里碑规2011-21号科技档案管理制度.doc

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天津里碑冷轧板材有限公司文件

津里碑规[2011]21号签发人：

刘志红

科技档案管理制度

一、名词术语

1.科技档案：

是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、音像等科技文件材料。

本企业科技档案分为产品类、科研类、基建类、设备类。

二、管理关系

1.科技档案由公司规划发展部集中统一管理，要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求；

2.科技档案管理要遵守公司对档案管理的要求。

三、科技档案的任务

1.科技档案工作是生产技术管理、科研管理、基建管理的重要组成部分，也是企业管理中一项重要基础工作，有关部门应把科技档案工作纳入到生产技术管理、科研管理、基建管理之中，并加强科技档案的集中统一管理；

2.规划发展部负责全公司科技档案的统一管理，各有关部室应负责本部门科技文件材料的积累、整理立卷和归档工作；

3.规划发展部基本任务

（1）负责按公司办公室统一要求制定和修改本企业科技档案管理工作标准；

（2）负责收集、接收、整理、保管本企业的科技档案；

（3）检查、督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累、整理、立卷和归档工作；

（4）提供科技档案信息为生产技术、科学研究、基本建设和企业管理服务；

（5）负责承办科技档案的鉴定和销毁工作；

（6）严格执行党和国家的保密制度，维护科技档案的完整与安全；

（7）按公司办公室的要求做好科技档案的及时归档工作。

四、科技文件材料的形成和归档

1.科技文件材料的形成、整理、立卷和归档，是健全科技档案工作的基础，是集中统一管理科技档案的具体措施，建立健全科技文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档等各项规章制度可使全公司做到每一项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存，以便于提供利用；

2.各部门要把科技文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作纳入工作程序、工作标准和科研、生产、基建等计划中，要列入有关部门和有关人员的职责范围和岗位经济责任制进行审查考核；

3.各部门要有一名领导主管科技档案工作，要有专（兼）职档案员具体负责科技文件材料的收集、积累、保管、整理、立卷和向规划发展部移交归档工作；

4.有关部门在对每一项基建工程、生产技术、新产品试制、科研成果和其他技术项目进行鉴定、验收及新设备开箱时，都要有档案人员参加；

5.归档的科技文件材料基本要求；

（1）归档的科技文件材料必须齐全完整；

（2）归档的科技文件必须准确地反映生产、技术科研、基建等项目的真实内容和历史过程；

（3）归档的科技文件必须系统，符合其特有的规律，必须使用法定计量单位；

（4）归档的科技文件必须做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，各项签字手续齐全，案卷质量优良，有利长期保存；

（5）归档的科技文件必须使用毛笔、钢笔，禁用铅笔、园珠笔、复写纸和易退色的墨水书写。

6.凡是需要归档的科技文件材料，应遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件之间的有机联系，由主办单位加以系统整理，组成一个或几个保管单位（卷册），分别由课题负责人、产品试制负责人、工程项目负责人审查后及时向档案部门移交归档；

7.凡属归档的科技文件材料组卷后，由主办部门向规划发展部移交归档，移交前要编制移交清单两份，交接双方在移交收据上签字盖章，各存一份；

8.本企业总平面布置图、地上、地下管线图，以及各项隐蔽工程，原则上主管部门每年绘制一次，如果变动不大，可在原图上作更改标记或加注说明；

9.科技文件材料的归档范围：

凡本公司在从事基建、生产科研等项目活动中所形成的，具有保存价值的科技文件材料，都属归档范围之内。

包括：

质量管理、科研、技术引进、产品工艺工装技术管理、设备动力、仪器仪表、基本建设等各类科技图纸和技术文件材料；

10.科技文件材料归档时间:

根据各类科技文件材料形成的特点，基建项目可在工程竣工验收合格之日起十日内立卷归档；新产品试制可在试制定型后立卷归档；科研课题可在研制告一段落后立卷归档；设备仪器在安装调试使用正常后立卷归档，其它各项科技管理工作中形成的科技文件材料，一般在第二年上半年以前向档案科移交归档；

五、科技档案的管理

1.规划发展部对接收的科技档案，要及时进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理工作，并将归档目录交总经办一份备案存查；

2.建立健全科技档案的更改、补充制度，科技档案需要更改、补充时，按“技术图纸资料管理制度”规定执行。

修改、补充后的科技档案，必须及时交还规划发展部，替除报废的图纸和更改前的文件材料;

3.销毁无保存价值的科技档案要送指定造纸厂，由两人以上监销。

六、科技档案信息的开发利用

1.科技档案信息的开发利用是科技档案管理的目的和出发点，也是科技档案管理的一项重要内容。

规划发展部应加强管理，主动、热情、及时、有效地做好开发利用的服务工作，满足各项工作的需要；

2.科技档案信息，开发利用重点服务于提高产品质量、降低原材料消耗、技术革新、科学研究；提高经济效益等方面工作对于在科技档案信息开发和提供利用中做出贡献的人员，给予表扬或奖励；

3.查阅科技档案规定

（1）本企业科技档案查阅范围主要限于与本档案有关的部门和人员，非相关部门或人员查阅者可凭本部门负责人签署的意见到规划发展部办理查阅手续；

（2）科技档案（一般备件蓝图除外）仅限在阅览室查阅，因特殊需要借出使用者，须经规划发展部主任批准，方可办理借阅手续；

（3）凡借阅技术文件材料，按《技术文件资料管理制度》有关规定执行；

（4）凡摘录密件或重要内部文件材料时，应记录在保密手册上，以防止泄密；

（5）外单位查阅本企业科技档案时，须持查阅单位正式介绍信，并在信上注明查阅内容及范围，经规划发展部主任批准，方可查阅；

（6）外单位人员查阅档案，仅限在阅览室查阅；

（7）密件或公司内重要内部文件材料原则上对外不提供，特殊情况须经经理或总工程师批准；

（8）查阅人员必须爱护档案，不准任意涂改、勾划、拆散和剪裁，未经领导批准，不准擅自带出或对外提供，发现损坏或丢失档案应及时报告档案室和有关部门，以便追查；

（9）“企业总平面布置图”、“地域地形图”、“给水、排水、电力、热力、天然气、输油等地上、地下管网图”系密级文件材料，一般不外借，查阅该项图者须经规划发展部主任批准，凡复制该项图者一律经总经理或总工程师批准，并严格控制份数，各部门有关人员未经总经理同意不得私自存放、悬挂该图。

凡因重新描晒而替换下来的废旧图，一律交由规划发展部统一销毁。

七、本制度解释权属规划发展部。

八、本制度自发布之日起实施,原津里碑规[2008]12号《科技档案管理制度》废止。

二○一一年五月二十三日

主题词：

科技档案管理制度

总经理办公室共印2份

编印：

牛建杰校对：

杜建华2011年5月23日印发