筹备小组须明确人选，并建立24小时通讯录，确保会务期间的随时沟通。
2004年会四天安排及执行
日期：
2004年2月8日
接待方案
一、前期筹备：
1、邀请函准备与发放:
会务组按拟定与会名单进行邀请，以传真、EMAIL为佳，速度快、成本低、易执行；特别VIP如政府要员、同业高朋等可采用正式发送邀请函形式（邀请函样式见附件1）（责任落实：
接待分组）
2、沿途广告牌形象画面更换（画面主题：
大宇重工，辉煌十年）
机场路立柱牌一块，更换喷绘画面；
大宇重工厂区外三面立柱牌一块，更换喷绘画面；
厂区周围1公里范围内主干道路灯杆广告牌、桥体广告牌发布（视审批及费用情况酌情安排）。
（责任落实：
宣传分组）
3、与会代表名单落实（责任落实：
接待分组）
在会议前做三次与会人数落实确定，以便做好相关接待安排工作，三次时间分别为：
会前30天第一次发出邀请函，并在邀请函中要求复函日期；
第二次在会议前15天以电话询问为主，主要是针对未复函的客户，确定是否参会；
第三次在会议召开前3天，最终确定与会人数。
与会确切名单由事业部于会议前3日统计并按要求分类整理交相关执行部门。
4、接待车辆（责任落实：
接待分组）
根据实际参会人员及其复函的到达方式确定各接站处的接待车辆安排，预留机动车辆进行灵活调度；
会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到；
接待车辆需落实内容：
型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。
5、接站路径（暂拟）
火车站——北马路——烟台山医院——金海湾
机场——商城广场——南大街——东风电影院——张裕——烟台山医院——金海湾
6、接站牌（责任落实：
宣传分组）
内容：
大宇重工2004年财富合作精英年会接站处
数量：
8个
位置：
火车站内2个（手持），火车站外1个（立式）
机场内2个（手持），机场外1个（立式）
船站内1个，船站外1个（立式）
7、指示牌（责任落实：
宣传分组）
内容：
签到处
数量：
2个
8、X展架（责任落实：
宣传分组）
内容：
预祝大宇重工2004年财富合作精英年会圆满成功
数量：
4个
9、充气拱门（责任落实：
宣传分组）
条幅内容：
欢迎您参加大宇重工2004年财富合作精英年会
热烈欢送大宇重工2004年财富合作精英年会与会代表
数量：
各1个
10、签到处
（工作人员：
8人，2人负责签到，6人负责接待）（责任落实：
接待分组）
形象板:
2.5*8m拉网展架
签到桌：
1个（责任落实：
宣传分组）
花篮：
4个（责任落实：
宣传分组）
椅子：
6个，工作人员2个、客人4个（责任落实：
宣传分组）
X展架：
8个，内容主题：
大宇重工，值得信赖的重装备供应伙伴
大宇重工，技术大宇，服务中国
大宇重工，精英合作，创造财富
大宇重工欢迎您（责任落实：
宣传分组）
资料袋：
企业年报、日程表、笔、信笺纸；数量根据客人数量（责任落实：
宣传分组）
11、客房（责任落实：
接待分组）
鲜花1束
水果若干（夹感谢卡1个，卡片内容见附件2）
日用品包括：
刮胡刀（男宾用）、卫生巾（女宾用）
12、联络工具准备（责任落实：
接待分组）
规格：
数量：
13、工作证（责任落实：
宣传分组）
数量：
二、接站现场布置（责任落实：
宣传分组制作，接待小组安放）
火车站、轮渡客运站
接站时间：
6:
00-21:
00（特别贵宾特殊安排）
执行：
1．在出站口正对面停放接待车辆；
2．出站口显眼处摆放接站指示牌；
3．专门人员负责调度车辆；
4．接站人员负责在站台接站；
5．站台接站人员保持与外部接待人员联系；
6．服装统一并带有大宇重工LOGO，佩带工作证；
7．接站人员核对与会代表名单；
8．接站人员与签到处联系。
流程示意：
接站———接站车———去酒店———签到处
|
|____联络_____接站车____联络_____签到处
机场
工作时间：
第一架航班到港开始全天
执行：
1．在出站必经路段停放接待车辆；
2．出站口显眼处摆放接站指示牌；
3．专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系；
4．接站人员负责在站台接站；
5．接站人员保持与外部接待人员联系；
6．服装统一并带有大宇重工LOGO，佩带工作证；
7．接站人员核对与会代表名单；
8．接站人员与签到处联系。
流程：
接站———核对名单———接站车———去酒店———签到处
|
|_____联络_____接站车____联络_____签到处
三、酒店（7:
00——24:
00）
1．酒店外
充气拱门：
欢迎您参加大宇重工2004年财富合作精英年会（责任落实：
宣传分组）
专门入口：
酒店正门右侧
迎宾人员：
4人（责任落实：
宣传分组）
服务人员：
4人（责任落实：
接待分组）
服务人员职责
协助搬运行李
引导客人至签到处
2．酒店内（责任落实：
接待分组）
签到处在酒店入口右侧
签到处工作人员职责
签到
核对到会代表名单
记录代表联系方式
保持与接站人员联系
发放会议期间物品：
会务资料：
会议日程安排表，会议车辆安排与联络，参会人员身份识别说明，会务组咨询服务通讯录，会议提供服务及设施说明；
公共信息：
烟台地图，电信服务指南，购物指南等；
会务期间自助式用餐券；
（注:
所有文本资料如果时间允许可考虑装订成册，制作成“代表参会指南”）
签到处服务人员职责
引领客人到指定房间休息
在签到处领取资料袋一个
解答客人疑问
日常接待服务由酒店负责完成
特殊接待事务由大会服务人员负责完成
流程：
签到———核对名单———记录联系方式———客房
|
|___客人到达后联络____接站处
注：
2月8日——11日，签到处为总服务台，负责客人动态管理
3．客房（责任落实：
接待分组）
金海湾客房标准间基本全部征用
鲜花、水果、感谢卡放在桌上
日用品放在卫生间
4．餐会
X展架4个（责任落实：
宣传分组）
11:
40——11:
50大会服务人员负责引导客人到餐厅
12:
00——14:
00自助午餐时间
服务人员在场内及接待处等候
18:
00——23:
00自助晚餐
17:
40——17:
50大会服务人员负责引导客人到餐厅
6：
00——23：
00自由活动时间
由工作人员3人组成控制小组：
负责协调签到处、接站处
确保与会代表安全及确切位置。
工作推进（2003年12月9日——2004年2月7日）
工作内容
设计完成期
制作完成期
执行期
备注
邀请函
12.13
12.20
12.25
沿途广告牌
12.20
1.10
1.11
与会代表名单
1.25收集完成
接待车辆
1.25前预定
2.7安排
接站牌
12.20
2.1
2.7
指示牌
1.15
2.1
2.5-2.7
X展架
1.15
2.1
2.7
充气拱门
2.1
2.7
签到处
2.1
2.7
展架
1.15
2.1
2.7
资料袋
1.15
2.1
2.7
客房
12.20前预定
感谢卡
1.15
2.1
通讯录
2.1完成
工作证
1.15
2.1
2.7
日期：
2004年2月9日
会议部分
一、前期筹备（责任落实：
接待分组，会务分组，宣传分组）
1、接待酒店选择：
通过对烟台现有几所高档酒店的综合考察比较，我们建议将金海湾酒店作为会议拟选定酒店（包括住宿、会议会场、晚会会场选址）
2、（各酒店基本情况见附件3酒店调查情况说明）
12月12日前确定与金海湾酒店合作意向
2月1日制定完毕与会人员的住宿名单（为女性宾客安排特殊楼层）
3、会议期间所需工作和物品与酒店详细沟通确定；（责任落实：
接待分组）
4、庆功宴期间所需工作和物品与酒店详细沟通确定；（责任落实：
接待分组）
5、确定各活动流程。
（责任落实：
会务分组）
二、全天日程安排
7:
30—8:
00自助早餐
8:
00—8:
15会前准备
8:
15—8:
30入场仪式
8:
30—10:
00会议
10:
00—10:
15咖啡小休
10:
15—12:
00会议
12:
00—13:
00自助午餐
13:
00—14:
00休息
14:
00—15:
30会议
15:
30—15:
45咖啡小休
15:
45—18:
00会议
18:
00—18:
10晚宴入场准备
18:
10—19:
00歌舞表演及颁奖
19:
00—20:
30欢迎晚宴
（19:
30—20:
30穿插抽奖）
三、活动细则
（一）、会议时间安排
7：
30—8：
00自助早餐
8：
00—8：
15会前准备
8：
15—8：
30入场仪式
8：
30—10：
00会议
10：
00—10：
15咖啡小休
10：
15—12：
00会议
12：
00—13：
00自助午餐
13：
00—14：
00休息
14：
00—15：
30会议
15：
30—15：
45咖啡小休
15：
45—18：
00会议
（二）、会议活动细则（责任落实：
会务分组）
活动名称：
大宇重工2004年财富合作精英年会
（DAEWOOFY（2004）kickoffmeeting）
时间：
2004年2月9日8:
15—18:
0
地点：
烟台金海湾大酒店会议大厅（暂定）
参会人员：
1〉大宇重工业各地代理商
2〉大宇重工业各支社社长及代表
3〉大宇重工业各部门长及代表
4〉VIP（大宇重工业烟台及本部）
5〉市场及销售员工
议程安排：
（说明：
此安排为草案期臆想议程，仅作参考，待客户提供详尽会议议程及相关内容后另行安排）
8:
15入场（时间控制15分钟）
1、该时间里所有参会人员入场
2、大宇重工VIP于大厅门口列队欢迎致礼
3、礼仪小姐引导参会人员找到各自座席
8:
30会议开始（时间控制10分钟）
1、主持人宣布会议正式开始
2、宣读大会主题主旨及会议议程
3、介绍与会贵宾名单
8:
40大宇重工VIP致词（时间控制20分钟）
1、鼓掌
2、开幕词
3、其他VIP致词
9:
00年度总结通报（时间控制10分钟）
（略）
9:
10年度销售业绩通报、市场总结（时间控制10分钟）
1、市场部负责人业绩通报
2、市场分析，竞争对手市场占有率统计等
3、（幻灯片操作）
9:
20全国各大区代理商代表讲话（时间控制40分钟）
1、主持人穿插讲话者身份介绍+鼓掌
2、各区代表按照安排依次讲话（如：
东北区、华北区、华中区等）
3、讲话代表所在区在营销网上的位置（幻灯片）
10:
00咖啡小休（时间控制15分钟）（责任落实：
接待分组）
1、大厅内两处吧台供应（拟定酒店暂不提供热茶、热咖啡服务，可提供矿泉水）
2、舒缓的背景音乐
3、服务人员洗手间引导
10:
15大宇重工各支社代表讲话（时间控制15分钟）
1、主持人穿插各支社代表身份介绍+鼓掌
2、翻译人员工作准备
10:
302003—2004年度财富精英评选（时间控制40分钟）
1、主持人评选规则宣读
2、各大区金牌代理商成绩展示
3、VIP、大宇各社代表现场进行评选
4、告知与会人员将于当晚庆功晚会举行颁奖典礼
11:
10大宇重工辉煌十年（时间控制50分钟）
1、幻灯片或者电视专题片展示
2、大宇重工业企业文化展示
3、大宇重工业十年发展大事记
4、大宇公司公益事业展
5、逐年市场销量与份额的数据展示
6、大宇中国营销网络图
7、十年大宇机型展
12:
00上午会议结束
12:
10自助午餐、午休（时间控制120分钟）
14:
10下午会议入场（时间控制20分钟）
14:
302004年大宇重工市场战略（时间控制30分钟）
1、以西部大开发、东北工业复兴为主要战略出发点分析
2、代理商意见与建议互动
3、其它（略）
15:
00新产品推介（时间控制30分钟）
1、产品研发部新产品功能介绍
2、相类产品功能对比（优势展示）
3、现场新产品互动答疑
15:
30咖啡小休（时间控制15分钟）（责任落实：
接待分组）
（同上午，略）
15:
452004年销售计划及政策（时间控制60分钟）
1、市场部新产品市场前景预测分析
2、2004年度销售计划说明
3、2004年大宇重工销售政策
4、代理商讨论发言
16:
45代理商学习培训（时间控制30分钟）
（内容待定）
17：
152004年各地代理商产品订货（时间控制45分钟）
1、市场部人员现场办公
2、各地代理商各自填写订货专用单
3、服务人员收发订货单交与大宇市场部
18:
00主持人宣布全天会议结束
三、会议现场布置
1、会议期间酒店外气氛（责任落实：
宣传分组）
1〉酒店外25米大拱门一座
2〉（内容：
热烈庆祝大宇重工2004年财富合作精英年会胜利召开）
3〉酒店外15米拱门一座
4〉（内容：
热烈祝贺大宇重工第五代挖掘机隆重上市）
5〉酒店条幅（数量1幅）
6〉（内容：
热烈欢迎大宇重工贵宾下塌金海湾大酒店）
7〉汽球条幅（数量4个）（注：
依航天局对汽球的悬放由指定单位悬挂）
8〉大宇重工辉煌十年技术大宇服务中国
9〉热烈欢迎大宇重工各地代理商
10〉实力与信誉是大宇重工前进的保障
11〉大宇人坚实的信念和信心是企业创造力的源泉
小彩旗（若干）：
大宇重工企业LOGO/大宇重工年会徽
2、大型图片展：
主题“大宇重工十年辉煌图片展”
a\布展内容：
（1）大宇重工的建厂历史背景：
文字叙述、企业相关历史图片
（2）大宇主要领导人的介绍：
董事长、总裁的人物图片，文字介绍
（3）大宇十年辉煌历程介绍（公司大记事内容及图片）：
（4）大宇重工的市场描述：
公司组织与管理、公司理念、公司的销售网络及市场开拓
（5）大宇重工的远景计划：
（由大宇提供相应资料）
b\布展形式：
文字描述，图片展板，辅以声音介绍
c\布展地点：
酒店会议室外走廊
2、会议大厅气氛营造（责任落实：
宣传分组）
1〉入口处铺设红地毯
2〉会议背景墙（1个）：
主题、会徽、主办单位
3〉讲演台（1个）：
鲜花束、麦克风、会徽
4〉X展架（10幅）：
5〉技术大宇服务中国
6〉大宇重工辉煌十年
7〉十年大宇再攀高峰信誉保证值得信赖
8〉2004，大宇与您同行共创财富
9〉桌牌（300个）：
xx社代理商、xx社社长（代表）、xx部部长等
10〉会议桌铺红维纱桌布（酒店提供）
11〉现场鲜花、绿化植物若干（酒店配备）
四、工作推进
2月1日会议背景墙设计最终确定稿完稿
X展架设计最终确定稿修改完稿
桌牌设计最终确定稿修改完稿
2月1日财富奖章制作完成
2月7日会议所有相关制作完工
2月7日会场鲜花摆放完毕
2月8日上午8:
00酒店门口拱门安装、条幅悬挂完毕
2月8日，9:
00会场桌椅放置，并铺好桌布
2月8日，9:
30桌牌放置、背景墙、X展架摆放完毕
2月8日，10:
00讲演台相关物品摆放完毕，会议桌矿泉水摆放完毕
2月8日，11:
00幻灯机、白板（幕）放置并调试，扩音系统调试、音响效果调试
2月8日，14:
00大宇重工会议负责人会场效果检查
2月8日，14:
30会场摆放物品调整
2月8日，18:
00会场摆放检查，音响、幻灯调试
2月9日，7:
30会场最后一次摆放调整、音响幻灯调试
晚宴部分
一、晚宴名称：
“大宇重工‘服务中国’2003--2004年度庆功晚会”
二、晚会主要内容：
1、助兴表演（约90分钟）
2、颁奖典礼（约20分钟）
3、幸运抽奖（约15分钟）
4、庆功晚宴（全程约150分钟）
三、前期筹备工作概要
1．宴会厅的布置；
2．用餐标准及形式议定；
3．演出单位确定及晚会程序安排；
4．晚会主持邀请；
5．颁奖奖项设定及奖品准备。
四、活动细则
17:
50礼仪小姐在宴会入口准备迎宾。
晚会时间：
18:
00~20:
30
晚会安排：
注：
庆功晚会节目单及主持人串词待确定具体形式后重新调整修正。
五、现场布置
舞台背景图（尺寸）喷绘“2003—2004年大宇重工业庆功晚会”附效果图
悬挂彩链200幅
现场包装立柱金布150米
彩色氦气球200个
横幅（尺寸）“同舟共济，齐展宏图”一条
抽奖箱
六、费用预算（暂略）
七、工作推进
1、落实内容
晚会布置所需物品和布置（责任落实：
宣传分组）
演出节目单（责任落实：
宣传分组）
宴会菜单（责任落实：
接待分组）
奖品、获奖名单、颁奖VIP名单（责任落实：
会务分组）
司仪稿（责任落实：
会务分组）
礼仪小姐安排（责任落实：
会务分组）
2、工作推进
1月10日前确定演出团体
2月5日之前现场布置所需物品制作完工
2月6日前落实歌舞表演节目单
2月6日确定庆功宴菜单酒水
2月6日确定4名礼仪小姐人数名单
2月6日确定现场影像采编名单
2月7日前落实晚会颁奖、抽奖礼品和鲜花
2月7日确定晚会主持人和VIP司仪文稿
2月8日确定参加宴会人员名单，2月9日14点落实名单
2月8日9点进场，16点之前布置完毕
2月8日16：
00—18：
00歌舞团体进行彩排
2月8日全面检查晚会所用的电源、音响和灯光设备
2月9日13：
00之前做好晚会筹备落实情况的检查。
由各分组活动负责人联合检查。
日期：
2004年2月10日
参观活动部分
一、日程安排：
08：
00—12：
00厂区参观
12：
00—13：
00午餐
13：
00—18：
00观光旅游
18：
00—22：
00欢送晚宴
二、现场布置（责任落实：
宣传分组）
（一）厂外布置：
厂区门口充气拱门一个、气球6个、鲜花_____盆，广告旗____面
（二）厂内布置：
1、厂区大道布置：
以机械产品整齐的排列在干道两旁，每隔8米悬挂一个气球和条幅，每边6个气球，两边共计12个。
（其内容见后）
3、大型图片展区：
主题“大宇重工十年辉煌图片展”
a\布展内容：
（6）大宇重工的建厂历史背景：
文字叙述、企业相关历史图片
（7）大宇主要领导人的介绍：
董事长、总裁的人物图片，文字介绍
（8）大宇十年辉煌历程介绍（公司大记事内容及图片）：
（9）大宇重工的市场描述：
公司组织与管理、公司理念、公司的销售网络及市场开拓
（10）大宇重工的远景计划：
（由大宇提供相应资料）
b\布展形式：
文字描述，图片展板，辅以声音介绍
c\布展地点：
办公楼大厅
d\布展设备：
背投、音响、无线麦克
4、十年产品实物展区：
主题“大宇重工，中国重装备生产先锋”
a\布展内容：
大宇从建厂至今的所有型号产品实物代表、相应型号的立牌介绍
b\布展形式：
，产品实物、产品相应介绍立牌
c\布展地点：
厂区某空地广场
5、新产品演示展区：
主题“澎湃动力尽在大宇重工第五代挖掘机”
a\布展内容：
新型产品
b\布展形式：
产品实物、产品相应介绍立牌、产品操作演示
c\参观内容及演示者：
：
新型产品驾驶室有专业操作员演示，代理商亲自体验
d\布展地点：
厂区某空地广场
6、欢送晚宴布置：
（1）布置内容：
欢送条幅一条。
内容“热烈欢送大宇重工2004年财富合作精英年会与会代表”
（2）布置地点：
金海湾大酒店宴会厅
（3）布置要求：
晚宴要尽量体现轻松、愉快、欢聚一堂的气氛。
（4）晚宴形式：
自主交流酒会
（5）现场设备：
麦克风、vcd、音响等
三、活动细则
1、厂区活动（（责任落实：
会务分组）
厂区参观线路：
办公区——车间——产品展区——新产品演示区
7：
006名接待服务人员到位，负责人：
xxxxxx到位。
7：
00—7：
30六辆豪华大宇参观车辆宾馆门口等候待命。
7：
30—8：
00组织贵宾乘车。
8：
00—8：
30发车前往大宇重工厂区。
8：
30—9：
10参观大宇办公楼展区。
9：
10—10：
00生产车间参观
10：
00—11：
00产品展区参观及新产品演示
11：
00—11：
20组织贵宾乘车。
11：
20—11：
45发车前往宾馆
11：
45—12：
00组织贵宾就餐
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