内部控制标准流程操作手册修改概要.docx

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内部控制标准流程操作手册修改概要

1.序言4

2.目标4

3.范围4

4.过程5

5.责任5

6.舞弊5

7.内部控制标准6

8.具体流程控制标准9

第一部分销售与收入业务流程9

1工程业务收入流程9

2报修业务收入流程23

3燃气销售业务收入流程29

4燃器具销售收入业务流程41

第二部分采购与付款流程46

1接驳工程费付款流程：

46

2天然气采购的核算流程：

54

3工程材料采购与付款（物流中心采购与付款）63

4零星材料采购与付款（成员企业自行采购）76

5办公用品采购与付款:

88

6办公设备采购与付款：

95

7生产设备采购与付款：

103

第三部分实物资产管理111

1存货业务流程111

2固定资产业务流程123

3低值资产业务流程132

第四部分货币资金与票据、印章管理136

1货币资金收款业务流程136

2货币资金付款业务流程145

3票据管理与使用153

（一）发票（收据）管理与使用：

153

（二）银行票据管理与使用：

161

4财务印章管理165

1.序言

1.1.内部控制标准的制定，以文件的形式证明东莞新奥始终不渝地遵循适用的法律和规定，实行可靠的经营和财务报告制度，以及保证公司业务活动和记录的完整。

1.2.东莞新奥内部控制手册是向东莞新奥各镇区公司传达内部控制标准和准则。

标准应定期评估修改，旨在保证控制标准符合不断变化的商业环境，新制定的法律规定以及计算机技术和应用带来的变化。

2.目标

良好的内部控制是实现我们的主要战略目标之根本。

本手册的目标：

旨在保证所有成员公司具备基本的和一致的内部控制标准，有效防止公司的资源损失（其中包括：

固定资产、存货及现金等）；内部控制可以有助于确保遵守适用的法律和内部规定。

按照内部控制准则定期进行审计，可以确保一个控制过程始终是受到控制的。

可以有效保证对外披露财务报告的真实、准确和完整。

3.范围

3.1.适用范围：

本手册适用于东莞新奥公司及其所属各镇区公司.

3.2.本手册拟定的控制标准能够一般性地反映控制目标，但未对各组织所需的专门控制技术制定标准。

3.3.本手册中所确定的内部控制标准，旨在就有关资源保护、经营和财务信息的可靠性以及遵守法律和规定等事项，提供合理的、而非绝对的保证。

3.4.就管理人员选择控制程序和技术而言，实施控制的程度是一个合理业务判断问题。

4.过程

4.1.内部控制过程本身应包括经营分析，制定控制程序和技术，交流及监测。

经营分析要求对风险作出评估和确定适当的控制目标。

还须对经营环境（例如自动化水平，就地授权和资源）予以考虑并充分考虑成本-效益关系，以确保控制成本不超过其效益。

4.2.根据经营分析，可以选择专门的控制技术或程序。

这些技术或程序可以包括批准，授权，调整帐目，职责分工，审查以及文件记录。

在整个过程中，必须通过培训，讨论和反馈的形式达到广泛的交流。

内部控制一俟就绪，应受到监测和评价。

4.3.内部控制标准，管理模式，财务和人力资源政策以及新奥员工行为准则均应被视为建立，维护和改进新奥内部控制制度过程的组成部分。

5.责任

各镇区公司总经理，财务第一负责人都要"身先士卒"为遵守内部控制创造良好的环境，并确保本手册所制定的控制准则在其组织内能够得以认真贯彻执行。

东莞新奥燃气公司财务部及镇区公司财务部，负责监察内部控制标准的遵守执行情况。

6.舞弊

6.1.舞弊

舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞新奥公司的财产。

新奥公司的财产包括但不限于：

现金、产品、原材料、设备、用具、废品、残品、维修服务和知识财产。

公司员工，客户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。

6.2.对舞弊的威慑和预防

新奥的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境，以有效地防止员工、供应商、客户等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方法和机会。

东莞新奥的管理当局已经建立了一种结构，通过推行内部控制，将其作为良好的商业行为，防止公司存在舞弊的机会。

这一结构包括：

东莞新奥员工行为准则，内部控制标准的培训，管理模式，财务规章制度和公司的其它制度规范,以及明确的对舞弊行为的处罚条款

6.3.舞弊的检查和报告

6.3.1.新奥每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。

当发现可能发生舞弊的情形，应向其主管领导报告。

如可能涉及其主管领导，应当向其上一级领导报告，当怀疑已经发生舞弊行为，应向公司总经理或财务负责人报告。

7.内部控制标准

7.1.导论

7.1.手册中提出的基本控制目标是按业务周期的模型分别阐述的，以便于实施，参考和后续评估。

业务周期的定义是一系列相关的事件或过程。

通常，一个周期包含一项业务从开始到完成的全过程。

7.2.每一周期内部的控制标准，旨在符合我们内部控制制度的基本目标和外部要求，其中包括公认会计原则以及适用的法律和规定。

然而控制标准之根本是：

7.2.1.按照管理部门一般或特定的授权处理业务事项；

7.2.2.业务事项要予以正当的说明和准确及时的记录；

7.2.3.公司的资产和记录要予以妥善的保护。

7.3.一般控制标准

下列一般控制目标适用于所有业务周期，新奥燃气的所有经营均应予以采纳。

7.3.1.所有雇员必须遵守企业准则。

高级雇员需定期确认对行为准则的遵循情况。

7.3.2.所有机构必须奉行公司管理制度和有关政策以及程序指南。

各类部门内部规章，最低限度必须符合公司制度政策所规定的控制要求，不得与其冲突。

政策和程序必须予以定期审查和更新。

7.3.3.必须在公司所有的职能领域建立和维护充分的职责和管理责任划分。

一般而言，保管、处理/经营和记录等责任应予以划分，以便独立地审查和评估公司的运作。

如果充分的责任划分无法实现，必须建立其它补偿性控制，并形成文件。

7.3.4.任何人不得直接或间接伪造或促使伪造公司的任何帐册，记录和帐目。

7.3.5.所有内部机构组织必须制定相应的内部控制制度，确保公司的资产和记录得以妥善保护，以防丢失、破坏、被盗，更改或XX的接触。

7.3.6.公司的各项业务活动记录必须按照既定和认可的记录保管政策加以维护。

7.3.7.必须就公司信息的敏感性/保密性对雇员进行教育，XX，雇员不得向公司以外的个人或“无需知道”的公司内其他雇员泄露此类信息。

处理保密/专有信息亦需具备充分的安全措施。

7.3.8.所有经营单位必须制定向经营管理部门证明和报告舞弊，贪污及违反法律和商业道德行为的程序。

任何重大事件的报告必须送交集团公司的法律部、内审部和计划财务部。

7.3.9.公司业务循环中的重要业务事项，其业务记录必须是可追查的，经授权的，经鉴定的，完善的，并须按照既定和批准的记录保管政策加以保存。

7.3.10.会计核算须符合规范，所有的会计信息满足及时、准确和完整，财务报告符合会计法定规范要求。

8具体流程控制标准

第一部分销售与收入业务流程

1工程业务收入流程

1.1业务流程范围

1.1.1所涉及的业务范围

▪客户报装洽谈、签定合同、收进度款、下施工任务单、工程领料、工程施工、报竣工资料、做竣工决算、工程拨款、置换通知单、改装、下改装任务单、开票、收款、业务员回款、收款员核帐、财务记帐与稽核

1.1.2所涉及的部门范围

▪市场部（经理、客户经理）

▪财务部（出纳、会计、经理）

▪工程技术管理部（经理、计统员、甲方代表、技术人员）

1.2目标

1.2.1经营目标

▪获得最大的经营利润

▪扩大市场份额

▪提高客户满意度，提高客户服务响应速度

▪保证资产安全，降低建设费回笼风险

▪确保现金安全及时上缴

1.2.2财务目标

▪核算规范，确保销售收入及应收账款真实、准确、完整

▪保证资产安全、控制建设费回笼风险

1.2.3合规目标

▪用户建设费价格符合国家有关规定

▪工程质量安全标准符合国家有关规定

▪维修人员的资质符合国家有关规定

1.3风险

1.3.1经营风险

▪相关设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入损失。

▪完工时间延期、服务不规范，导致信誉丧失。

▪安全事故，导致停业。

▪不恰当的压价销售，导致毛利损失。

▪收款与合同约定不符，导致收入损失。

▪对赊销客户的信用等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。

▪货款失盗，导致现金资产的流失。

▪保管不善,导致商品超耗或变质。

1.3.2财务风险

▪虚增或截留收入。

▪多记或少记应收账款。

▪销售收入计算错误。

1.3.3合规风险

▪违反国家价格政策或法规，受到处罚。

▪工程进展违反合同约定，受到处罚。

1.4相关会计科目

▪银行存款

▪现金

▪应收帐款

▪主营业务收入

▪工程施工成本

▪原材料

▪应交税金

1.5业务流程步骤及控制点

1.5.1报装受理

1.5.1.1客户电话询价、销售负责人电话或当面同客户确定销售报装价格与销售方式（含灶具或不含灶具）。

1.5.1.2报装价格的确定：

按东莞新奥燃气价格管理规定执行

1.5.1.3与客户洽谈，确定报装户数和开口气量，经过公司内部的合同评审程序，确定合同的具体内容，并与客户签定。

1.5.2收款

1.5.2.1.成批开发的客户应将楼层平面图（或用户所在的楼牌号、姓名、联系电话）等资料，交公司销售人员。

1.5.2.2.零散用户直接到客服部营业厅交纳用户建设费，由客服部直接下施工任务单。

给用户开具等额的工程施工企业发票，项目栏注明“用户建设费”字样。

1.5.2.3.成批户、大型客户或大的工福用户，由销售人员上门收取，由财务按约定好的金额给用户开具建筑安装业发票，票面注明“用户建设费”。

1.5.2.4.市场部计统员，每天按客户的类别填写合同台帐，标注合同金额、回款额、应收款额等，并将当日以现金和支票收取的建设费上交公司财务

1.5.2.5.如果市场部计统员、营业厅营业员已将现金或支票存入指定银行，应将现金缴款单和进帐单，连同开出的用户建设费发票一起上交公司财务部门。

1.5.2.6.市场部计统员与财务人员要及时进行核对。

每月至少市场部和财务部要对合同的履行进行一次核对。

1.5.2.7.市场部计统员要和财务要按合同约定的回款时间检查合同执行情况，出现未收到约定比率建设费而用户要求提前施工的特殊情况时，需得到公司总经理的书面批准。

1.5.3创建销售订单

1.5.3.1营业厅营业员收到零散用户交纳的用户建设费后，创建销售订单。

1.5.3.2市场部收到成批户或工福用户的建设费后，现金应存入银行或交到公司财务，市场部计划统计员创建销售订单，维护回款计划。

1.5.4设计

1.5.4.1工程技术部计划统计员查询销售订单信息，工程技术部负责人确定项目负责人、预算员，项目负责人在接到设计任务单时，应对任务单的内容进行登记，并及时安排设计人员到施工现场勘察，根据公司的现有管线布置情况，结合公司发展计划和客户的具体情况，确定设计方案。

1.5.4.2设计方案出台前，要与客户进行充分沟通，了解地下管网的布置情况和客户的要求；设计方案出台后，施工前应与施工队伍进行技术交底。

1.5.4.3设计时应考虑投资报酬率，选择经济、安全的设计方案，要充分考虑成批户开发潜力和工福户的设备负荷量。

1.5.4.4成批用户和工福用户，设计人员要亲自到施工现场实地测量，制作施工草图，由预决算人员制定工程概（预）算，作为市场销售人员跟客户洽谈时的依据。

1.5.5工程竣工

1.5.5.1工程施工完成后，必须及时办理竣工结算手续。

1.5.6确认收入

1.5.6.1市场部计划统计员开具系统发票，确认建议费收入。

1.5.7竣工决算

1.5.7.1工程竣工7天内，施工队伍应将竣工图纸和耗用材料明细表报工程技术部审核交给预决算员进行工程决算。

1.5.7.2进行工程决算前，工程队应先核对清楚各单项工程实际领用材料数量，并根据提供的竣工图列出实际工程使用的材料数量，对多领出的材料要办理退库手续，对缺损的材料要分析原因，对无法核对清楚的材料要从施工队伍的工程款中扣减相应的材料价值。

按决算的成本结转工程成本。

1.5.8财务稽核

1.5.8.1财务定期或不定期对建设费收款流程进行流程符合性测试

1.5.8.2财务定期与开票员和收款员进行对帐，对出现的应收帐款及时查明原因，帐龄分析。

1.5.8.3定期核对应收帐款的结余情况。

每月与市场部核对各个客户的应收款情况，对金额较大、销售人员变更或其他特殊情况时应组织财务人员直接到客户单位核对应收款余额情况。

1.5.8.4利用合同成本收入表，核对工程决算书与工程成本的符合性。

1.5.8.5核对计统完工台帐与财务帐面完工数的相符性。

1.5.8.6与工程部和施工队核对应付工程款情况，确保相符。

1.5.8.7工程决算的及时性、完整性。

1.6业务流程图表

业务目标

业务风险

控制点

监督检查方法

流程步骤图

1获得最大的经营利润

2扩大市场份额

3提高客户满意度，提高客户服务响应速度

4保证资产安全，降低建设费回笼风险

5确保现金安全及时上缴

6核算规范，确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整

7保证资产安全、控制建设费回笼风险

8建设费价格符合国家有关规定

9工程质量安全标准符合国家有关规定

10.维修人员的资质符合国家有关规定

1相关设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入损失。

2完工时间延期、服务不规范，导致信誉丧失。

3安全事故，导致停业。

4不恰当的压价销售，导致毛利损失

5收款与合同约定不符，导致收入损失。

6对赊销客户的信用等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当，导致建设费不能及时回笼或损失。

7货款失盗，导致现金资产的流失。

8保管不善,导致商品超耗或变质。

9虚增或截留收入）。

10多记或少记应收账款。

11销售收入计算错误。

12违反国家价格政策或法规，受到处罚。

13工程进展违反合同约定，受到处罚。

1.报装受理

1.报装受理

1.1客户电话询价、销售负责人电话或当面同客户确定销售报装价格与销售方式（含灶具或不含灶具）。

1.1检查业务员电话记录

1.2报装价格的确定：

按新奥燃气价格管理规定执行。

1.2检查价格是否符合燃气价格管理规定

1.3建设费的报装价格需有公司总经理和财务负责人共同确认。

1.3检查是否有领导批准

1.4与客户洽谈，确定报装户数和开口气量，经过公司内部的合同评审程序，确定合同的具体内容，并与客户签定。

合同一式四份：

客户、市场部各一份，财务部两份。

1.4检查合同评审单

2.收款

2.1成批开发的客户应将楼层平面图（或用户所在的楼牌号、姓名、联系电话）等资料，交公司销售人员。

2.1实地观察流程，检查楼层平面图

2.2零散用户直接到市场部门交纳用户建设费，由市场部直接下施工任务单。

2.2实地查看流程

2.3.成批户、大型客户或大的工福用户，由销售人员上门收取，由财务按约定好的金额给用户开具建筑安装业发票，票面注明“用户建设费”。

2.3实地查看发票使用情况

2.4.市场部的内勤，每天按客户的类别填写合同台帐，标注合同金额、回款额、应收款额等，并将当日以现金和支票收取的建设费和发票记帐联上交公司财务

2.4查看市场部内勤台帐

2.5.如果市场部内勤已将现金或支票存入指定银行，应将现金缴款单和进帐单，连同开出的用户建设费发票一起上交公司财务部门。

2.5抽查市场部库存现金结存情况

2.6.市场部内勤与财务人员要及时进行核对。

每月至少市场部和财务部要对合同的履行进行一次核对。

2.6查看核对记录

2.7.市场部内勤要和财务要按合同约定的回款时间检查合同执行情况，按合同约定比率收到建设费后才能下达设计任务单、施工任务单、置换通知单等。

出现未收到约定比率建设费而用户要求提前施工的特殊情况时，需得到公司总经理的书面批准。

2.7查看任务单和合同，核对帐面回款

3.开单

3.1市场部收到零散用户交纳的用户建设费后，由市场部直接下达施工任务单。

3.1实地观察流程

3.2市场部收到成批户或工福用户的建设费后，应交到公司财务，由公司财务认真核对收到的建设费是否达到合同约定金额，在收到合同约定金额后，财务在工程任务单上盖章确认后才能向工程技术部下达设计任务单和工程施工任务单。

任务单的编号规则按合同编号来做。

3.2查看对帐记录

4.设计

4.1工程技术部在接到设计任务单时，应对任务单的内容进行登记，并及时安排设计人员到施工现场勘察，根据公司的现有管线布置情况，结合公司发展计划和客户的具体情况，确定设计方案。

4.1实地观察流程，查看台帐

4.2设计方案出台前，要与客户进行充分沟通，了解地下管网的布置情况和客户的要求；设计方案出台后，施工前应与施工队伍进行技术交底。

4.2检查码单上是否有仪表工、开票员、客户共同签字确认

4.3设计时应考虑投资报酬率，选择经济、安全的设计方案，要充分考虑成批户开发潜力和工福户的设备负荷量。

4.3进行事后投资分析，检查投资管道数量和安装户数

4.4成批用户和工福用户，设计人员要亲自到施工现场实地测量，制作施工草图，由预决算人员按照客户的要求制定工程概（预）算，作为市场销售人员跟客户洽谈时的依据。

4.4检查施工草图和工程概预算

5.工程竣工

5.1工程施工完成后，工程部要列出详细的安装名单，由工程部内勤填写工程完工单报计统科，完工单上要列明施工单位、合同号、施工任务单号、施工地点、完工户数（后附明细表）、工程部和工程队主管要签字。

5.1检查完工单填写是否规范，是否有签字；实地检查

5.2详细的安装明细应由开发商或用户，签字确认，作为取得建设费款项的依据。

5.2检查是否有用户确认签字

6.确认收入

6.1计统科根据工程完工单上的完工数量，按照不同合同约定的合同单价确定每个合同（或散户）实现的收入，作出合同收入确认表交给财务部会计。

6.1检查计统科和财务数据是否相符

6.2财务部会计根据计统科提供的合同收入确认表，经过复核后，做主营业务收入的确认，建设费收入实现。

6.3确认是否按合同约定收到建设费款项。

6.3检查回款

7.统计

7.1市场部收款员建有收款统计台帐，记录每笔建设费的收缴情况；收款员与业务员之间备有交款登记薄，每笔交款都要详细登记。

7.1实地观察流程，检查台帐

7.2开票员建发票使用统计台帐，序时登记，记录详细每笔业务的发票号码、开票日期、数量及金额等内容。

开票员每天根据发票记帐联与收款员核对后交销售负责人、公司财务及有关领导。

7.2实地观察流程，检查台帐

7.3工程部内勤要有工程施工记录台帐，记录工程性质、工程开始和结束时间及竣工资料上缴时间、完工户数、安装类型、合同编号等详细信息。

同上

8.工程决算

8.1工程竣工7天后，施工队伍应将竣工图纸和耗用材料明细表报工程技术部审核交给财务部预决算员进行工程决算。

8.1实地观察流程

8.2进行工程决算前，工程队应先核对清楚各单项工程实际领用材料数量，并根据提供的竣工图列出实际工程使用的材料数量，对多领出的材料要办理退库手续，对缺损的材料要分析原因，对无法核对清楚的材料要从施工队伍的工程款中扣减相应的材料价值。

8.3按决算的成本结转工程成本。

9.财务稽核

9.1财务定期或不定期对建设费收款流程进行流程符合性测试

9.1实地观察流程

9.2财务定期与开票员和收款员进行对帐，对出现的应收帐款及时查明原因，帐龄分析。

9.2检查台帐

9.3定期核对应收帐款的结余情况。

每月与市场部核对各个客户的应收款情况，对金额较大、销售人员变更或其他特殊情况时应组织财务人员直接到客户单位核对应收款余额情况。

9.3观察流程，跟踪检查

9.4利用合同成本收入表，核对工程决算书与工程成本的符合性

9.4进行表之间的核对

9.5核对计统完工台帐与财务帐面完工数的相符性

9.6与工程部和施工队核对应付工程款情况，确保相符

9.7工程决算的及时性、完整性

1.7主要控制点相关文件

▪合同

▪发票一式三联：

分别为存根、发票、记帐

▪置换通知单

▪施工图

▪竣工图

▪现场签证单

▪竣工资料

▪设计变更通知单

▪工程预算、结算

▪收款统计台帐

▪交款登记薄

▪发票使用统计台帐

▪工程施工台帐

▪合同台帐

▪领料单、退料单

▪优惠通知单

1.8相关制度和备查文件

▪管理模式－天然气管理流程

2报修业务收入流程

2.1业务流程范围

2.1.1所涉及的业务范围

▪呼叫中心接到保修电话、创建派工单、维修人员上门维修、用户签字、完成维修任务报告、开票、收款、业务员回款、收款员核帐、财务记帐与稽核

2.1.2所涉及的部门范围

▪财务部（经理、出纳、会计）

▪用户

▪客服部（经理、营业员、计统员、维修人员）

2.2目标

2.2.1经营目标

▪获得最大的经营利润

▪提高客户满意度，提高客户服务响应速度

▪确保现金安全及时上缴

2.2.2.财务目标

▪核算规范，确保销售收入的真实、准确、完整

▪保证资产安全、控制货款回笼风险

▪票据使用规范，控制严密

2.2.3.合规目标

▪维修收费符合国家有关规定。

▪票据使用符合国家有关规定

▪维修人员的资质符合国家有关规定。

2.3风险

2.3.1.经营风险

▪相关设备突发故障，使维修无法确认，导致收入损失。

▪完工时间延期、服务不规范，导致信誉丧失。

▪安全事故，导致停业。

▪过度服务导致获力损失。

2.3.2.财务风险

▪坐支或截留收入。

▪无序使用发票。

▪以为用户在三包期内不向三包期外的用户收取费用或挪用坐支维修费

▪销售收入计算错误，无用户签字。

2.3.3.合规风险

▪违反国家价格政策或法规，受到处罚。

▪票据使用违反法律规定，受到处罚。

2.4相关会计科目

▪银行存款

▪现金

▪其他业务收入

▪原材料

▪应交税金

2.5业务流程步骤及控制点

2.5.1维修：

2.5.1.1.呼叫中心接到用户要求报修电话后，创建派工单，给维修人员下达维修任务单，维修人员凭维修任务单上标注的地址，在承诺的时间内赶到用户家进行维修。

2.5.1.2.维修任务单一式四联，存根联动、维修人员、客户联、财务各一联。

维修任务单要连续编号，建立维修任务单领用登记台帐。

2.5.1.3.在维修任务单上应标明此报修用户是否属于免费维修户（三保范围内的）。

2.5.1.4.维修时，需要收费的更换部件，要有用户对维修配件的数量和维修费金额的签字认可。

如用户需要发票，可凭维修任务单-客户联，到公司的营业大厅开具。

2.5.1.5.有涂改和写错的维修任务单应作废。

作废的维修任务单要将所有联次收齐粘贴，并标注作废字样。

2.6核对

2.6.1维修完成后，维修人员将客户签字的维修任务单带回，将存根联给计统员保存，登记维修台帐；将财务联连同收到的款项交给计统人员核对，维修人员要与计统人员办理维修款交接登记台帐，登记台帐有双方的签字。

2.6.2对需要发票的用户，计统员应根据维修任务单上的金额，严格按照发票使用规定给用户开具，同时计统人