艾艺财务管理内部控制制度工作手册.docx

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艾艺财务管理内部控制制度工作手册

艾艺股份公司

财务管理内控制度工作手册

版本信息：

2016（V1.0）

2016年12月30日发布2017年元月1日实施

×××部门编制

目　　录

第一章总则3

第二章货币资金管理制度4

第三章财务授权审批管理制度6

第四章应收账款管理制度8

第五章预付账款管理制度9

第六章其他应收款管理制度11

第七章存货管理制度13

第八章固定资产管理制度14

第九章预收账款管理制度15

第十章票据管理制度16

第十一章费用报销制度19

第十二章附则29

第1章总则

第1条为适应公司发展的需要，统一会计核算标准，保证会计信息质量，根据《中华人民共和国会计法》、《公司法》、《企业会计准则》制定本制度。

第2条本制度适应于重庆艾艺荷马科技股份有限公司及下属企业、控股企业。

第3条会计核算以企业持续、正常的生产经营活动为前提。

第4条会计核算应当划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

会计期间分为年度、季度和月份。

年度、季度和月份的起讫日期采用公历日期。

第5条会计核算以人民币为记账本位币。

第6条会计记账采用借贷记账法。

第7条会计记录的文字使用中文。

第8条会计核算应以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。

第9条会计核算应符合国家宏观经济管理要求，满足有关各方了解企业财务状况和经营成果的需要，满足企业加强内部经济管理的需要。

第10条会计核算应当按照规定的会计处理方法进行，会计指标应当口径一致、相互可比。

第11条会计处理方法前后各期应当一致，不得随意变更。

如确有必要变更，应当将变更的情况、变更的原因及其对企业财务状况和经营成果的影响，在财务报告中说明。

第12条会计核算应当及时进行。

第13条会计记录和会计报表应当清晰明了，便于理解和利用。

第14条会计核算应当以权责发生制为基础。

第15条收入与其相关的成本、费用应当相互配比。

第16条会计核算应当遵循谨原则的要求，合理核算可能发生的损失和费用。

第17条各项财产物资应当按取得时的实际成本计价。

物价变动时，除国家另有规定者外，不得调整其账面价值。

第18条会计核算应当合理划分收益性支出与资本性支出，凡支出的效益仅与本会计年度相关的，应当作为收益性支出；凡支出的效益与几个会计年度相关的，应当作为资本性支出。

第19条财务报告应当全面反映企业的财务状况和经营成果。

对于重要的经济业务，应当单独反映。

第2章货币资金管理制度

第1条资金管理

货币资金包括现金、银行存款和其它货币资金，为保证资金安全完整，提高其使用效益和效率，应加强对货币资金的管理。

（1）货币资金管理应遵守以下几项规定：

1.不得以白条抵现金；

2.不得坐支现金；

3.日库存现金不得超限（5000元）；

4.不得超过现金开支范围的现金支出；

5.不得出租、出借银行账户；

6.不得开空头支票，远期支票；

7.不得账外存款以及公款私存；

8.不得私设小金库；

9.提取现金应经财务主管签字、出纳提取；

10.月末要进行现金盘点，编制“现金盘点表”；

11.做好与货币资金相关的票据的购买、保管、使用等，防止重要票据的遗失和被盗用；

12.财务专用章由出纳保管，名章由财务主管保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章；

13.每周要至少核对一次银行明细，如月末有差异，由会计做出“银行存款余额调节表”；

（2）账务处理：

1.公司发生的每笔现金收入和支出，都必须根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，然后记账；

2.为了随时掌握现金和银行存款收付动态和库存金额，每天做序时登记，日清月结，做到账款相符。

（3）借款、报销等资金支出依据财务相关制度执行。

现金支出的单据上必须有领款人本人签字。

（4）出纳与会计核对

出纳每日根据资金收支情况编制“现金日报表”，将报表与收支相关票据交会计审核签收，“现金日报表”一式两份，出纳会计各留一份。

第2条支票管理制度

支票包括现金支票和转账支票。

为了保证支票的安全，特对支票的购买、保管和使用作如下规定：

（1）支票的购买：

出纳在购买支票时必须向财务主管提出书面或口头申请，并将上次购买支票的使用情况登记表报其审核，经审核同意后方可购买。

（2）支票的保管：

出纳在购买回支票后做备查登记，要写明支票号从几号至几号，并放到保险柜内保管，防止支票丢失或被盗。

（3）支票的使用：

出纳在使用现金支票或转账支票时，必须经财务主管签字盖章后方可使用，并由领用人在存根上签字。

每张支票的使用必须作登记备查，要注明使用日期、支付单位、用途及金额等；对作废支票要加盖作废章，要在备查簿上注明作废原因并留存备查。

不得开具空头支票和远期支票。

原则上使用网银支付；网银支付不能实现时，支付金额在2000元以上的需使用转账支票结算。

（4）支票的登记备查：

出纳要建立支票购买、保管和使用登记备查簿，对每一笔支票业务都要做登记备查，并且现金支票和转账支票要分备查簿登记。

第3条网银支付管理制度

凡是办理了网银的单位，原则上使用网银支付方式，由出纳根据已经审核通过的原始凭证制单、会计进行复核工作。

有两个以上网银盾的，必须由出纳和会计分别保管制单、复核的网银盾。

设置了资金管理员岗位的，由资金管理员执行款项的支付复核及复核网银盾的保管工作。

如网银盾有遗失，由责任人承担相关损失。

附：

支票购买、保管和使用登记备查簿。

第3章财务授权审批管理制度

第1条公务借款审批制度

（1）正常审批制度：

由借款人填写借款申请（领借款单），经本分管领导复核签字后，由会计审核财务主管、财务总监复审，经单位负责人签字审批后到财务部出纳处领取借款（原则上网银转账支付）。

（2）授权审批制度：

1.财务总监对财务主管的授权

仅公司本部设置财务总监岗位，对于未设置财务总监的子公司或校区，由财务主管代为执行财务总监公务借款审批权限。

2.财务主管对会计的授权

财务主管未在岗期间，授权会计审核10000元以内（含10000元）的公务借款，经单位负责人审批后，出纳予以支付。

第2条费用报销审批制度

（1）正常审批制度：

由报销人填写费用报销单，经分管领导复核签字后，由会计审核、财务总监复审后，经单位负责人审批后到财务部出纳处报销。

（2）授权审批制度：

1.财务总监对财务主管的授权

仅公司本部设置财务总监岗位，对于未设置财务总监的子公司或校区，由财务主管代为执行财务总监费用报销审批权限。

2.财务主管对会计的授权

财务主管未在岗期间，授权会计审核50000元以内（含50000元）的预算内费用报销（预算外费用报销必须经财务主管审核），经单位负责人审批后，出纳予以支付；

第3条业务类及其他审批制度

相关审核或审批权限的人员，因请假或差旅等各种原因，导致不在岗，不能履行日常审批权限的，应当在离岗前填写“职务代理授权书”并经上级审核、相关部门发布后交财务部存档。

未履行相关手续导致工作停滞给公司带来的经济损失，由相关责任人全部承担。

第4条其他说明

（1）公司及其子公司涉及对外投资、担保、借款、抵押等董事会的权利及预算外的经营支出、固定资产构建支出等权利，单位负责人无权授出。

（2）违反公司制度规定不恰当使用权限或超越所授权限处理公司事务，财务部等职能部门应拒绝办理相关事务，同时将其不恰当履职的情形抄送其上级领导；一年内发生类似情形三次，予以降职处分；

（3）对其权限范围内的事务玩忽职守、不负责任的审批，一经发现将给予警告、通报批评等处分，如因此给公司带来不良影响或造成损失的，应该赔偿全部损失并处降职、免职处分；造成重大损失的，由公司决定是否移送司法机关处理。

（4）被授权人在办理公司事务中有掩盖事实、弄虚作假或滥用权利、营私舞弊等行为的，一经查实立即予以解职；如因此给公司带来不良影响或造成损失的，被授权人承担全部责任并予以赔偿，同时由公司决定是否移送司法机关处理。

附件：

职务代理授权书

第4章应收账款管理制度

第1条应收账款实行项目负责制，由项目负责人负责整体回款；

第2条各项目负责人应按预算要求编制应收账款的回款计划；

第3条财务部门按照各项目负责人提交的回款计划进行管控监督，并编制比较分析表，对各项目负责人的回款情况加以分析并落实激励机制。

第4条应收账款危机预警：

凡各项目合作单位出现以下情况，各项目负责人应当作为应收账款危机预警并通知财务主管及分管校长。

（1）财务状况恶化；

（2）失去信用；

（3）正在清理整顿或破产；

（4）出现不能按时给我公司结款的情况；

（5）出现不能给其他单位结款的情况；

（6）出现其他可能影响结款的情况。

第5条应收账款危机处理的具体措施和办法：

若有客户出现以上一种或多种情况时，催款人员应加紧催款，并报请相关部门停止一切服务，以便把损失降低到最低，待收回欠款后再予支持相关服务。

第6条坏账的管理：

如果确认客户恶意拖欠应收账款，应由法务相关负责人在2个月内采取诉讼方式追回欠款。

如发现上述危机预警情况仍提供服务或供货，由此所产生的坏账损失由相应项目负责人及直接责任人员全额承担（承担比例分别为40%、60%），并在工资中兑现。

第7条各校区出纳应定期统计学生欠费情况，并追踪落实学费收取，若出现欠费达3日以上的，应交欠款明细表给财务部，做进一步处理。

第5章预付账款管理制度

第1条预付账款是指按照合同约定预先支付给供应商、施工方、有偿服务提供方及其他各类交易相对方的款项，如预付的材料、商品采购货款等。

第2条公司及其子公司在账务处理时，支付给对公账户的款项，一律通过“预付账款”科目统一核算，且要求本科目必须使用“供应商”辅助核算。

第3条原则上，公司及其子公司的采购款应直接由相关采购人员采用费用报销方式予以报销。

不能提供发票或完整报销资料，需要提前预付款项的，需要填写“付款申请单”，由分管领导签字，财务会计审核、财务总监、单位负责人审批后交出纳予以付款。

为规范预付账款的管理，特规定如下：

（1）预算内的预付账款，金额未超过200000元的，由各单位财务部门审核，并经财务主管审批同意后方可办理；超过200000元的，经单位财务部审核并由各单位负责人审批后方可办理。

（2）预算外的预付账款，一律经分管领导审核、财务总监复核、单位负责人审批。

（3）单次采购金额在10000元以上或长期采购的，首次预付时需提交采购合同或协议给财务部。

（4）各级财务部门每半年与相关业务部门进行对账分析，对风险上升的款项做出详细说明。

（5）各级财务部门根据对账所反映的问题及时督促相关业务部门尽快办理结算及催收。

常规费用类，在预付款支付次月10日前未报销的，采取停薪处理，直至报销后予以支付。

（6）相关部门应根据客户情况谨慎采用预付账款结算方式，确保预付账款的安全，对于客户财务状况恶化的，不得采用预付账款结算方式。

（7）相关业务部门、单位要建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、业务经办人、书面对账材料、目前对方的经营状况、预付账款清理情况、清收负责人和经办人等情况，同时将有关合同、台账一同保管形成完整档案。

（8）资产负债表日，预付账款发生减值的，应计提减值准备。

对于不能收回的预付账款应查明原因，属管理人、经办人过失的应追究其责任。

对于确实无法收回的，由相关业务部门、单位提出可靠依据，财务部门根据财经制度等相关规定核销坏账。

各级财务部门应建立坏账损失备查簿，对已核销坏账做到账销案存管理。

（9）对长期挂账的预付账款未及时结算的，各级财务部门有权对该供应商、服务方等各类交易相对方取消预付账款结算方式，待相关预付账款及时结算后方可重新采用预付账款结算方式。

（10）对于恶意拖欠发票等交易相对方，应停止合作，重新选择供应商。

附：

付款申请单格式

附：

项目工程付款审批单，适合合同分期付款及工程类合同：

第6章其他应收款管理制度

第1条私人借款

原则上，私人借款公司一律不借。

若有特殊情况（如员工重病等），需财务总监及单位负责人签字同意方可支付。

第2条公务借款

（1）员工出差可以借款，但出差借款应在回来后的7个工作日内报销，原则上不得跨月；

（2）员工的其他公务借款，应在办完事后7个工作日内报销，原则上不得跨月。

（3）员工的公务借款如未按以上规定报销，财务将不予报销，所借款项从个人工资里扣除。

（4）员工如前期借款未还，原则上不再予以借款。

（5）可以通过对公账户支付的款项，一律通过“预付账款”核算，不得转到员工个人账户。

第3条借款流程

（1）流程图：

（2）说明：

1.借款人员要先填写借款审批单（领借款单）；

2.经本分管领导对借款事由进行复核签字；

3.由会计查帐审核；

4.财务总监审批；

5.单位负责人审批；

6.由出纳支付款项；

7.由会计记账。

8.相关人员不在岗或单位设置缺少相关岗位，按授权审批执行审核流程。

第4条其他规定

除差旅费借款外，一般人员的公务借款在50000元以下的可借支现金，50000元以上的只能以转账支票或网银支付。

以转账支票支付的，由借款人在支票存根上签字。

如由特殊原因需支付现金时，必须由分管领导本人填写借款单，并在借款单上注明原因，经财务主管审核，单位负责人审批后方予借款。

如发生借款无法追回时，由分管领导承担连带赔偿责任。

附：

借款单格式

第7章存货管理制度

第1条原材料及库存商品的管理

（1）商品（物品）出入库必须填制出入库单，退库要按退货流程填退货入库单，出入库单必须签字齐全；

（2）库房管理人员负责登记库存账，日清月结，且记账内容要完整、准确、字迹清楚，保证账实相符，每月末向财务部提交“商品（物品）进销存明细表”；

（3）库存损耗的管理：

库房损耗（包括快递到达损耗）标准：

采购数量的万分之五；

（4）原材料及库存商品盘点：

1.库管人员要按日盘点，财务部每月月中可对库房存货进行抽盘，月末会同库管人员进行全面盘点，同时出具“盘点表”，须经相关责任人签字确认。

2.盘点准备及调整数据的统计

1）对于盘点中的一些调整数据，如“报损数量”“保险数量”“赠品数量”等，由库管分管领导在盘点前按规定的统计表格统计，同时需相关库管人员签字确认。

2）报损的货物财务部应及时处理入账，对于报损数量库管分管领导应向财务盘点人员出具相关单据，原则的上“报损数量”只允许包含盘点前1天内的报损货物，其余报损货物均应处理完毕并入账。

3）盘点前，库管人员应对原材料、库存商品进行整理，归类、有序摆放，以方便清点。

第2条低值易耗品的管理

（1）使用部门要提出购买申请，经分管领导及财务部审批后由行政人事部统一购买，原则上一般纳税人单位单价300元以上或单次购买总金额在1000元以上的低值易耗品，需要取得增值税专用发票报销。

（2）物品发放时，对于贵重物品，发放部门应做好物品的领用登记，明确物品的使用人和责任人。

使用部门应做好物品的日常保管工作。

（3）每季度后勤管理部门、使用部门应派出人员配合财务人员对低值易耗品进行盘点，丢失或非正常毁损要按市价赔偿。

第8章固定资产管理制度

第1条购置程序

（1）固定资产的购置，由各部门提出专项申请，经后勤管理部门复核，财务部审核，单位负责人批准后方可购置。

（2）后勤管理部门购置固定资产必须价比三家，取得三家以上单位报价后，报财务总监后选择价格最低者予以购买。

第2条发票要求

发票抬头、内容必须清晰、正确，不得有涂改，收款单位应加盖发票专用章。

固定资产的购置要求增值税发票。

一般纳税人的单位，必须取得增值税专用发票方予报销。

第3条固定资产盘点

后勤管理部门应当编制“固定资产明细备查簿”，明确固定资产的名称、购买时间、数量、单价、规格型号、供应商、使用部门及保管人员，并配合财务部相关责任人员按季度对固定资产进行盘点。

财务部盘点人员需要编制“固定资产盘点表”并报给财务主管复核。

如果盘点中存在盘盈盘亏的问题，严格按照会计制度要求处理，其中存在盘亏的，应由后勤管理人员查明原因；需由责任人赔偿的，应及时追回赔偿款或从责任人员薪资中予以扣除。

第9章预收账款管理制度

第1条预收账款科目核算企业按照合同规定或交易双方约定，向购买单位或接受劳务的单位在未发出商品或提供劳务时预收的款项。

第2条公司及其子公司所有主营业类的收入款项，收取时，一律通过“预收账款”核算，按照权责发生制原则，在每月期末进行收入摊销，计入主营业收入。

非主营业务类，按照权责发生制原则计入其他业务收入。

第3条出纳人员在收取款项时间，要求收取相关协议或合同，明确经济事项，开具收据或发票。

发票一经开具，不予退款。

第4条各校区收取学生学费时，由教务处明确学生所报班级、学费政策、学生编号，并由家长签订就学协议，明确学费总额及教学期限，交“缴费登记单”及协议给教务处收银岗位，由收银人员根据实际交款金额开具收据或发票。

每日收银员收款资金及单据一并交财务出纳审核。

第5条要求学生编号按毕业年级、校区、编码规则逐一编辑，不得重复，一个学生在同一校区有且仅有一个编号。

教务处无法及时提交就学协议的，可按照学生编号的顺序，整理归档，按月提交到财务部门。

第6条已经收取的款项，若出现退款的情形，应提交费用报销单（需要相关教学负责人签字）、终止合同协议或退学协议、收据原件、收款人及学生身份证复印件等，按照费用报销流程予以退款。

附：

收费流程

第10章票据管理制度

第1条发票的申购

由会计负责发票的申购。

第2条发票的保管

（1）由会计负责发票的保管，需将未开具的发票放置到保管柜内；

（2）已开具的发票存根联及作废发票需定期装订存档；

（3）每月末将记账联交财务主管入账；

（4）发票领购及开具需及时录入备查明细表。

第3条发票的开具

（1）由会计开具发票。

（2）除单次总金额1000元以下的小额零售及学费外，需要开具发票时，须由相关经办人员履行开票申请手续后方可予以开票：

1.经办人员至少提前3个工作日填写《开票申请表》并履行相关申请审批手续；

2.在提交开票申请时，除填写申请表外，应附资料如下：

1）一次性费用，如咨询服务费项目，需提交已签章合同或协议原件；

2）期间性费用，如租赁费项目，需提交相应期间的已签章合同或协议原件；

3）长期性费用，如经销业务，一次性付款的需提交已签章合同或协议原件；多次付款的，首次开票时提交已签章合同或协议原件，后期开票时提交相关复印件即可；

4）需要开具增值税专用发票的，需要提交经客户盖章的营业执照及税务登记证副本复印件（三证合一后为营业执照），如因税局要求变更，需提交资料时由经办人补充相关材料并交出纳；

5）开具普票，客户为公司的，需要提交税务登记证复印件或扫描件（三证合一后为营业执照）；客户为个人的，需要提交本人身份证复印件。

3.经办人员至少提前2个工作日将已审核审批完毕的《开票申请表》交会计；

4.会计复核收款情况无误后，应于收齐开票资料2个工作日内予以开票；原则上，应先收款后开票。

第4条发票的签收

（1）开票人与转票人的签收：

会计将发票开好并填制《发票接收表》（附后），需要由公司工作人员转交客户的，由开票人（会计）和转票人（公司工作人员）签字确认，双方各留一份。

（2）转票人与收票人的签收：

转票人将发票送达对方后，需由对方收票人在发票接收表上签收确认，然后将《发票接收表》带回交到会计处保管，会计同时电话核实收票情况；

（3）会计应编制“发票开具及领取备查簿”，其中由客户直接取票的，应由对方在“收票人”处签字，并由会计核实取票人身份；

（4）转票人未在3个工作日内将客户签字的《发票接收表》交给会计的，会计应予以追踪，造成票据遗失的，由转票人承担公司由此产生的一切损失。

第5条已开具发票的记账和装订

会计在每月编制收入的记账凭证时，应当将发票记账联装订入会计凭证，但由于有账期的限制不能入账的，可按月装订成册保管。

第6条收据的购买、开具和保管

收据的开具、使用和保管由出纳负责，购买的收据必须是有连续编号一式三联的，在开具时一次填开，不得涂改，要写明交款人、收款项目和收款时间、收款金额（大小写要一致），并由收款人和交款人签字，加盖财务专用章后将付款联交与对方，记账联交会计入账，存根联按编号顺序留存备案。

对于开错的收据要及时作废并将存根联、记账联和付款联均加盖作废章后妥善保管。

附件一

附件二开票申请表

第11章费用报销制度

第1条业务招待费

因业务需要报销招待费的，由经办人填写“费用报销单”，完成审批流程后予以付款。

报销业务招待费审批流程：

主管分管领导审核签字→会计复核→财务总监审批→单位负责人审批。

业务招待费必须在事项发生后5个工作日内完成报销手续。

报销单据必须是税务部门的正式发票，列明需报销单位全称抬头，数字分明，先由经手人签名，注明用途，分管领导加签证实，再报财务部相关人员审核，然后由单位负责人审批，方能付款报销。

业务人员接待外单位人员标准控制在100元/人标准之内，凭发票据实报销。

超预算外的业务招待费，一般不予开支，如有特殊情况，须经单位负责人审核加签。

第2条公司费用（不含招待费、差旅费）

1、福利费

公司或子公司发放福利费，需由后勤管理部门拟定发放明细，单位负责人审批后发放。

部门聚餐活动，由分管领导发起参与，按照100元/人的范围内凭正规发票据实报销。

2、购置办公用品、低值易耗品及其他费用

（1）购置要求：

需购置办公用品或低值易耗品的部门，应先执行预算流程，将次月需购置明细报财务部预算管理专员审核。

后勤管理部门收到已批复的预算表后再统一购买并将购置清单（盖章）及合规发票填制费用报销单后分校区分部门报销。

凡是能够独立使用的，单价在300元以上（含300元）且2000元以下（不含2000元）的物品纳入低值易耗品管理。

批量购买低值易耗品金额在2000元以上，必须价比三家，取得三家以上单位报价后，报财务总监批准后选择价格最低者予以购买。

财务部只报销后勤管理部门统一购买的低值易耗品，其他部门自行购买的财务部不予报销。

（2）发票要求：

发票抬头、内容必须清晰、正确，不得有涂改，收款单位应加盖发票专用章。

若购置物品内容为“办公用品”的，应附购置清单并加盖销售单位财务章或公章。

其他临时发生费用，对发票和附列资料不确定的，应当咨询财务后再予以开具发票并取得相应资料，如：

会务费，必须有会议摘要、参会人员签到表、照片、会务费发票及相关协议；培训费，必须有培训资质单位提供的培训费发票、培训纲要、培训协议等；广告费，必须要正规广告费发票、发布内容（如刊登的报纸）、广告合同等。

对缺少附列资料的，应当补齐后再予以报销，否则以挂账形式处理。

（3）报销费审批流程：

费用报销单

除差旅费的所有费用报销填列此表。

1、“——公司”：

填写所属的公司名称，如艾艺股份、荷马教育、重庆艺考。

2、报销时间：

填报当日时间。

3、报销部门：

本人所属部门，如财务部。

4、报销人：

费用报销本人姓名，有几人填几人。

5、付款方式：

根据实际勾划。

6、收款人：

可以是报销本人或代领人

7、开户行及账号：

转账须填写收款人的具体账号信息，方便转款。

8、业务内容：

除差旅费、招待费的所有费用。

写明费用具体事项及用