采购管理超市供应商的管理手册.docx

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采购管理超市供应商的管理手册

供应商的管理

市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合xxx超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。

俗话说：

“水能载舟，亦能覆舟”。

如果选择好的供应商，则他们可成为xxx的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则xxx超市的前途就不堪设想了。

xxx超市供应商政策：

供应商政策

项目

政策说明

供货来源

本公司广求货源，供应商包括：

农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。

避免向二级批发商、皮包公司（倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。

供货家数

同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。

每一个门店总供货家数应限制在500～700家。

“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。

客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。

供应商每月进货或销售金额不足￥1,000者，应予淘汰。

（续下页）

项目

政策说明

选择要求

本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：

（1）价格：

愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。

（2）诚信：

不可有贿赂及违背诚信的行为。

（3）质量：

质量良好，能对其商品质量有所保证。

（4）包装：

其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客

群所需要的。

（5）服务：

能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。

（6）批发：

愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮

业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。

（7）货源：

财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。

（8）远见：

不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。

（9）促销：

愿意在促销活动给予大力支持。

（10）赞助：

愿意对各种赞助费用给予大力支持。

购销

本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。

代销

本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。

代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。

联营

对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：

精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。

（完）

供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。

（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对本超市无益的供应商。

（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。

（d）争取最好的商业交易条件。

（e）将营业额与利润额最大化。

一般而言，大型供应商（例如：

跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。

而中小型的供应商（例如：

一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：

私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等），进而控制采购人员。

俗话说：

“吃人嘴软，拿人手短”。

腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲北京华联的利益了。

所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。

另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。

有些供应商为了某些理由（例如：

商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受本超市的目标顾客群所喜爱。

供应商管理可分为：

（一）新供应商进场，

（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。

现分述如下：

一、新供应商进场：

有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说：

“要见xxx超市的采购不容易”。

这句话说明了本超市的部分采购人员较为牛皮，已有了傲气，只喜欢或愿意与老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对的。

要知道超市的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：

财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上超市的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让超市错失了商机。

同时，让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。

因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。

引进新供应商对超市有一些明显的好处：

（a）对老供应商有压力，俗语说：

“有竞争才有进步”。

他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“300家”新供应商，就会为超市增加“300万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。

各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：

1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。

2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把采购部的网址公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。

3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：

人民币200元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式函覆北京华联采购部的决定。

5、“公告栏”的信息举例如下：

新供应商朋友们：

（1）假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。

（2）你们可以经由采购部的网址“www.”了解与北京华联交易的程序。

（3）你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

（4）在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。

谢谢你们的合作，欢迎光临！

6、“新供应商进场程序”如附件。

7、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。

“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。

“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。

正式的函覆文件举例如下：

尊敬的公司：

感谢贵公司200年月日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下：

●请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系，电话为转分机。

●贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。

□价格□质量□包装

□品种□售前服务□售后服务

●我公司因以下原因暂时无法进一步联系。

1、。

2、。

3、。

4、。

5、。

●贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。

xxx超市有限公司

采购部敬启

200年月日

8、以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护xxx超市的信誉。

若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。

经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。

申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。

采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。

采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。

二、旧供应商清场：

有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：

产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。

这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。

“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。

采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。

清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：

供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

三、旧供应商年度合同：

每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。

“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。

年度合同主要在规范：

“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。

采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

四、旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。

这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。

凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。

若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。

五、年度供应商表彰大会：

每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：

（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。

（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。

（3）展现xxx的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。

“表彰大会”可以是有偿的（例如：

由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。

也可以仅有精神奖励（例如：

奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：

奖金或提前付款等）。

更可以请新闻媒体参加报导，以扩大影响力。

表彰的内容可以包括：

“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及xxx的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：

“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。

各地区公司在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会愈大。

附：

新供应商进场程序

供应商决定是否提出与交易更好的

理由

xxx超市

填表日期

200年月日

供应商基本资料表

（适合者打“√”）

供

应

商

名称

销售总部

电话号码

销售总部

传真号码

销售总部

地址

邮编

销售部

电子邮箱

成立日期

年月日

资本额

￥万

员工人数

人

主要股东姓名

1．

2．

3．

4．

5．

职称

主要客户名称

1．

2．

3．

4．

5．

供应商

综合状况

1.盈利状况

：

□是□否□不清楚；比同业：

□高□相等□低□不清楚

2.资金状况

：

□充足□刚好□紧张□不足□不清楚

3.存货状况

：

□充足□刚好□紧张□不足□时多时少□不清楚

4.销售状况

：

□良好□一般□较差□很差□不清楚

5.人员状况

：

□稳定□流动率尚低□流动率较高□流动率很高□不清楚

6.配送状况

：

□良好□刚好□紧张□不足□不清楚

供应商属性

□内资企业□合资企业□外资企业□股份制□国有企业□集体企业□私营企业□上市公司

□制造商□进口商□经销商□代理商□一级批发商□二级批发商□其它：

目前主要商品品牌

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7．

其它

总计

商品品类

销售额占比

%

%

%

%

%

%

%

100.0%

本市市场份额

%

%

%

%

%

%

%

年广告促销费（万）

万

万

万

万

万

万

万

万

生产能力

（以数量表示）

目前产能

利用率

%

%

%

%

%

%

%

%

最近四年

总营业额

年

年

年

年（预估）

￥万

￥万

￥万

￥万

主要销售渠道

经销商

代理商

批发商

零售商直供

KAC（主要/重点客户）

其它：

其它：

总计

销售占比

％

％

％

％

％

％

％

100.0％

客户数

家

家

家

家

家

家

家

家

零售网点数

家

家

家

家

家

家

家

家

提供以下证件（有者请打“√”）：

1.□营业执照副本7.□商标注册证（制造商适用）

2.□税务登记表（国税、地税）8.□卫生许可证（食品制造商适用）

3.□生产许可证（制造商适用）9.□安全认证（长城标：

电工类商品适用）

4.□商检合格证10.□代理授权书（代理商适用）

5.□进口商品检验合格证（进口商品适用）11.□其他

（1）

6.□商品检验报告

（2）

填表人姓名

全国销售部

负责人

公

章

职称

职称

联系电话

联系电话

手机

手机

xxx超市

供应商简介

供应商名称

地址

邮编

成立

沿革

发展

历程

未来

发展

计划

目前

组织

请附上全公司组织图及业务部门组织图。

组织图应至少包括：

“部门名称”、“领导姓名及职务”、“部门主要职能”及“员工人数”。

请参考附件的范例。

产销

情况

财务

情况

优势

与

劣势

对xxx的

业务

目标

业务负责人

职务

日期

200年月日

注：

本表格空格不够时，请自行以白纸打印。

供应商组织图范例

供应商名称：

填表日期：

年月日

（一）

XX名员工

所有部门：

主要

职能:

1.

1.

1.

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

3.

3.

3.

3.

4.

4.

4.

4.

4.

4.

4.

5.

5.

5.

5.

5.

5.

5.

（二）

XX名员工

业务部门：

主要

职能:

1.

1.

1.

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

3.

3.

3.

3.

4.

4.

4.

4.

4.

4.

4.

5.

5.

5.

5.

5.

5.

5.

日期：

200年月日

xxx超市

供应商报价单

供应商

销售

排名

国际条码

品名及规格

销售

单位

商品陈列尺寸

长×宽×高

（公分）

每箱

件数

产地

交货

天数

价格结构（人民币、含税）

样品

零售

订价

二批商

进价

一批商

进价

连锁店

进价

华联

进价

是

否

是

否

1

入

天

￥

￥

￥

￥

￥

2

入

天

3

入

天

4

入

天

5

入

天

6

入

天

7

入

天

8

入

天

9

入

天

10

入

天

11

入

天

12

入

天

13

入

天

14

入

天

15

入

天

注：

（1）在报价之前，供应商应先完整填写“供应商基本资料表”及“供应商简介”。

（2）请供应商务必按商品本身的“销售排名”顺序填写。

如果栏位不够，请自行复印

“空白表格”，并更正“销售排名”顺序。

（3）如以上报价不实，一经查证属实，xxx将立即停止一切交易，并全数退货。

（4）“xxx进价”系是“到岸价”，即供应商必需将商品按指定位置贴好“xxx店内码”或

印上“国际条码”，整齐码放在“xxx”指定的栈板及位置上，并当面点交给“xxx收货部”。

供应商名称

地址

电话

公

章

传真

报价人

职务

xxx超市

新供应商问卷调查表

供应商名称

地址

感谢贵公司考虑与xxx综合超市合作，共同拓展市场，双赢双利。

请就近先考察xxx的门店，并阅读“供应商手册”，然后回答以下问题，适合贵公司的意见者，请在“方格”内打“√”。

门店考察

门店：

考察次数

□没有□一次□两次

□三次以上

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

□其他：

门店：

考察次数

□没有□一次□两次

□三次以上

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

□其他：

供应商手册

□尚未阅读□略为阅读□详细阅读

□阅读一次□阅读两次□阅读三次以上

供应商

产品定位

□高档□中高档□中档□中低档□低档

□家庭用□专业用

□所有年龄□特定年龄

□所有性别□特定性别

□所有文化水平□特定文化水平

□所有职业□特定职业

□所有商圈□特定商圈

供应商能力

是否能协助xxx降低采购成本

□能□不能□不确定

是否能协助xxx降低营运成本

□能□不能□不确定

是否能协助xxx增加销售份额

□能□不能□不确定

供应商对

xxx的认识

全国连锁

□是□否□不清楚，目前门店数：

家店，个城市

天天低价

□是□否□不清楚，比市价便宜：

～％

品种齐全度

□5,000个以下□5,000～10,000个□10,000个以上

来客数

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

客单价

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

销售额

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

xxx的熟人

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

可以打听

供应商的人

公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

对xxx的

综合建议

⒈

⒉

⒊

供应商业务

负责人

职务

日期

年月日

xxx超市

新供应商产品问卷调查表

（适合者打“√”，请按一个品牌填写一张）

供应商名称

地址

邮编

电话

品牌及

品类名称

货源

□自制□进口□代理□购销

□代销□联营□其他：

供应商

产品定位

年龄

□所有年龄层

□0～5岁

□5～12岁

□13～19岁

□20～50岁

□50岁以上

姓别

□男女都适用

□男性适用

□女性适用

职业

□农民

□国企职工

□事业单位职工

□私企职工

□集体职工

□外企职工

□个体

家庭人数

□所有家庭

□1～3人/户

□4～6人/户

□7人/户以上

家庭月