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采购中心精细化管理实务文件

编著

编著时刻

2012-07-1０

部门

人力资源中心

级不

A级

文件

采购中心精细化治理实务资料

第一板

001

目　录

第一章采购部组织结构与责权4

第一节采购部职能与组织结构ﻩ５

一、采购部职能ﻩ５

二、采购部组织结构6

第二节采购部责权ﻩ１1

一、采购部职责ﻩ1１

二、采购部权力１3

第三节　采购部治理岗位职责14

一、采购总监岗位职责ﻩ14

二、采购经理岗位职责ﻩ14

第二章采购打算治理ﻩ1８

第一节采购打算岗位职责１9

一、采购打算主管岗位职责1９

三、采购预算专员岗位职责2０

第二节采购打算治理制度2１

一、采购预算治理制度ﻩ21

第三节采购打算治理表格ﻩ２3

一、采购申请单ﻩ２3

三、设备采购申请表ﻩ24

五、订单采购打算表25

第三章　供应商开发与治理26

一、招标采购主管岗位职责ﻩ27

二、供应商治理主管岗位职责ﻩ27

三、供应商治理工程师岗位职责ﻩ２８

四、供应商开发专员岗位职责ﻩ29

五、供应商治理专员岗位职责ﻩ30

第二节供应商开发与治理制度3１

一、供应商治理制度3１

二、供应商筛选制度３５

一、供应商调查表37

二、供应商筛选表ﻩ38

三、合格供应商列表39

四、供应商登记变动申请表3９

第四章采购价格、谈判与合同治理ﻩ40

第一节　采购价格、谈判与合同治理岗位职责ﻩ４1

一、采购合同主管岗位职责ﻩ41

四、合同治理专员岗位职责ﻩ43

第二节　采购价格、谈判与合同治理制度ﻩ4４

一、采购合同治理制度ﻩ44

第三节采购价格、谈判与合同治理表格ﻩ47

一、询价单ﻩ47

三、采购谈判打算表4８

四、采购谈判记录表49

五、合同签订审批单ﻩ４9

六、合同信息统计表ﻩ50

第一节采购进度操纵岗位职责５2

一、采购进度操纵主管岗位职责52

第二节　采购进度操纵治理制度54

一、采购进度操纵制度ﻩ５4

第三节采购进度操纵治理表格ﻩ55

一、采购订单ﻩ５５

三、采购物资跟催表ﻩ56

二、采购检验专员岗位职责ﻩ5８

第二节　　采购质量操纵治理制度59

第三节采购质量操纵治理表格63

一、采购检验报告63

二、采购质量操纵表ﻩ６3

第七章采购结算治理65

第一节采购结算岗位职责66

二、采购结算专员岗位职责６６

第二节采购结算治理制度67

第三节采购结算治理表格７0

一、预付申请表ﻩ７0

二、付款申请表ﻩ7０

三、采购付款进程表ﻩ71

四、采购支出证明表71

五、采购结算清款表7１

第八章　采购成本操纵ﻩ7２

第一节　采购成本操纵岗位职责7３

一、采购成本操纵主管岗位职责ﻩ73

二、采购成本操纵专员岗位职责ﻩ73

第二节采购成本操纵治理制度ﻩ74

一、采购成本操纵制度ﻩ74

第三节采购成本操纵治理表格ﻩ77

一、采购实施记录表ﻩ７7

二、采购付款申请表ﻩ78

三、采购成本汇总表79

四、成本差异汇总表ﻩ79

五、采购成本比较表ﻩ80

第九章　采购绩效治理８1

第一节采购绩效治理岗位职责ﻩ８２

一、采购绩效主管岗位职责8２

二、采购绩效专员岗位职责ﻩ83

第二节　采购绩效治理制度83

一、采购绩效考核制度ﻩ83

二、采购人员行为规范87

第三节　采购绩效治理表格89

一、采购绩效考核表89

二、采购绩效改进表90

三、采购绩效奖惩表ﻩ90

第一章采购部组织结构与责权

第一节采购部职能与组织结构

一、采购部职能

采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下,严格制定并执行采购制度与采购工作流程,确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使下列职能。

（一）建立采购部组织

结合企业实际情况和进展需求,建立健全采购部的组织结构设计,明确职责分工，优化人员配置,提高采购工作绩效。

（二）建立健全采购治理制度体系

依照企业治理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度,规范采购作业。

（三）采购打算治理

在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购打算与采购预算,指导采购活动。

（四）供应商治理

依照采购打算进行市场调研，选择、评审、考核供应商,建立并完善供应商档案。

（五）采购价格治理

建立并更新重要物资及常备物资的价格档案,指导采购作业与价格谈判,提高采购绩效。

（六）采购合同治理

组织合同评审，签订采购合同,建立采购合同台账并分类治理，监督合同的执行。

（七）采购进度操纵

监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期治理，严格操纵采购进度，确保供应及时。

（八）采购质量操纵

建立采购认证体系,对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

（九）采购成本操纵

严格执行采购预算,监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析,有效操纵采购成本。

（十）采购绩效治理

定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并依照采购结果实施奖惩,分析采购过程中的薄弱环节与问题,制订改进打算，提高采购绩效。

二、采购部组织结构

不同的企业,其采购部职位设置也不同。

企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与进展规划，内外部环境,治理水平,供应市场结构，物资价格弹性，产品技术,客户需求等方面的阻碍,确保采购组织的高效性、灵活性。

（一）按企业规模设计采购部组织结构

1.中小型企业采购部组织结构

中小型企业采购部组织结构如图1．1所示。

图１-1　中小型企业采购部组织结构示例

2.大型企业采购部组织结构

大型企业采购部组织结构如图1-2所示。

图１-2　大型企业采购部组织结构示例

（二）按职能设计的采购部组织结构

依照采购过程中的职能不同,采购部的组织结构如图1-3所示。

图1-３　按职能分工设计的采购部组织结构示例

（三）按专业分工划分的采购部组织结构

若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图１-4所示。

图１-4按专业分工设计的采购部组织结构示例

（四）按采购物资类不设计的采购部组织结构

按所采购的物资类不来设计，采购部的组织结构如图１-５所示。

图1－5按采购物资类不设计的采购部组织结构图示例

（五）按采购地区设计的采购部组织结构

按采购地区的不同来设计,采购部的组织结构如图1－6所示。

图1-６按采购地区设计的采购部组织结构示例

（六）按采购渠道设计的采购部组织结构

按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图１-7所示。

图１－7　按采购渠道设计的采购部组织结构示例

（七）按行业设计的采购部组织结构

1.超市采购部组织结构

超市采购部的组织结构如图1-8所示。

图1-8超市采购部组织结构示例

2.酒店、宾馆采购部组织结构

酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图１－9所示。

图1-9　酒店、宾馆采购部组织结构示例

3.工程项目采购部组织结构

房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。

同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式,工程项目采购部的组织结构如图1-10所示。

图1-1０工程项目采购部组织结构示例

第二节　　采购部责权

一、采购部职责

（一）生产制造企业采购部职责

从生产制造企业全面质量治理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前,并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。

其岗位职责如图１－11所述。

图１-1１　　生产制造企业采购部职责

（二）商场、超市采购部职责

对商场、超市而言,采购部要紧负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。

其具体职责如图１-12所述。

图1-１2商场、超市采购部职责

二、采购部权力

采购部的权力如图1-13所示。

图1-13　采购部权力

第三节　采购部治理岗位职责

一、采购总监岗位职责

采购总监的要紧工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购,确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。

采购总监的岗位职责如图１-１４所示。

图1-14采购总监岗位职责

二、采购部经理岗位职责

采购部经理要紧负责企业所需物资的采购及采购部的日常治理工作,其岗位职责如图１-15所示。

图1-1５采购部经理岗位职责

三、采购主管岗位职责

采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购治理及部门治理等工作,具体如图1-16所示。

图1-16　采购主管岗位职责

四、采购稽核员岗位职责

采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。

图1-17采购稽核员岗位职责

第二章　　采购打算治理

第一节采购打算岗位职责

一、采购打算主管岗位职责

采购打算主管在采购经理的指导下全面治理企业的采购打算,组织编制采购打算和采购预算,并对其执行情况进行监督检查,确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。

采购打算主管的岗位职责如图２－１所示。

图2－1采购打算主管岗位职责

二、采购打算专员岗位职责

采购打算专员的岗位职责是协助采购打算主管编制采购打算,具体如图2-2所示。

图2-２采购打算专员岗位职责

三、采购预算专员岗位职责

采购预算专员的岗位职责是协助采购打算主管编制采购预算,并监督预算的执行情况，具体如图２－3所示。

图2-3采购预算专员岗位职责

第二节采购打算治理制度

一、采购预算治理制度

下面是某企业采购预算治理制度，供读者参考。

制度

名称

采购预算治理制度

编　号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为加强对公司采购预算的治理,有效操纵采购成本，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司采购预算治理工作,除另有规定外，悉按本制度的规定处理。

第3条职责

1采购部负责依照采购打算编制采购预算，并严格执行。

２财务部协助采购部制订采购预算,整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

3公司总经理负责审批采购预算。

第2章采购预算的编制

第4条编制采购预算的目标

1采购部凭采购预算进行采购，操纵采购费用的支出。

2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金,保证资金支付的准确性与及时性。

第5条采购预算的编制依据

1生产经营所需的物资数量。

2可能的物资期末库存量。

３本期打算末结转库存量。

结转库存量由仓储部和采购部依照各种物资的安全库存量和提早采购期进行确认。

４物资打算价格。

物资打算价格由采购部依照物资的当前价格,结合可能阻碍物资价格变化的因素进行确定。

第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项阻碍采购预算的因素。

1采购环境。

2公司销售打算。

3物资使用清单。

4存量管制卡。

5物料标准成本的设定。

第7条采购部须依照物资采购的具体内容,选择合适的采购预算方法,如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

第8条采购部应采纳目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数,并据此编制采购预算草案,报财务部审核。

第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

第10条采购部应依照平衡过的采购打算草案编制正式的采购预算,并报主管副总与总经理审批。

第１1条在编制采购预算的过程中,采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

第３章采购预算的执行与调整

第１2条采购预算的执行

1经核定的分期采购预算,当期未动用的，不得保留;如确有需要，下期补办相关手续。

2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

３采购预算由使用部门严格执行,其他部门予以监督。

第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。

第1４条遇有下列情况之一者,采购预算需要进行调整。

１公司经营方向发生变更。

2受重大自然灾难的阻碍。

3公司内部重大政策调整。

4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。

5市场经济形势发生重大变化,导致公司经营目标需要调整。

第1５条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。

第4章附则

第16条本制度自公布之日起执行。

第1７条本制度由采购部负责解释。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节采购打算治理表格

一、采购申请单

编号：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

　年月　日

申请部门

部门编号

项目编号

需求时刻

收货地址

联系人

联系电话

申请理由

采购对象

□固定资产　　□生产用料　　　　□办公用品（家具、文具）　

□办公用品（其他）　　□低值易耗品　　□其他

采购项目描述

名称

规格

用途

数量

需求日期

可能单价

金额

预算情况

年度预算

已用预算

部门可用预算

预算编号

尚余预算

审核

财务部

申请人

使用部门经理

预算负责人

二、生产请购单

编号:

　　　　　　　　　　　　　　　日期：

　年月日

请购项目

品名

规格

料号

部门

数量

用途

讲明

需要日期

预算编号

总经理

生产部经理

采购总监

经办人

料不

□原料　　　　□物料　　□设备　　　□零配件　　□其他

交货情况

□一次交货　　　　　□分批

询价记录

供应商

名称

单价

总价

交货期及品质

供应商

选择

参

考

资

料

库存量

可用天数

请购量

可用天数

前次购买

单价

供应商

总经理

采购部经理

主管

副总

采购专员

三、设备采购申请表

序号

名称

型号

规格

零件

编号

数量

单位

参考

单价

要求到

货时刻

购买

单价

备注

1

2

…

申请

部门

经办人

备注

负责人

审批

意见

设备部经理

采购部经理

主管副总

总经理

完成

情况

订货期

　年月　　日

订货人

可能

到货期

　月　日

（如在　　月　日前收不到货，请与订货人联系）

收货期

　　年月　日

收货人

数量型号是否相符

有无合格证

有无讲明书

收货情况简述

供应商

资料

名称

联系人

地址

邮编

电话

传真

开户行

账号

四、物资采购打算表

编号:

　　　　　　　　　　　　　　填写日期:

年月日

物资名称

规格

部门

全年采购总量

单价

金额

每月采购打算

１月

２月

３月

……

数量

金额

数量

金额

数量

金额

……

……

批准日期:

　年　　　月　日　　　审核日期:

年月　日　　编制人：

五、订单采购打算表

编号:

　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月

物资名称

品名

规格

适用产品

上旬

中旬

下旬

库存量

订购量

单号

用量

单号

用量

单号

用量

第三章供应商开发与治理

第一节供应商开发与治理岗位职责

一、招标采购主管岗位职责

招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作,建立招标采购工作规范,编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图３－１所示。

图3－1　招标采购主管岗位职责

二、供应商治理主管岗位职责

供应商治理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商治理体系，开展供应商的开发、监督、评估、治理工作,协调供应商关系,优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。

图3-2供应商治理主管岗位职责

三、供应商治理工程师岗位职责

供应商治理工程师的岗位职责是具体执行供应商治理工作,为供应商提供质量操纵关心，对供应商进行评估及考核,具体如图３-3所示。

图３－3供应商治理工程师岗位职责

四、供应商开发专员岗位职责

供应商开发专员的岗位职责是在供应商治理主管的领导下，负责供应商开发的日常治理工作,提高企业对供应商的治理能力,具体如图3-4所示。

图３-4供应商开发专员岗位职责

五、供应商治理专员岗位职责

供应商治理专员的岗位职责是协助供应商治理主管处理相关日常事务,建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发,维护与供应商的关系，及时完成上级安排的工作任务，具体如图3-5所示。

图3-5供应商治理专员岗位职责

第二节　供应商开发与治理制度

一、供应商治理制度

下面是某企业供应商治理制度，供读者参考。

制度

名称

供应商治理制度

编　　号

执行部门

第1章总则

第1条目的

选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。

第2条适用范围

本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。

第３条权责

1采购部、质量治理部、设计部负责对供应商进行评价。

2采购部、质量治理部负责对供应商进行考核。

3总经理负责合格供应商的审批工作。

第2章合格供应商的标准

第4条评价合格供应商

公司相关人员评价合格供应商时,应按照以下标准综合考虑。

１供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

３关于关键原料,应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查,其中包括下列五个方面的要求。

（１）进料的检验是否严格。

（2）生产过程的质量保证体系是否完善。

（3）出厂的检验是否符合我方要求。

（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。

（5）考察供应商的历史业绩及要紧客户,其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，要紧客户最好是知名的大型企业。

4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

５能有效处理紧急订单。

6有具体的售后服务措施，且令人中意。

7同等价格择其优，同等质量择其廉,同价同质择其近。

8样品通过试用且合格。

第3章供应商的评价程序

第5条供应商初步评价

1质量治理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求查找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商差不多资料表”。

2采购部对“供应商差不多资料表”进行初步评审，选择出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量治理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。

现场评审时使用“供应商现场评审表”。

3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求,关于有毒品、危险品,应要求供应商提供相关证明文件。

第6条供应商的现场评审

1依照所采购材料对产品质量的阻碍程度,可将采购的物资分为关键、重要、一般材料三个级不，对不同级不实行不同的操纵等级。

2关于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量治理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量治理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。

3关于一般材料的供应商,无须进行现场评审。

第７条《供应商质量保证协议》的签订

1采购部负责与重要材料的供应商和一般材料供应商签订《供应商质量保证协议》。

2《供应商质量保证协议》一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格材料的一种契约。

第8条提出样品需求

1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量治理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求,如品名、规格、包装方式等。

2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品,数量应多于两件。

第９条样品的质检

1样品在送达企业后，由设计部、质量治理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。

２经确认合格的样品,需在样件上贴“样件标签”,并注明合格,标识检验状态。

3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据;一件留在质量治理部,作为今后检验的依据。

第10条确定合格供应商的名单

1在“供应商差不多资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后,采购部将供应商列入“合格供应商名单”,交公司总经理批准。

２原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

3关于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4接单生产时，假如客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。

客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”,如需从非客户提供的供应商处采购时,必须事先得到客户的书面批准。

5适时对供应商进行考核，并依照考核结果修订“合格供应商名单”,删除不合格供应商。

修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。

第4章供应商的监督与考核

第1１条考核对象

供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。

第１２条考核方法

公司对供应商实行评分分级制度,供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。

第13条考核频率

对关键、重要材料的供应