涉密文件管理的几个要点.docx

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涉密文件管理的几个要点

涉密公文管理工作制度

一、各区县工商局、市局各科、室、队、中心主要负责人为本单位涉密公文管理工作第一责任人，并坚持“谁经办谁负责”原则。

二、涉密公文可按照收文、发文两种情况分类。

其中收文类涉密公文管理分为签收、登记、拟办、分送、传阅、承办、归档、清退、销毁等环节；发文类涉密公文管理分为起草、核发、登记、印制、分发等环节。

三、收文类涉密公文管理

（一）涉密公文的签收、登记由市局办公室机要员统一负责（各区、县工商局比照市局模式执行，下同）。

机要员须逐件、逐页清点，如发现问题须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

涉密公文的标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期、份数及流转、办理情况须由机要员逐项填写清楚。

（二）机要员将涉密公文呈市局办公室负责人提出拟办意见，并做好记录。

拟办意见必须按照密级文件传达阅知范围有关规定或者发文机关批注要求严格执行，不得擅自扩大传达阅知范围。

（三）机要员按照拟办意见，将涉密公文分送有关局领导阅批、研办，并做好记录。

（四）需要局领导传阅或传批的涉密公文，机要员须按照一定程序分送，并应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。

切勿横传，以免造成传阅失控或公文遗失。

（五）按照局领导批示，机要员将涉密公文交承办单位承办或阅知。

市局机关各单位须指定一位思想政治过硬的同志担任机要文书管理人员，负责签收本单位承办或阅知的涉密公文。

（六）涉密公文办理完毕后，承办单位应将涉密公文退回市局办公室，机要员应严格按照公文归档制度，将涉密公文收集齐全，立卷归档。

任何个人不得保存涉密公文。

四、发文类涉密公文管理

（一）起草涉密公文必须在处理涉密文件的计算机上进行，严禁在非涉密计算机上处理。

（二）涉密公文须由承办单位专人办理，市局领导审定签发，市局办公室登记、核发。

（三）公文密级须按照有关规定由市局办公室核定，明确印发份数、发放范围。

（四）涉密公文的印制应做到准确、及时、规范、安全、保密。

印制地点原则上应在市局机关内部文印，如确需送外单位印制，经市局领导批准后，送经市委保密委员会办公室批准的定点印刷厂印制。

（五）涉密公文的分发必须认真登记，仔细核对，经机要通信网络发送；若需纸质分发的，要保证分拣、装封准确无误，并通过机要邮递渠道分发。

五、涉密公文必须严格按照规定范围阅知，原则上应在办公室阅读，不得随意带出。

六、禁止携带绝密级公文外出。

因公外出确需携带秘密级公文，应经市局领导批准，履行借阅手续，并采取保护措施，使密级公文始终处于携带人的有效控制之下；因公外出确需携带机密级公文，应经市局主要领导批准，履行借阅手续，并有二人以上同行，采取保护措施。

七、禁止携带涉密公文参加涉外活动。

禁止将绝密级公文携带出境，因工作需要确需携带机密级、秘密级公文出境的，应按照有关保密规定，办理批准和携带手续。

八、绝密级和注明不准翻印、复印的公文不得翻印、复印。

翻印、复印其他涉密公文，须经市局领导批准，并在市局办公室登记，注明翻印、复印的机关、日期、份数、印发范围、承办人、单位负责人。

翻印、复印的公文要与正式印发的公文同样管理，使用完毕后，全部交还市局办公室统一销毁。

九、借阅涉密公文要经市局领导批准，严格在市局办公室履行借阅手续，限期退回。

如需延长使用时间，须办理续借手续。

十、销毁涉密公文，必须按照保密主管部门相关规定执行，必须登记造册，经市局领导或办公室主要负责人审批后送指定地点销毁，销毁时要有二人以上监销。

公文之涉密公文的管理要求

1.专门专人严格管理。

党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。

设立党委（党组）的级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

2.严格遵循密级要求处理公文。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3.严格执行涉密公文的阅知范围。

（1）公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。

（2）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

（3）经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4.严格履行涉密公文复制、汇编的程序。

（1）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。

（2）绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

（3）复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

1.专门专人严格管理。

党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。

设立党委（党组）的级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

2.严格遵循密级要求处理公文。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3.严格执行涉密公文的阅知范围。

（1）公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

（2）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

（3）经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4.严格履行涉密公文复制、汇编的程序。

（1）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。

（2）绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

（3）复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的密级标注。

涉密文件管理的几个要点

“依据《中华人民共和国保密法》，涉密文件管理应该指定专人负责本单位（部门）涉密文件的制作、收发、传递、使用、清退、归档、销毁等工作。

实行专人保管、清晰登记、统一管理、集中销毁原则。

在涉密文件管理各个环节中，应注意几个方面。

1收文

接收涉密文件、资料，首先明确是否在知悉范围内，其次涉密文件、资料包装应当完整无损，再由专人拆封。

同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

2发文

分发涉密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。

发文人员应履行登记、编号、签收手续，签收时必须逐件清点、核对。

3制作

制作涉密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量。

使用计算机制作涉密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。

涉密文件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

4复印

涉密文件、资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。

如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

5传阅

涉密文件、资料须按规定范围传阅，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。

传阅涉密文件，应由专人负责专夹专阅，并填写“密件传阅处理笺”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅件人不得擅自抽出、留存、抄录、复印内容。

阅后要及时阅示文件、签名、注时，并主动退回，交由负责人员清点、登记再送他人传阅，不得横传。

涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

不准将密件带回家中或带到公共场所阅办。

6传达

涉密文件传达要在符合保密要求的会议室集中传达，并对参加人员进行详细登记。

传达时不准录音、录像和记录，不准使用无线话筒等无保密保障的设备，不得进行新闻报道。

7借阅

确因工作需要借阅和使用涉密文件、资料的，应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。

借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。

保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

8存储

文件必须在安全可靠的保密设备中保存，实行专人专柜管理。

原则上涉密文件不得携带外出，因工作确需携带外出，应采取保护措施，使文件始终处于携带人的有效控制之下。

每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。

如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送单位领导，并向文件制发部门汇报。

9清退

按照规定应当清退的涉密文件、资料，应按要求退回原制发的机关、单位。

特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关、单位同意再清退至县国家保密局，并办理清退手续。

10销毁

需要销毁的涉密文件、资料，由专人造册，报单位领导审批，履行清点、登记手续，交由县国家保密局统一销毁，不得擅自销毁。

严禁机关、单位将涉密载体作为废品出售。