浙江房地产企业合同管理制度.docx

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浙江房地产企业合同管理制度

浙江房地产企业合同管理制度

目录

总则《合同管理制度》总表

第一篇合同计划管理

第一章合同签订计划

第二章合同履行计划

第二篇合同签订管理

第一章合同签订原则

第二章合同签订流程

第三章合同权限管理

第四章合同编号管理

第五章格式合同管理

第六章合同注意事项

第三篇合同履行管理

第一章合同跟踪管理

第二章合同履行跟踪

第三章对外文书管理

第四篇合同考评管理

第一章部门合同考评

第二章资产合同考评

第三章财务合同考评

第四章法务合同考评

附则各类附表及附件

总则

合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现（包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误）的主要控制和保障手段，是公司内部管理系统的重要组成部分。

公司的合同管理系统主要包括四大内容：

合同计划管理、合同签订管理、合同履行管理及合同考评管理。

合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。

合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。

合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和收付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到既定的质量标准，收付款项无差错，实现合同目的。

为了规范合同履行的跟踪工作，公司特别出台了《合同跟踪内容审批流程》，并配合该流程要求制作了信息化管理系统，以确保合同跟踪内容完整无遗漏，通过系统实时反映合同的真实履行情况。

另一方面，为了确保合同履行过程中各项书面依据的规范性和有效性，公司特别针对法务类对外文书的出台了《对外文书（法务类）管理办法》。

合同考评管理的主要目的在于确保各责任人遵循合同管理各项已生效的制度及流程，自觉把好合同签订及合同履行中的各道关卡，确保合同目的的实现。

为了便于统观整个合同签订、合同履行及合同考评的流程及内容，特制定了《合同管理制度》总表，以供相关人员简单查阅流程，但具体要求尚须查阅具体各篇及各章节内容。

法务部作为公司法律风险防范和法律纠纷处理的责任部门，负责与合同管理相关的所有制度的制订及监督执行，并对本制度汇编享有最终解释权。

《合同管理制度》总表

类目

关键环节

适用流程

质量标准

考评办法

合同计划

25日报月计划

12月报年计划

部门指定人员制表→部门负责人审核→各项目经理审核→计划交资产、法务、财务审查备案

按时上报年度及月度合同签订计划、履行计划，并确保上报的计划内容完整、时间合理、状态真实

①逾期上报计划的，每逾期一天扣0.1分；

②上报计划不完整或错误的，每一项扣0.1分；

③计划的签订时间不合理的，每次扣0.1分；

④履行状态不真实的，每次扣0.5分。

合同签订

招标/报价流程

1．目标执行（考核价格）批准流程

OA系统中各类“目标执行批准流程”（具体流程按质量部、财务部要求执行）

确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求

目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分（其他具体要求由质量部、财务部实施考评）

2．招标文件（报价信息）批准流程

（OA系统中“自由流程”，须关联“目标执行批准流程”）主办部门或法务部起草招标文件（报价信息）→技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核→返回发文者按修改意见修改→（OA系统中“招标文件批准流程”，须关联“目标执行批准流程”及前一“自由流程”）→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→执行董事审批

确保招标文件/报价信息内容满足项目实际需求，文字表述无误，不因内容或文字表述差错而造成损失。

①招标文件或报价信息内容或文字表述存在明显差错而被指正的，每次扣0.1分；

②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分。

③审核人逾期完成审核而影响项目进度的，每影响一天扣0.1分（以下环节中涉及审核的，则考评标准与此相同）。

3．客户批准流程

OA系统中的“客户批准流程”（具体流程按资产采购部要求执行）

确保所报客户具备实现合同目的的综合实力和信用等级。

签订合同的单位无实际履约能力或信用程度不够的，扣0.5分；因此造成公司损失的，每2万元扣1分。

（客户及中标单位批准过程中发生的其他如客户数量提供不足、资料不准确、中标价格不合理等的考核由资产管理中心及执行董事实施考评）

4．评标办法审批流程

具体流程、质量标准及考评办法按资产采购部要求执行

5．中标单位批准流程

OA系统中“中标单位批准流程”（具体流程按资产采购部要求执行）

确保中标单位具备实现合同目的的综合实力和信用程度。

6．合同批准流程

（OA系统中“自由流程”，须关联“中标单位批准流程”）主办部门或法务部起草合同→技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核→返回发文者按修改意见修改→（OA系统中“合同批准流程”，须关联“中标单位批准流程”及前一“自由流程”）→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→董事会审批（具体审批权限请查阅《合同审批权限一览表》）

确保合同内容符合评标结果，满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。

①合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；

②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；

③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。

价格批准流程

1．目标执行批准流程

OA系统中的“目标执行批准书”（具体流程按质量部要求执行）

确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求

目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分

2．考核价格批准流程

OA系统中的“考核价格批准书”（按财务要求执行）

按财务部要求

由财务实施具体考评

3．执行价格批准流程

OA系统中的“执行价格批准书”（按财务要求执行）

按财务部要求

4．合同批准流程

（OA系统中的“合同批准流程”，须关联“目标执行批准书”、“考核价格批准书”和“执行价格批准书”）：

主办部门或法务部起草合同→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→董事会审核（具体审批权限请查阅《合同审批权限一览表》）

确保合同内容、价格及付款方式符合目标执行及价格批准结果，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。

①合同内容、价格及付款方式未经批准即报批合同，扣0.1分；

②合同内容、价格及付款方式与目标执行及价格批准结果不一致，每处扣0.1分；③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，每处扣0.1分；④合同条款因表述存在明显差错而被指正的，每处扣0.1分；因表述的差错而造成公司损失的每2万元扣1分

特殊合同批准流程

（OA系统中的“特殊合同批准流程”）部门/项目经理提交《特殊合同签订申请表》及合同文本→董事长批准《特殊合同签订申请表》→法务主管审核合同文本→董事长批准合同文本

确保合同内容满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。

①合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；

②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；

③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。

合同履行

1．跟踪内容的整理、录入及跟踪

（OA系统中的“合同跟踪内容批准流程”）部门行政助理在合同签订完毕后1个工作日内完成跟踪内容（包括合同成果验收、收付款和与成果验收、收付款相对应的事务）的整理及报批→部门负责人审核→财务部经理审核→法务主管复核→行政助理录入项目管理系统→法务主管和财务部经理批准→部门日常跟踪→系统自动生成的报表准确反映合同履行情况

在项目管理系统中完成合同跟踪内容的录入与批准，并通过管理系统真实反映合同的具体履行情况。

①逾期完成整理、录入的，每逾期1天扣0.1分；

②主要成果、收付款内容及与之相对应的事务有遗漏的，每遗漏一条扣0.1分；

③所录内容与合同约定或批准不相符的，每条扣0.5分；

④未通过项目管理系统反映合同履行情况的，每次扣0.1分。

2．合同履行过程中的往来函件及回执的原件须及时存档，发往对方的函件按对外文书要求执行。

考评办法参见对外文书部分内容

3．合同履行过程中合同各方中任何一方发生违约行为，必须立即采取弥补或救济措施，确保合同目的的实现。

未实现合同目的或因弥补救济措施不及时而造成公司损失的，每2万元扣1分。

对外文书

1．广告文书

（OA系统中“广告发布内容批准流程”）：

发文→策划部经理审核→项目总经理审核→法务主管审核→分管副总审核→董事长审批

须符合广告法及房地产广告管理规定等相关法律法规

①若适用流程有误或未达到前述要求的，每次扣0.1分；

②因此造成在诉讼或仲裁过程中缺少证据而造成公司损失的，每2万元扣1分。

2．催款通知单

（OA系统中“催款通知批准流程”）：

主办会计发文→财务经理审核→项目总经理审核→资金部审核→法务主管审核→董事长审批

确保文书表述无误，且能达到发文目标，文书送达对方后必须取得有效回执并存档，回执须对方有权签字人签收（或以特快专递形式送达，须在邮件详情单的“内件品名”一栏中注明函告的关键内容），以确保证据效力

3．其他文书

（OA系统中“对外文书审批流程”）：

发文→部门经理审核→财务审核（如不涉及财务内容，则可跳过）→总经理审核（如同属多个项目或不属任一项目，则可跳过）→法务审核→分管领导审核

其他

1．在合同签订及履行过程中，按要求落实每份合同的各责任人，并根据实际情况及时调整相应的责任人。

①若未落实责任人的，每次扣0.1分；②原责任人因离职、换岗等原因需调整新责任人而未及时调整的，每次扣0.1分。

2．遵循已批准的《合同管理制度》中的其他规定。

违反一次，根据严重程度扣0.1分及以上不等。

第一篇合同计划管理

第一章合同签订计划

一、合同签订计划的目的

为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。

二、合同签订计划上报流程

1．需求部门于每年的12月份上报下年度合同签订计划；于每月的25日前上报下月合同签订计划（年度合同签订计划表和月度合同签订计划表详见附表1、2）；

2．需求部门负责人审核；

3．子公司负责人审核；

4．法务部及资产采购部备案。

第二章合同履行计划

一、合同履行计划的目的

为了确保合同签订后各项义务的正常履行，避免合同各方发生违约行为，特要求各公司、各部门按月上报合同履行计划，要求完整、准确，符合合同约定及项目实际进度需求，以便按月有计划地履行。

二、合同履行计划上报流程

1．需求部门于每月的25日前上报下月合同履行计划（详见附表3）；

2．需求部门负责人审核；

3．子公司负责人审核；

4．法务部、财务部及资产采购部备案。

第二篇合同签订管理

第一章合同签订原则

一、合同签订的前提

公司所有合同签订前，必须经过客户论证和公开招标（报价）或价格批准（本制度有特殊规定的除外），确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。

二、合同签订过程中四大主要责任部门及其基本分工

1．需求部门（子公司）：

负责客户资料的收集和客户综合实力的论证；负责标的物相关质量、技术标准的论证及技术标的评定；负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草（如需求部门/子公司认为有需要，则在目标执行批准书内容完整明确和招投标资料、评标结果完整明确的前提下，可委托法务部起草招标文件/报价书或合同文本）；需求部门对合同签订的整个过程及其引起的后果承担主要责任。

2．资产管理中心：

负责发布招标（报价）信息，公开、公平、公正地组织招标（报价）的全程活动；负责客户及其资料的补充及再论证；负责如实反映开标、询标、评标过程中的真实情况。

3．法务部：

负责招标文件（报价信息）及合同的法律审核；在接受需求部门（子公司）委托后，负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草、报批（在需求部门/子公司所提交的目标执行批准书、评标结果、招投标资料完整明确的前提下，不得拒绝需求部门/子公司的委托）。

4．财务部：

负责商务条款的审查及商务标的评定。

三、合同签订过程中的各类责任人

1．主责任人：

由部门（子公司）负责人或其指定人员担任。

2．技术责任人：

由合同所涉业务的专业技术人员担任。

其中，设计合同的技术责任人为产品研发部所派设计负责人，房产材料、设备采购合同的技术责任人为产品研发部所派专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同的技术责任人为房产工程部所派负责人；营销策划类合同的技术责任人为营销策划部指定的本部门专业人员。

若某些合同不涉及专业技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。

3．财务责任人：

由各部门（子公司）的主办会计担任。

4．资产责任人：

由资产管理中心采购工程师担任。

四、确定中标单位的基本原则

在满足质量及技术要求的前提下，最低标中标。

五、特别说明

在所有招标或报价之前，资产管理中心需知会各股东，股东有权在既定的投标/报价截止日前，推荐符合条件的单位参加投标/报价，需求部门（子公司）不得拒绝；同时，股东有权在招标或报价过程中派员参与其中的任一环节。

但是，流程一旦启动，任何人（包括股东）均不得干预流程的正常执行，如在流程执行过程中确须变更操作方式或终止流程执行的，则必须有明确的书面指示，并对该项变更或终止决定所引起的后果承担相应的责任。

六、各审核责任人必须按照批准的流程、权限行使权利、承担义务，且验收、审核环节缺一不可。

如若违反，则违反人员按照已签订的“重要岗位经济责任书”及公司的考评制度承担相应责任。

第二章合同签订流程

一、支出类合同的招标/报价流程

1．目标执行（考核价格）批准（具体按质量部、财务部要求的流程执行）

2．招标文件（报价信息）批准

（1）需求部门行政助理或需求部门委托法务专员起草招标文件（或报价信息）；

（2）起草人将招标文件（或报价信息）分别提交技术责任人、财务责任人、资产责任人进行审核：

①技术责任人审核确认招标文件（或报价信息）所涉质量技术要求（包括验收、服务等内容）是否完整、准确；

②财务责任人审核确认所有商务条款是否清晰准确、付款控制方面是否合理；

③资产责任人审核确认招标文件（或报价信息）内容是否符合招标要求，评标办法是否公平、公正、合理；

（3）起草人整合各责任人的合理修改意见，并形成新的招标文件（或报价信息）文本；

（4）部门负责人审核确认所有合理意见是否均已得到落实，招标文件（或报价信息）能否满足项目需求；

（5）子公司负责人审核确认招标文件（或报价信息）能否满足项目需求；

（6）法务主管审核确认招标文件（或报价信息）整体表述是否准确、合法；

（7）执行董事审核批准。

3．客户批准流程（具体按资产采购部要求的流程执行）。

注：

本环节可与招标文件（报价信息）批准环节同步进行。

4．评标办法批准流程（具体按资产采购部要求的流程执行）。

5．中标单位批准流程（具体按资产采购部要求的流程执行）。

6．合同批准流程

（1）需求部门行政助理或由需求部门委托法务部法务专员根据评标结果起草合同文本；

（2）起草人将合同文本分别提交技术责任人、财务责任人、资产责任人进行审核：

①技术责任人审核确认合同文本所涉质量技术要求（包括验收、服务等内容）是否完整、准确且与招标/报价结果一致；

②财务责任人审核确认合同价款、付款方式是否合理且与招标/报价结果一致，财务数据相差表述是否准确无差错，合同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规；

③资产责任人审核确认合同文本是否符合招标/报价结果。

（3）起草人整合各责任人的合理修改意见，并形成新的合同文本；

（4）部门负责人审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的；

（5）子公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的；

（6）法务主管审核确认合同文本整体表述是否准确、合法；

（7）董事会审核批准合同文本。

★合同批准的权限详见本篇第三章内容。

7．签订合同。

合同文本批准后，法务部、资产管理中心应与需求部门（子公司）做好相关交接工作，并由需求部门（子公司）安排客户签订合同。

在合同文本交证章管理员盖章前，必须确保合同文本中所有应填写的内容均已准确填写完毕，包括合同签订时间、地点、代表签字（我方由需求部门<子公司>负责人代表签署合同）、联系方式及其他签署页中所有要求填写的内容（若合同对方为个人，则必须写明其身份证号码）。

8．合同文本及招标全套资料存档。

由需求部门（子公司）行政助理负责将合同文本及招标全套资料存档。

二、支出类合同的非招标/报价类流程（即价格批准流程）

1．目标执行（考核价格）批准（具体按行政中心质量部要求的流程执行）

2．执行价格批准（具体按财务部要求的流程执行）

3．合同批准

（1）需求部门行政助理或由需求部门委托法务部法务专员根据评标结果起草合同文本；

（2）需求部门负责人审核确认合同文本所涉质量技术要求（包括验收、服务等内容）是否完整、准确且与招标/报价结果一致；

（3）子公司总经理审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的；

（4）法务主管审核确认合同文本整体表述是否准确、合法；

（5）董事会审核批准合同文本。

合同批准的权限详见本篇第三章内容。

三、特殊合同批准流程

所谓特殊合同是指需与政府职能部门推荐客户或公司董事会指定客户签订的合同，凡各部门、子公司需签订该类合同的，均可适用本流程。

流程简述：

部门/项目经理提交《特殊合同签订申请表》（详见附表4）及合同文本→董事长批准《特殊合同签订申请表》→法务主管审核合同文本→董事长批准合同文本→证章管理员核对无误后用章→档案室存档→系统通知财务部经理、资金部阅知并落实合同跟踪内容

注：

特殊合同的报批权限归属部门及子公司负责人，即“特殊合同批准流程”为需授权的流程，仅部门及子公司负责人才能启动该流程。

四、销售类合同的签订流程

根据公司目前的业务类别，所涉及的销售类合同主要有房屋销售合同（房产公司）、砂石销售合同（航运公司）和苗木销售合同（三景园艺公司）。

（一）房屋销售合同相关流程

任何项目在房屋销售开始前，必须形成规范的格式合同文本（意向书）。

格式合同（意向书）由项目公司起草，或由项目公司提出合同内容的基本要求，委托法务部负责起草（要求提出及文本起草工作必须比开始销售至少提前一至两个月），以便各审核人有充足的审核时间。

格式文本批准后必须报证章管理员处备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。

1．合同（意向书）格式文本的审批流程

（1）销售部指定人员或法务专员起草合同（意向书）格式文本；

（2）销售经理审核合同内容的完整性及准确性；

（3）财务责任人审核价格及付款方式；

（4）项目总经理审核合同内容的完整性及准确性；

（5）法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；

（6）董事长审批；

（7）证章管理员处备案。

2．合同（意向书）的签订流程

（1）销售人员根据已批准的范本填写合同文本（填写规范详见《合同填写规范》）；

（2）销售经理审核合同条款是否符合已批准的范本及其他各项批准要求；

（3）财务审核价格及付款方式是否符合已批准的价格及付款方式要求，数据是否准确；如合同价格低于公司已批准的价格标准，则须提交销售价格的最终批准权限人审核；

（4）证章管理员核对文本（与已批准的格式文本核对）无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；

（5）存档。

（二）砂石销售合同签订流程

砂石销售合同必须按公司批准的格式文本签订，目前已经批准的格式文本详见附件24，砂石销售合同的格式文本由航运公司证章管理员保管备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。

1．砂石销售合同格式文本的审批流程如下：

（1）航运公司行政助理或法务专员起草合同格式文本；

（2）航运公司财务经理审核；

（3）航运公司总经理审核合同内容的完整性及准确性；

（4）法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；

（5）执行董事审批；

（6）证章管理员处备案。

2．砂石销售合同的具体签订流程如下：

（1）销售主责任人按格式文本制作合同文本，对于格式文本已确定的内容不得修改；

（2）航运公司财务经理审核，销售基价、结算及付款方式等是否符合公司已批准的标准；

（3）总经理审核，合同文本、销售基价、结算及付款方式等是否符合公司已批准的范本及标准；

（4）证章管理员核对文本（与已批准的格式文本核对）无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；

（5）存档。

（三）苗木销售合同签订流程

苗木销售合同原则上须按公司批准的格式文本签订，目前已经批准的格式文本详见附件25，苗木销售合同的格式文本由三景园艺公司证章管理员保管备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。

1．苗木销售合同格式文本的审批流程如下：

（1）三景园艺公司行政助理或法务专员起草合同格式文本；

（2）三景园艺公司财务经理审核商务条款表述的准确性及合理性；

（3）三景园艺公司总经理审核合同内容的完整性及准确性；

（4）法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；

（5）执行董事审批；

（6）证章管理员处备案。

2．苗木销售合同的具体签订审批流程如下：

（1）销售主责任人按格式文本填写合同文本，对于格式文本已确定的内容不得修改；

（2）三景园艺公司财务经理审核合同价格及付款方式能否保障公司利益，财务数据是否准确；

（3）三景园艺公司总经理审核合同整体内容能否保障公司利益；

（4）执行董事审批。

（5）证章管理员核对文本（与已批准的格式文本核对）无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；

（6）存档。

五、土地出让合同签订流程

1．经办人提交合同文本；

2．前期技术部经理审核，确认土地使用权出让年限、土地技术参数等是否与相关规定及招标文件相符，是否同意合同整体内容；

3．财务部经理审核，确认土地出让金金额及付款方式是否准确，且与招标文件相符；

4．项目总经理审核，确认土地使用权出让年限、土地技术参数等是否与相关规定及招标文件相符，是否同意合同整体内容；（如尚未确定项目经理，则该步骤略）

5．法务主管审核，确保合同整体内容是否与招标文件相符，文字表述是否有误；

6．董事长审批。

六、大型房屋租赁合同的签订流程

1．主办部门