医疗器械企业ERP项目需求调研报告.docx
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医疗器械企业ERP项目需求调研报告
TableofContents
1GeneralLedgerRequirements
1.1BusinessRequirement
1.2Currentprocess
1.3To-BeProcess
1.3.1流程GL001－公司的建立和维护
1.3.1.1预期流程图
1.3.1.2详细说明
公司编码
公司名称
备注
Plus
PlusChina
根据中国的会计准则作日常业务处理，用于出中国报表；`
group
Plusgroup
对Plus和Adjust公司账务进行合并，用于出集团报表；
Adjust
PlusAdjust
根据集团总部的会计准则作调整分录；
1.3.2流程GL002－会计科目表的创建和维护
1.3.2.1预期流程图
1.3.2.2详细说明
根据各类业务交易流程，判断是否需要建立新的会计科目表，如果需要，就要系统中建立新的会计科目表。
在Axapta中建立会计科目表。
01、PlusChina：
会计科目结构：
1．资产的第一位会计科目代码 ＝1
2．负债的第一位会计科目代码 ＝2
3．所有者权益的第一位会计科目代码 ＝3
4．制度费用、生产成本 ＝4
5．其它 ＝5
9．9999错误科目
1级4位；
2级2位；
3级2位；
4级2位；
注：
在PlusChina需要增加Plusgroup的固定资产会计科目；
在PlusChina中需要定义中国科目所对应的集团科目，用于出集团报表；
02、PlusGroup：
按照集团要求设置会计科目；
03、科目属性：
字段
动作
DB/CR建议
指定交易的借项或贷项建议，此字段空白
DB/CR需求
指定会计科目只能用于借项或贷项，此字段空白
余额控制
指定会计科目余额控制方向是借项或贷项，此字段空白
在日记账中锁定
如果选择此检查框，那么只有自动交易才能被过账。
已关闭
账户是否被关账而停止使用，不选择此检查框
汇率调整
账户是否要进行汇率调整
结束
指定余额如何转移到关账表单，损益类科目应选择结果，资产负债类科目应选择余额，所有者权益类科目应选择资本
分配
账户是否自动分配
对应科目
在日常日记账中建议使用的缺省对应科目
期初账户
期初事项转入的账户
合并账户
用于合并的母公司账号
04、科目维的属性：
定义科目是否必需使用维；
定义科目所对就应维信息的默认值；
定义科目必须的维信息；
1.3.3流程GL003－维的创建和维护
1.3.3.1预期流程图
1.3.3.2详细说明
01、各类业务交易流程
02、判断是否需要建立新的维值，如果需要就在系统中建立新的维值；
<1>必填项目
⏹维：
输入维的名称，未来设有三个维：
部门，费用，现金。
⏹编号：
用于标识维值的编号；
⏹说明：
用于描述具体的维值；
维的名称
目的
部门dept
按部门数据进行分析
人员staff
借款、差旅费、交际费、手机费等
现金Cash
用于编制现金流量表
⏹雇员：
管理维的员工
⏹组：
对应集团的维值
<2>详细设置
维
维值编号
维值摘要
Dept
制造费用：
7个工序、生产部、采购（含库管）、质量；
管理：
研发、财务、人力、总经理办
经营：
销售（有分支）、市场、客服、物流、销售管理部
人员
借款、差旅费、交际费、手机费等
员工编号
Cash
财务标准
03、在系统中输入交易并过账到总账。
注意：
1、对于费用类需要同时按人员、部门统计的业务，在输入交易时分别要分别录入部门维值、人员维值；在查询时按维统计；
2、系统中不存在部门与人员的关系，因此在录入业务时不能通过人员的维自动带出部门；
1.3.4流程GL004―货币和汇率的维护
1.3.4.1预期流程图
1.3.4.2详细说明
定义币别：
01、录入新增币别；
02、维护币别汇兑损益科目；
已实现地亏损；
已实现的利润；
未实现的亏损；
未实现的利润；
03、在舍入标签下进行以下操作：
字段
动作
普通舍入
用此币种表示的所有金额的小数精确位数，如0.01
舍入订货
销售应收模块中发票金额的小数精确位数，如0.01
舍入采购
采购应付模块中发票金额的小数精确位数，如0.01
价格舍入
价格金额的小数精确位数，如0.0001
舍入形式
舍入类型，选择正常的，就是四舍五入
计算汇兑损益：
会计期末，根据银行公布的汇率调整外币账户，计算汇兑损益：
01、根据银行公布的汇率，取一个外汇汇率；
02、将这个外汇汇率输入Axapta系统；
字段
动作
起用日期
输入此汇率的起用日期，如2005-5-9
汇率
输入100此币种对本币的汇率，如100USD对RMB的汇率为826.49
倒数值
系统会自动算出汇率的倒数值，即本币对外币的汇率，如RMB对USD的汇率
03、系统自动计算汇兑损益，产生汇兑损益凭证并过账到总账
字段
动作
从账户
要计算汇兑损益的起始账户，如10010000
到账户
要计算汇兑损益的截止账户，如10020112
从日期
计算汇兑损益的起始日期，如2005-5-1
到日期
计算汇兑损益的截止日期，如2005-5-31
从币种
计算汇兑损益的起始币种，如USD
到币种
计算汇兑损益的截止币种，如USD
调整损益账目
是否要调整损益账目
调整资产负债表账目
是否要调整资产负债表账目
备注：
只有在会计科目表中选择汇率调整检查框的会计科目才能做汇兑损益调整。
客户和供应商的汇率调整必须在应收账款和应付账款模执行，才能同时更新客户和供应商的交易记录，具体的操作流程参见应收账款和应付账款模块。
1.3.5流程GL005－会计期间的设置
1.3.5.1预期流程图
1.3.5.2详细说明
1.财政年度
会计期间为公历年度1月1日－12月31日，如下表：
月份
日历年度
1
1.31
2
2.28
3
3.31
4
4.30
5
5．31
6
6.30
7
7.31
8
8.31
9
9.30
10
10.31
11
11.30
12
12.31
备注：
系统会产生14个会计期，其中有二个是系统使用的会计期；
一个用于记录年初余额；一个用于年结时作调整分录；
这两个系统会计期不能用于录入会计业务；
2.日期期间
财务报表打印日期有如下几种形式:
a.当年度
b.月度（当期）
c.半年度
d.以前年度
e.下一年度
f.当期
g.上期
h.下期
i.第一季度
j.第二季度
k.第三季度
l.第四季度
3.会计期状态：
A、月结时手工修改会计期间状态，有三种选择：
打开：
正常状态，可记账。
被停止：
已停止，不可记账，但可重置状态为“打开”后调账。
已关闭：
已永久停止，不可再记账。
B、月结时可以定义该期间各个模块的状态，有三种选择：
全部：
所有用户都有权力更新这个模块。
无：
没有用户能更新这个模块。
用户组：
只有在右边的模块用户组定义好的用户组能更新这个模块
备注：
此功能有利于财务月结节时控制其它用户不能录入要结账月份业务；
会计期关闭状态不要轻易使用，一旦关闭会计期，但再也不能打开；
1.3.6流程GL006－编号序列的设置
1.3.6.1详细说明
编号系列用于设置凭证编号，日记账编号，销售发票的编号，送货单的编号，关账表单的编号，客户账户的编号，自由文本发票的编号，一次性客户的编号，追款单，利息单，追款单的凭单，利息单的凭单，销售订单，报价单，送货单，供应商账户，一次性供应商，采购订单，内部发票，内部贷项通知单等单据的编号规则；
备注：
1、凭证编号方式：
按月流水；
2、标准功能只能按凭证类型大流水，因此此功能需要开发；
1.3.7流程GL007－税金的设置
1.3.7.1预期流程图
1.3.7.2详细说明
1.3.7.2.1税种的设置
<1>税金设置的必填项目：
⏹税种代码：
用于标识此税种；
⏹名称：
用于描述此税种；
⏹计税方式：
有五种选择
◆净额的百分比：
以采购或销售净额的百分比，不包括任何税金；
◆总额的百分比：
采购或销售金额再包括其他税金；
◆税金的百分比：
其他税金的百分比；
◆每单位的金额：
按每一单位的金额来计算税金；
◆计算的净额百分比：
⏹计算的根据：
有六种选择
◆每行的净额：
每一行的金额，不包括其他税金；
◆每单位的净额：
每一单位的金额，包括其他税金；
◆发票余额的净额：
发票的总金额，不包括其他税金；
◆每行的总额：
◆每单位的总额：
◆发票总额包含其他税金金额：
⏹计算方法：
是按全部金额还是按时间间隔的金额来计算；
<2>详细设置
税种代码
名称
计税方式
计算的根据
计算方法
4%VAT
4%增值税
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
4%VAT
4%出口免抵退
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
6%VAT
6%增值税
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
7%VAT
7%增值税
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
17%VAT
17%增值税
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
0%VAT
0%增值税
净额的百分比
发票余额的净额
全部金额
备注：
只定义增值税内容；
1.3.7.2.2税金组的设置
<1>税金组设置的必填项目
⏹税金组代码：
用于标识此税金组；
⏹名称：
用于描述此税金组；
⏹税种：
选择先前设置好的税种。
<2>详细设置
税金组代码
名称
税种
4%
4%出口免抵退
4%出口免抵退
4%
4%
4%VAT
6%
6%
6%VAT
7%
7%
7%VAT
17%
17%
17%VAT
1.3.7.2.3流转税组的设置
<1>流转税组设置的必填项目
⏹流转税组代码：
用于标识此流转税组；
⏹名称：
用于描述此流转税组；
⏹税种：
选择前面设置好的税种。
<2>详细设置
流转税组
说明
税种
17%
17%增值税
17%VAT
4%
4%增值税
4%VAT
6%
6%增值税
6%VAT
4%
4%出口免抵退
4%出口免抵退
7%
7%增值税
7%VAT
1.3.7.2.4分类账过账组的设置
<1>必填项目
⏹分类账过账组代码：
用于标识此分类账过账组；
⏹名称：
用于描述此分类账过账组；
⏹销项税金：
销项税金的过账科目；
⏹进项税金：
进项税金的过账科目。
<2>详细设置
Salestaxcode
Name
Value
Salestaxpayable
Salestaxreceivable
17%
Tax17%
17%
21410105
21410101
6%
Tax6%
6%
21410101
4%
Tax4%
4%
21410101
7%
Tax7%
7%
21410101
4%
出口免抵退4%
4%
21410106
1.3.8流程GL008－普通日记账的建立
1.3.8.1概述
普通日记账用于日常交易的记账。
未来系统除了应收账款，应付账款，生产领料，产品的入库和出库是通过业务交易过账产生财务凭证以外，其他费用的登记，提现，银行交易事项等都是通过普通日记账来登记财务凭证的。
其他制造费用，手工填些凭证,登记制造费用，月未再分摊到生产工单。
1.3.8.2预期流程图
1.3.8.3详细说明
01、设置日记账编号规则（详见流程编码序列的设置）。
02、设置日记账；
<1>日记账设置的字段说明：
⏹日记账名称：
用于标识此日记账；
⏹说明：
用于描述此日记账；
⏹日记账类型：
有种选择：
◆日常的：
用于普通日记账
◆定期事项：
用于定期日记账
◆发票登记：
用于发票登记日记账
◆核准：
用于发票核准日记账
◆供应商支出：
用于供应商付款日记账
◆客户付款：
用于客户付款日记账
◆项目－成本：
用于项目－成本日记账
◆项目－收入：
用于项目－收入日记账
◆供应商发票记录：
用于供应商发票日记账
◆固定资产过账：
用于固定资产日记账
◆固定资产预算：
用于固定资产预算日记账
⏹凭证编号组：
选择凭证编号组；
⏹科目类型：
建议抵消科目类型；
⏹活动的：
日记账是否要经过审批；
⏹批准：
由谁审批；
⏹新凭单：
新的凭证编号何时产生。
◆平衡时：
在凭证平衡时产生新的凭证编号。
◆手动的：
新的凭证编号由手工编制产生。
◆仅一个凭单编号：
只有一个凭单编号可以使用。
⏹过账层：
指定日记账的过账层。
◆当前的：
系统默认值。
◆操作：
用于会计关闭期间关账表单的过账。
◆税：
税务方面的过账，用于会计关闭期间关账表单的过账。
<2>设置日记账文本。
<3>建立普通日记账。
1.3.9流程GL010－定期日记账的建立
1.3.9.1概述
定期日记账用于记录周期性的交易事项，例如办公室租金或每月的成本等。
可在标准的分类日记账中输入一次这些交易，然后作为定期日记账保存。
1.3.9.2预期流程图
1.3.9.3详细说明
01、设置日记账的编号规则，具体程序见流程GLP09－普通日记账的建立。
02、设置日记账，具体程序见流程GLP09－普通日记账的建立。
建立定期日记账。
1.3.10流程GL010－月终结账的程序
1.3.10.1概述
对于公司来说，月终结账的流程为：
登记各种费用凭证，结转制造费用，关闭生产单，调整库存，过账凭证，产生财务报表；AXAPTA形成的会计凭证，形成各种报表。
将会计期间置为“被停止”。
1.3.10.2预期流程图
1.3.10.3详细说明
01、登记各种费用凭证。
02、成本核算完成后，就在将已完成的生产单关闭。
03、在各相关模块将所有还未过账的日记账凭证过账。
04、在总账模块选择定期事项，进行分类总账结算。
05、关闭会计期状态；
06、打印报表；
1.3.11流程GL011―年终结账程序
1.3.11.1概述
年终进行年度税务调整，年度结转损益，其他流程同月终结账程序一样。
1.3.11.2预期流程图
1.3.11.3详细说明
在完成月终结账的所有程序的基础上再完成下列流程
（注意：
在年结前和年结后要备份数据库!
!
!
）
01、年度终了进行税务调整，产生调整凭证并过账到总账。
02、进行年度结转损益。
03、创建新的会计年度。
04、关闭会计期状态。
1.3.12流程GL012－财务预算
1.3.12.1概述
系统可以通过分类账进行财务预算，此文档提供AXAPTA财务预算的基本流程，以后由用户自己来设定。
1.3.12.2预期流程图
1.3.12.3详细说明
01、设置预算模型，可以设置预算模型的子模型，一个预算模型可以设置多个子模型。
02、创建分类账预算。
1.3.13流程GL013－凭证自动红冲功能
1.3.13.1详细说明
备注：
红冲凭证最好在当月红冲。
1、在本月内，找到需要红冲的凭证编号，复制或记录下凭证编号
2、在总账-日记帐-普通日记帐增加一张凭证
3、选择功能按钮--加载分类账事项
在凭证编号选择要红冲凭证的编号规则，一般选择每个凭单的新凭单号
颠倒符号，选择钩，表示红冲凭证
单位，单位数合作使用，表示红冲凭证的日期，比如红冲凭证日期在原凭证日期后3天，可以选择单位日，单位数-3
确定之后，就可以出现红冲的凭证了，然后过账，就完成红冲了
1.3.14流程GL014－集团财务报表
1.3.14.1概述
会计期末，根据集团财务财务准则，编制公司财务报表。
1.3.14.2预期流程图
1.3.14.3详细说明
1、在PlusChina公司月结后，通过合并公司报表功能将本月财务数据导出。
系统会根据所对应的集团财务科目进行转换。
2、在PlusGroup公司的合并公司功能中，将PlusChina公司数据导入。
3、在PlusAdjust公司根据集团财务准则编制调整分录，并通过合并公司报表功能将数据导出。
备注：
固定资产核算上的中外方差异通过固定资产系统中处理，在编制调整分录时不用考虑，详见固定资产系统的流程说明。
4、在PlusGroup公司的合并公司功能中，将PlusAdjust公司数据导入。
5、在PlusGroup公司打印集团财务报表。
1.3.15流程GL015――银行存款余额调节表的编制流程（手工处理）
1.3.15.1流程说明：
（1）月份终了，将企业对账单上的余额与银行对账单上的余额核对是否相符；
（2）检查未达账项；
（3）手工编制银行存款余额调节表。
1.3.16流程GL016――财务凭证类型、凭证编号
1.3.16.1流程说明：
（1）财务凭证按业务类型分类（例如：
总账凭证、应收凭证、应付凭证等），而不是按现有收付转的分类方式。
（2）不同凭证类型凭证采用独立的编号方式；编号：
年+月+流水号；
备注：
标准系统只支持按流水号进行编号，此需求需要开发。
2PayablesManagementRequirements
2.1BusinessRequirement
2.2CurrentProcess
2.3To-BeProcess
2.3.1流程APP01－供应商组的设置
概述
<1>详细设置如下：
供应商组
说明
10
国内第三方
20
国外第三方
30
国外关联方
2.3.2流程APP02－过账概要的设置
概述
详细设置如下：
过账概要
供应商组代码
记账科目
GEN-10
国内第三方
应付科目
GEN-20
国外第三方
应付科目
GEN-30
国外关联方
应付科目
PRE-10
国内第三方
预付科目
PRE-20
国外第三方
预付科目
PRE-30
国外关联方
预付科目
备注：
为了方便报表取数，要将预付与应付会计科目分开。
2.3.3流程APP03供应商卡片的设置
概述
未来系统供应商档案的建立通过信息部分录入；
录入信息要包括的财务信息有：
税金组、维、过账概要、付款方式等；
2.3.4流程APP04－付款条件的设置
概述
付款条件
说明
付款方法
Cash
临时付款
货到付款
30D
固定付款
当前月
60D
固定付款
当前月
90D
固定付款
当前月
2.3.5 流程APP05－采购发票的过账
概述
采购部门下采购订单，仓库执行送货单过账，财务部门检查和过账采购发票，产生应付账款。
预期流程图
详细说明
01、采购部门下采购，供应商发货，仓库验收货物，将采购发票，采购单，验收单，报关单提交财务部；
02、财务部门接到采购部门提交的采购发票、采购单、验收单，报关单、先检查发票是否填写完整，金额数量与采购单、验收单、报关单是否相符；
03、过账采购发票。
2.3.6流程APP06－采购发票的过账（无采购订单）
概述
是指不经过采购部门下采购订单，直接购买商品的采购发票的检查和过账。
财务部收到采购单据后，检查单据后在系统中手工输入记账凭证。
预期流程图
流程说明
01、业务部门购买商品并将采购发票和验收单提交财务部门。
02、财务部门检查采购发票和验收单是否正确，完整，合法。
03、在系统中输入记账凭证。
备注：
1、可在应付账款菜单选择日记账，也可在总账菜单选择日记账，输入采购业务的记账凭证并过账到总账。
2、要指定供应商、过账概要，通过过账概要记入应付账款明细账中；
2.3.7流程APP07－预付账款日记账
概述
发生预付款后财务在AXAPTA系统中输入预付账款记账凭证。
货物到达后，关务部门清关,货物入仓后,采购单位将发票,报关单,检验单送回财务。
财务部过账采购发票后系统产生应付账款记账凭证，然后在采购系统中将采购与预收款进行核销。
预期流程图
详细说明：
01、采购单位向供应商下采购单后,根据采购单,形式发票,付款申请书,提交财务。
02、财务单位检查采购单位提交的单据。
03、检查无误后，开立传票，记录预付账款并过账到总账。
在付款日记账中录入预付账款时要指定预付账款的过账概要；
04、供应商收到汇款后出货，关务部门清关,货物入仓后,采购单位将发票、检验单送回财务，财务部检查单据无误后过账发票。
05、在应付账款系统中核销预付款与应付款明细。
备注：
为了方便报表取数，要将预付与应付会计科目分开。
2.3.8流程APP14－付款日记账
概述
财务部支付供应商货款后，在系统中手工输入记账凭证。
预期流程图
详细说明
01、采购部门提交采购单、验收单、发票、报关单和请款单给财务部门。
02、财务部门审查单据。
03、如果单据正确，就根据公司付款期限（如：
一般外购的为30天、60、90天付款）到期付款。
04、录入付款日记账，冲销应付账款并过账到总账。
2.3.9流程APP09－采购退货
概述
采购发生退货后，仓库退回货物，在系统中创建贷项通知单，执行送货单过账，然后将有关单据提交财务部，财务到税务局开具退货证明或索取折让证单，在系统过账发票，产生红字发票和冲销应付账款的凭证。
预期流程图
详细说明：
01、采购退货流程（见采购模块文档）；
02、财务部接到采购出库退回单、装箱单、发票、报关单，检查所采购的货物财务是否已入账，冲销已入帐科目。
03、如果已收到发票，财务尚未入账，也未付款，退回发票联和存根联（内购）。
04、如果财务已入账，到税务局开具退货证明或索取折让证明单（内购）。
05、开具红字发票冲销应付账款。
2.3.10流程APP10－应付账款和总账的对账
概述
应付账款应该通过业务交易流程产生，而不能通过手工输入记账凭证产生，否则就会产生供应商应付账款账户余额与分类账余额不相符，因此就需要进行应付账款和总账的对账。
预期流程图
详细说明
01、打印或显示供应商／分类账对账－报告，从总账菜单选择报告，对账，供应商，在打开的供应商／分类账对账的对话框，输入要进行对账的日期，凭证编号，过账概要，可以打印出来，也可以显示在屏幕上，然后点确定。
02、核对供应商余额与分类账余额，若有不相符，要找出差异，记录有差异的凭证编号；
03、从总账菜单选择查询，分类账交易，在打开的查询对话框，输入要查询的凭证编号，然后点确定。
在打开的凭单会计事项对话框，就可以查询到差异凭证的起点，交易，原始单据，就可以根据查询到的会计交易事项来调整会计账务。
从总账菜单选择日记账，普通日记账，点右边的功能按钮行，输入与原来的凭证相反的凭证，然后过账，就把差异冲平了，然后根据交易事项，从业务交易流程过账。
2.3.11流程APP11－应付
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