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文件控制程序

DocumentControlProcedure

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日期Date

2009-01-

日期Date

文件控制程序

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文件控制程序

1目的：

对文件的编制、审核、批准、标识、发放、使用、更改、再批准、回收和作废等全过程实施控制，确保在文件的使用场所得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。

2适用范围：

2.1本程序适用于所有与本公司质量管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

2.2文件可采用任何形式和类型的媒体，如电子文档。

3定义：

3.1内部文件：

本公司制定和发布的文件，如质量手册、程序文件、岗位标准、BOM、作业指导书、管理规定、检验标准、生产指令性文件、质量记录等。

3.2外来文件：

指来源于本公司外部用以指导或约束本公司特定过程和产品的文件。

例如：

宏威数码集团文件、国家标准、行业标准、法律法规、仪器设备操作手册、客户提供的图纸等，外来文件纳入《受控文件总览表》后与内部文件具有同等效力。

3.3受控文件：

是指文件的编制、审核、批准、发行、更改、废止等流程必须经具有相应权限的部门和人员审批，并盖有“受控”印章。

受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性，不得随意违背其规定或要求。

3.4非受控文件：

仅作学习、参考用途的文件（包括本公司向第三方提供的质量手册等），

质量活动中不产生法律效力。

非受控文件不加盖受控标识，公司不控制其修改、使用、回收和废止。

3.5限用文件：

临时性、短期内有效的文件，如新产品开发样机试制的文件，此类文件应注明有效期限，超过有效期限时自行作废。

3.6体系管理文件：

如质量手册、程序文件。

3.7检验文件：

如检验标准、检验规程、校验规程等。

3.8产品技术文件：

如产品图纸及清单、产品规范、BOM、产品标准等。

3.9工艺技术文件：

如工艺标准、工艺流程图等。

3.10设备技术文件：

如设备安全操作规程、设备维护和操作规范，设备保养规范、设备精度检验规程等。

3.11操作指导文件：

工序操作规程、作业指导书等。

3.12其它文件：

如岗位标准、培训文件、采购文件、风险管理文件、生产指令性文件等。

3.13文件等级：

a）一级文件：

质量手册；

b）二级文件：

程序文件；

c）三级文件：

质量标准、规范、作业指导书、岗位职责、图纸、BOM等；

d）四级文件;质量记录、表格、统计数据等。

4职责和权限

4.1文控员是本程序文件的归口管理，负责对公司各部门文件管理和使用情况进行指导、协调、检查和监督，建立并维护《受控文件总览表》（含外来文件）；

4.2ISO管理负责组织体系管理文件的编辑和管理；

4.3品质部负责检验文件的编辑、审批和管理；

4.4原设计开发部门/QC部门负责组织生产操作指导文件的编写、审批，生产部负责管理；

4.5各部门负责组织各自归口的其它文件的编审批和管理，并由各部门文员兼职文件管理员，负责本部门使用文件（含记录）的日常维护和管理。

4.6文件编制、审核、批准人员负责确保文件内容的准确性和适用性，以及编写格式符合要求。

5.文件编写

5.1文件编写格式

a.文件封面：

内部文件应采用格式一致的封面和修订页。

封面也包括在总页数内。

b.文件版面：

体系管理文件采用A4纸、格式一致的页眉和文件标识（包括文件名称、编号、版本/修订状态、页码、生效日期等）；其它文件格式根据文件类型而定。

c.文件条款号：

第一层为：

1、2、3、……；第二层为：

1.1、1.2、1.3、……2.1、2.2……；

第三层为：

2.1.1、2.1.2、2.1.3、2.2.1、2.2.2……；第四层为：

a.、b.、c.、d……。

5.1.2文件内容应包括：

a.目的――讲述编写文件的目的。

b.适用范围――制订文件适用的场所、部门、人员和活动。

c.定义――阐述文件中任何容易引起误解或有特别意义的名词或术语。

d.职责和权限――说明与该文件规定的活动相关的部门（人员）职责和权限。

e.工作流程描述――说明活动或过程的步骤或方法等，可配以流程图加以说明。

f.记录――说明该程序过程中的记录情况（记录名称、保存部门、保存期等）。

g.相关文件――列出文件中有关活动所引用的受控文件及相应的文件编号。

h.附录――列出与该文件有关的参考资料、图表等（需要时）。

5.2文件分类及编号

5.2.1具体编号规则和分类如下：

a.质量手册编号QM－01

质量手册序号：

QM-01

质量手册编号

QM为手册代码

例如：

QM-01量手册》

b.程序文件编号：

QP-xx–xx

序号（阿拉伯数字01、02、…）

文件归口部门代码缩写（英文大写字母）

例如：

QP-01《文件控制程序》

c.检验标准/规范：

QW-XX-XX

文件序号（阿拉伯数字01、02、…）

文件归口部门代码缩写（英文大写字母）

例如：

QW-QC-01《来料检验标准》

质量记录编号:

AN–QR-XX

表格序号（阿拉伯数字01、02、…）

质量表格代码缩写（英文大写字母）

例如：

AN-QR-06《质量记录销毁单》

5.2.3部门及文件代码表（兼文件分发代码）：

总经理

总工程师

管理者代表

总经办

人力资源

光盘设备研发部

设备销售部

非标生产设备工艺部

研发中心

RDC

售后部

OLED生产设备设计部

生产部

物控部

品管部

知识产权部

PAT

市场公关部

MPR

配件销售部

文件代码表：

质量手册

程序文件

作业指导书、规范

质量表格/记录

5.2.4文件审批权限一览表：

文件类型

编制部门

审核或会签

批准

质量手册

ISO管理

管理者代表

总经理

公用程序文件

ISO管理

责任部门经理

管理者代表

其它程序文件