合同管理流程.docx

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合同管理流程

合同管理流程

编制

日期

2008年10月05日

审核

魏锂

日期

2008年10月08日

批准

罗韶颖

日期

2008年10月12日

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

一、流程概况

流程目的

确保合同执行及关联各方掌握合同主要条款内容，提升合同履约质量。

流程风险

流程范围

项目开发涉及的工程和营销策划类合同的管理工作。

定义

流程客户

内部客户

外部客户

流程参与部门

成本管理部、财务部、业务对口部门

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

工程招标管理流程

工程结算管理流程

流程KPI

责任部门/岗位

数据来源

合同管理有效性

成本管理部

总经办

合同档案管理

成本管理部

合同管理台帐

合同数据库的完善度、更新的及时性

成本管理部

数据库目录

流程关键点

关键点说明

支持文件

相关部门起草标准格式合同，相关部门进行会签，法律审定

地产负责工程类、技术类、营销类合同的会签或评审，分管副总审核、总经理审批，权限外合同报集团审核、审批

二、流程图

三、职责

3.1.成本管理部

3.1.1.负责梳理合约框架中合同树；

3.1.2.负责建立和管理各类标准格式合同；

3.1.3.审核项目合约规划；

3.1.4.负责编制项目合约规划；

3.1.5.负责分解年度项目合同计划、季度项目合同计划和月度项目合同计划；

3.1.6.负责组织合同文本的编制与组织合同评审和会签；

3.1.7.负责组织合同交底；

3.1.8.负责合同履约检查。

3.2.项目部

3.2.1.负责提交合同任务书；

3.2.2.负责参加合同签订前的评审会签；

3.2.3.负责对本项目合同台帐的登记和管理。

3.3.业务对口部门

3.3.1.负责起草标准格式合同技术要求部分；

3.3.2.负责本部门合同台帐的登记和管理；

3.3.3.负责参加合同签订前的评审会签。

3.4.财务管理部

3.4.1.负责参加合同的评审和会签；

3.4.2.负责参加合同签订前的评审会签。

3.5.律师

3.5.1.负责审定标准格式合同；

3.5.2.负责合同的法律审核；

3.5.3.负责乙方合同违约的经济赔偿办理；

3.5.4.负责合同经济法律纠纷的处理。

3.6.公司分管领导及公司总经理

3.6.1.负责按权限审批各类合同。

四、工作程序

4.1.确定项目合约规划方案

4.1.1.成本管理部根据合约框架体系，编写项目标准合约规划方案和编制各自项目的合约规划方案，并组织相关部门评审；

4.1.2.项目合约规划方案经相关部门评审通过后，经审批（按权限）后下发执行；

4.1.3.执行过程中的项目合约规划方案，由成本管理部每季度进行回顾，需要修订调整的，发起审批流程，审批通过后按新的合约规划方案执行。

4.2.编制标准合同文本

4.2.1.由成本管理部组织、业务对口部门起草编写标准合同文本，编写完成后与《合同标准文本审批表》一并交业务部门、财务管理部、律师审核会签；

4.2.2.标准合同审核部门在收到标准合同文本及《合同标准文本审批表》3个工作日内必须提出审核意见；

4.2.3.成本管理部根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经审核通过后报律师审核、分管领导审核、地产总经理审批生效；

4.2.4.如有两个以上审核部门认为此类合同不符合标准化的条件，则此类合同的标准化工作应重新由成本管理部组织评审；

4.2.5.施工总包、监理、勘察、桩基检测、有线电视、电信、用水、用电、设计合同的行业示范版本经上述审核流程通过后，也可由律师审核、分管领导审核、总经理审批生效；

4.2.6.根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同文本应持续改进。

由成本管理部及时提出，按照本条规定的程序进行修改；

4.3.合同任务书

4.3.1.成本管理部根据不同的合同类别，制定相应的合同任务书模板（详见附件《公司合同任务书模板（工程类）》、《公司合同任务书模板（营销类）》、《公司合同任务书模板（设计类）》等）；

4.3.2.每季/月度相关部门按合约规划，上报部门及项目的合同需求和合同任务书；

4.3.3.合同任务书按审批权限经确认后，进入公司招标程序，不需要招标的，直接进入合同谈判程序。

4.4.确定合作方

4.4.1.合作方必须按照各类相应的《招投标管理流程》的规定来选择；

4.4.2.政府行为、行业垄断的合作方可直接签订合同。

4.5.合同草拟

4.5.1.合同由经办人员负责草拟，已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本；

4.5.2.采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款；

4.5.3.政府有关部门有强制性规定，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同；

4.5.3.1.成本管理部在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确；

4.5.4.对方提供格式合同的（特指垄断行业），成本管理部应首先检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致；

4.5.5.合同谈判前，成本管理部组织相关部门进行合同条款的会签，并按会签建议进行修改，完成内部统一后方可与对方进行谈判。

4.6.合同谈判

4.6.1.当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，成本管理部按以下规定组织谈判。

4.6.2.需要时成本管理部应在谈判前对合同谈判对象的资质进行复核；

4.6.3.成本管理部确定进行合同谈判交底时，应做好谈判准备事项；

4.6.4.成本管理部组织相关部门与招标入围单位进行谈判；

4.6.5.需要时成本管理部组织相关部门就谈判的结果进行交底；

4.6.6.成本管理部整理谈判资料及结论，在OA流程中开始合同会签程序，按合同审批权限进行审批。

4.7.合同审批

4.7.1.与供方商谈一致后，经办人员按照合同审批表的要求组织合同相关部门进行会签，并与相关部门达成合同修改的一致意见；

4.7.2.如审核部门对合同提出修改意见，经办部门必须重新组织与供方的洽商，必要时意见提出部门应参加洽商，双方取得一致后进行修改；

4.7.3.不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异（详见附件一对各类合同审批环节的规定），所有非标准合同及标准合同修改条款均需有律师审核；

4.7.4.在合同进行会签流转时应根据不同类别和性质的合同附上必要的附件：

工程（项目）定标审批表（单位考察报告及考察平分表）、购买产品及标的物的图片、有关技术、质量标准要求、工程预算书及其他相关说明材料等。

4.7.5.合同经各部门审核同意后，地产公司总经理权限内审批，权限外合同报地产公司董事长批准。

4.8.合同签署

4.8.1.合同拟稿必须经过审批之后方可签署；

4.8.2.经办人员负责办理合同会签手续；

4.8.3.公司所有合同必须在完成审批会签手续后，由各经办部门将审批会签表单及拟签字盖章的合同交由成本管理部，由成本管理部对合同会签意见进行核对后按公司印章管理规定，交印章管理人员加盖公司合同专用章；

4.8.4.合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；

4.8.5.合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；

4.8.6.法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续；

4.8.7.合同签署后应及时在各部门的《合同管理台帐》内登记。

4.9.合同履行和检查

4.9.1.成本管理部组织进行工程类合同的交底，设计类合同交底由研发设计部负责，营销类合同由营销管理部负责；

4.9.2.合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务管理部负责对合同的收、付款内容进行监督；律师等其他部门应对合同的履行给予必要的协助；

4.9.3.合同的履行过程中，成本管理部对合同执行情况进行抽查；

4.9.4.在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会总经办，并请示主管领导决定依法采取何种措施；

4.9.5.合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门经理，由部门经理签字；确需当场或者立即签字的，可由经办部门经理书面授权的人员直接签字。

但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者解除的有关规定进行。

4.10.合同变更和转让

4.10.1.合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示，经公司分管领导同意变更的，始得变更，双方应书面对变更内容进行确认，我方由经本公司分管领导书面授权的人员签字确认。

对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同；

4.10.2.合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或者补充合同；

4.10.3.法律、法规规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关手续。

4.11.合同解除

4.11.1.合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同；

4.11.2.合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会总经办，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。

4.12.合同文档的其他管理

4.12.1.原则上公司对外签署的合同应统一设置东原地产公司的LOGO，合同正文除各类标题之外统一设置为宋体小四号；（各类政府或同垄断性签署的标准合同除外）

4.12.2.对外签署合同必须将公司《给合作伙伴的一封信》作为合同附件交与公司签署合同的合作商；

4.12.3.公司应有四份原件，档案室、财务管理部、成本管理部、相关部门各一份；

五、支持性文件

5.1《东原地产合同管理制度》

5.2《东原地产招标管理制度》

5.3《东原地产合同框架管理流程》

六、相关记录

6.1《合同审批表》

6.2《变更解除审批表》