如何基于工作流实现OAERP集成.docx

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如何基于工作流实现OAERP集成

如何基于工作流，实现OA-ERP集成

2002-10-3013:

15郭应中、吴科/（AMT）

引言

　　ERP系统是对企业能够提供业务数据支持的信息系统，OA系统是实现公文收发、流转、签发、归档等群组化办公作业自动化的信息系统。

两者都是为实现单一目标而运行的信息系统。

　　在企业的业务活动中，经常有些业务是贯穿ERP和OA两个系统的。

比如采购流程：

采购申请生成、采购定单生成、验收单生成是在ERP系统进行；采购单申批、入库准备单流转在OA系统进行。

企业中存在对OA和ERP两个系统集成的需求。

另外，ERP系统和OA系统实施的难度差别造成一个时期内系统覆盖范围不同，将两个系统集成，ERP的实施效果可以事半功倍。

　　将两个系统集成，涉及到组织、角色、任务和过程的定义和管理。

通过工作流系统进行集成，不但可以把两个系统中的多个模型统一，还可以使企业专注于应用业务，更方便地进行企业流程重组（BPR）。

　　对ERP和OA两个系统的集成，主要的工作有集成方案的确定、系统集成功能范围的确定、工作流系统的创建或改造、组织模型的统一等。

　　集成方案的确定

　　实现OA和ERP系统的集成，通常的实现方案有以下三种：

　　1、更换原有的ERP系统，选择能够同时提供OA和ERP解决方案的供应商。

　　同时提供OA和ERP解决方案的供应商，其产品在设计阶段就考虑到了两个系统的集成。

但是目前这样的方案往往是供应商出于市场份额的考虑而提供的，由于开发规模、成本和周期的限制，所提供的ERP－OA一体化方案的功能往往比较简单，不能满足企业个性化的需求。

而且，ERP系统在企业内运行一段时间后，更换新的系统，会面临新旧系统间数据移植的巨大工作量、用户不愿意舍弃熟悉的界面和高昂的费用等困难。

所以这个方案只能被未实施ERP系统企业中的少部分企业使用；

　　2、使用ERP供应商的合作伙伴提供的集成方案。

　　例如LotusNotes为SAP、Oracle、JDE等公司的ERP产品都提供了集成化的解决方案。

其方法是：

在OAServer和ERPServer之间通过数据库连接工具DECS连接。

在ERP系统的DB建立大量视图供OA访问，在OAServer上建立关系型数据库，存储定期从ERP系统中按照字段映射过来的静态数据，作为OA系统组织和资源定义的依据。

OA系统中的表单鉴审后可以通过ERP系统的Interfacetable写入ERP系统。

　　这种方案可以两个系统的高度集成，但是存在以下问题：

（1）不是所有的ERP系统都有相应的集成方案提供。

LotusNotes仅对大型而且著名的ERP产品提供了这样的集成方案；

（2）这个方案的实现和维护费用非常高。

如果在新增流程，需要在ERP系统中新增视图，在OA系统中新增表单。

对于大型的ERP系统，其数据库中的table有近万个，加上在OA中创建表单，都是企业IT人员无法独立完成的，仍需要方案提供者的服务。

即使是方案的提供者，在使用这种工具完成两个应用系统结合时，也必须同时对两个系统了如指掌。

然而，不论在国内和国外，同时能够深层次了解两个系统的技术人员极为紧缺，加上高昂的购买费用，企业很难接受；

　　（3）ERP实施模块增加，特别是ERP系统的升级，都会造成集成化系统的瘫痪，限制了企业的业务发展。

　　因此，此方案的应用仍然比较少。

　　3、通过工作流系统，实现工作流程在两个平台上切换。

　　在工作流系统的管理下，用户通过远程登录工具和模拟键盘录入，实现OA平台和ERP平台之间的简单切换。

系统架构图如下：

　　图1集成后的系统架构

对应上图的每个步骤说明如下：

　　1.用户登录OA系统后，WorkflowServer根据OA系统中人员配置管理功能确认其身份，此用户同时得到了相应的权限；

　　2.身份确认后，WorkflowServer再根据此用户在其权限内申请的工作流程提供工作流表单，并在表单上显示用户对应的组织结构的层次度；

　　3.用户在工作流表单上填写本流程执行需要的数据，这些数据可能是请假天数、请假原因等不涉及ERP系统的数据，也可能是访问ERP系统的参数。

如果在流程执行时仅仅需要在ERP系统中执行查询，工作流表单的填写要在访问ERP系统后进行。

　　4.当工作流程执行到ERP系统上的作业时，工作流系统自动引导用户进入ERP系统。

通过OA系统本身的Script语言结合Terminalsimulatorscript语言编写的访问ERP系统的任务项，根据执行的流程类型、顺序、工作流表单参数，用户可以直接进入ERP系统相应的功能模块。

　　5.用户操作ERP系统。

可以根据权限执行不同的操作。

以采购申请为例，用户可以填写需要采购的物料编号、采购数量、价格范围、供应商等，存储后保存在ERPDB中；

　　6.ERPDB保存后，通过ERP系统界面向用户提示保存成功；

　　7.ERP系统将保存成功的单据编号和单据状态等信息传送到工作流系统。

根据需要，用户可以把ERP系统生成的表单导出为Excel文件保存在本地；

　　8.当工作流系统收到ERP系统传来的信息后，进行格式检查，确认无误后继续执行；

　　9.用户在屏幕上审查工作流系统执行情况是否正确，确认无误后，将工作流表单传送到WorkflowServer，保存在本地的Excel文件也可以作为附件提交；

　　10.WorkflowServer收到用户传来的工作流表单，并据此将工作流表单和附件传送到下一个执行者。

　　同前面两种方案比较，这种方案的适应性非常强，开发量、开放难度和费用都比较低。

因此为本文采用。

　　系统集成功能范围的确定

　　如果把企业内所有的流程都通过工作流系统在OA和ERP系统中实现，不仅没有必要，而且有些流程是不适合在信息系统中实现的。

因此，需要对系统集成的功能范围进行确定。

　　企业内部流程是由一个个动作组成的，根据动作发生的频率和流程特点，可以分为以下三个类别：

　　A类：

发生频率高而且执行简单。

如各种申请的上呈、核签、否决、查询；

　　B类：

发生频率一般，执行方法复杂而且经常发生变化。

如会签，往往人数不定，层次不定，后续动作不定；

　　C；类：

发生频率特别低，或者其所在流程不具备管理意义。

如卫生值日流程中的所有动作；

　　为使集成工作简单而有效，系统集成的功能应集中在由A类动作组成流程的范围内。

在集成工作前阶段，工作流系统中计划实现的流程中，需要OA和ERP两个系统共同完成的流程有：

　　1．物料信息维护。

当物料新增或停用时，经过层层签字，在ERP系统中做相应处理；

　　2．采购流程。

采购申请、审核、采购申请汇总、分单验收、入库流程；

　　3．付款流程。

付款申请、发票校验、审核、通知付款、付款登记；

　　4．报销流程。

单据填写、网上审核、票据检查、登记入帐；

　　工作流系统的改造或重构

按照工作流管理联盟的定义，工作流是一类能够完全或部分自动执行的经营过程，将文档、信息和任务在不同的执行者之间传递、执行。

传统的工作流系统中，每一个业务流程都要根据企业内的业务流程完整构建出来的。

这样每一个业务流程都有大量的代码来实现，流程的创建和维护工作量很大。

仔细分析企业内的众多业务流程中，相当部分的流程是有共同部分的，每个流程中都有功能重复的代码。

动态工作流把完整的工作流分解为若干个活动（Task）（对象），使工作流建模工作得以简化，可以实现更复杂的工作流系统。

　　活动是动态工作流的一个重要概念：

工作流是一组有关联关系的活动的集合。

一个活动与其它活动之间有顺序，分支，循环，调用的关系，还有并行、有同步的关系。

　　按照动态工作流的概念，一个完整的工作流程被分解为若干个活动（Task）和活动间的逻辑控制器。

每个活动不和其它活动作任何直接交互，交互完全在逻辑控制器间进行。

如图2所示：

　　图2动态工作流系统结构

　　每个活动都有进入条件，工作条件，中断条件，完成条件，暂停条件及继续条件。

执行时，判断每个工作项是否可以进入，可以则进行进入处理，然后，判断需要是否中断或暂停。

活动的结构图如图3：

　　图3活动的内部结构

　　图3中，一个活动有不同的状态集、输入集、输出集。

状态集包括等待、执行和完成。

输入集和输出集分别由若干个输入和输出组成。

输入来源可以是本活动的输出，也可以是其它活动的输入或输出或状态。

当输入集中某项输入状态发生改变时，将触发工作项的状态发生改变。

达到完成状态时，将产生输出集。

输入不同，触发的执行过程和产生的输出集不同。

当多个输入集同时被激活时，按优先级执行。

　　工作流系统的动作和逻辑控制器采用JavaBean和关系型数据库实现，可以设计为可视的图形元件，也可以设计为不可视的逻辑处理元件。

这样做的好处是把工作流系统的各个活动做成代码行数小、功能明确的黑盒子，实现动态的工作流系统，并在多环境下运行。

　　OA系统和ERP系统都可能自带工作流功能。

但ERP系统的工作流功能缺乏开放性和适应性，并且ERP系统开发商不允许对其进行修改，因此其工作流功能的存在在集成中实际上是一个障碍。

完成系统集成后，ERP的部分功能会由系统管理员设定为只能通过远程登录的方式访问，这是要对ERP系统原有的工作流系统做重新的设置，以免系统运行出错。

　　OA的工作流功能，如果不能实现动态工作流机制，是无法满足集成的需要的。

这时要对其工作流功能进行重构。

如果已经实现了动态工作流机制，也要增加一些访问ERP系统的功能动作。

如果选择其它的工作流系统支持集成工作，虽然理论上可行，但是开发量未必减少，系统复杂度、维护量和费用必然上升，所以本文建议采用对原有的OA系统的工作流功能进行改造，实现企业的工作流系统。

组织模型的统一

　　OA系统和ERP系统都有各自的组织模型。

OA的组织模型是服务于企业行政组织层面的，ERP的组织模型则是服务于企业业务层面的。

在用工作流系统对两个系统集成时，要对两个系统的组织模型进行统一。

在本方案中，就是要对OA系统的组织模型重新定义。

　　ERP系统的组织模型比OA系统要复杂，不同的ERP系统有不同的组织模型。

以OracleApplication为例，其组织模型为：

账簿集－法律实体－操作单元－库存组织，再往下是更细致的划分，可以做到用户－角色－所属组织－权限的一一对应，权限的设置可以明确到字段。

　　对OA系统的组织模型的重定义，主要是增加OA系统组织结构的层次数量，建立新组织结构数据库，把ERP用户和OA用户都在新的组织结构中反映出来。

注意OA系统中的用户名要和ERP系统中的用户名统一，因为在ERP系统中用户名和角色、权限是对应的。

但口令不能统一，登录ERP系统时，系统仍然会提示用户输入ERP系统的口令。

　　连接方法

　　本文中，WorkflowServer是使用LotusNotesServer＋LinuxRedHadver7.1系统，而在ERP系统上本文所采用的是HP/Unix＋鼎新Tip-topERP系统＋HP9000，Client端则采用一般的Windows环境＋LotusNotes客户端软件。

　　两个服务器通过TCP/IP协议连接。

在WorkflowServer上安装InterSoft公司编制的共享软件NetTerm4.3.0简体中文版，可以在10个以上的操作系统上运行，对远程主机环境具有良好的设置能力。

　　NetTerm的作用是相应客户端发出的登录ERPServer的要求，所以连接型态选TCP/IP，端口填"23"，模拟型态和键盘定义都选VT100（上述设置适用于国内多数主机），主机名称和地址填入ERPServer对应的地址和内容。

　　例如当用户需要访问ERP的采购申请功能时，工作流系统中访问ERP系统采购申请功能的活动中包含以下语句（用Terminalsimulatorscript语言编写）：

　　expect10”login:

”

　　#username“EnterUserID”

　　#output“^U^M”

　　expect10”Password:

”

　　#password”EnterPassword”

　　#output”^P^M”

　　output”12345^M”//工作流系统提示用户输入口令后生成该行

　　expect10”/”

　　output”exeapmt420^M”

　　output“a”

　　流程执行完这段程序时，就自动打开了ERP系统的相应功能。

在用户填写完采购申请单后，ERP系统数据库中的保存操作触发事件为：

以XML的格式，把采购申请单编号、创建实际、创建人等信息传送到用户本地，并被用户本地服务响应，填写到工作流表单。

用户可以执行修改功能再次访问ERP系统修改采购申请单。

在用户确认无误后提交，下一个申批人接到提示申批的电子邮件，点击邮件中的连接，出现反映采购流程执行情况的流程表单。

依次类推。

　　应用情况

　　在实际应用上，根据用户需求定义了采购流程、付款流程、报销流程等，并在ERP系统中开放部分数据访问和维护权限给Internet上自己的外地分子公司和上游客户，解决了ERP刚实施完本部，外地分子公司采购流程无法并入集团供应部采购流程的问题，使用户提前实现了集中采购的战略构想。

目前，该用户的上游近600家企业中，已经有60家提供大宗原材料的供应商使用这些流程，集中采购和比价采购使该企业在每年10多亿的采购额中节约了大约1.5％的采购成本，给企业带来了良好的经济效益。