如何提高管理体系的有效性.docx
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如何提高管理体系的有效性
如何提高管理体系的有效性
现在很多出口企业建立了管理体系，但是其实施的有效性一般，如何提高有效性呢？
一、大力宣传体系认证的意义
许多公司通过建立HACCP、IS09000、IS014000、OHSMS18000等管理体系,使各项工作取得了明显实效,主要表现在:
企业形象有明显改善,社会知名度和美誉度显著提高；企业目标管理和量化的绩效考核机制初步建立；产品的国内外市场占有率明显提高；各部门岗位职责、权限和工作标准及工作接口关系明确、理顺；生产和管理过程控制规范化,记录化,确保可控、在控,并可追溯考核;过程方法、闭环管理和持续改进己成为管理的基本方法和思路；改进创新了企业管理体系,企业管理实现了标准化、规范化、程序化、科学化,实现了由人治向法治、由经验管理向科学管理的跨越；逐步形成工作预防和改进激励机制,质量管理、安全生产、环境绩效等管理水平明显提高；生产、工作环境改善,员工健康、安全得到保障,增加了企业凝聚力；企业新产品研发能力有了提高,增强了企业发展后劲,形成了技术竞争优势，此外通过权威部门的体系认证是争创中国名牌的必备条件。
二、强化领导作用
提高各级领导者的思想重视程度和工作的支持,做到职责履行到位。
通过举办培训班、请专家讲课、外出学习和先进企业经验推介,提高了各级领导者体系对企业管理的重要性和思想意识的提高,使他们加大了对工作的要求。
在这其中,重点针对中层以上人员的工作经历、文化特点,着力提高了他们对标准和文件的掌握程度,使他们能够在日常工作调度安排中能够与体系文件紧密结合起来,使他们扭转了过去把建立管理体系误当成那些形式上的“达标"、“评比"、“验收",搞时一阵风,搞完一场空的认识和建立新体系单纯只是为了应付认证审核,得一块牌子的想法,从而提高了执行管理文件的力度。
在实际工作中,不同层次的管理者对文件化的管理体系及其过程对本部门提出了什么要求,赋予了什么职责与权限,应该如何履行这些职责与权限不甚明白,因而无法把职责进行有效分解、展开和落实。
特别是某一过程或活动的主要负责部门与协办部门在履行某项职能时,往往不能把责任和活动的接口界定清楚,导致相互间的工作配合和沟通不力,出现问题时互相推渎。
对此,要求各级管理者要明确在整个管理体系过程中自己处于什么地位,应执行的职责是什么,要以身作则,成为认真履行职责的榜样,并带动下属及相关人员圆满地履行职责。
强化自上而下的监督管理和自下而上的信息反馈机制,及时沟通体系的运行态势以及各层次、各部门、各岗位的业绩与问题,针对发现的问题采取纠正和预防措施。
通过职能分配,把各项工作的管理要求规定得更加清晰,谁负责,做什么,怎么做,如何做,做的结果如何,都规定的很清楚。
许多的日常工作都在文件中作了规定,各分管领导、中层干部、管理人员各司其职各负其责,员工按文件规定开展日常工作的自觉性提高,日常协调的工作量减少,管理的效率提高。
通过对有效性和顾客满意的关注,企业实现了从单纯关注形式转变为更多地关注体系运行的有效性,例如人力资源的配置,重视能力、意识、技能和经验,而不是单纯看学历看证书,充分调动和发挥了员工的积极性和主观能动性,为管理体系的有效运行注入了血液
三、全员参与,注重理论结合实际
质量管理是企业各种管理体系中涉及面最广的系统工程,它涉及到企业经营所有环节,贯穿产品形成的全过程,因此管理体系的建立实施不是单独一个部门或一个人的事,需要企业全员的参与。
在建立质量体系之初应进行全面动员,让每个人都参与到质量体系的建立过程中,让每个人都清楚自己所在岗位的工作标准,并积极参与,用工作质量保证各种承诺得以实现。
建立质量管理体系要与企业的实际相结合,要将这种先进的管理思想和方法融入各专项管理之中,不能脱离现有的行之有效的管理方式,另搞一套,形成两张皮:
更不能不切实际地照抄照搬,要结合企业资源整合,进行流程再边,编制系统有效的体系文件,形成适合企业协调发展的管理模式。
四、建立以人为中心的质量管理体系
人才是企业的血液,人才的稳定对质量体系的有效运行影响颇大。
在引进入才方面坚持适用就是人才的观念,根据岗位的需要招聘人,把他们安排到合适的岗位,而不是盲目招聘高学历的人。
在人才使用培养上,大胆利用,充分授权,严格控制,赏罚分明,形成了责权利三位一体的运行机制。
在思想上充分有效的沟通,通过定期问询调查、内部局域网和报刊等渠道,了解员工关心的问题,质量管理中存在的问题,对自己的上司及个人的工作环境是否满意,对解决这些问题的意见和建议等,对所提意见、建议被采纳的员工,给予一定的奖励,努力为员工营造宽松、和谐的内部环境。
在薪酬设计上,企业根据岗位对质量影响的重要程度,建立了科学的新酬体系和激励机制。
对于低收入人群,侧重于物资激励,对于收入较高的人群,特别是对知识分子和管理人员,则侧重于精神激励,使全体员工具有公平感、安全感、成就感。
逐步培育员工的责任感,提高企业凝聚力,保证了质量管理体系的稳定运行。
五、转变培训思路，提高培训有效性
教育和培训是质量体系有效运行重要的基础工作,“企业不仅制造产品,而且制造人才",为提高全体员工的素质、能力和质量意识,在培训方面进行精心的设计和策划。
在质量培训的内容上,重视质量意识培训。
意识决定行动,只有良好的质量意识才可能产生良好的结果,良好的质量意识趋势关系到企业质量管理体系的成败,因此把质量意识的培训放到了首要位置。
光有激情没有熟练的工作技能同样不行,其次编制了以强化岗位质量控制所需的操作技能为主培训教材,针对不同层次的人员施教。
通过对标准和体系文件的学习,采用不同层次、不同对象、不同阶段和不同形式的培训,使员工、清楚了与自己相关的文件内容,充分认识到自己的职责、权利和义务,结合工作岗位,加深了对标准内涵的理解。
通过对顾客要求的充分识别、岗位技能培训和操作技术比武练兵等活动,生产和技术队伍得到锻炼,企业适应市场的能力有了增强。
此外,管理的骨干队伍通过内部审核、认证审核和监督审核,有机会锻炼自己提高自己,回到部门后,潜移默化地在本岗位的工作中发挥作用,从总体上提高了执行体系的管理水平,保证了发挥管理体系的实质性作用。
在培训实施方面,明确培训需求,使培训|更具有针对性和目的性,而不是一味求全。
在应用方面,积极提供使培训成果转化的工作环境,从而达到转化、提高培训效果的目的。
另外重视培训效果评估,不仅对受训员工进行评估,而且也要对讲课的老师讲课水平进行评估。
对培训效果的评估主要从学员的反应、对知识标准获得的程度、培训后在岗位上的行为表现以及培训后有关方面的成果进行了评估。
六、提高内审质量
内部审核的质量直接影响着质量管理体系的有效性,合格的内审员队伍建设是审核工作的重要基础和保障。
因此对内审员的资格做出明确的要求,即:
①最好中专以上学历,在企业中从事一年以上质量管理或产品检测工作经验。
②接受过系统地管理基础知识培训。
③至少有一次完整的现场审核经验。
④符合审核员的知识和技能要求、行为规范、素质要求。
此外还应对审核员应具备的知识和技能、审核员应具各的素质及审核员的行为准则做出规定。
审核工作得到最高领导层的大力支持是提高内审质量关键。
审核时要加大审核有关部门领导的力度,企业最高领导层能否充分认识到内审组是代表自己来执行审核工作,把自己放在与其他员工平等的位置上,积极配合审核,并如实汇报工作尤为重要。
在审核中,增加处罚和激励措施,对出现严重质量问题的、重复出现质量问题的和顾客投诉和抱怨情况的,以及有意弄虚作假行为的给予一定的经济处罚也是有益的。
七、注重管理评审
管理评审是谋求质量方针、目标和管理体系在较长时间内的适应性,是以战略眼光来审视组织前进的方向是否正确的重大管理活动。
在管理评审活动中,始终坚持最高管理者亲自主持。
在评审时机上,每年年末举行一次全面、系统的定期管理评审:
在日常的管理中,当外部环境发生变化（如市场法律法规、标准、顾客要求等）时,适时进行不定期管理评审,评审的内容也不局限于标准中规定的内容。
在评审前,要进行精心的策划,制定系统的管理评审计划、明确顾客反馈、内部审核等各一种资料的分析,明确参加人员的层次和范围、管理评审材料的发放范围等。
在评审会上,对好的作法进行表扬，但着重谈及的是各部门存在的问题、沟通中所遇到的障碍,需要最高管理层做出重要决策的问题以及对改进体系有重大影响的因素,不是往脸上贴金的会议。
注重管理评审输出,管理评审作出的决定和制定的措施,我们及时进行跟踪管理,对改进的{要求制定出相应的纠正和预防措施,并进行验证,作为下次管理评审的输入。
八、建立组织绩效评审机制,持续改进体系有效性
最高管理者通过在公司内建立分管领导目标考核体系、部室及生产单位关键指标考核体系、经营指标责任承包考核体系,实现企业战略目标的分解落实，并定期组织绩效评审会、管理体系评审会、员工代表大会、分管领导目标考核会、生产经营会、内部审核会、总经理办公例会等。
对重复出现的不合格项进行重点跟踪闭合,对责任人进行处罚和教育,经济责任挂钩,奖惩兑现。
对不合格或纠正措施的实施整改情况,负责跟踪到底,问题得不到落实、得不到改进决不罢手,并向管理者代表直接汇报问题的整改情况。
九、注重内部沟通
加强内部沟通也是保证体系运行有效性的重要手段。
在体系运行过程中,对公司各部门、员工之间存在的运行中的问题,通过发文件、报记录、召开碰头会、专题会及运行分析会进行讨论解决,消除了部门壁垒和责任推渎,使管理体系的自我改进机制不断得到加强。
十、加强监管
建议对现有的食品企业进行一次认证有效性的检查，对通过花钱买证的企业进行批评。
出台鼓励通过认证的优惠政策，如在卫生注册、登记是时要求企业建立文件化的管理体系（ISO9001、HACCP、ISO22000等）并最好是通过检验检疫系统组织（CQC、CCIC等）的体系认证，要求企业的最高管理者必须进行管理承诺，承诺遵守法律法规并提供必要的资源以保证体系的有效运行，对通过检验检疫组织认证的企业可减少年度监督审核、是出口免验的必要条件以及组织向有关部门申请报销部分认证的费用等。
浅析公司“三标一体”认证和制度建设的关系
一、三标一体认证管理体系对企业管理的作用
1、三标一体的含义
三标一体管理体系是一个组织为实施三标一体化管理（质量、环境、安全）所需要的一体化组织结构、程序、过程和资源组成的综合性管理体系。
这就是说，组织要建立并保持一个兼容质量、环境和职业健康安全管理体系等标准要求和其他管理要求的三标一体管理体系。
三标一体管理体系包括质量（GB/T19001-2000）、环境（GB/T24001-1996）和职业健康安全（GB/T28001-2001）三个管理体系标准。
三个国家标准的要求进行整合，结合企业自身实际，实行一体化管理和认证。
其中：
ISO9000标准控制的是预期的产品（服务），以防出现产品、服务的不合格，目的是增强顾客满意；ISO14000标准控制的是非预期的产品和服务，以防出现对环境的破坏，资源的浪费，追求的是社会满意；而GB/T28001-2001标准控制的是产品和服务的实现过程中各种可能的职业健康安全方面的事故或灾害，追求的是员工及相关方的满意。
2、对三标一体认证的理解
公司存在的管理制度体系，但并非都能保持和有效运行，因此通过在公司内建立一套符合标准要求的质量、环境、职业健康安全的一体化管理体系，是对公司制度体系的一种促进、贯彻和执行。
三标一体管理体系是一种系统管理的方法，是基于事实的决策体系，强调预防为主，从管理结果向管理因素转变，因素受控从末端治理、关口前移从源头做起，从而达到超前管理。
这个体系强调了同时满足顾客、社会、员工及组织内相关方要求。
强调质量、环境、安全与效益的有机统一。
依据三项标准作为组织的管理模式，具有极强的科学性、系统性、先进性、权威性。
组织采用这些标准可帮助企业建立一个高效、系统的管理模式。
据三项标准建立的一体化管理体系，按照PDCA循环规律运作，有利于减少要素之间重复工作量、保证提高效能，通过专业性管理帮助企业高效有序，基础性管理规范完整，综合性管理科学合理。
三标一体化管理体系不仅是一个认证完就结束的问题，其运行是个长期和持续的过程。
按所建立的管理手册、程序文件、作业文件的要求，整体协调运作，循规蹈矩，并记录有关运行信息。
在实践中检验体系的充分性、适用性和有效性。
努力发挥体系各项功能，及时发现问题，找出总的根源，纠正不符合的因素。
总之可以这样理解，三标是一个对生产的综合控制过程，涉及到管理的各个层面，是对生产的过程预防和控制，要求生产管理过程的持续改进和规范，要求一切活动都要按程序和有记录。
从而达到一种标准化生产，从预防的角度降低生产中的质量、安全和环境方面的负面风险。
3、“三标一体”认证对企业管理的意义
实施“三标一体化”管理和认证是市场准入和企业实现可持续发展的需要。
近年来，一些重点建设项目的招标都要求投标企业必须通过质量、环境和安全三个体系认证，一些资质申报和评优活动也把通过“三标一体化”认证作为申报和评优的重要条件之一。
企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，就需要采用先进的理念不断提升管理水平，最大限度地减少对环境的污染，节能减排，降低成本，合理配置资源，增强效率和效益，从而增强市场竞争能力，推动企业不断成长。
通过精心策划和认真组织，建立起一套以管理手册为龙头、以程序文件为指南、以工作文件为实际指导的文件化管理体系并组织运行，建立一个目标明确、职责清晰、资源配置合理、控制严密、持续改进的适应现代化企业管理发展要求的安全生产健康环境质量管理体系。
全体员工在贯标过程中通过亲身参与体系的运行，能够进一步提高了环境安全、职业健康意识和服务意识，企业在巩固安全生产良好局面、有效防范法律风险、环保风险、提高产品全过程控制能力等方面。
通过“三标一体”管理体系的宣贯，使企业可能闯出一条管理创新之路。
二、制度建设体系对企业管理的作用
1、制度建设的含义
俗话说不依规矩不成方圆，企业的规章制度就是企业规矩，甚至可以说是企业的“根本大法”。
企业制度是企业人为制定的带有强制性的行为规范,企业的制度化管理是企业管理高效.规范的标志和保障。
2、制度建设对企业管理的作用和意义
制度建设工作，是企业管理的一项基础工作。
企业想要规范管理、高效运作，离不开完善和可持续优化的制度建设机制。
大致来说制度建设有以下一些作用：
第一、企业实现其发展战略目标是一个艰巨和漫长的过程。
这个过程伴随着企业管理水平和运营状况的不断优化革新，是一个逐渐上升的循环。
在循环优化过程中，制度建设工作固化企业已有的成功经验模式和优秀管理方法，为企业铺垫好上升“轨道”，确保企业各项管理工作依据即定的“轨迹”运行，最大限度避免偏离目标和规避风险。
第二、随着企业的壮大，无论规模和人员的数量都在增加，从而使业务量日趋繁忙，管理流程逐渐复杂，出现团队协作要求越来越高的矛盾。
任何组成部分的无序行动都可能导致整体运行效率的下降。
在这种情况下，企业成员共同遵守管理规则和操作流程成为不可或缺的高效管理前提。
制度建设工作正是通过对管理规则和操作流程的梳理与确定，在整个企业范围内传播统一的规则信息，并将其固化在企业成员的思想意识和工作行为中，从而为庞大的企业有机体的协调动作提供了保障。
第三、企业文化是吸引人才的重要元素，是企业可持续发展的强劲动力。
制度建设工作的过程，也是提炼、凝聚和固化企业优秀文化的过程，它使企业在急速的发展和多变的竞争中，保持着高度协调的发展动力和应变能力。
作为塑造有形管理规则的制度建设工作，其实现成果总是有意无意地体现出企业文化的特征：
企业的管理制度，总是体现着企业所有者对企业基本政策的取向，企业管理者对企业管理工作的自发诠释。
通过制度执行和反馈，企业员工也会对企业文化具有相当的认知。
文化通过制度反映出来，制度是文化的载体之一。
因此认为管理制度决非仅是形成条条框框的文字性东西，而是要配合公司战略的执行的。
良好的公司制度需要固化到企业的实践中来，并且成为一种文化或者风气，比如说公司上下形成上班不迟到的风气，公司内部沟通的效率的提高、员工对企业主人翁责任感、干部的廉洁奉公、企业内部控制系统的运行使企业成本的降低等都是制度在起作用了。
三、三标一体认证和制度建设的关系探讨
从以上对三标建设和公司管理制度的分析，形成以下一些二者的关系的：
1、上面已经说到，管理制度是公司的“根本大法”，是对整个企业系统全面的思考和流程考虑，设计到公司生产、经营、文化价值观等多个层面的东西，包括很多有形和无形的东西。
而三标一体是生产层面的质量、环境、职业健康安全的一体化管理体系，是对公司管理体系的执行和发挥。
尤其对于像马龙产业的这样一个生产为先导的制造业企业来说显得尤为重要，通过三标一体体系可以提高公司对生产的管理水平，从而优化和促进公司的管理升级。
2、管理制度是贯穿于公司的整个持续经营管理的整个过程中，而三标认证仅作为一个项目来做，一旦内外审通过后，获得资格认证，其固化的流程和制度将成为公司流程和制度的重要组成部分。
融入公司的日常生产经营活动中。
3、二者又有相互融合的关系。
公司的管理制度体系促进三标一体的建设，而随着三标一体的逐渐健全和成熟，管理制度又将融入其中，成为不可分割的一部分。
四、正确处理三标一体和制度建设关系的意见和建议
通过对公司管理制度建设和三标一体认证的过程中出现的一些管理方面的问题，提出一些粗浅的建议和意见：
1、反对本本主义。
其实再好的形成书面的文件，如果没有执行到实处，再好的东西都是废纸，好的管理是渗透到骨子里面的，是贯彻到工作实际中去的。
不是靠拷贝文本得来的，需要在实际中踏踏实实的做出来的。
需要一种灵活和人性化，需要营造一种高效的管理机制和风格，而不是不折不扣的抠文本上面的东西，那就违背了企业科学管理的宗旨。
2、关于流程。
其实公司目前的制度建设和三标一体建设是相附相成的，没有谁重要谁不重要的问题，关键是要理顺执行的流程问题，保持所制定的制度、流程等归口的统一性和连续性。
3、开拓思路勇于创新。
创新并不止产品创新，而且是观念创新，机制创新和用人创新，这样才能在新的机遇出现时能够及时抓住。
才能使公司的管理水平和企业发展战略一致，与公司的外部竞争能力需要一致。
4、执行是关键。
无论三标一体还是公司的管理文件，都存在一个执行的过程，没有执行一切都是空谈。
而执行是建立在调查研究、信息准确充分（对环境、对人心、对文化、对习惯）的基础上，否则就可能造成事与愿违，管理失效，甚至会造成混乱和重大损失。
5、需要领导的支持和统筹安排。
制度建设也好，三标认证也好。
都是公司管理水平不断追求更高层次的需要，需要高层领导的支持和安排，做好必要的资源分配和调度才能完成和解决执行中出现的问题。
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