财务人力资源行政制度汇编.docx
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财务人力资源行政制度汇编
制度流程汇编
目录
财务管理制度4
资金管理制度4
附录7
附件1：
《（）付款通知单》模板7
费用管控与报销制度8
附表1：
《费用报销单》11
附表2：
《资金日报表》12
附表3：
《财务借款流程图》13
附表4：
《费用报销流程图》14
采购制度15
采购管理制度15
附则20
附录：
20
附件1：
《质量保证协议》模板21
附件2：
《新品采购单》23
附件3：
《新品采购流程图》24
仓储与配送管理制度25
总则25
人员管理制度25
验收管理制度26
存储与在库养护管理制度27
出库与复核管理制度30
配送管理制度31
退货管理制度33
盘点制度35
台账管理制度36
库房管理制度36
附则38
附录：
38
附件1：
《借货单》模板39
附件2：
《药品出库流程图》40
附件3：
《药品盘点流程图》41
附件4：
《售后退回流程图》42
附件5：
《购进退回流程图》43
综合管理制度44
行政管理制度44
附录：
47
附件1：
《印章使用登记表》模板48
附件2：
《证照使用登记表》模板49
人力资源管理制度50
附录：
60
附件1：
《年度人员编制表》61
附件2：
《人员招聘申请表》63
附件3：
《面试评价表》、《面试记录表》64
附件4：
《入职通知书》66
附件5：
《新员工转正评价表》67
附件6：
《考勤表》68
附件7：
《请假条》69
附件8：
《培训确认单》70
员工管理制度71
财务管理制度
管理部门
财务部
制度编号
TSWB-CWB-201501
下发日期
2015-09
最后修订
2015-02-29
资金管理制度
第一章总则
第一条目的：
为保证本公司资金安全，达到互相稽核、互相制约的目的，特制定本制度。
第二条适用范围：
本制度适用公司财务部及相关部门。
第二章收款管理
第三条现金收款
1、现金会计负责外销现金、流向款（供货商打印销货明细费用）及厂家返利等现金的收取。
2、收取现金须开据正式收款收据。
3、现金会计及时与账务会计进行账款核对，以保证日清日结、账实相符。
第四条员工借款报销及多余款项退回时由现金会计负责收款并开具收据。
第五条收据开具与管理要求
1、任何款项的收取，都要及时开具收据，详细注明业务事项。
2、收据每用完一本再领取第二本，不得同时使用不同的收据。
3、作废收据要加盖作废章，不得撕毁，保证收据完整可查。
第六条支票、银行承兑汇票收款
1、现金会计在收入支票登记本中登记所收取支票的单位、金额、时间、票号、开户行等内容。
2、办理银行存款业务，根据银行回单核销已登记的支票。
第三章付款管理
第七条现金付款：
1、现金会计根据审批手续齐全的单据进行付款。
2、付款类型及单据：
付款类型
单据类型
员工借款
借款单（一式3联）
货款
付款通知单（一式2联）
零星采购
费用报销单
费用报销
费用报销单
差旅费
费用报销单
退回多余货款
退货款审批单
3、付款形式
金额在200元（含以下）时，可直接付以现金；金额在200元以上时，要求以转账形式付款到员工个人银行卡。
4、付款完成后，在原始单据上加盖“现金付讫”字样。
第八条支票付款：
1、现金会计根据审批手续齐全的单据，并清点各银行账户的存款情况后，进行支票的填制，避免填制空头支票。
2、不论现金支票或是转账支票，都要在相应的支票登记本上进行详细登记。
3、支票领取时，由领取人在支票登记本上签字。
第九条网银付款：
1、现金会计根据审批手续齐全的付款审批单，进行网银付款操作。
2、账务会计进行网银付款的审核与授权。
3、现金会计应及时跟进付款进度情况，并及时给予付款相关部门信息反馈。
4、无论录入人还是审核人，在录入或审核授权完成后，都要在付款审批单相应位置签字。
第一十条特殊情况付款审批单未有审批签字的，需电话报告相关领导审批同意后才可付款，并于事后及时完善书面审批手续。
第四章公司账目管理
第一十一条原始凭证交接
每笔业务结束后，现金会计及时将各种原始凭证提交给负责成本的账务会计记账，并有相应的对接签字，做到日清日结。
第一十二条《资金日报表》填报
1、当日盘点库存现金情况，登记至《资金日报表》；
2、当日核对各银行账户和银行卡账户的实际存款余额，登记至《资金日报表》；
3、当日将各项收、付款信息登记至《资金日报表》；
4、每日下班前，现金会计将完成的《资金日报表》上报财务部经理。
第一十三条《余额调节表》编制
每月底，由负责成本的财务会计核对银行各账户存款明细和余额，编制余额调节表；并对未达账项进行跟踪，在银行余额调节表上注明。
第一十四条往来账款管理
负责往来款的财务会计人员要及时核对往来款项，负责督促、跟进业务人员催收货款，督促、跟进采购人员索要发票。
第一十五条对外发票的开具
为方便财务做账，月底28日至次月6日（节假日顺延），不予开具对外发票，相应部门应提前安排好相应工作计划。
第一十六条商业折扣、现金折扣的财务处理
商业折扣、现金折扣，成本会计入账时需依据商品的实际成本登记入账，采购部将存在商品折扣、现金折扣、配送情况的商品制作清单每月底提交财务部，清单包括品名、实际成本、税点等信息。
第一十七条直送货品财务管理
针对采购中直送货品情况，采购部需将直送货品的采购信息交至财务部备案。
第一十八条公司发生大额资金流动，相关人员应提前告知财务部经理。
第五章附则
第一十九条本制度最终解释权归财务部所有。
第二十条本规定自公司下发之日起生效。
附录
附件1：
《（）付款通知单》模板
（）付款通知单
收款单位：
日期：
第（）号
品名
规格
单位
产地
单价
数量
金额
备注
合计
（大写）：
（小写）：
开户行
帐号
总经理审批
主管副总经理
财务部经理审核
部门经理
制单
管理部门
财务部
制度编号
TSWB-CWB-201502
下发日期
2015-09
最后修订
2016-02-29
费用管控与报销制度
第六章总则
第一条目的：
为了加强公司财务管理，合理控制费用支出，规范财务报销行为，特制定本制度。
第二条适用范围：
本制度适用公司全体员工。
第七章日常费用报销流程及管理规定
第三条日常费用主要包括办公费、会议费、招待费、交通费、差旅费、通讯费、运输费、培训费等。
第四条日常费用报销流程：
1、报销人取得相应合法的报销票据。
2、报销人填写《报销单》，填写要求：
根据费用性质填写对应的单据，严格按单据要求的项目认真填写，大小写金额必须保持一致、不得涂改，详细写明费用的内容及事由，注明附件张数。
3、报销审批：
（1）报销单先由部门经理签字；
（2）财务部经理审核报销单和报销凭据，并签字；
（3）主管副总经理审核签字；
（4）总经理审批签字。
4、报销付款：
报销人持审批完成的报销单和凭据到现金会计处报销取款，现金会计确认无误方可付款。
第五条日常费用报销管理规定：
1、如特殊情况无法取得报销票据，报销人应详细写明事由作为报销依据材料参与审批。
2、根据实际工作需要，开具发票台头填写“江苏奥赛康药业股份有限公司”，以后若有其他变化再另行通知。
3、报销金额大于5000元时，需至少提前一天通知财务部备款。
4、报销时间为每周周一和周三；月底为方便财务及时结账，月底最后3日原则上不予报销。
5、报销单审批过程中，如遇特殊情况领导不能及时签字的，报销人可先电话报告相关领导并获得批准同意，财务部核实后予以报销并督促报销人事后完善报销手续，否则后续报销不予通过。
第八章特殊费用管理规定
第六条特殊费用指在销售过程中用于商务运作产生的费用。
第七条此种费用报销人须写明费用用途及金额材料，由主管副总、总经理审批签字后（无须财务审核），财务部方可予以报销，反之财务部有权拒绝报销。
第九章借款流程及管理规定
第八条借款流程
1、借款人认真填写借款单（一式3联），要求大小写金额一致、不得涂改，并详细写明借款用途。
2、借款单由部门经理签字，财务经理审核，主管副总审核，由总经理审批。
3、借款人持审批完成的借款单到财务部现金会计处取款，财务部留存借款单首联，借款人留存借款单红色第2联（用于冲销、归还借款使用，不得丢失）。
4、借款人持借款单红色第二联完成还款手续后，财务部在借款单首联做好“借款结清”标记，并将2联借款单一并留存以备查。
第九条借款管理规定
1、借款原则
个人借款遵循“前款不清、后款不借”的原则，即前欠款未归还，后续不能借款；特殊情况由总经理审批通过后才可借款。
2、借款期限
个人借款期限一般情况下为一周（如周三借款，还款截止日期为下周四）；如特殊情况借款周期较长，须在借款单上写明可还款日期并报总经理审批同意，此日期视为还款截止日期。
3、逾期处罚
（1）如借款人未在还款截止日期内及时还款，按照逾期1天计借款金额1%（20元/天封顶）的规则处以罚款；
（2）逾期10天（不含）以上者，视为“严重违反公司规章制度”，公司可予以处分；
（3）对于逾期未还款者，财务部有权从借款人的最近一期工资中抵扣借款金额和逾期罚款。
4、借款支取
借款人完成借款手续后即可到现金会计处取款，金额大于5000元时需至少提前1天通知财务部备款。
第一十章附则
第一十条本制度最终解释权归财务部所有。
第一十一条本规定自公司下发之日起生效。
附录：
附件1：
《费用报销单》
附表2：
《资金日报表》
附表3：
《财务借款流程图》
附表4：
《费用报销流程图》
附表1：
《费用报销单》
费用报销单
报销日期：
年月日
姓名
部门
费用期间
月日至月日
报销项目
附单据
张数
报销金额
人民币（大写）：
佰拾万仟佰拾元角分︱￥：
付款形式
（出纳填写）
□网银转账，信息备注；□现金付款，领款人签字
总经理审批
主管副总经理
财务部经理审核
部门经理
附表2：
《资金日报表》
资金日报表（年月日）
序号
名称
前日余额
本日收入
本日支出
本日余额
1
现金
2
银行存款
3
合计
附表
收入
项目
现金
银行存款
合计
备注
支出
项目
现金
银行存款
合计
备注
流向款
采购支出
各种返利款
日常费用报销
外销收入
工资支出
向他人借款
职工借款
职工报销还款
提成、临床支出
收到罚款
支付罚款或赔款
走票收入
走票支出
业务回款
网银手续费
小计
小计
银行存款明细
序号
名称
前日余额
本日收入
本日支出
本日余额
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
小计
附表3：
《财务借款流程图》
附表4：
《费用报销流程图》
采购制度
管理部门
采购部
制度编号
TSWB-CGB-201501
下发日期
2015-09
最后修订
2016-2-29
采购管理制度
第一章总则
第一条目的
为确保公司采购工作的合法合规性，保证采购商品的质量和及时性；同时，利于各部门之间的沟通与协作，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司采购部，及采购工作相关部门。
第二章采购管理基本要求
第三条采购工作原则
1、采购部为公司药品和器械等商品采购的专门业务部门，公司其他部门或个人不得开展商品性采购业务。
2、采购工作应当遵循“以销定购、择优选购、质量第一”的原则，严格按照相关法律法规和规章制度进行采购活动。
3、购进药品和器械等必须在本企业许可经营范围内。
第四条采购人员工作要求
1、在严格遵守《药品管理法》、《药品管理法实施条例》和GSP管理规范等法律法规的前提下，规范开展采购工作。
2、自觉遵守公司财务管理等有关制度和规定，廉洁自律。
3、密切关注市场、价格变化，积极为公司提供新品种引进等方面的有利信息。
4、保持与业务部门、储运部等部门的内部联系与沟通，及时掌握相关信息。
第三章资质文件备案管理
第五条供货方必须提供的资质文件
1、供货的药品生产企业要提供《药品生产许可证》、GMP证书、工商注册证书等文件的加盖公章的复印件。
2、供货的药品经营企业要提供《药品经营许可证》、GSP证书、工商注册证书等文件的加盖公章的复印件。
3、药品营销人员要提供身份证复印件，提供药品生产企业或药品经营企业开具的药品营销委托书。
第六条首营品种资质文件
一、企业首营
所需资质文件包括：
1、营业执照（新版）复印件；
2、GMP或GSP证书复印件；
3、经营许可证复印件；
4、税务登记证复印件；
5、开户许可证复印件；
6、增值税发票备案；
7、合格供货方档案表；
8、质量体系调查表；
9、质量协议保证书；
10、随货同行原样备案；
11、企业鲜章备案；
12、组织机构代码证复印件；
13、法人委托书；
14、销售人员身份证复印件、上岗证复印件、网上备案。
二、首营产品
所需资质文件包括：
1、注册批件；
2、质量标准文件；
3、省检报告；
4、说明书、包装盒批件；
5、说明书、包装盒原件；
6、生产厂家GMP证书复印件；
7、商标注册证复印件；
8、物价批文；
9、同批号的厂检报告。
三、以上资质文件要求加盖首营企业公章鲜章。
第七条采购人员负责根据具体业务需求，提前向供货方索要所需资质文件，保证获得资料及时、齐全。
第八条各种资质证明文件，要经过采购部经理审阅，长期存档并建立电子台账（包括资料名称、数量、存放位置、到期日等关键信息）。
第九条供货方资质、首营品种注册等资料，到期前一个月，采购人员须向相关企业索要新的资质文件。
第四章《质量保证协议》签订
第一十条采购部须每年与各供货方签订《质量保证协议》，协议必须明确约定以下内容：
（协议模板详见附件一）
1、明确双方质量责任。
2、供货方须按国家规定开具增值税发票。
3、供货方须提供符合规定的资质文件，并对其真实性、有效性负责。
4、供货方保证药品质量符合药品标准等有关规定。
5、供货方保证药品包装、标签、说明书符合相关规定。
6、药品运输质量保证及责任。
7、明确双方违约、违规责任。
8、质保协议有效期为一年。
第一十一条如供货方出现违反《质量保证协议》的情况，由采购部依据协议约定追究对方责任，维护公司权益。
第五章《供销合同》签订
第一十二条采购部应与发生业务关系的各供货方签订《供销合同》，合同必须明确规定的内容包括：
品种、数量、规格、产地、金额，以及供货方式、结款期限、送货方式等。
第一十三条采购价格的确定须经主管副总经理批准。
第一十四条经双方商务谈判确定合同条款细节后，采购部经理对供货方出具的《供销合同》进行审核，必要时可由外部法务人员介入以规避风险。
第一十五条《供销合同》经主管副总经理审阅并审批后，方可与供货方签订。
第一十六条签订的合同由采购部统一存档保管，并建立合同电子台账（包括供货方名称、涉及品种、签订日和到期日等关键信息）。
第六章商品采购与库存管理
第一十七条采购计划来源：
1、根据常规品种合理库存量和实际库存量，制定补货采购计划；
2、根据业务部门提供的客户需求，制定临时性采购计划；
3、针对季节性用药，制定商品储备采购计划。
第一十八条库存管控
1、采购部根据各品种销售数据和规律，以及品种属性、到货周期等因素，调整库存结构并制定合理库存量。
2、采购部以“勤进快销”的方式，提高库存周转率；在保证及时供应的情况下，最大限度地压缩库存，降低库存资金占用。
3、药品的合理库存量，在供销正常情况下一般为1-2个月的销售量。
4、如有超出公司正常销售量的情况，相关业务部门应及时通知采购部，以防止断货发生。
5、如有销售方滞销情况，相关业务部门应及时通知采购部，以便采购部对现有库存及时处理。
第一十九条库存分析
1、采购部应持续分析公司产品周转规律，不断优化库存结构和单品合理库存量标准。
2、采购部应着重关注公司重点品种和新进品种的周转情况，如有异常（如重点品种流失等）及时反馈公司相关领导。
3、采购部应根据公司领导和业务部门的经营决策需求，及时出具品种周转情况和库存情况分析材料。
第七章新品种采购
第二十条新品种来源
1、销售部门提出新品种需求。
2、采购部选取适合公司经营的新品种，推荐给业务部门。
第二十一条新品种采购流程
（一）销售部门提出的新品种
1、销售人员提出新品种需求，填写《新品采购申请单》（详见附件二）并提交采购部。
2、采购部对需求品种进行调研、分析，并出具意见和建议。
品种分析内容包括：
是否中标，是否医保，是否农合，是否基药，采购价格等方面。
3、销售人员针对品种利润和预期销量进行分析。
4、新品采购需求经业务部门主管副总经理审批通过后，采购部方可进行采购。
（二）采购部推荐的新品种
1、采购部将新品种推荐给业务部门，包括新品种的分析资料。
2、业务人员针对新品种进行市场调研，如符合市场需求，填写《新品采购申请单》，并对品种利润和预期销量进行分析。
3、新品采购需求经业务部门主管副总经理审批通过后，采购部方可进行采购。
（三）新品采购的重要环节
1、供销双方交换资质；
2、签订《质量保证协议》、《供销合同》；
3、首营产品、首营企业需在微机系统进行首营录入。
（四）新品采购周期
新品采购周期上限正常为15个工作日，业务部门应提前做好工作安排，以免影响新品的销售。
第八章销售开票相关规定
第二十二条销售开票原则
除客户指定商品批次等特殊情况外，开票员开具销售票据时须严格遵循“先进先出、先产先出”的原则，且尽量在出清完上一批次的商品后再对下一批次的商品进行开票。
第二十三条销售人员对产品价格等方面存在疑问时，可及时询问采购部相关人员。
第二十四条当现有库存不足客户订货量无法开票时，开票员及时通知采购人员进行补货采购，采购部给予销售人员到货预期时间以便销售人员做好与客户的沟通与协调。
第九章与财务部的对接
第二十五条采购付款
1、有账期的供货方付款
采购部收到供货方发票，进行登记，填制《付款通知单》并完成审批手续，财务部根据《付款通知单》和发票进行付款。
2、“先款后货”的供货方付款
采购部填制《付款通知单》并完成审批手续，财务部根据《付款通知单》现行付款，采购部跟催供货方提供发票，并于45日内将发票提交财务部，如有特殊情况及时反馈财务部。
第二十六条采购、销售数据的提供
采购部每天提供当天的所有采购单并且采购单上有相关人员的姓名，销售单每月底由采购部提供给财务成本会计，同样要求有相关人员姓名。
附则
第二十七条本制度最终解释权归采购部所有。
第二十八条本规定自公司下发之日起生效。
附录：
附件1：
《质量保证协议》模板
附件2：
《新品采购单》
附件3：
《新品采购流程图》
附件1：
《质量保证协议》模板
药品质量保证协议书
甲方（供货单位）：
乙方（购货单位）：
为了加强药品质量管理，确保人民群众用药安全有效，根据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及《药品流通监督管理办法》等有关规定，经甲乙双方商定，在平等自愿、互惠互利，符合有关法律法规要求的原则上，达成以下质量保证协议，供双方共同遵守。
一、甲方遵守国家有关药品的法律、法规，向乙方提供合法、有效的《药品经营（生产）许可证》和《营业执照》、《GSP/GMP证书》等复印件，并加盖企业红公章；甲方业务人员应出具法定代表人签署的委托书原件及本人的身份证复印件，并加盖企业红公章，并严格按委托书授权的范围和期限开展业务活动。
二、甲方提供的药品是符合国家药品标准及相关质量要求的合格产品，同时附上《产品合格证》。
购进药品属于首营品种时，甲方还需及时向乙方提供首营所需各项资质文件。
三、购入进口药品，甲方应提供符合规定的加盖供货单位质量检验机构原印章的《进口药品注册》和《进口药品检验报告书》复印件。
四、甲方提供的药品包装、标签和说明书必须符合国家药品有关的管理规定及货物运输要求。
五、甲方严格按照运输管理要求包装和发运药品，并配备相关设备，以保证药品运输过程中的质量安全；如出现损耗和短少，由双方协商解决。
六、甲方须向乙方提供由税务部门统一印制的增值税发票，发票应附药品清单《随货同行单》。
七、乙方作为药品经营、使用单位，应向甲方提供合法、有效的证明文件：
药品经营企业，应提供公司《药品经营许可证》和《营业执照》、《GSP证书》等复印件，并加盖企业红公章；药品使用单位，应提供《医疗机构执业许可证》等复印件加盖红公章。
八、乙方对甲方产品在验收过程中发现质量问题，如药品包装破损、进货手续不全、无合格证，或《检验报告书》及《进口药品注册证》等与法规要求不一致等，乙方验收员有权当场拒绝收货。
九、乙方承诺具备甲方所供药品必须的储存条件，因储存不当造成的药品损失应由乙方负责。
十、乙方在经营过程中，如对甲方所提供药品产生疑问，应及时与甲方联系，双方有分歧时，以主管部门出具的《药品质量检验报告书》为准。
乙方应在收到药品检验不合格报告书3日内通知甲方，逾期造成的后果由乙方负责。
十一、乙方在经营甲方提供的药品中若发生质量问题，乙方应提供详细、确定的质量信息，并积极配合甲方做好调查取证工作和善后处理工作。
十二、本协议壹式两份，甲，乙双方各执壹份。
十三、本协议经甲乙双方单位盖章和双方代表签字后生效，有效期一年。
自年月日至年月日。
十四、本协议未尽事宜，经双方协商后补充。
甲方单位（章）：
乙方单位（章）：
代表人：
代表人：
签订日期：
签订日期：
附件2：
《新品采购单》
唐山医药股份有限公司
新品采购申请单
申请医院：
日期：
序号
品名
规格
产地
进价（元）
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