档案管理规程试行版.docx

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档案管理规程试行版

1目的

建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。

2X围

该规程适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

3责任

公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门档案的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

4档案管理程序

4.1档案分类原则

行政管理类

人事档案

劳动合同员工档案人事文件

行政文件

上报材料红头文件会议纪要

经营管理类

研发合同

临床试验合同技术转让合同

设备合同

生产车间所使用的器械

采购合同

原辅料采购包材采购其他采购

基建合同

监理合同施工合同

销售合同

待公司有销售业务发生时再定

其他合同

生产技术管理类

文件

基本建设项目类

建设图纸

设备管理类

设备仪器文件档案

研发技术类

产品进程批件

会计档案类

账册原始凭证财务报表

专门类档案

照片档案电子档案实物档案

4.2具体管理

4.2.1立卷归档

4.2.1.1流程

4.2.1.2要求

A各部门向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。

移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。

（移交清单即文件清单）

B各部门向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。

C文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。

复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

D各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则按规定的归档X围进行。

4.2.2整理上架

4.2.2.1流程

4.2.2.2要求

A卷内文件的排列应条理系统。

文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后

B编码原则：

一、行政管理、经营管理、生产技术管理三类档案以件为单位保管，加盖归档章。

归档章设置年度、保管期限、件号等必备项，设置问题（机构）选择项。

年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978年。

保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

件号：

文件的排列顺序号。

件号指室编件号，在归档文件整理时编制。

室编件号的编制方法为：

在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1"开始标注。

问题（机构）：

分类方案一级类目的类目名称。

归档章样式参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。

二、档号由档案类别号、项目代号、案卷流水号、案卷总流水号构成，也叫做总登记号。

×.××-××××-×××

案卷流水号

项目代号

二级类目号

一级类目号

三、案卷号由一类目号、二类目号、年度号、盒号构成。

×.××-××××-×××

盒号

年度代号

二级类目号

一级类目号

档案编号分类表详见附件5

C不同保存价值的文件应分开组卷。

D凡有文字部分的均应打上（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

E文件材料装订前应剔除金属物。

F图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

4.2.3供利用：

4.2.3.1加强基础工作：

4.2.3.2编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

4.2.3.3安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；

4.2.3.4开辟阅览方式，向档案用户提供档案信息；

4.2.4开展查借服务：

4.2.4.1借阅

A公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

B非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

C借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

D借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。

4.2.4.2借出

A档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

B非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出；

C借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有某某的完全责任。

D电子档案借阅：

档案使用人如需借出电子档案，须填写《档案借出登记表》，借阅人须注明电子版档案发给何单位何人。

4.2.4.3复印

A档案使用人若需复印档案资料时，须经档案员同意；

B图纸资料若需借出复印时，须经档案员同意并严格控制复印份数。

C若公司员工离职，该员工在档案室所复印的资料请归还档案室，做好交接记录，确定该资料的交接人。

交接档案室后，做好档案销毁登记后，该资料做销毁处理。

4.2.4.4清点档案

A日常清点：

每季度或半年清点一次档案，清点档案时需清点人在清点档案清册上签字并写明清点结果。

B特殊清点：

管理档案人员离职时，需要清理档案，做好交接记录及在清点档案清册上做好记录。

4.2.5销毁

4.2.5.1流程

4.2.5.2要求

A准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。

B各部门办理事项用到公司执照复印件时，档案室提供的复印件若有没有使用的需归还给档案室，归还后，档案室做登记修改，归还后的执照复印件做销毁处理。

C平时工作中各部门交给档案室的资料若有修改替换的，原资料需在《档案销毁清册》上做登记，登记后经部门经理确认签字后做销毁处理。

D批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

批准销毁的电子档案，需在移动硬盘中删除。

E纸质版和电子版档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以上示负责。

5文件历史：

无。

6附件：

附件1：

文件交接单。

附件2：

档案借阅登记表。

附件3：

档案销毁清册

附件4：

清点档案清册

附件5：

编码分类表

附表1：

文件交接单

序号

日期

文件名称

数量

交接人

接收人

备注

附件2：

档案借阅登记表

序号

日期

文件名称

数量

借阅人

借出人

审批人

附件3：

档案销毁清册

序号

日期

文件名称

数量

销毁原因

备注

申报人：

审批：

销毁人：

附件4

清点档案清册

序号

日期

卷名

数量

清点结果

清点人

附件5档案分类表

一级类目

二级类目

基本X围

类号

类目名称

类号

类目名称

行

政

管

理

文件事务

企业筹备期工作、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更、机构调整、综合性行政事务工作、领导班子活动、文秘、某某工作、文件管理等

合同管理

01采购、02基本建设、03科研、04委托、05行政、06尽职合同

会议纪要

公司公议类文件。

红头文件

公司对外红头文件管理

GMP

公司GMP认证文件管理

审批单

公司各类审批单

外事工作

外事活动、接待工作、政府事务、项目申报资料等。

法纪监察

法律事务、政纪监察、违纪案件审理、公证工作等。

书籍管理

公司各种书籍管理

公司各类文件目录

教育培训

职工教育与培训工作等。

医疗卫生

医疗保健、卫生、计划生育、职工职业病防治工作。

后勤福利

职工生活福利、住房管理、绿化管理、水电管理等。

电

子

档

案

接待

公司接待相关。

其他

公司接待以外相关。

人事

公司员工归档工作资料、电子类人事档案。

图纸

基本建设类图纸及资料

研发

涉及研发品种类的绝密档案。

财务管理

财务相关电子档案。

人事劳资档案类

工作资料

员工工作资料.

员工档案

离退休职工

离退休职工档案

死亡职工档案

人事管理

职工人事管理、劳动合同管理、社会保险、职务任免、职称评聘、离退休人员管理等。

薪酬

薪酬构成、标准、工资实施方案

绩效

绩效管理、标准、实施方案

基本建设类

01基本建设图纸

02住宅楼、办公楼、厂房等及相关配套工程项目从立项到竣工以及改、扩建、维修全过程形成的档案资料。

科研类

01自研品种

02外部引进

财

务

审

计

档

案

类

凭证

各种会计凭证。

帐簿

各种财务帐簿。

报表

各种财务报表。

审计工作

各专项审计工作活动等。

评估报告

各种评估报告

其它

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