采购工作作业流程.docx

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采购工作作业流程

采购工作流程 

为搞好公司采购工作，保证优质便宜供应，保证经济指标完毕，防止不良倾向发生，特制定本制度。

采购工作专业部门，公司所需物品原则上均由其统一购买，其她部门有参加监督、支持配合权，未经批准不得擅自采购。

4、有关人员在采购、收货过程中，必要遵守职业道德，努力提高业务水平，互相监督，互相配合，共同把关。

一、采购项目申请    

1.部门依照营业需要在部门、库房没有该项目或该项目局限性状况下可以申购；库房在库存定额局限性状况下要依照物资定额提出申购。

申购前部门和库房必要认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2. 库房储备以外项目由各使用部门提出申购。

申购之前必要查询库房与否有该项目储备或代替品。

二、采购项目审批、择商、确认、报价与购买 

1.经确认实属必要购买项目，必要由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。

2.部门所需商品由财务部负责安排采购；    

3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。

在确认无误后，应按照规定尽快安排采购。

如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。

如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，通过对比、筛选，并报关于领导批准后进行采购。

对于零星项目采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。

4.供应商优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归公司所有，任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊规定或需要加工定做采购项目，申购部门需要作详细阐明或提供样 品，供应商报价时必要提供样品或关于资料，经部门负责人及关于人员批准后方可办理采购。

6.财务部对内要积极与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知各部门物品原则和使用状况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极积极向使用部门推荐适路产品及质优价廉代替品；积极积极向各部门提供市场状况及购买方略。

7.所有采购项目择商、报价必要由财务部在充分准备、掌握市场行情条件下择优拟定；使用部门有权理解所需物品价格和提出质疑。

财务部在择商报价中必要认真研究对待；使用部门必要在工作中要积极与财务部沟通配合，对所掌握供应商状况及购物意向要积极通报财务部，由其选定质优价廉服务好供应商。

8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。

无力解决必要及时上报，不得迟延误事。

9.所有采购项目根据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其她部门普通不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目验收    

1.无论是供应商还是采购购回物品必要一方面于库房联系，由库房依照申购表验收货品。

不容许直接将货品交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表采购，库房人员有权拒收。

供应商或采购人员办理入库验罢手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认状况下应积极请使用部门一起验收。

4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合规定物品提出退货规定，经确认实属不符由采购人员或供应商办理退货。

5.购买、收货和使用三个环节上有关人员要互相监督、互相合伙，共同做好工作。

对于有争议问题应各自向上级报告协调解决。

四、采购项目结算    

1.采购人员零星采购可以直接支付钞票。

但不得超过1000元，超过1000元必要办理转账结算；必要办理钞票结算须经总经理批准。

2.供应商结算元如下可以办理钞票结算，超过元必要办理转账结算。

3.办理结算时，必要按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算

采购程序

1、目  

制定采购工作规范，保证公司采购物资或服务符合规定。

2、合用范畴  

合用于我司提供产品供方和我司服务及服务过程中所需物资所有采购活动。

3、职责  

3．1财务物资部及服务采购部门负责供方评估组织工作。

3．2由物资采购领导小组负责对供方评估工作。

3．3财务物资部负责物资采购工作管理和实行，有关部门负责服务采购工作管理和实行。

3．4财务物资部和餐饮部共同负责对食品原材料验证及验收，其他采购物资由有关使用部门和仓管员联合验证及验收。

3．5服务使用部门负责有关服务产品验证及验收。

4、评估供方程序要点  

4．1采购分类  

（1）    常备物资采购  

（2）    鲜活食品采购  

（3）    暂时性采购（涉及服务采购）  

（4）    专项物资采购  

4．2供应商评估  

4．2．1评估内容  

（1）与否具备满足本酒店所需产品和服务质量规定能力。

（2）与否满足本酒店所需产品生产能力和合同商定交货能力。

（3）与否具备本酒店所需产品质量保证体系。

（4）供方资信、资质、历史业绩等状况。

4．2．2评估办法  

（1）由财务物资部负责组织收集供方提供关于生产设施、组织、人员、资金等方面资信、资质文献和就所规定质量水平提供关于生产产品质量数据、实物及有关资料。

（2）由财务物资部对供方进行考察，即对其工作场合、设施构造和质量保证体系进行现场实际评价，并对供方评估做《供方评估记录》。

①    质量规定：

应保持与其她同类产品质量相比，质量较优。

②    价格规定：

应保持与其她同类同等质量产品相比，价格较低。

③    交期规定：

应保持及时供货。

④    配合规定：

有良好服务态度并能配合酒店作相应改进。

由财务物资部对现行供应商（除集贸市场外）送货质量、价格及其及时性、合伙态  

度不合格项进行评估。

每3个月从质量、价格、送货期和合伙态度四方面进行一次业绩评估。

前三个月中任何一项合计5 次以内（含5次）不合格视为轻度不合格;合计5次以上或持续3次不合格，视为严重不合格。

（3）由物资采购领导小组进行会议评审，填写《供方评估会议登记表》，拟定合格供方。

4．4评估成果分类  

4．4．1对具备合格质量保证体系，具备酒店所需产品规定能力供方记入合格名单。

4．4．2对有少某些供货数量品种缺空，经限期纠正后能满足产品规定能力供方列入后  

备名单。

就以上评估成果，报总经理批准并发送有关部门。

酒店物资采购工作流程  机票预定机票预定

1、为搞好酒店采购工作，保证优质便宜供应，保证经济指标完毕，以及防止某些不良倾向发生，特制定本制度。

2、财务部是酒店采购工作专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其她部门有参加监督、支持配合权，未经批准不得擅自采购。

3、所有采购活动必要遵守国家关于法令、法律和法规。

4、有关人员在采购、收货过程中，必要遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济发展规定；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，互相监督，互相配合，共同把关。

一、采购项目申请    

1.部门依照营业状况需要在部门、库房没有该项目或该项目局限性状况下可以申购；库房在库存定额局限性状况下要依照物资定额提出申购。

申购前部门和库房必要认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2.      库房储备以外项目由各使用部门提出申购。

申购之前必要查询库房与否有该项目储备或代替品。

二、采购项目审批、择商、确认、报价与购买    

1.经确认实属必要购买项目，必要由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需商品由财务部负责安排采购；    

3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。

在确认无误后，应按照规定尽快安排采购。

如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。

如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，通过对比、筛选，并报关于人员批准后进行采购。

对于零星项目采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。

4.供应商优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊规定或需要加工定做采购项目，申购部门需要作详细阐明或提供样 品，供应商报价时必要提供样品或关于资料，经部门负责人及关于人员批准后方可办理采购。

6.财务部对内要积极与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品原则和使用状况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极积极向使用部门推荐适路产品及质优价廉代替品；积极积极向酒店提供市场状况及购买方略。

7.所有采购项目择商、报价必要由财务部在充分准备、掌握市场行情条件下择优拟定；使用部门有权理解所需物品价格和提出质疑。

财务部在择商报价中必要认真研究对待；使用部门必要在工作中要积极与财务部沟通配合，对所掌握供应商状况及购物意向要积极通报财务部，由其选定质优价廉服务好供应商。

8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。

无力解决必要及时上报，不得迟延误事。

9.所有采购项目根据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其她部门普通不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目验收    

1.无论是供应商还是采购购回物品必要一方面于库房联系，由库房依照申购表验收货品。

不容许直接将货品交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表采购，库房人员有权拒收。

供应商或采购人员办理入库验罢手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认状况下应积极请使用部门一起验收。

4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合规定物品提出退货规定，经确认实属不符由采购人员或供应商办理退货。

5.购买、收货和使用三个环节上有关人员要互相监督、互相合伙，共同做好工作。

对于有争议问题应各自向上级报告协调解决。

四、采购项目结算    

1.采购人员零星采购可以直接支付钞票。

但不得超过1000元，超过1000元必要办理转账结算；必要办理钞票结算须经总经理批准。

2.供应商结算元如下可以办理钞票结算，超过元必要办理转账结算。

3.办理结算时，必要按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算