信贷业务档案管理办法.docx

信贷业务档案管理办法.docx

《信贷业务档案管理办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《信贷业务档案管理办法.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

信贷业务档案管理办法

某某某公司

信贷档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为了加强和做好信贷档案管理工作，增强公司全体人员对档案管理工作的重视，促使信贷资产管理规范化、制度化，有效防范信贷风险和保全信贷资产。

根据《中华人民共和国档案法》等有关制度规定，特制定本办法。

第二条 信贷档案管理工作是公司信贷工作的一个重要组成部分，也是维护信贷历史真实面貌的重要基础性工作。

第三条 本办法所称信贷档案系指以本公司贷款客户（包括企事业法人、自然人和个体工商户）为基本单位，并与本公司已经发生或将要发生借贷关系形成的有关档案资料，包括贷款客户提供和公司内部形成的各项贷款业务原始的、具有保存价值的文字、图表、盘片、声像等不同载体和不同门类的基础资料。

它是保护公司信贷资产的重要资料。

第四条 信贷档案管理要遵循以下原则：

1、信贷档案资料必须真实、完整和合法；

2、档案管理要原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；

3、严格执行谁贷款，谁立卷；谁建档，谁管理；

4、按照《某某某公司贷款管理操作规程》规定收集整理信贷档案。

第二章 信贷档案管理机构、人员和职责

第五条 管理部门。

业务部是信贷档案管理的职能部门和责任机构，负责其所经办的信贷档案资料的管理工作。

第六条 管理程序及人员职责。

客户经理对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管；在规定交接内容和时间内，交由档案管理员管理，按年度将贷款客户资料登记归档。

（一）业务部负责信贷档案的收集整理，客户经理应：

1、及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管，做到真实完整；

2、未还清贷款本息的信贷档案由各分管客户经理保管；

3、按时向档案管理员移交进档资料；

4、采用电脑管理的信贷档案，须及时将贷款有关数据及信贷档案等有关资料信息录入电脑数据库；

5、客户经理要对信贷档案资料的真实性和完整性负责。

（二）综合管理部负责信贷档案的归档保管，档案管理员应：

1、审核和接受客户经理应当移交管理的信贷档案资料；

2、对装订成册的信贷档案资料按户分类编号、登记归档；

3、负责对信贷档案的基础管理工作；

4、档案管理员要对贷款客户档案的完整性负责。

第三章信贷档案管理的内容

第七条 从客户申请贷款至贷款调查、审查、审批、发放、检查、收回全过程形成的与该笔贷款有关的资料均为信贷档案资料。

信贷档案资料按其取得来源分为从贷款客户获取的资料和公司内部形成的资料。

第八条 从贷款客户获取的资料是指借款人、担保人的基本情况资料，是用于反映和记录借款人、担保人主体资格、资信状况、资金、财务和经营情况的档案资料。

（一）委托人的基础资料：

经年检的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告、公司章程、贷款卡及密码、资质证书、许可证书等。

（二）委托人财务资料：

委托人近三年年度财务报表、审计报告及最近月份报表（包括主要科目的余额明细）、委托人近三年增值税、营业税纳税申报表及最近月份申报表、含委托人最近六个月主要账户银行对账单、委托人实际使用的主要个人账户银行对账单。

（三）委托人生产经营资料：

生产场地、仓储场地产权证明或租赁合同、上下游主要购销合同；

（四）其他资料：

企业简介，实际控制人、股东及高管团队身份证、简历、实际控制人婚姻证明、个人及家庭资产状况、涉及融资需求所对应的合同、凭证等证明资料等。

（五）担保人提供资料：

担保人为个人连带责任担保的，应提供身份证明、工作证明、收入证明、婚姻状况证明和家庭大额财产清单；担保人为企业的，应提供本清单中所列相关资料。

（六）房地产开发项目特别资料：

土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销售（预售）许可证、土地出让合同、土地款项及费用付款凭证、工程款项支付凭证、项目投资概算和实际支付情况表、项目进度安排、资金计划、峻工验收和交房时间、施工合同中协议书和专用合同部分、房屋可售和已售清单等。

第九条 公司客户经理，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，一份完整的信贷档案内容具体应有：

（一）企业贷款：

以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：

1、借款人基本情况资料：

（1）借款企业依法成立的文件和有年检记录的《法人营业执照》或《事业单位法人登记证》复印件、法人代表（个体工商户负责人、授权代理人及所有股东）的身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书、企业营业执照要素变更的通知书、税务登记证复印件等。

（2）借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书，董事会决议等。

（3）经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。

（4）商品购销合同和生产经营许可证明：

商贸企业需提供商品购销合同，工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证和产品购销合同。

生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明；若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明。

（5）属挂靠集体所有制企业的，要出示挂靠单位证明。

2、发生贷款业务的文件资料：

（1）借款企业申请贷款的书面申请书、建立信贷关系的协议书；

（2）合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书；

（3）借款企业提供的购销合同复印件；

（4）借款企业上年（季）度财务报表、申请借款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表和现金流量表）、固定资产明细表及有关统计报表；

（5）借款企业有年检记录的代码证（卡）复印件、在其他行开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况；

（6）借款企业法人代表（或股东个人）授权委托书、公证书；

（7）借款企业年度信用等级证明；

（8）借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书；

（9）客户经理的贷款贷前调查报告；

（10）贷款审查报告、贷款承诺书、企业流动资金借款申请书及企业短期借款审批（咨询）书；

（11）借款借据（非正本）及有关附件；

（12）借款担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：

最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档）。

3、企业贷款担保的文件资料：

（1）采用保证担保方式。

①保证人是企业法人的，需提供有效的《企业法人营业执照》复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书或法人代表（个人）授权委托书、有效的贷款卡（证）复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件；

②保证人上年（季）度财务报表，担保贷款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表）及有关统计报表；

③保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会（股东大会）同意担保的决议书、所有股东个人担保声明书以及其他资信评估等资料；

④客户经理对保证人的资格审查意见和核保资料；

⑤保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书。

（2）采用抵押担保方式。

①以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供《房屋所有权证》、《土地使用权证》、《房产他项权利转移证》等产权证；如抵押物为进口关键设备的，需提供发票、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文件；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关发票和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。

如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。

②经会计（审计）师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书；

③抵押物房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件；

④抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得《抵押登记证》；

⑤有限责任公司、股份公司企业董事会（股东大会）同意抵押意见书或文件资料；国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件；

⑥抵押物清单；

（3）采用质押担保方式。

①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；

②质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。

4、申请中长期贷款还要提供以下资料：

（1）有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的《环境影响报告书》等；

（2）项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；

（3）公司主持进行的项目评估报告，上报执行董事的贷款请示文件，执行董事的贷款批复文件；

（4）中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告；

（5）在指定银行存入规定比例资本金的证明；

（6）资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。

（7）涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。

5、其他资料：

（1）借款人自贷款日至归还日的分月（或季）财务报表；

（2）若为归还再贷的，须有还款凭证；

（3）为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料。

（二）个体农户贷款：

1、借款人基本情况资料：

（1）借款人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；

（2）授权代理人身份证复印件（如身份证遗失,未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；

（3）借款人家庭基本情况（包括人口、收入、及房屋情况等）；

2、发生贷款业务的资料：

（1）借款人申请贷款的书面申请书；

（2）客户经理的贷款贷前调查报告；

（3）贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短期借款审批书；

（4）借款人授权委托书、公证书；

（5）借款借据（非正本）及有关附件；

（6）借款担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：

最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档）。

3、个体农户贷款担保的文件资料

（1）采用保证担保方式。

①保证人是个人担保的：

须有保证人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；个人担保声明书；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函。

②保证人是企业担保的：

与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。

（2）采用房地产抵押方式。

①借款人需提供房地产的产权证明文件原件及复印件（经核对后，复印件作为信贷档案），如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证（户口簿）、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。

②经有权部门评估的报告书；

③房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证；

④房地产须到土地局或房管局办理抵押登记并取得《抵押登记证》；

⑤房地产抵押物清单；

（3）采用质押担保方式

①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；

②质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。

凡是贷款客户提交的复印件，客户经理应要求提供人签名盖手印并负责与原件进行核对；且为了档案的整齐，要求复印件统一为A4纸张。

（三）公司内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，是用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款动作记录资料。

公司内部形成的档案资料有：

（1）《贷款审批表》；

（2）借款企业授信额度（限额）文件；

（3）申请中长期贷款的《中长期贷款审批书》；贷款项目评估报告及贷款调查报告。

（4）设立并登记《贷款审批登记簿》；

（5）贷后检查资料。

包括《贷款贷后检查报告》；客户经理对贷款特别是大户贷款的按月或按季、定时或不定时跟踪调查分析报告。

（6）风控部对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书。

（7）借款人违约的《信贷制裁通知书》。

（8）贷款归还、展期的档案资料。

短期、中长期贷款到期前10天发出的《贷款到（逾）期催收通知书》。

若借款人按期归还贷款本息，根据计划财务部门填写的《还款凭证》，客户经理登记《贷款登记簿》；贷款需展期，借款人到期前15天写出的《借款展期申请书》，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明，并与借款人、担保人签订的《展期还款协议书》及批准书。

若借款人未申请展期或申请展期未获批准，又不能按期归还的贷款，客户经理登记《贷款登记簿》相应进行调整。

（9）《贷款到（逾）期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》的档案资料。

客户经理对每次签收到的《贷款到（逾）期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》应粘贴在已立卷好的每户贷款后面的粘贴处，不能放另处。

（10）不良贷款档案资料：

①《贷款到（逾）期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》；

②新增不良贷款稽核情况表；

③《呆滞（呆帐）贷款认定审批表》、呆帐贷款核销清单及批文复印件；

④对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件（诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等）资料；

⑤以资抵债的登记、保管和处理后的有关资料；

⑥处分抵押物或处分质押物通知书、拍卖抵押物的拍卖书。

（11）贷款清偿后的档案资料。

（12）设立《贷款登记簿》台帐，及时登记贷款发放、归还、占用形态等情况。

《贷款登记簿》要有延续性和严肃性，不得随意更改、换页。

如确须更换，客户经理更换后应重新建帐，原《贷款登记簿》要核实归档管理。

（13）信贷电子化管理的有关信贷档案。

（14）其他需要归档的资料。

对上述按《某某某公司贷款管理操作规程》规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按公司制定的其它管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。

第四章客户经理建档、登记、移交管理

第十条 客户经理按第九条规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册（装订成册后客户经理应加封、盖印）并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管。

第十一条 客户经理对信贷档案的建档。

（一）个体农户贷款，信贷业务档案以户立卷建档；

（二）企业贷款信贷档案按户分类立卷建档：

对某一客户的独笔贷款档案资料按贷款运作程序及取得的时间归类建档，单笔单卷单档；对某一客户的多笔贷款资料按贷款发放日先后顺序整理保管立卷，即一笔一卷，一客户一档；

（三）卷内材料按材料属性编写页码，页码必须连续，并在卷内目录上表示材料属性和页码，文件本身不编页号；卷内目录一式一份，附在某一客户（或客户类别）卷内首页；档外标明客户名称（或客户类别）、贷款笔数（类别户数）和立档时间。

第十二条 已核销呆帐贷款的信贷档案资料管理：

客户经理以户以类建档后，专档移交办公室档案管理员进行归档管理。

第十三条 客户经理对各自保管的未归档的信贷档案，设立《信贷档案保管登记簿》，及时记录贷款客户入档明细情况，便于查找、利用、保管。

第十四条 客户经理工作调动时，必须对所有档案资料抄列清单并在公司负责人的监督下办理移交手续。

第五章 信贷档案归档管理要求

第十五条 须移交公司办公室档案管理员归档的信贷档案资料，移交时间为每年年底。

第十六条 需要移交档案管理员归档的材料：

已还清贷款本息的客户的信贷档案；已核销呆帐贷款的信贷档案资料；信用等级评定资料；其他需要归档资料。

第十七条 信贷档案的移交。

客户经理信贷档案资料移交给档案管理员时，客户经理和档案管理员应同时核对信贷档案资料并由双方共同在移交的信贷档案目录清单（一式两份，各留存一份）上签字。

档案管理员应及时核对资料收妥存档，专卷、专档保管。

第十八条 档案管理员应设立《信贷档案保管登记簿》，及时记录客户经理移交的贷款档案资料及其他归档资料；档案管理员对档案资料按时收集、整理、登记，按年度装订成册（装订成册后应加封、盖印）归档入柜；

第十九条 档案管理员因工作变动离岗的，应对信贷业务档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。

档案资料办理移交手续，要由部门负责人进行监交。

第六章归档后的信贷档案管理

第二十条 信贷档案的调阅。

（一）内部人员调阅信贷档案。

凡已归档保管的信贷业务档案和由客户经理负责保管的信贷业务档案，一律不准借出。

因工作需要调阅的，应由调阅人出具借条，并经总经理签字同意方可调阅。

客户经理和档案管理员应登记调阅人员名单、时间和调阅内容；调阅的信贷档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）外部人员调阅信贷档案。

信贷档案原则上不对外调阅借出。

当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况时，有：

（1）司法、法院等部门需查阅、复印时，必须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经公司领导签字批准后方可查阅；

（2）己方律师如有需要可以查阅；（3）对方律师原则上不可以查阅，若其通过法院来查阅,法院须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经公司领导签字批准后方可查阅。

查阅时，公司应有专人在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，须经公司领导同意后，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。

（三）客户经理或档案管理员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性。

对发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并立即向公司领导报告。

第二十一条 信贷档案的存放。

客户经理和档案管理员应将各自管理的信贷业务档案资料放置在坚固的箱柜内，并加强防盗、防火、防潮湿、防虫蛀、防腐蚀等方面的设施。

第二十二条 信贷档案保管期限。

信贷档案保管期限分为短期、长期保存和永久保存。

（一）短期保存的信贷档案5至10年：

短期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为5年；中长期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为10年。

（二）长期保存的信贷档案10年至15年：

短期、中长期贷款到期未收回，直至贷款收回或以资抵债，资产处置完毕，其短期信贷档案再保存10年；中长期信贷档案再保存期限为15年。

（三）永久保存的档案：

短期和中长期贷款到期、逾期至今仍未收回和呆帐核销贷款的信贷档案要持续永久保存。

第二十三条 信贷档案的销毁。

对超过保存期、需要销毁的贷款档案要编制销毁清册，并经过档案管理员提出和慎重鉴定，业务部负责人审核，经总经理审查批准后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁，并由监销人员监督销毁。

档案管理员和公司总经理同时在留存销毁清册上签字备查。

第七章  附则

第二十四条 票据贴现等业务档案参照本办法进行管理。

第二十五条 罚款资金由综合管理部设立专户管理，用于今后对信贷档案管理好的个人进行奖励。

第二十六条本办法规定的信贷业务档案内容是指至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第二十七条 本办法由某某某公司制定、解释和修订。

第二十八条本办法自发布之日起执行，未尽事宜执行中补充完善。