LTC流程合同管理流程.docx
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LTC流程合同管理流程
合同管理流程（草案）
一、合同管理流程概述
二、工程流程
三、附件
一、合同管理流程概述
（一）合同管理总流程图
（二）合同工程流程概述
1.相关文件
（1）《中华人民共和国合同法》
（2）《中华人民共和国民法通则》
（3）《中华人民共和国建筑法》
（4）《中华人民共和国招标投标法》
2.合同分类
（1）工程合同：
包括公司承接的工程的施工合同以及公司分包给其他单位施工的工程合同；
（2）物资采购合同：
包括材料采购、设备购买及安装
（3）劳动、劳务合同：
此类合同的主管部分是行政人事部，不属于本合同管理流程的主体；
本管理流程适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
3.合同主管部门——经营部的合同管理职责
（1）监督、检查贯彻执行《合同法》及相关法律法规的情况；
（2）领导、协调合同的订立、履行及管理工作；
（3）制定合同管理制度，并监督执行；
（4）决定对合同管理工作中做出显著成绩的部门和个人给予奖励；决定对合同管理工作中疏于管理，玩忽职守，违法乱纪者，未造成经济损失的给予通报批评，造成经济损失的给予处罚；
（5）其他需要协调解决的合同管理中的重大问题。
4.合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：
（1）合同名称；
（2）甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
（3）甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
（4）合同签订时间、地点；
（5）标的（内容）；
（6）数量、质量；
（7）价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
（8）履约方式、地点、费用的承担；
（9）违约责任（甲乙方权利和义务）；
（10）生效、实效条件、合同的变更、转让和解除条件；
（11）争议解决的方法；
（12）合同的份数及附件；
（13）保密条款（视合同性质需要）
（14）合同负责或主办部门填写《合同会签表》、《合同评审书》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；
（15）合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
合同管理流程中所有参与的部门和责任人都必须认真履行自己在合同管理中的职责，尽最大可能的维护公司的利益。
二、工作流程
流程名称：
合同会签流程
流程代号：
HT-001
主管部门：
经营部
流程说明：
⏹合同会签流程的定义：
需签订的合同初稿采用的是公司法务审核通过的合同模板或者是经合同评审流程通过的合同，由合同签订经办人发起合同会签流程。
⏹名词解释：
承办人是指产生合同事件过程中对外的主要联系和沟通人或者其安排指定的人员。
流程中各部的负责人或者负责人授权的人员为流程中的审核责任人。
⏹流程图解
序号
流程步骤
角色
流程步骤描述及节点责任人须完成的内容
01
承办人发起合同会签流程
会签流程跟进人
Ø填写《合同会签表》中第一页中所有内容后根据流程中的各环节
Ø准备签约单位的四证一资质一授权书（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、承包资质、安许证和授权委托书）。
02
市场部/采购部审核意见
市场部经理
Ø工程项目类合同由市场部对合同内容与招投标文件及公司要求是否一致，并提成意见。
采购部负责人
Ø材料、设备、产品类经济合同由采购部对合同中产品品牌、规格等主要功能指标、单价和数量与图纸或采购申请及市场供给情况提出意见，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公司规定并满足项目要求
03
工程部审核意见
技术总工
对合同中对应的技术负责。
Ø对工程合同中工期、工艺是否符合科学规律及项目要求、承包范围、承包方式、合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付等条款中是否存在对施工要求的限制；
Ø劳动力、机械配置及物料供应是否满足项目要求；技术标准及质量安全管理目标等是否满足公司及项目要求；
Ø物资设备供应合同负责审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足项目要求；
Ø违约责任是否有相应的处罚措施等。
04
经营部意见
经营部经理
Ø负责确认工程合同承包范围、承包方式、合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司要求（招投标文件）；
Ø采购合同是否与图纸要求一致；
Ø审核承包人提交的签约单位的四证一资质一授权书）。
05
财务部审核意见
财务部经理
Ø涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性，包括不限于审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
06
行政法审核务意见
律师
Ø负责审核合同条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。
07
分管领导及总经理审批意见
分管领导及总经理或总经理授权人
Ø公司分管领导根据《合同会签表》中各部门意见做出工作安排，总经理审批最终意见。
08
流程结束
承办人
Ø向经营部移交由总经理签署的《合同会签表》
Ø执行审批意见
⏹本流程中涉及的主要附件：
《合同会签表》
流程名称：
合同评审流程
流程代号：
HT-002
主管部门：
经营部
流程说明：
⏹合同评审流程的定义：
合同由对方公司提供或者未经过公司法务审核通过的合同模板产生的合同或者《合同会签表》中分管领导批示须采用合同评审流程的。
⏹名词解释：
承办人是指产生合同事件过程中对外的主要联系和沟通人或者其安排指定的人员。
流程中各部的负责人或者负责人授权的人员为流程中的审核责任人。
⏹流程图解
序号
流程步骤
角色
流程步骤描述及节点责任人须完成的内容
01
承认发起流程
合同经办人
Ø承办人将合同的签约背景、目的及合同以电子档或者纸质档的方式发送给合同会签流程中的各环节负责人
Ø同时跟进各审核人的结果。
02
各合同审核责任人审核
各部门负责人
Ø各合同审核人根据合同审核的原则审核合同；
Ø输出并输出书面的《合同审核意见书》
03
组织召开合同评审会
经营部
Ø承办人或者承办部分负责人和经营部负责人根据各合同审核责任人的《合同审核意见书》进行汇总沟通，由经营部组织召开合同评审会。
▲合同评审会目的：
是对各《合同审核意见书》进行集中讨论，实现合同风险预控、达成公司统一意见。
▲合同评审会就合同风险预控的原则
A.合同风险预控首先审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性；
B.合同文件以招标文件为基础形成，因此要认真编制好招标文件，客观分析项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范围和处理方法，以减少合同执行过程中的纠纷。
C.对合同单位进行资信复查，重点核实该单位施工任务饱和程度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主合同约定外的资金支持才能维持合同的情况。
D.公司市场商务、技术、经营、财会、法律等方面的人员、公司分管领导和总经理参与沟通，充分发挥团队的智慧，研究确定下一步谈判的策略,另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。
E.合理转移或分散风险，利用经济手段，约束对方在履行合同过程中的、将风险分散在不同的空间，以减少企业遭受合同风险损失的程度。
Ø经营部根据合同评审会的会议纪要输出《合同评审书》
04
法务审核
律师
Ø根据经营部提交的合同和《合同评审书》对合同的法律风险进行审核，给出意见和建议。
05
公司领导审批
分管领导及总经理或总经理授权人
Ø审批通过，交由承办人发起合同会签申请流程
Ø审核未通过，交由经营部在此组织合同评审会或承办人谈判
06
流程结束
承办人
执行审批意见
⏹本流程中涉及的主要附件：
《合同审核意见书》、《合同评审书》
⏹合同评审的主要原则
<1>经济性：
——项目计划是否具体明确；——市场需求情况是否可靠、属实；——经济效益情况是否真实、可信；——资金、资产使用效果的财务是否可行。
<2>技术性：
——项目技术是否真实、全面、可靠；——技术措施是否完备、可行；——技术标准、参数是否先进完善；——是否具有可操作性。
<3>安全性：
——涉及的款项支付是否已采取相应的保护或限制措施；——有无损害本公司商业秘密、商业信誉；——有无损害本公司利益的其它情形。
流程名称：
合同归档流程
流程代号：
HT-003
主管部门：
经营部
流程说明：
⏹合同归档流程是对经合约双方签字盖章生效的合同的管理流程。
包括：
合同的建档编码、发放、借阅、分解交底、合同执行情况建账和合同信息化管理。
⏹经营部为该流程的主管责任部门。
⏹流程图解
序号
流程步骤
角色
流程步骤描述及节点责任人须完成的内容
01
合同编码建档
经营部合同管理人
Ø对已生效的合同编码建档，合同档案编号不等于合同编号。
合同管理员按合同台帐格式要求内容进行登记。
合同编码建档的规则：
▲工程施工类合同—西电施工字（年）第号；
▲工程材料设备合同—西电材字（年）第号；
Ø做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范
02
合同影印、发放和借阅
经营部合同管理人
Ø对已经编码建档后进行如下工作
▲原件移交保管
合同原件一式两份以上的由经营部书面移交一份财务部备案，其余原件归档资料室保管。
合同原件移交实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。
▲合同影印发放
A．合同原件归档资料室后，除非得到总经理书面批准，否则不得以任何形式的借阅、发放。
B．合同影印本用于合同日常的借阅和分发。
分发和借阅交接实行登记审批制度《合同借阅/分发管理表》，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。
03
合同分解交底会
经营部经理
Ø施工合同由经营部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应、市场等有关人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。
材料设备物资供应合同由物资设备部负责组织项目交底工作。
Ø项目经理负责组织向项目部有关人员进行合同交底，陈述合同基本情况、各岗位的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等。
Ø各层次合同交底均要形成记录，并将交底情况反馈给经营部，由其负责对合同执行情况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。
Ø根据合同分解交底会的会议纪要形成《合同交底会要》
04
《合同交底会要》发放
经营部合同管理员
Ø各层次的合同分解交底会都须形成书面的《合同交底会要》，由经营部统一做好《合同交底会要》的发放管理。
05
合同执行动态建账
经营部
Ø经营部根据合同执行过程中产生的所有跟合同有关资料、文档和信息进行动态的建账管理，建立《合同管理台账》
Ø公司根据《合同管理台账》每半年对保存的合同文档进行一次清理核对，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
06
合同信息化管理
经营部合同管理员
Ø经营部定期将合同相关资料文件进行扫描整理
⏹本流程中涉及的主要附件：
《合同交底会要》、《合同管理台账》、《合同借阅/分发管理表》
流程名称：
施工合同变更流程
流程代号：
HT-004
主管部门：
经营部
流程说明：
⏹合同变更流程是对已签订生效的合同因合同要素发生变化须进行的补充合同签订的管理流程。
⏹承办人为合同执行过程中合同要素发生变化的第一知晓人。
⏹流程图解
序号
流程步骤
角色
流程步骤描述及节点责任人须完成的内容
01
承办人发起流程
合同变更申请人
Ø填写《合同变更申请》
升级会员 