工程建设档案管理细则.docx

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工程建设档案管理细则

工程建设档案管理细则

第一条为了进一步加强本公司工程建设档案资料的管理工作，充分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合我公司工程建设工作和工程建设档案管理工作的实际情况，为使工程档案完整、准确、安全保管并做到有效利用，特制定本细则。

第二条本细则参照并结合公司《档案综合管理办法》中的有关内容，对工程建设档案的收集、整理、分类、保存以及使用进行管理，本细则在公司综合部内实行，同时公司相关部门对同类档案在接受、收藏、使用等方面接受本细则的约束。

第三条按照工程档案资料保存和使用价值的重要性，将工程建设档案按照永久、长期、短期及临时来分类。

期限判定标准如下：

一、永久保存档案是指在公司存续期内或需保存年数超过50年，一般为非常重要或为证书批文类文件；

二、长期保存档案是指在需保存年数不足50年但超过15年的文件资料；

三、短期保存档案是指保存年数不足15年但在项目建设期间及项目运营后一定时期内仍需保存的文件资料；

四、临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中需要保存的临时文件，随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。

第四条工程档案资料属于企业部门内部文件，无服务公众的义务，故按照工程档案资料保存和使用的权限不同，为保障公司利益，防范其他公司商业侵犯，工程档案资料管理实行分级保存、管理及使用的办法。

按照工程档案的商业价值的重要性，将工程档案分为绝密、机密、秘密、一般四个级别。

高保密级别文件具有一定的保秘期限，在解密后作为低级别或公开资料处理。

分级判定标准如下：

一、绝密档案是指仅供董事会及公司高层领导查阅的工程技术经济文件，政府相关部门可在权利范围内无偿借阅，但事先要求征得公司高层许可，档案管理人员也不得以任何借口外借该类档案，绝密档案有最高的保密需求。

泄露极可能导致公司利益或声誉遭受重大侵害。

二、机密档案是指可供董事会、公司高层及中层领导及特殊岗位的员工查阅的工程资料，不对普通员工开放，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下可无偿借阅，档案管理人员及档案使用者有义务保证机密档案资料内容不外泄。

机密档案有较高的保密需求，泄露会损害公司利益，或导致凝聚有公司员工劳动的成果无偿被外界或竞争对手使用。

三、秘密档案是指可供公司所有员工查阅的工程档案，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下借阅，在未获得高层许可下员工不得向公司以外的任何企业个人出借及泄露秘密档案内容，企业员工有保守公司档案秘密的义务和责任。

秘密档案有一般的保密需求，泄露将会使得员工在档案收集、整理、收藏等过程付出的劳动被他方无偿占有，影响公司的利益。

四、一般档案是指可供所有员工查阅的工程档案，没有保密价值，泄露也不会影响公司利益，有些可以为社会所使用而对公司的经营没有任何影响，这类档案可以公开，可以在中高层领导许可下向其他企业、个人公开，但是一般员工不得在未经许可情况下擅自出借，员工有义务和责任保证一般工程档案的完整性、连续性及真实性。

一般档案无保密需求，泄露也不会对公司的利益造成侵害，不含有较高质量的员工劳动，但可对社会生产力水平的上升及科学技术的进步做出贡献的档案资料。

第五条公司每完成一个项目后，以综合部为主按照档案归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制工程档案保管清册。

并将装订成册的工程档案资料移交办公室存档。

第六条原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。

对确实已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。

第七条公司成立集团或部门发生变更后相关工程档案移交新的工程档案管理部门并由专人签收后实施继续管理。

第八条工程建设档案是指贯穿于项目实施过程中的包括前期研究、设计规划、工程管理、试运营、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、资料等档案，主要涉及工程、经济、法律、财务、管理、科研等内容。

具体包括：

项目可行性研究资料、设计基础资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科学研究文件、涉外文件、试运营文件、财务及器材管理文件、竣工验收资料、项目后评估文件共十三大类。

一、项目可行性研究档案及秘密等级及保管期限，见下表1-1所列示内容：

表1-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

1.1

土地分析报告/项目选址报告

否

绝密

取得土地前

长期

1.2

投资机会分析报告

否

机密

项目完成前

长期

1.3

项目建议书

是

机密

项目完成前

永久

1.4

项目建议书批复

是

秘密

项目完成前

永久

1.5

可行性研究报告

是

机密

项目完成前

永久

1.6

环境预测、调查报告、环境影响报告书的批复

否

秘密

项目完成前

永久

1.7

可行性研究报告批复

是

秘密

项目完成前

永久

1.8

其他相关资料、文档、证书等

否

长期

二、设计基础资料档案及秘密等级及保管期限，见下表2-1所列示内容：

表2-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

2.1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要土和岩样及说明

是

一般

永久

2.2

地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

是

一般

永久

2.3

水文、气象、地震等其他设计基础资料

是

一般

永久

三、设计文件档案及秘密等级及保管期限，见下表3-1所列示内容：

表3-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

3.1

总体规划设计

是

机密

项目完成前

永久

3.2

方案设计

是

机密

项目完成前

永久

3.3

初步设计

是

机密

项目完成前

永久

3.4

技术设计

否

机密

项目完成前

永久

3.5

施工图设计

是

机密

项目完成前

长期

3.6

技术秘密材料、专利文件

是

绝密

项目存续期

长期

3.7

设计计算书

是

机密

项目完成前

长期

3.8

关键技术实验

是

机密

项目完成前

永久

3.9

设计评价、签定及审批

是

机密

项目完成前

永久

四、项目管理文件档案及秘密等级及保管期限，见下表4-1所列示内容：

表4-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

4.1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

是

秘密

项目完成前

永久

4.2

承发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件

是

秘密

项目完成前

永久

4.3

施工执照

是

秘密

项目完成前

永久

4.4

环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等文件

是

秘密

项目完成前

永久

4.5

水、暖、电、煤气等供应协议书

是

秘密

项目完成前

永久

五、施工文件档案及秘密等级及保管期限，见下表5-1、表5-2、表5-3所列示内容：

表5-1（建筑施工文件）

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

是

秘密

项目完成前

长期

5.1.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表

是

秘密

项目完成前

长期

5.1.3

原材料及构件出厂质保书、合格证、复验单、检测报告

是

一般

长期

5.1.4

建筑材料试验报告

是

一般

长期

5.1.5

设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续

否

一般

永久

5.1.6

施工定位测量、地质勘察

是

秘密

项目完成前

永久

5.1.7

土、岩试验报告、基础处理、基础工程图

是

一般

永久

5.1.8

施工记录、日记、大事记

是

秘密

项目完成前

长期

5.1.9

隐蔽工程记录

是

一般

永久

5.1.10

工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

是

秘密

项目完成前

永久

5.1.11

工程质量检查、评定

是

一般

永久

5.1.12

交工验收记录证明

是

一般

永久

5.1.13

施工总结、技术总结

是

一般

长期

5.1.14

竣工报告、竣工验收报告

是

一般

永久

5.1.15

竣工图

是

一般

永久

表5-2（设备及管线安装施工文件）

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

5.2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

是

秘密

项目完成前

长期

5.2.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

是

秘密

项目完成前

短期

5.2.3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续

否

一般

永久

5.2.4

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

是

一般

永久

5.2.5

隐蔽工程检查验收记录

是

一般

永久

5.2.6

强度、密闭性试验报告

是

一般

长期

5.2.7

设备调试记录

是

一般

长期

5.2.8

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

是

秘密

项目完成前

长期

5.2.9

系统调试、测试记录

是

一般

长期

5.2.10

管线清洗、通水、消毒记录

是

一般

短期

5.2.11

管线标高、位置、坡度测量记录

是

一般

长期

5.2.12

中间交工验收记录证明、工程质量评定

是

一般

永久

5.2.13

竣工报告、竣工验收报告

是

一般

永久

5.2.14

竣工图

是

一般

永久

表5-3（电气、仪表安装施工文件）

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

5.3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

是

秘密

项目完成前

长期

5.3.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

是

秘密

项目完成前

短期

5.3.3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续

否

一般

永久

5.3.4

调试、整定记录

是

一般

长期

5.3.5

性能测试、校核

是

一般

长期

5.3.6

施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

是

秘密

项目完成前

永久

5.3.7

操作、联动试验

是

一般

短期

5.3.8

电气装置交接记录

是

一般

短期

5.3.9

中间交工验收记录、工程质量评定

是

一般

永久

5.3.10

竣工报告、竣工验收报告

是

一般

永久

5.3.11

竣工图

是

一般

永久

六、监理文件档案及秘密等级及保管期限，见下表6-1所列示内容：

表6-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

6.1

监理通知、开（停、复）工令、许可证、备忘录、会议纪要

是

秘密

项目完成前

长期

6.2

施工质量检验分析

是

一般

长期

6.3

规程规范

是

秘密

项目完成前

长期

6.4

监理规划、监理细则

是

秘密

项目完成前

长期

6.5

合同支付文书、合同管理文件

是

一般

长期

6.6

质量（投资、进度）控制文件、协调文件

是

秘密

项目完成前

长期

七、工艺设备文件档案及秘密等级及保管期限，见下表7-1所列示内容：

表7-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

7.1

工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

是

一般

长期

7.2

产品检验、包装、工装图、检测记录

是

一般

长期

7.3

设备、材料出厂质量合格证明

是

一般

长期

7.4

设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

是

一般

长期

7.5

设备图纸、说明书

是

一般

长期

7.6

设备测绘、验收记录

是

一般

长期

7.7

设备安装调试、测定数据、性能鉴定

是

一般

长期

八、科学研究文件档案及秘密等级及保管期限，见下表8-1所列示内容：

表8-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

8.1

开题报告、任务书、批准书

否

机密

运营结束前

永久

8.2

协议书、委托书、合同

否

机密

运营结束前

永久

8.3

研究方案、计划、调查研究报告

否

机密

运营结束前

永久

8.4

试验记录、图表、照片

否

机密

运营结束前

永久

8.5

实验分析、计算、数据整理

否

机密

运营结束前

永久

8.6

实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书

否

机密

运营结束前

永久

8.7

实验装置操作规程、安全措施、事故分析

否

机密

运营结束前

长期

8.8

阶段报告、科研报告、技术鉴定

否

机密

运营结束前

永久

8.9

成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料

否

机密

运营结束前

永久

8.10

考察报告、重要课题研究报告

否

机密

运营结束前

永久

九、涉外文件档案及秘密等级及保管期限，见下表9-1所列示内容：

表9-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

9.1

询价、报价、投标文件

否

秘密

运营结束前

短期

9.2

合同、合同附件

否

秘密

运营结束前

永久

9.3

谈判协议、议定书

否

秘密

运营结束前

永久

9.4

谈判记录

否

秘密

运营结束前

长期

9.5

谈判过程中外商提交的资料

否

秘密

运营结束前

临时

9.6

出国考察及收集来的有关资料

否

秘密

运营结束前

永久

9.7

国外各设计阶段文件

否

秘密

运营结束前

永久

9.8

各设计阶段审查议定书

否

秘密

运营结束前

永久

9.9

技术问题来往函电

否

秘密

运营结束前

永久

9.10

国外设备材料检验及设计联络文件

否

一般

永久

9.11

国外设备储存、运输文件

否

一般

临时

9.12

设备开箱检验记录、商检及索赔

否

一般

永久

9.13

国外设备、材料的防腐、保护措施

否

一般

短期

9.14

外国技术人员现场提供的文件材料

否

一般

长期

十、试运营文件档案及秘密等级及保管期限，见下表10-1所列示内容：

表10-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

10.1

技术准备计划

否

秘密

项目始运营

短期

10.2

试生产管理、技术责任制

否

秘密

项目始运营

临时

10.3

开停车方案

否

一般

临时

10.4

设备试车、验收、运转、维护记录

否

一般

长期

10.5

试生产产品质量鉴定报告

否

一般

短期

10.6

安全操作规程、事故分析报告

否

一般

长期

10.7

运行记录

否

一般

短期

10.8

技术培训材料

否

一般

临时

10.9

产品技术参数、性能、图纸

否

一般

永久

10.10

工业卫生、劳动保护材料

否

一般

短期

十一、财务（指工程项目部门财务）及器材管理文件档案及秘密等级及保管期限，见下表11-1所列示内容：

表11-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

11.1

财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计

是

机密

公司存续期

永久

11.2

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明

是

秘密

公司存续期

永久

11.3

主要材料消耗、器材管理

是

一般

临时

11.4

交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册

是

秘密

公司存续期

永久

十二、竣工验收资料档案及秘密等级及保管期限，见下表12-1所列示内容：

表12-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

12.1

项目竣工验收报告

是

一般

永久

12.2

工程设计总结、工程监理总结

是

一般

永久

12.3

项目质量评审材料

是

一般

永久

12.4

工程现场声像材料

是

秘密

运营始运营

永久

12.5

工程审计文件、材料、决算报告

是

秘密

公司存续期

永久

12.6

竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字

是

一般

永久

12.7

环境保护、劳动安全卫生、消防等验收审批表

是

一般

永久

12.8

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

是

一般

永久

十三、项目后评估文件档案及秘密等级及保管期限，见下表13-1所列示内容：

表13-1

序号

归档文件

是否必要

秘密等级

秘密期限

保存期限

13.1

项目后评估相关资料

是

绝密

公司存续期

临时

13.2

项目后评估报告

是

绝密

公司存续期

永久

第九条工程建设档案是公司房地产项目开发工作的真实记录，是工程建设项目从提出、立项、审批、勘察设计、施工、运营准备到竣工交付使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。

它是公司房地产项目开发工作的重要依据。

第十条工程建设档案归档要求完整、准确、系统，是对包括公司综合部、各级工程管理部门以及项目的设计单位、施工单位、监理单位、材料供应商、设备供应商的共同职责要求，是综合部代表公司行使建设单位对建设工作的管理权。

第十一条归档要求

一、工程建设档案必须实行集中统一管理的原则，公司所有的工程档案由综合部统一收集、管理。

工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。

所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。

二、公司由一名主管领导分管工程档案工作，并配备一名兼职档案员负责工程文件的收集、整理、立卷、归档工作。

三、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。

竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。

凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。

对成立项目公司或有专门工程管理人员的建设项目档案参照本细则要求统一上交公司综合部并由综合部审核存档。

四、项目公司或工程管理部门在每次工程概算总投资额中预留2%档案保证金（最高限额为伍万元），待施工单位、监理单位将应归档文字材料归齐后予以拨付。

第十二条归档时间

一、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。

竣工档案在工程验收合格后两个月内向综合部报送，由综合部结合项目前期档案及后评价阶段档案统一归档。

二、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

第十三条归档手续

一、工程档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，要核查清楚，双方签字各一份。

二、移交手续需双方主管同志签字。

第十四条组卷要求

一、组卷原则

竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。

一般要求：

建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。

二、质量要求

组卷前要详细检查工程建设文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。

文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

编绘的竣工图应是新兰图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。

竣工图逐张加盖竣工图章。

   三、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。

一般顺序为：

封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。

组成的案卷力求美观、整齐。

四、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”，标题、栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。

小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

五、编写页号以独立卷为单位。

有书写内容的页面均需编写页号。

页号编写位置在文字材料的右上角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右上角，背面在左上角。

图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

第十五条工程档案借阅制度：

借阅的一般及秘密级别的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经管理人员允许，涉及公司机密的档案需要得到公司中层领导许可，涉及公司绝密的档案需要得到公司高层领导许可，并记录档案摘抄、拍照、复制情况；非绝密图纸档案只供复制，不能借出。

借阅人员要爱护档案、资料，不得毁坏，描画，保护档案原存排列次序。

第十六条本细则由综合部负责解释。

第十七条本细则自公布之日起试行.