物资采购管理制度和存货管理制度.docx

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物资采购管理制度和存货管理制度

物资采管理制度

为了加强全公司物资的采购管理，增加采购过程的透明度，降低采购成本，提高经济效益，以达到所供应物资确保质量、供应及时、综合采购成本最低的采购工作要求。

现特订物资采购管理制度如下：

一、采购物资分类及其主管部门

1、技术改造项目所需的设备（不包括工程材料），采购的主管部门为技改办。

2、一次性耗用的材料（包括工程材料）、包装物、办公用品、低值易耗品、工具、仪器仪表、促销品、修理用配件等物资统一集中到采购部采购。

3、有关部门专用的软件可由使用部门直接按规定程序报总经理（董事长）批准采购。

二、采购计划管理

仓储部根据当月销售计划，编制月度生产计划，根据月未各类物资库存情况进行综合平衡后于每月3日前向采购部编报当月采购计划，采购部报物流总监审核后，报总经理审批。

采购部根据审批后的采购计划按生产进度要求及时组织采购。

保管员按采购计划组织验收，财务部按采购计划或（合同）安排付款。

对于非技改项目用设备和修理用配件，由设备动力部编制采购计划，报生产总监审核后，报总经理审批。

采购员凭审批后的采购计划采购。

对于办公用品、低值易耗品由办公室编制采购计划，报财务和行政中心总监审批后交采购部采购。

对于促销品由营销部编制采购计划报销售总监审批后交采购部采购。

对于采购金额元以上的促销品需报董事长审批。

对未经审批的计划外采购，保管员有权拒绝验收进仓，财务部有权拒绝付款。

对于临时抢修所需的零配件采购，可直接采购后，根据规定程序办理进仓手续后报总经理审批支付。

对于未列入采购计划的急需材料的采购，由使用部门报总经理批准后交采购部采购。

严禁采购员或车间直接通知采购员擅自采购。

三、参与采购洽谈的人员和审批

1、技术改造项目所需的设备的采购洽谈会，由技改办负责牵头，由采购部、设备动力部共同参与，必要时请有关领导或专业人员参加，谈成步意向后，报董事长审批。

2、大宗材料的采购洽谈，由物流总监和采购部共同参与，谈成意向后，报总经理审批。

3、其他材料的采购洽谈，采购部谈成意向后，报物流总监审批。

四、库存定额和采购批量的确定

为了使各类物资的供应在保证生产经营工作顺利进行的前提下，保持库存资金占用量最低，采购部必须与财务部等有关部门进行科学的分析，确定各种原辅料及主要配件的最低库存定额和最高库存限额，同时，按照采购成本最低的要求确定进货批量。

五、采购物资的验收、进仓管理

一切物资的购进都必须经过验收程序，经验收合格后方可办理进仓手续。

严禁未经验收直接办理进仓手续。

具体程序如下：

1、第一点1类采购物资验收程序。

由工程项目监督部门组织有关人员进行验收，验收合格后方可安装使用。

2、第一点2类采购物资验收程序。

保管员应及时进行认真的现场数量清点或过磅。

发现短少必须马上报告采购部进行交涉处理。

清点数量后，根据我公司规定必检的品种，必须及时向质检部报送请检单，质检部根据购货合同或规定的质量标准进行检验或抽样检测，出具质检报告单及时送采购部，保管员凭检验合格的报告单进仓。

3、第一条3类采购的软件，由使用部门写出试用报告或验收报告交总经理批准后，按合同付款。

六、购进不合格物资的处理

凡经检验不合格的购进物资，采购主管人员必须在合同或合同法规定的有效期限内向供货方提出，通过传真等有效途径通知供货方。

采购主管人员必须要妥善处理，不得造成企业损失，如不能处理的，必须及时向总经理或董事长报告。

如既不能妥善处理，又不能及时报告的，造成损失由采购主管人员负责赔偿。

七、供货单位的选择及淘汰

1、选择的原则：

质量相同看价格，价格相同看质量，价格、质量相同看服务，大宗物资（如：

麦芽、大米、煤、啤酒瓶、塑料箱、商标、包装纸箱等年供货额在100万元以上的物资）采购单位不少于二家。

2、选择的程序

㈠、采购部必须多方征集供货单位的有关信息材料，向物流总监提供意见，初步确定供货单位筛选对象。

㈡、主管采购领导组织采购员、质检员或技术员对供货单位进行实地调查，核实产品质量的可靠性，以及其他如规模、服务、信誉等情况，写出调查报告，报告总经理审批。

如供货单位较远或不便前往实地调查的，也必须取得有关能证明实际情况的文字材料。

㈢、对于能进行试用的原材料，必须通过试用程序，并将试用的各项数据进行如实记录，写出试用报告。

㈣、对于大宗原材料年供货在100万元以上，批次进货在30万元以上的要按投招标办法确定供货单位。

投招标按《关于原辅料竞标采购有关规定》规定的程序进行。

㈤、对于非通过投招标办法选择供货单位的，由采购分管领导拟定后，报总经理审批。

㈥、一般情况下，不得选择由本公司股东或员工（包括他们的亲戚）创办的单位作为供方，特别是中层以上领导干部要绝对禁止，防止感情办事。

3、供货单位出现以下情形之一的，将被取消合格供应商资格。

（一）、连续出现产品质量波动，影响我公司产品质量的；

（二）、通过非公平渠道（如：

行贿、串标等）取得供应商资格的；

（三）、其他严重违反合同的情形。

八、采购物资使用情况的质量反馈和供货单位的管理。

物流总监应及时定期组织有关使用采购物资车间和品控部等部门征集采购物资质量反馈意见，对于不符合质量要求，与规定标准不符合的物资供货单位，及时向总经理提出停止供货或另选供货单位的建议。

同时，严禁供货单位人员与本公司使用、检验等有关人员进行频繁接触，建立密切关系，或出现宴请、收卖等行为的，一经发现停止供货，另选供货单位。

九、物资采购的监督

1、监督的内容

㈠、主要采购物资的质量标准，试用品的试用结果情况。

㈡、主要采购物资的投招标形式、结果，包括中标单位的规模、价格、服务等内容。

㈢、主要采购物资的价格、供货单位名称、联系电话等。

2、监督的工作部门及对象

采购部和财务部及时将有关监督内容的资料整理后交公司监事进行监督后，签署监督意见，交公司董事长和副董事长。

十、采购信息管理

1、采购部应根据质量管理标准的要求，建立合格供应商档案。

2、采购员必须主动掌握各类物资的价格信息，努力降低采购成本。

3、其他部门有关人员掌握的价格信息，应及时提供给采购部门。

存货管理制度

为了确保公司存货安全有序的流转，减少损失，降低存货成本，提高经济效益，特制订本制度。

一、全面落实实物负责制，实行谁保管谁负责。

必须将所有的物资保管责任明确落实到个人，不能出现无人负责或多头负责的现象。

出现缺少，必须及时报告，并组织有关人员进行深入分析，查明原因，分清责任。

属于保管不善等人为因素造成的损失，必须追究有关人员的赔偿责任。

各类损耗必须经有关部门审核批准后入账。

属于正常损耗的由部门负责人审批，属于非正常损耗的报总经理或董事长审批。

二、不相兼容职务，不得兼职，堵塞管理制度的漏洞。

物资采购员、检验员、保管员、领料员之间必须分开，不得兼职。

采购员必须按合同或规定的质量标准组织采购；保管员必须认真按发票或货物清单点验；并及时协同质检人员进行质量检验，检验合格后，保管员方可按实进仓。

发现质量或不符等问题及时报告有关领导处理。

三、加强领用管理。

一切货物必须按先进仓后领用的程序管理。

严禁未经验收直接办理进仓手续或领用，对于抢修急需的配件可直接领用，但必须在领用后3个工作日内取得领用部门负责人的证明，并报生产总监审核后，到仓库保管员处补办进仓和领用手续，并附审批手续。

各类存货必须由各使用部门的部长（副部长）领用。

受部长委托，班组长（或工段长）可直接领用，但必须及时将领料单交给部长，以便部长控制本部门的成本。

其他人员一律不准领用。

四、加强物料消耗的定额管理，控制生产成本。

各用料部门必须制订各种物料消耗定额，报技术等有关部门核定后，报各中心总监批准。

保管员按定额发料，超定额由各中心总监批准后发料。

五、加强存货定额管理，确保满足生产需要和降低存货成本。

仓储部必须会同采购部和财务部等有关部门进行科学分析，确定各种存货的最低库存和最高库存定额。

在存货降到最低定额时，保管员必须马上向仓储部报告，由仓储部通知采购部采购。

六、加强仓库或堆场的现场管理，确保存货安全有序流转。

对各仓库或堆场进行整体规划，做到各类存货定点、定标准堆放，整齐划一。

根据各类存货的特性，做好防火、防鼠、防盗、防变质、防生锈等工作，确保存货安全。

保持存货现场的清洁卫生。

七、加强存货的定期盘点工作，充分发挥财务的监督作用。

除五金配件因品种繁多实行年中和年未二次盘点外，其他存货（包括已领用未使用完的车间存货）必须做到每月定期盘点，在盘点过程中，财务和仓储部必须参与监督。

八、各有关部门必须做好配合，全员参与监督管理。

1、门卫必须严格按照货物进出厂制度加强进出货物的检查和件数的点验。

2、质检部门会同有关人员及领导确定各种购进材料的质量标准和质检的质量指标，落实专人负责质量检验。

3、用料部门必须及时反映材料的质量情况。

九、加强瓶箱管理

1、加强出借瓶箱的管理，首先，严格执行出借瓶箱的审批手续，必须落实经办催收人员，未落实经办催收人员的不得出借。

其次，必须及时组织催收工作，落实催收责任，把催收的成效并入个人工作业绩考核。

2、严格执行瓶箱的验收制度。

验收员必须认真仔细地点验，切实加强工作责任心，严防出现工作差错。

3、加强瓶坦现场管理，做好瓶箱堆放规划，所有瓶箱必须堆放在红线内，并按6个高整齐堆放。

当日客户返回的瓶箱，必须当日整理完毕。

4、加强搬运操作规程现场监督，违规操作造成的瓶箱损失必须赔偿。

5、成品保管员必须凭调换单或押金单发货，严禁擅自出借。

十、加强存货管理的绩效考核工作，调动存货管理人员的工作积极性。

建立超消耗定额扣罚，降低消耗定额有奖的激励和制约机制。