软件图文使用说明.docx

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软件图文使用说明

第一部分用软件来规划您的事务

规划是时间管理的第一步，规划能帮助您知道自己想要什么，怎么去做，什么时候去做，做得如何，怎么去改进。

我们采用三层规划体系来理顺您的事务体系。

首先规划角色（或行动主题），然后在角色下规划每周要完成的目标，最后在目标下建立每周要做的事情。

一、建立角色或行动主题

·什么是角色或行动主题？

角色是指您在生活中扮演的各个角色，比如父母、市场经理、户外运动俱乐部组织者等等，还有一些工作是需要长期去做的，也可以归入角色，我们称其为行动主题，比如：

稻草人时间管理软件开发，知识学习等等。

每个角色都会占用您的时间，所以角色不易定义太多，否则容易什么都做不好。

科维博士建议将角色控制在七个以内，所以我们软件限制只能建立七个以内的角色或行动主题。

·为每个角色的使命说明

在添加角色的时候，您可以为每个角色添加未来状态的描述。

比如，在稻草人时间管理软件行动主题的描述是：

希望世界上每一个想在事业和生活中获取成功的人，都能从我们的软件中获得帮助。

您的所有角色的描述，组合成使命宣言，显示在“今日管理”栏目右下方的使命宣言一栏中。

在您需要激励自己，给自己动力，展望自己未来，确定具体行动方向，坚定未来信心的时候查看。

·设置您的长期目标

在建立完角色后，您可以再建立长期目标，长期目标的作用是大致概括出您最近要做的事情，限制自己在一定的时期内完成。

在“角色目标”栏的上方，就是您的长期目标列表，在列表的右边点“添加”按钮，就能为您添加长期目标。

您需要为您的长期目标建立开始日期和结束日期，以及增加权重来进行排序。

这样做的目的是帮您判断，以及及时的让您能够随时了解事务的轻重缓急。

在长期目标里，选择某个长期目标，然后点鼠标右键，就会弹出菜单，可以在菜单里选择完成目标、放弃目标，或者将已经完成的长期目标转为未完成

第二部分建立周目标

·为什么以周为目的建立目标

有很多用户问，为什么不能定一年目标，一个月的目标，而只是定一周目标呢？

这是因为一年的目标，甚至一个月的目标，变数都太大了。

请您自己想想看，是否经常是年初的设想，到了年中的时候，就有很多改变了呢？

所以，在《高效率人士的七个习惯》《如何掌控自己的时间和生活》等经典的时间管理书籍中，都建议按周来进行具体的目标设定，然后根据一周目标来制定下周要做的事情（也就是任务）。

您可以将周目标做为完成您角色使命的一个个里程碑，激励自己朝着成功的方向前进。

在“角色目标”栏目里，先选择一个您添加的角色，然后再点周目标列表右边的“添加”按钮来添加属于该角色的周目标。

我们的软件中，添加周目标可以分为三类，本周目标、下周目标和未定目标。

有时候您想到要完成某个目标，又不想现在就做的，可以放到未定目标中。

三个类型的目标可以互相转换。

只要先选择您要转换的目标，然后点鼠标右键，就会弹出转换菜单，根据菜单转换就可以了。

周目标添加完后，进入一周规划栏目，可在目标下添加任务。

具体操作：

点“一周规划”，会进入对应的界面，在左边有本周、下周和待定三个目标栏，选择目标栏中的目标，然后点“相关任务”列表下的“增加”按钮，就能为目标增加任务了。

点“角色目标”栏左边的角色列表中的“全部主题”，您能在右边周目标列表中，看到您所添加的所有周目标，点其他您添加的角色，可以在右边周目标列表中看对应角色的周目标。

·查看您的规划

完成规划后，您随时可以全面的审视您的规划，也可以将您的规划打印出来，与您的同事分享，或贴在您的办公桌案头上。

在“今日安排”栏目左边中间的位置，有两个查看规划的按钮，您可以按两种方式查看规划：

（1）按时间顺序查看规划。

（2）按角色或行动主题查看规划。

注意：

如果选择按时间顺序查看规划，那么，没有安排具体执行时间的任务将不会显示。

查看规划的界面的下方，有一个导出按钮，您可以将规划导出到EXCEL表中，方便您打印和传播。

第三部分任务的管理

·添加一个任务

有三种途径可以添加新任务：

（1）在“今日安排”栏目中，直接点右边的“增加任务”按钮。

（2）在“一周规划”栏目中建立，先选择一个周目标，然后，点右边相关任务列表栏下的“新增”按钮，在此下建立的目标，自动和角色目标挂钩，并可进行排序。

（3）在“任务管理”栏目中，点右边任务管理下的“增加”按钮。

·任务的管理

在“任务管理”栏目中，您可以管理所有的目标。

增加的目标，除了已经选择具体执行日期的，其他的都在待处理任务栏中。

待处理任务就是一个任务篮，所以未经过您整理的任务都在里面，您可以在这里先添加您需要做的所有工作。

添加完后，您可以对待处理任务进行分配，有具体执行日期的在分配到日程表任务，没有具体执行日期的可放在待办任务中，可以让别人替你做的放入委派任务，还没最后决定是否做的，可放入参考任务。

任务都可以互相进行转换，只要选择您要进行分配的任务，然后点鼠标右键，就会弹出菜单，您就可以进行任务转换处理了。

您还可以使用GTD向导来协助处理任务，具体方式是，在“任务管理”栏中的待处理任务中选择任务，然后点鼠标右键，在弹出菜单中选择“使用GTD向导”，然后向导会引导您一步步分配任务。

·循环的任务

对经常要重复完成的任务，可设置成为循环任务，按照需要，可以按每天提醒，每周的某一日期提醒，每月的某一天提醒和每年的某一天提醒。

比如：

设置一个每年提醒，来提醒某个联系人的生日。

循环任务可以在添加任务或修改任务中完成。

循环任务添加后，系统会自动按照循环的日期生成任务。

循环任务完成后，软件会记录完成日期，以后您查看完成任务的那天，也还是能看到那条任务，在那天已完成任务表中。

·任务类别有什么作用

任务类别可以方便您搜索和导出任务。

最常用的是按完成任务的地点来定义任务类别，比如“电脑旁”“家里”“车间”等等。

您以后可以根据任务类别导出任务到TXT文件，然后放入手机内，在需要的时候调用查看，避免忘记什么事情。

在待办任务里，可以根据任务类别过滤任务。

·桌面显示和任务计时

当您想专心完成任务时，可在“今日安排”栏目中选择该任务，然后选择点鼠标右键，选择“桌面显示”。

任务就会显示在桌面上。

任务计时对您控制工作节奏、预测以后同类工作所需要完成的时间、分析您一天时间上的花费效率会有帮助。

桌面显示任务后，只要点任务桌面标签下方的“开始”按钮，就能开始计算完成任务的时间。

在停止工作时，您可以按“暂停”来停止计时，再继续工作的时候，再按“继续”按钮。

点任务桌面标签的“完成”按钮后，将确定该任务的花费总时间。

·任务的完成状态管理

您有两种方式将一条任务转换成完成状态。

第一个是在“今日安排”栏中，选择已经完成的任务，然后点鼠标右键，在跳出的菜单中选择“任务完成”。

另一种是在任务桌面标签显示中，点右下方的“完成”按钮。

如果您错误的将未完成任务设置成完成任务了，您也可以在“今日安排”中的回顾一栏中，选择转换错的任务，然后点鼠标右键，转换它的状态。

·查看以前完成的任务

今天完成的任务，您可以在“今日安排”中的“回顾”一栏中看到。

以前完成的任务，您可以在“任务管理”栏目的“回顾”一栏中看到。

·设置任务提醒

在添加或修改任务的时候，您可以设置任务提醒，下面的执行步骤，都是在添加任务或修改任务界面中执行。

任务提醒一定要有具体的执行日期（日期安排中的“暂时不安排”前面的勾必须去掉），在时间安排这几个文字后面，“不需要提醒”前面的框里的勾一定要去掉。

您可以拉动“时间安排”文字下面的滑动条来快速选择时间，然后在时间框右边的“∧”“∨”按钮来进行时间微调。

设置好时间后，只要时间到点，并开着我们的软件（只要开着，即使最小化到WINDOWS下面的状态栏也没关系），我们的软件会自动弹出该任务的桌面标签，并且发出提示音。

如果您不喜欢软件的默认提示音，您可以找一个您喜欢的声音文件（必须是wav格式文件），将其名称改为“5.wav”，然后覆盖稻草人时间管理软件目录下的同名文件即可。

·导出任务到TXT

在“今日安排”栏目中，您可以点“日程表任务”和“待办任务”列表下方的“将列表中的任务导出为TXT文件”按钮，将任务导出到TXT文件中，您可以用任意的手机打开该文件，方便您不在电脑边的时候，查看您的任务列表。

第四部分每天的管理

·早上的第一件事情——晨间日志

每天早晨，点击今日安排下方的“打开今日管理向导”按钮，就能弹出“今日管理”界面。

其中的右边部分即是“晨间日志”。

“晨间日志”的主要作用有四：

（1）冷静下来回想和分析昨天的工作。

（2）帮助您调整一天的积极心态。

（3）理清今天的工作安排。

（4）提醒您今天要注意的事项。

“晨间日志”上方是日志引导，您可以根据引导的标题和提示来完成每一天的晨间日志。

引导会帮助您将一天考虑周全，快速完成晨间日志。

我们在软件里预设了一些常用的引导，每个引导都有说明，这些说明来自于那些著名的成功人士，希望可以帮助到您。

您也可以自己根据需要，增加和编辑引导。

只要点引导列表下方的“增加引导”“编辑引导”按钮就可以了。

·选择今天最重要的三件事情

通过晨间日志调整好状态，定下了自己今天准备努力的方向后，根据预定方向，在“今日安排”的任务列表里，选择今天三件最重要的事情。

在“今日安排”的日程表任务栏或待办任务栏中，选择您今天要完成的第一件任务，然后点鼠标右键，在弹出菜单中选择“今日要事”，然后再点选“第一要事”。

就能完成今天最重要事情的选择。

您还可以照上面的方法，选择今天第二重要和第三重要的事情。

被选择转换成“今日要事”的任务，如果是在“待办任务”表中，会被自动转到今天的“日程表任务”中。

·任务象限调整

在经历过一段时间后，您的任务轻重缓急应该发生了一点变化，您可以定期浏览您的任务，然后调整一下任务的时间象限。

只要在“今日安排”的任务表中，选择想调整象限的任务，然后点选鼠标右键，选择“象限转换”，就能快速的转换象限。

·晚间日记

添加晚间日记的方法是：

在“今日安排”栏目的任务列表中，选择“今日日志”标签，然后点下面的“使用日志向导”按钮。

晚间日志的大致作用有：

（1）总结自己的一天情况。

（2）为明天做点准备。

（3）作为备忘。

（4）关注自己做事的焦点和方向

（5）加深回忆。

（6）练习写作。

您可以用九宫格的方式记录当天的情况，我们默认的标题包括工作总结、灵感感悟、比昨天的进步、财务状况、人际关系、健康状态、开心的事、明天的想法、胡思乱想等。

和晨间日志一样，您也可以根据自己的需要，对晚间日记的标题进行修改。

·查询某一天的状况

您可以在“任务管理”栏目中的回顾一栏中，点击“具体回顾”按钮，来查看某一天的晨间日志、具体完成的任务和晚间日记。

（注：

4.8版本中开放此功能）

第五部分帮助自我成长和激励

·洛克菲勒成长训练

洛克菲勒，世界500强企业第一名的美孚石油公司创办人，白手起家，后来成为了美国的首富和财富偶像，现金他的家族拥有3000亿美圆的资产。

他的一生被无数人当作标杆学习，他的明言经常被人用来作为自己成功的指引，其中包括微软的比尔.盖茨、通用CEO杰克.韦尔奇、阿里巴巴的马云等等。

在“今日安排”栏目的左下方的“每日格言”里，您可以点“开始训练计划”来完成一个360天的自我提升训练。

将洛克菲勒作为标杆进行学习，在这里，我们从洛克菲勒的自传和家信里，整理出了360天的“每日格言”，每个格言都蕴涵着帮您成功的哲理。

·用挑战任务帮助您检验自己

和“每日格言”呼应使用的，是“挑战任务”。

点“今日安排”栏目左下方的“挑战任务”选项卡，您可以看到一个主题列表，点击主题，会弹出对应的内容，这些内容同样来自洛克菲勒的自传和家书。

如果您觉得自己已经做到了内容里所讲述的要求，就在主题上单击鼠标右键，然后选择“完成挑战”。

然后根据主题，潜心培养自己的另外一个能力。

·运用梦想板

梦想板，就是图片和文字化您的梦想。

每个成功的人士都有自己的梦想，梦想就是成功的动力和源泉。

每天都浏览一下你的梦想，帮助刺激自己的欲望，激励行动，实现梦想。

您可以列出您的梦想，无论是生活上的，还是事业上的，无论是小梦想，还是大梦想。

然后通过网上找到对应您需要的图片，在“今日安排”下点“打开今日管理向导”，然后点左边梦想板下方的“增加”按钮，您就可以添加梦想板了。

第六部分财务管理的基本操作

我们财务管理系统主要采用单式记帐法，主要用来记录收支和个人资产状况变化，是普遍为个人使用的一种操作简便的财务管理方式。

你不理财，财不理你，而记帐，则是理财的基础。

·建立帐户

使用财务管理的第一步，就是要先设置帐户。

点软件上方“财务管理”按钮，选择帐户选项卡，就能建立帐户。

帐户，就是您放钱的地方，比如：

放在身边的钱可建立一个名称为“现金”的帐户，放在招商银行里的存款可以设置一个“招商银行”的帐户。

输入帐户名称，选择帐户类型，然后输入帐户里现在多少钱，就可以完成帐户的设置。

如果您把身边的1000元钱存入了招商银行，这不属于任何支出或收入的，您就可以通过帐户转帐方式，完成这样的操作，具体是进入“帐户管理”选项卡，然后点最下方的“转帐管理”按钮，进行转帐处理。

·设置收支类型

完成了帐户类型后，您需要再一步的设置收入类型和支出类型。

在“财务管理”栏目的“收入管理”和“支出管理”两个选项卡中，分别在最右边中间点“收入类别”和“支出类别”按钮，就可以增加和管理收入、支出类别了。

我们系统中已经有一些默认的收入和支出类别了，您可以根据自己的需要，再进行添加和修改。

·增加收支记录

进入“财务管理”栏目，选择“收入管理”或“支出管理”选项卡，在右边，您可以输入您的每笔收入和支出。

输入的时候请注意，一定选择对应的账户，也就是您把钱收到哪里（收入），或从哪里拿出钱（支出）。

·修改收支记录

如果您有输入错误的，请在左边的收入或支出列表中，选择您输入错误的那条记录，当您点这条记录的时候，右边相应输入栏会显示该条记录的数据，修改数据，然后点“修改”按钮（注意：

别错点“新增”按钮），就能完成数据的修改。

如果不需要该条数据了，就点“删除”按钮。

·刷新记录

当您新增或修改收支记录时，左边的列表未及时更新，您可以点“收入管理”或“支出管理”上方的“刷新”按钮，来进行显示数据刷新。

默认的数据刷新是只显示每月1日到今天的所有收入记录或支出记录。

您可以选择上方的开始日期和结束日期，然后点“刷新”按钮，来显示指定日期段里的收支记录。

·收支统计

这个月的收支里，我赢余了多少钱？

我在食品项目上支出了多少钱？

是否超标了？

以前，您可能都很模糊，没有概念，但现在，这些问题，您都可以在“财务管理”栏里得到解答。

在“财务管理”的“收支统计”选项卡里，您可以对您的收支进行统计。

您可以通过勾选左边的收入支出项目，来选择只统计哪些。

然后选择上方要统计的时间段，点“更新收支统计”按钮，来进行统计。

·收支记录的导出

在收支统计完成后，您可以将统计的数据导出，点“报表查询”下方的方便和别人一起浏览和打印，数据导出的格式为XCL格式，您可以用OFFICE中的EXCEL打开。

第七部分用财务预算来控制您的财务

用财务预算建立收入目标和支出控制，可以有效的帮助您开源节流。

财务预算建立在日常收支记录之上，帮您进一步控制您的财务，使您的理财能力得到进一步升华。

·建立每月的财务预算

在“财务管理”栏的“预算管理”选项卡里，点右下角的“制作预算”按钮，即会弹出预算制作界面。

在预算制作界面，有收入项目和支出项目两个列表，选择列表中的项目，根据您上月实际花费水平，制定您本月或下月的预算。

输入您的预算数值，然后点“确定”按钮。

如果要修改预算数值，请选择相关的项，然后输入您要修正的数值，然后点“确定”就可以了。

建议在每月29日到下月的1日之间建立您的预算。

第八部分人际关系基本信息

在设计之初，我们的目标，就不只是设计一个简单的联系人记录表。

而是能帮助您提高人际关系处理能力，协助您分析人际关系，设计人际关系管理方案的高效软件。

·设置关系类别

在您添加联系人信息之前，先需要设计关系类别。

进入“人际关系”栏目，在左边的下方，有一个“管理类别”的按钮，点此按钮，即可增加类别。

关系类别用来识别联系人的身份，比如：

家人、同学、俱乐部会友、同事、供应商、客户等等。

特别要注意的是，删除关系类别时小心，因为删除时，您已经添加的联系人信息中的关系类别将变成“未选择”的状态。

·添加一个联系人信息

在“人际关系”栏目左下方，“管理类别”按钮的左边，有一个“增加”按钮，点该按钮，会弹出填写联系人基本信息窗口，填写完成后点确认，即可新建一个联系人记录。

新建立联系人中，需要再填写一个“关系名称”，这是为了帮助您在联系人多了以后，能更快速的检索到您要找的联系人。

关系名称在关系类别上更进一步，比如：

关系类别是“同学”，关系名称可为“小学同学”。

关系类别为“供应商”，关系名称中可更具体为“某某公司”。

·导出联系人

您可以将联系人导出，只要点击“人际关系”栏目左上方的“导出”按钮即可，导出格式为EXCEL格式。

第九部分人际关系的辅助功能

·添加补充资料

如果联系人有多个电话号码、EMAIL等联系方式，光靠我们联系人中的基本信息就无法满足您的记录要求了。

这时候，您可以将这些信息添加到辅助信息中去。

补充资料可以帮您记录一切关于该联系人的资料。

您只要将“人际关系”栏右下方的选项卡选到“补充资料”，然后点上面的“增加”按钮即可。

·麦凯66信息

补充资料的另一个作用，是帮您收集联系人的情报。

您可以按国际著名人际关系专家哈维·麦凯的表格来收集联系人情报。

在我们软件增加补充信息的界面里，点上方标题栏旁边的“辅助登记”按钮，即可看到哈维·麦凯的联系人信息表。

里面黑色的部分是您还未收集到的信息，绿色部分是您已经收集到信息。

·九型人格分析

九型人格分析是一个近年来倍受美国斯坦福等国际著名大学MBA学员推崇并成为现今最热门的课程，全球500强企业的管理阶层均有研习九型性格，用来处理商业上的人际关系，美国的FBI也用其来研究分析对手。

在“人际关系”栏目左边的列表中选择联系人后，点栏目右边的“九型分析”按钮，即可开始对该联系人进行九型人格分析，在回答一系列问题后，您可以获得联系人的九型人格类型，以及和其交往的建议。

完成分析后，数据将被保留，下次您打开该联系人的九型分析，会显示出您上次分析的结果。

·添加联系信息

每次联系后，如果觉得有必要，您可以在联系信息里记录此次联系的内容。

这对于可能会产生潜在纠纷的交往十分有必要，因为很多人很容易忘记自己说过的话，或者故意忘记说过的话。

这时候，告诉他你在某月某日，什么时候，说过什么样的话，会让你显得十分专业。

添加联系信息的方式和添加补充信息一样，只需要将选项卡选到“联系信息”，然后进行点“增加”按钮就可以了。

·添加行动计划

在某些情况下，比如：

您要向一个大客户销售某项服务，或者打算和某个关键人建立长期联系。

这都需要长时期的准备和联络。

为此，制定一个计划，提醒你别遗漏每个步骤十分必要。

优秀的大客户业务员或客服都有制作行动计划的习惯。

添加行动计划的方式和添加补充信息一样，只需要将选项卡选到“行动计划”，然后进行点“增加”按钮就可以了。

·制作关系方案规划

我们在我们的软件里，搜集了各类知名的人际关系书籍，将其中的可操作部分，制作成向导的形式，提供给软件用户，用来提高软件用户的说服、观察、判断等人际关系能力。

（具体功能还在调试中，准备开放）

第十部分知识管理的运用

知识管理是用来记录日常经验、收集工作学习所需要资料的地方。

在知识管理中，我们也特地增加了一个思维工具—逻辑树笔记，您可以用它来进行问题的思考、分析和记录。

·知识管理栏目的划分

在使用知识管理前，您需要先建立分类。

有一个分类是固定的，那个分类就是“日志”。

您所有在“今日安排”中的晚间笔记，都会被归类到“日志”栏目中去。

点“知识管理”栏目左边下方的“管理知识类别”按钮，即可添加或修改知识类别。

知识类别可以和在“角色目标”中定义的角色（或行动主题）相挂钩。

然后可以根据角色（行动主题）分设三类知识类别：

（1）资料类，如：

价格表、竞争对手情况、面试的准备材料、虚拟主机提供商名单等等。

（2）知识类，比如：

时间管理的四象限的用法、营销中的定位战略等等。

（3）思考类，如：

观“气场”一书后的感想、公司业务的突破想法、在学习效率上的一点心得等等。

还有一个常用的类别，可将其称为“日常记录备忘”，包含如：

各个网站的帐号和密码等信息备忘的内容。

·运用逻辑树笔记帮助思考

您可以用知识中的逻辑树笔记功能来帮您思考问题，比如：

分析如何通过哪些手段提高销售额，建立一份报告的架构等等。

我们的这份教程，就是用逻辑树笔记完成基本架构，然后再导出，根据架构丰富内容的。

选择您的知识类别，然后点“知识管理”栏目知识列表下方的“增加”按钮，然后在弹出的添加窗口，点下方的“使用逻辑树笔记”按钮，即可进入逻辑树笔记添加界面。

·新增节点

在空白的地方单击鼠标右键，会显示增加逻辑树节点的菜单，如果您选择“新增根节点”，节点生成后会添加到第一排。

如果您选择“新增子节点”，该节点就会被分配到您前面选择的节点下面。

在逻辑树的右边，是为了方便您做一些记录的笔记栏，比如在添加逻辑树的时候，有什么需要说明，或有什么想法，就可以记录其中。

·保存到文本文件中加工

在完成逻辑树后，需要对逻辑树架构进行丰富，编辑出您需要的方案计划时，您可以导出逻辑树到文本文件。

只要打开需要导出的逻辑树笔记后，选择下方的“保存到文本文件”按钮即可。

第十一部分软件的设置

·设置开机自启动

打开软件，进入“软件注册”栏目，然后点“设置开机启动”按钮即可。

·添加桌面快捷方式

打开软件，进入“软件注册”栏目，然后点“在桌面创建快捷方式”，即可在您的电脑桌面生成一个稻草人图标的快捷方式。

·管理“今日管理”界面的弹出

您可以设置“今日管理”界面的自动弹出时间。

时间以分钟来计算，设置为“0”则为不弹出。

·更改任务到点提醒声音

如果您不喜欢软件的默认提示音，您可以找一个您喜欢的声音文件（必须是wav格式文件），将其名称改为“5.wav”，然后覆盖稻草人时间管理软件目录下的同名文件即可。