艾格菲行政管理手册.docx

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艾格菲行政管理手册

艾格菲国际集团

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政

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二O一O年第一版

目录

第一章手册说明3

第二章办公管理制度3

第三章办公用品管理制度6

第四章工作服管理制度7

第五章工牌管理制度9

第六章文书档案管理制度10

第七章固定资产管理制度12

第八章印章管理制度15

第九章考勤管理制度18

第十章车辆管理制度24

第十一章会议管理制度28

第十二章福利制度32

第十三章旅游管理制度38

第十四章保密制度40

第十五章涉外事务管理制度44

第十六章集体宿舍管理制度48

第十七章其它事项50

第一章手册说明

第一条行政部门职能

行政部部门职能

制定和完善公司各项管理制度，组织、协调、指导各项行政管理工作，保证公司日常行政事务的正常开展，为员工提供良好的工作和生活环境。

本手册描述了行政部门的部门职能、管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。

第二章办公管理制度

第二条总则

为加强集团公司管理，提高工作效率，维护公司良好形象，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。

第三条着装仪表规范

1、公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。

不允许衣着暴露、前卫出现在办公场所。

2、保证工作服及工牌的完整和清洁。

3、仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。

第四条 工作行为规范

1、遵守国家的法律、法规，遵守集团公司的各项规章制度。

2、各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。

临时有事外出必须向部门主管领导请假，经领导批准后方可离开。

3、行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。

4、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

说话要和气、谦逊，音量适中，严禁大声喧哗。

要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语，为集体创造团结、友善的氛围。

5、上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

6、办公室工作人员在接待来访和接听电话时要使用规范用语：

“您好！

艾格菲/**公司/大区”。

办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公电话进行私人交往或闲聊。

7、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

8、上班时间员工手机应保持开通状态，若确实有特殊原因无法开通应事先告知相关人员。

无故关机3小时以上罚款100元，若超过7.5小时无故未开通电话视为旷工一天，一周被相关业务单位和人员反应电话不接或本单位人员打电话未接通3次罚款100元。

9、工作交流应在规定的区域内进行（会议室、接待室、办公室）如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

10、各部门注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。

11、严禁上班时间串岗、闲聊、吃零食、炒股、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。

12、生活区内严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。

13、节约用电、用水，做到人走灯灭，人走水停。

14、爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印、复印的尽量不使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。

15、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修，以便及时解决问题。

16、如因天气原因需使用空调，依下列规定：

夏天室内温度超过30℃，冬天室内温度低于10℃，可以使用空调，但温度必须设置在25℃左右。

17、如有相关政府部门或单位咨询集团高层或公司高层的手机或办公电话时，务必不得将电话告知，可以将电话转至行政部或领导秘书处，以便引起不必要的麻烦。

18、办公室钥匙管理规定

公司办公场所、集体宿舍的钥匙、公司公务车辆钥匙统一由行政人事部负责管理、复制。

（车辆钥匙的交由商务司机保管），钥匙保管和使用人应遵守下列条件，否则所有损失由保管或使用人承担，并视情节轻重论处，严重者将依法追究其相关责任。

（1）离职时应将钥匙交回部门/公司，并做好交接登记和备案；

（2）钥匙遗失时，因迅速向相关部门和上级报告；

（3）未经行政部门负责人同意，不得私自复制钥匙，钥匙不得随意借予外人使用；

（4）办公室内办公桌、抽屉、文件柜、书柜的钥匙都要封存一套在行政部办公室以备不时之需。

19、每位员工都有权利、有义务维护集体利益，爱护集体财产，严禁将集体财产占为私有。

为企业树立良好的形象，对损坏企业、集体利益的人员给予以下处分：

（1）窃取集体财物者，除追回非法所得外，处以500－1000元罚款；情节严重者交司法部门处理；

（2）损坏或丢失集体财物者，按以下原则赔偿：

①损失值500元以下者，按价赔偿；

②损失值500－1000元者，赔偿50%（但不低于500元）；

③损失值1000－5000元者，赔偿80%－50%（但不低于800元）；

④损失值5000－10000元者，赔偿50%－20%（但不低于2500元）；

⑤损失值10000元以上者，赔偿10%－5%（但不低于5000元）；

17、加强学习，学习型组织是集团的追求目标，每个人都应该积极主动的参与到各种学习活动中来，不能以各种理由逃避和拒绝学习。

第五条 生活制度

1、员工必须自觉遵守作息时间；工作时间禁止一切娱乐活动。

2、就寝和午休时间不得大声喧嚷，如因公事加班，应尽量避免发出大声响，以免影响他人休息。

3、员工宿舍卫生自己打扫并保持整洁。

出门要随手关电灯、空调、电脑。

注意节约用电、用水。

行政部负责检查，对不能做到者给予一次50元的罚款。

4、全体人员要从一言一行做起，树立良好的自身形象，维护单位的整体形象。

养成良好的生活习惯，讲究卫生，不随地吐痰，不乱扔杂物。

保护环境，注意安全。

5、严禁非公司人员在公司留宿，特殊情况必须经行政部批准后方可留宿。

6、提倡文明向上的业余活动，但要有节制，不可沉迷影响正常工作。

第六条 招待管理制度

1、招待范围

（1）在生产经营活动中提供信息、业务洽谈、经营协作、咨询服务等有关人员。

（2）上级机关、领导、各兄弟单位因工作关系来往人员。

（3）地方政府及有关部门来公司办理公务人员。

2、招待原则

（1）所有招待必须由承办部门填写《招待申请表》，经公司领导批准后，方可办理。

不得超标准或先斩后奏招待。

特别情况，如在外办事期间或领导外出期间需发生招待而无法填写《招待申请表》，需电话请示经理批准，事后补办手续。

（2）内部招待由行政部统一安排。

各部门需办理内部招待，将经审批后的《招待申请表》交行政部承办。

内部招待原则上在招待前一天书面通知行政部，特殊情况的至少在饭前一小时通知，并说明招待人数和标准。

内部招待发生后，由行政部当日核定数量签认后作为报账的依据。

（3）除会议和公司领导安排外，其他情况按业务关系，谁主管谁负责，谁申请谁陪同。

需跨部门人员作陪时，由主管负责人协调。

（4）除必须招待的情况外，其他情况一律吃工作餐，由承办部门报分管领导批准后，由行政部安排报餐，做好登记。

（5）招待用烟、用酒、用茶和礼品由行政部采购管理，根据需要从行政部领取，做好登记。

（6）招待费原则上由部门经理以上人员报销，各部门员工不得报销招待费。

第七条本制度的检查、监督部门为各公司行政部，违反此规定的人员，将按制度予以处罚。

附表一：

《XZ-1：

招待申请表》

第三章办公用品管理制度

第八条总则

1、为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，使之管理有序，降低办公经费，特制定本制度。

2、办公用品由行政部集中管理，统一采购和发放，并指定专人负责管理。

3、根据办公用品的使用性质，分为消耗品和管理品两类：

（1）消耗品主要指：

签字笔、铅笔、原子笔、笔芯、白板笔、萤光笔、笔记本；信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、便签纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、订书钉、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电池等。

（2）管理品主要指：

文件夹、文具盒、笔筒、剪刀、起钉器、订书机、打孔机、打码机、档夹、裁纸刀、圆珠笔、钢笔、日期章\戳、印泥、直尺、计算器、验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几等价值较高或使用寿命较长的物品。

第九条办公用品计划

1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月5日前申报本月办公用品领用计划，填写“办公用品需求表”，经部门负责人审核签字后报行政部办公用品管理员。

逾期未申报的部门，一律视为当月无领用计划。

2、管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，对于申报情况不合理应予以纠正。

并编制办公用品购置计划，填写“办公用品申购表”经行政部负责人审核签字后购买。

3、购置单价金额500元以上的办公用品时，须报请主管总裁办/总经办人员批准。

第十条办公用品购置

1、管理员根据签批的办公用品购置计划实施购买，并于每月9日之前完成。

购买应本着“节约开支，合理使用”的原则，避免重复浪费；对于必需品，采购不易或用量较大的，应酌量库存。

2、管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。

3、办公用品购买后，由财务部或办公用品管理员依据办公用品购买清单办理入库登记。

第十一条办公用品领用

1、办公用品管理员每月10日前发放办公用品，各部门根据领用计划集中到行政部领用，并填写“办公用品领用登记表”，建立部门领用办公用品台帐。

2、新进员工到岗时，所需办公用品由部门报请行政部审批后领用。

3、员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品，并及时办理入库登记。

第十二条办公用品管理

1、办公用品的使用分个人使用和部门使用两种。

个人使用指由个人使用保管的用品，如水笔、铅笔、橡皮擦、胶水等，而部门使用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、由专人保管。

2、对管理品，管理员要针对其使用寿命、价值或工作需要进行合理调配，如财务部对计算器的配置可安排为每人壹台等，对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。

3、管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

4、管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

5、管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

6、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

7、各部门及员工在使用办公用品时应节约、爱惜和认真保管，严禁将公司的办公用品带回家私用。

8、各类印刷品（信封、信纸、表格等）除各部门特殊的格式要求外，其印刷、保管均由行政部统一管理。

9、每年6月30日及12月30日，由管理员对库存办公用品进行盘点，分为消耗品与管理品盘存并填写“办公用品盘存表”

第十三条公共办公用品的管理

1、公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

2、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。

对于公司内部文件资料，提倡使用再生纸。

3、员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。

第十四条附则：

公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。

附表一：

《XZ-2：

办公用品需求表》

附表二：

《XZ-3：

办公用品申购表》

附表四：

《XZ-4：

办公用品入库登记表》

附表五：

《XZ-5：

办公用品领用登记表》

附表六：

《XZ-6：

办公用品盘存表》

第四章工作服管理制度

第十五条为树立和保持集团公司良好的整体形象，加强办公职场礼仪规范，塑造良好职业形象和氛围，进一步规范化管理，特对公司工作服的领用、着装和日常管理作出以下规定：

第十六条工作服的制发

1、工作服的制作由集团管理总部统筹招商承制，按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员之用。

2、规格：

工作服大小尺码由承制商提供标准尺码而定。

3、数量：

每位员工发放工作服为夏季两套，实施发一备一，以脏换净，以一换一的换洗制度。

男士：

衬衫一件，T恤衫一件。

女士：

白色或其它颜色衬衫各一件。

4、制作工作服时，由各公司按要求依据人数统计制作数量。

5、发放工作服时，由各公司/部门依据人数提出领用申请并经人力资源部确认。

新员工领用工作服以转正通知书为依据（试用期员工、实习生不发），领用后在工作服发放登记表上登记签字。

6、工作服制发费用由各分公司/大区按实际制作数量分摊。

第十七条工作服着装规定

1、穿着工作服即代表公司形象和精神面貌，必须保持工作服干净、整洁。

如有脏乱、破损等情况一经发现予以处罚20元。

2、工作服仅限于工作期间穿着，如未按规定穿着予以处罚20元/次，一个月连续违反三次以上的，扣发季度奖金。

3、为方便工作，工作服可以穿着出公司。

4、工作服装样式、标识为集团统一制定，各分公司/大区和个人不得随意更改。

违规者一经发现将视情节予以50-200元处罚。

5、工作服的换洗由个人自行洗涤和更换。

6、员工因个人原因丢失或污损工作服，应自费补做。

员工因职务变动或辞、离职应如数上缴工作服，如有损坏的应照价赔偿。

第十八条工作服换季

每年夏季工作服换装时间原则上确定为5月中旬，具体更换时间由所在公司行政部视天气情况另行通知。

第十九条工作服使用年限及折旧

1、按公司规定工作服的使用年限设定为二年，从员工领用之日起计算。

折旧办法如下：

（１）员工使用工作服一年内离职的，工作服以60%折归个人。

（２）员工使用工作服二年内离职的，工作服折归个人。

（3）如因个人原因保管不善而造成使用年限提前应视情节予以赔偿。

第二十条日常管理和监督、检查

各分公司/大区行政部负责员工工作服的发放、监督和检查，各部门配合进行日常管理，如有违反按制度进行处罚。

第五章工牌管理制度

为进一步树立公司的良好形象，提高员工荣誉感，并显示公司员工的身份，特制定本管理规定。

第二十一条员工佩挂工牌的适用场所

1、公司办公区域。

2、参加公司相关活动的公共场合。

3、公司举办的集体活动。

4、公司要求佩挂的其它特殊场所。

第二十二条员工工牌的佩挂要求

1、员工在进入公司前必须佩挂好工牌，以便保安人员的检查。

2、员工工牌佩挂时间为员工在公司办公区域时的任何时段。

3、工牌只能佩挂在胸前，严禁随意挂在胳膊、皮带或背部等处。

4、不得在工牌上安置或粘贴其它饰物，严禁任意与同事调换胸卡。

第二十三条员工工牌的管理

1、员工工牌由公司行政部统一制作并发放

2、入职员工于试用期间也必须佩戴工牌，试用员工一律佩带印有“试用员工”字样的工牌，期满后由行政部统一发放工牌。

离职时员工应向行政部交回工牌进行注销，否则赔偿50元。

3、员工应保管好工牌，如有遗失或损坏，应在1个工作日内填写《补卡申请》，到财务部交纳20元工本费，凭收据交行政部补办理工牌。

因公损坏时应报请部门主管领导签字确认后，直接报行政部补发，补发期间由行政部发给“员工临时替代卡”进行替代。

4、各部门主管领导应督促所属员工佩戴工牌，并由行政部负责追踪考核工作。

未佩戴工牌者每月第一次进行提醒，第二次起每次罚款20元。

对多次未佩戴工牌者第三次（不含）以上者，除处罚本人外，主管领导负连带责任，一并罚款50元，重大会议时未佩戴工牌者罚款50元。

5、员工工牌不得转借他人，违者罚款50元；

6、利用员工工牌在外作不正当的事情而败坏公司名誉者，将视情节轻重予以严肃处理。

附表一：

《XZ-7：

补卡申请》

第六章文书档案管理制度

第二十四条总则 

1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件。

为加速集团规范化管理进程，加强集团文书立卷工作，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。

2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第二十五条文书档案管理 

1、集团各中心/分公司/大区各部门应将文字资料的收集归档工作列入行政文秘人员的职责范围。

2、文书档案归档范围：

凡是管理总部/分公司/大区经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：

（1）本单位具有保存价值的正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括其附件；

（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即内、外部文件），包括各类签呈（请示、报告）及上级领导的批复；决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划、项目立项、重要函件、协议书、经营合同等；

（3）本单位在经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、机构调整、部门管理职能性文件、统计报表及简报、部门岗位职责等；

（4）本单位重要的会议材料：

包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等；

（5）本单位的人事材料：

包括人事任免、劳动合同、工资、福利、奖励、处分的文件；

（6）各单位在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等； 

（7）各单位的历史改革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

3、文件材料的收集管理

（1）各部门收集、管理文件材料。

各部门均应指定一名内勤为文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

（2）行政部收集：

凡总部/分公司/大区印发的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政部统一收集管理。

（3）主管部门收集：

①一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。

会议文件由会议主办部门收集归档。

②公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续，行政部签字认可后财务部才给予核报差旅费。

③本单位召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政部办理归档手续，行政部签字认可后财务部才给予报销会议费用。

（4）资料送交：

公文承办人员应及时将处理完毕或批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门文书集中统一保管。

第二十六条各部门文书的职责

1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在《收发文登记本》上登记注明。

3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年六月份之前，各部门向行政部移交已归档完毕的上一年的文书档案，并向行政部办好交接签收手续；

4、各部门的内勤和具体办文人员有责任协助行政部档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

第二十七条文书档案归档要求

1、归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），办理完毕后及时交文书人员归档，任何人不得随意留存。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料交接清楚，不得擅自带走或销毁。

3、各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。

4、归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

5、存档文件必须为原件。

第二十八条文书档案的借阅 

1、行政部需设立《文书档案借阅登记本》，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。

2、根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案（已标注密级）和一般文书档案两种。

3、因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、主管副总裁/副总经理、行政总裁签字后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、主管副总裁/副总经理、行政总裁、总裁/总经理签字后方可借阅。

如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、主管副总裁/副总经理签字后可借阅。

4、因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人签字后方可借出。

5、借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向行政部说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。

6、档案管理员每星期检查一次借阅登记本，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。

7、借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将给予直接处罚20元；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，违纪处理按照集团《保密工作制度》执行。

8、凡借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经行政部负责人签字同意后，方可复印，使用后需将复印件归还，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报批准，由行政部负责人酌情处理，并在借阅登记表中注明。

第二十九条文书档案的保管及销毁 

1、各单位对所有文书档案实行集中统一管理，由行政部负责。

2、行政部档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

3、档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。

对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

4、文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

超过保管期限的文书档案经相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册备案。

附表一：

《XZ-8：

收/发文登记表》

附表二：

《XZ-9：

档案借阅登记表》

第七章固定资产管理制度

第三十条总则

1、为了加强固定资产管理，提高固定资产的使用效率，保护公司财产，防止资产流失，特制定本制度。

2、本制度所称固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原有形态的资产，包括房屋、电子设备、运输设备、机械设备、工具器具等。

3、固定资产管理是指对固定资产的计划、购置、验收、登记、领用、使用、维修、报废等全过程的管理。

4、集团总部/分公司/大区行政部是固定资产管理的职能部门，负责制定固定资产管理制度、监督检查固定资产的管理情况、负责管理公司除电脑设备以外的固定资产、具体管理公司本部的固定资产；网络部负责管理公司固定资产中的电脑设备；各分支机构负责管理本部门的固定资产。

各独立核算部门的固定资产使用权归属各部门，所有权归属公司。

固定资产管理坚持“哪一级使用，哪一级建立财产账，并计提折旧”的原则，确保固定资产的安全完整。

第三十一条固定资产的计划、申请、审批和购置

1、固定资产实行计划管理

（1）固定资产的年度计划主要包括：

固定资产购置、出售、报废计划。

（2）公司及各部门购置固定资产，必须以提高经济效益，促进公司发展为指导思想，避免闲置和浪费。

（3）计划内容：

购置计划应说明拟购固定资产名称、规格、拟购厂家、数量、使用目的、预计价格等。

（4）集团各中心、分支机构于每年年底制定本部门下年度固定资产购置计划报集团行政部汇总。

行政部会同相关部门根据公司业务发展需要，联合审核并拟定固定资产年度购置计划