企业外协外购管理制度.docx
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****有限公司
外协外购管理制度
V0.9
2016年5月
目录
一、范围3
二、目的作用3
三、管理职责3
3.1、采购部职责3
3.2、质检部职责3
3.3、技术部职责3
3.4、制造部职责3
3.5、仓库职责3
3.6、财务部职责3
3.7、总经理职责3
四、外协的申报批准3
五、合格供应商的选择与认定4
六、原材料、外购外协件的采购5
七、供应商所供产品的质量管理6
八、供应商的考核6
8.1、考核原则6
8.2、考核对象6
8.3、考核方法7
8.4、计分项目和评分标准7
8.6、考核结果的处理7
九、采购合同的管理8
9.1、采购合同运转程序8
9.2、合同评审8
9.3、合同专用章的管理9
9.4、合同文本、合同履行及合同归档管理9
9.5、签订合同的相关注意事项9
9.6、诉讼管辖10
9.7、约定事项10
9.8、索赔10
十、外协外购管理程序制度规定指定使用表单11
一、范围
本制度制定了公司外协外购管理制度。
本制度适用于所有为公司提供原辅料、外协、外购生产设备等的采购、检验、确认流程，采购合同的管理，以及相应供应商的选择、评定和管理工作。
本制度从总经理签署批准同意实施之日起即为实施。
二、目的作用
为了配合好销售计划、生产计划任务的完成，保证外协加工的配件供应工作在时间、数量、质量上、设备加工能力互补和外协加工性价比均能满足生产的要求，规范管理相关流程和合同，维护公司的合法权益，特制定本外协外购管理制度。
三、管理职责
供应商评审委员会是公司需外协外购的归口管理部门，应加强对该项工作的计划管理，负责对外加工有关协作厂家的选择以及对外各项业务的处理、把关、指导和督查。
3.1、采购部职责
采购部负责外协外购件的采购、采购合同的管理、供应商开发及供方供货能力考察。
3.2、质检部职责
质检部负责外协外购件的质量检验。
3.3、技术部职责
技术部负责提供新产品外协外购件的图纸、技术要求及质量认定。
3.4、制造部职责
制造部负责在样品、小批量生产试制过程中发现的问题予以反馈。
3.5、仓库职责
仓库负责外协、外购件的入库、保管、发放。
3.6、财务部职责
财务部负责外协项目成本和效益核算，提出实施意见。
3.7、总经理职责
总经理负责合格供方的批准。
四、外协的申报批准
4.1、当需要外协加工、外购生产设备时，由所需部门负责提出，并填写《外协外购申请表》。
4.2、产品需外协的原因应符合以下条件：
4.2.1、本企业产品生产的作业负荷太重，无法抽调人员和设备加工。
4.2.2、特殊产品零件无法购得现货，企业又无产品零件加工设备或加工能力。
4.2.3、协作厂家有专业性的加工技术条件，利用外协质量保证且价格较廉。
4.3、外协加工的审批权责：
4.3.1、属零星外协加工，如工装设备、个别维修配件、新产品试制中个别零配件等，数量少且又是一次性的外协件或单件和小批量的外协件，外协加工费一次性在审批权责范围人民币5000元以内的，可由总经理授权相关高层领导批准签署后即可实施外协。
此类外协无需是我公司合格供应商。
4.3.2、属产品上的零配件，但仅是受企业加工设备短时间在维护修理期间且其它设备又无法替代加工情况下只能外协加工的（一旦设备修复，仍由本企业进行加工），或外协加工费一次性在审批权责范围超过人民币5000元以上的，须由总经理批准签署后方可实施外协。
此类外协无需是我公司合格供应商。
4.3.3、属产品上的零配件，企业无本道工序加工工艺装备或加工能力，准备长期要求批次性外协加工的，须由总经理批准签署后方可实施外协。
五、合格供应商的选择与认定
外协供应商的选择原则是：
“择优、择廉、择近”，应选择技术力量强、人员素质高、工艺技术管理先进、产品性能和质量确有保证、物美价廉、交通运输方便、原材料供应有保障、有一定生产能力、经营作风正派、信誉良好、在行业内处于领先地位的供应商。
5.1、由采购部根据公司安排和实际需求向供应商发出《供方基本情况调查表》。
5.2、供应商填写《供方基本情况调查表》后，附上以下证书复印件（加盖企业公章）：
营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量（或环境）管理体系认证证书、特种设备设计或制造许可证、国家规定的必须纳入强制认证的产品的认证证书、其他有关资质或证书一并交给采购部。
5.3、采购部对供应商返回的《供方基本情况调查表》及提供的有关资料进行初选，初选合格的，可采取下列之一形式进行评定：
a）建议直接评定为合格供方或产品试用考察；（诸如客户直接指定品牌、垄断性产品等）
b）组织供应商评审委员会的相关人员进行实地考察或函审；
5.4、现场实地考察、评审时，由采购部组织有关领导、技术部、质检部等部门人员进行《供方现场评审表》评分。
现场评审的合格分数最低分为70分。
函审时可由采购部将《供方现场评审表》发至供应商，由供应商自己进行打分，但必须附有证明资料以证明，后期视情况予以抽查。
抽查作假的直接不予评定合格供方。
5.5、现场评审合格的，由采购部门与其签订《外协加工协议》、《技术保密协议》后才能发放产品图纸，同时做好记录。
5.6、由采购部通知供方按图纸和技术要求进行生产并送样，样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，送样产品数量应控制在2～10件（具体由技术部根据产品种类而定，基本原则为大件低数量，小件高数量）。
5.7、当送样产品为塑料、橡胶件时，应区分并标注出不同的模号产品，每个模号的产品数量应控制在5～10件（基本原则为大件低数量，小件高数量）。
5.8、在样件送达公司后，采购部填写《外协件送样检验记录表》后并连同样品送交技术部进行确认，技术部汇同质检部完成样件的材质、外观、尺寸、性能等质量方面的检验，并完成《外协件送样检验记录表》后交由上级领导审核。
确认样件不合格的，由采购部将《外协件送样检验记录表》反馈给供应商，要求重新送样或另行寻找供应商。
5.9、当送样审核合格并且《外协件送样检验记录表》上注明需要封样的，待小批量试制通过以后由质检部汇同技术部对送样产品进行封样，封样时应标注清楚产品的图号、名称、模号、外协单位名称等信息。
封样结束后由质检部按产品存储要求予以保管，待后期需要进行比对检验时使用。
5.10、样品经鉴定合格的供应商转入试用期进行试生产，采购部在收到小批量产品进行送检时应注明小批试制，检验合格后经至多3个批次的试生产，采购部组织有关部门对其进行综合评价。
其中，生产部、质检部评价质量状况及改进措施；采购部评价交付及服务及时性、服务质量；技术部评价工艺技术保证；并填写《外协零件质量确认表》交由总经理助理审批。
审批通过后由采购部与之签订《供方质量保证协议》，而后将《供方基本情况调查表》、《供方现场评审表》、《技术保密协议》、《供方质量保证协议》、《外协件送样检验记录表》、《外协零件质量确认表》五份资料一并附后，交总经理做最后批准。
5.11、在总经理最后批准后，采购部将其列入《合格供方名单》，并建立好供方档案。
5.12、原有合格供方需扩展的配套产品与已供货的产品，加工设备、工艺条件大致相近和相似，可直接申请公司领导批准样件生产，《外协件送样检验记录表》评定合格接受，小批至多试用3批且《外协零件质量确认表》审批合格确认后可直接列入《合格供方名单》。
5.13、合格供应商的选择与认定流程的组织、督导由采购部统一负责协调处理，直至纳为合格供应商为止。
六、原材料、外购外协件的采购
6.1、所有原材料、外购外协件均必须按公司发布的《合格供方名单》的供应商进行采购，特殊情况下的临时采购须经总经理签字认可或总经理授权总经理助理签字认可。
6.2、质检部必须在确认原材料、外购外协件供货方是我公司的合格供方后才可进行检验，临时采购的凭总经理、总经理助理的签字认可进行检验，否则不得进行检验。
6.3、进厂验收和生产时发现的不合格品由质检部反馈给采购部，采购部根据与供应商签订的《供方质量保证协议》进行交涉或者索赔。
七、供应商所供产品的质量管理
供应商管理应遵循双方互惠互利，共同发展，稳定提高产品质量的原则。
7.1、供应商必须签订了《供方质量保证协议》和《技术保密协议》后才能签订供货合同。
拒不签署协议的供应商，由采购部汇报给总经理，并进行有计划地削减该供应商供货量，在指定期限内取消其合格供方的资格。
7.2、供应商必须对我公司的产品实施出厂检验，每批产品均应提供检验合格报告或合格证明、材质报告等以承诺所提供的产品合格。
在没有经过本公司事先书面通知的情况下，供应商不得改变供我公司产品的原材料、重要生产工艺或设计参数。
7.3、供应商在变更厂名时，必须提交新厂名的营业执照复印件一份，及变更厂名的通知函。
通知函应包括更名前和更名后的厂名、法定代表人、开户行、账号、税务登记号、电话、地址、邮政编码等信息，并盖有更名前和更名后的有效印章。
如果变更厂名后工厂条件（如地址、生产设备、生产工艺等）发生了变化，须重新进行现场考察以确定新的工厂条件是否满足合格供方规定的要求。
7.4、采购部负责根据供应商的要求下发供应商更名通知到公司相关部门，并建档备查。
7.5、供应商连续一年未供货，再供货时应重新进行样品测试和小批量试用，必要时还需进行现场实地考察。
连续二年未供货的供应商，其资格自动取消。
当其要求重新供货时，必须按新供应商选择和评定程序重新审理。
7.6、质检部每月对各合格供方所供产品质量状况进行统计，采购部每月可在网络存储器中对质检部相关报表进行查看。
对有质量问题的产品，采购部可适时向供方发送产品质量信息纠正/预防措施单，对出现较多质量问题的供应商，先责令其采取纠正和预防措施，再根据纠正措施实施效果确定是否暂停其供货或取消其供货资格。
八、供应商的考核
8.1、考核原则
《合格供方名单》实施动态管理，每年年底评定一次。
评定由采购部负责组织供应商评审委员会进行评定，评定的依据为《合格供方年终评定表》。
根据评定结果对合格供方名单进行修订。
8.2、考核对象
被列入《合格供方名单》的所有供应商。
8.3、考核方法
a）对供应商进行综合评价，实行评分等级制度，满分为100分。
b）评分大于或等于90分的，为A级供应商；
c）评分大于或等于80分，低于90分的，为B级供应商；
d）评分大于或等于70分，低于80分的，为C级供应商；
e）评分低于70分的，为D级供应商，即不合格供应商。
8.4、计分项目和评分标准
a）质量状况：
50分×（1-不合格件数/总交货件数）；
b）交付及时性：
20分×（迟交货批数/总交货批数）；
c）服务质量：
10分（服务质量好，用户满意10分；因服务质量问题导致用户抱怨5分；因服务质量问题导致用户投诉及索赔的0分）；
d）纠正措施：
15分（纠正措施按时回复并实施有效15分；纠正措施不按时回复，但实施有效13分；纠正措施按时回复但效果有限5分；纠正措施不按时回复实施无效0分）；
e）价格水平：
5分（偏高2分，居中3分，稍低5分）；
以上的第a）、d）项由质检部提供评分，第b）、c）、e）项由采购部提供评分。
提供评分时，应同时报送相关原始数据、存档原始资料备查。
8.5、采购人员应要求供应商按时交货和及时提供售后服务，同时应记录其及时交付率、服务及时率及服务质量。
8.6、考核结果的处理
a）考核结果在90分及以上的供应商，优先采购；
b）考核结果大于等于80分，低于90分的供应商，要求对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，质检部汇同技术部对提交的纠正措施和结果进行确认；
c）考核结果大于等于70分，低于80
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