Word高效排版教程.docx
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Word高效排版教程
word高效经典教程（整理版）
一分钟驾驭word高效经典教程（整理版）
A、基础知识
1、度量单位
word中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28.35磅）、英寸和十二点活字（1个十二点活字等于12磅）五种。
可在“工具→选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。
“度量单位”下拉列表框的下面还有一个“使用字符单位”复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；“格式”→“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。
2、WORD中文字字号及磅的对应关系
中文Word中字体的大小有两种单位，一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。
字号
磅
厘米
英寸
12点活字
初号
42
1.4840994
0.583333333
3.5
小初
36
1.2720852
0.5
3
一号
26
0.9187282
0.361111111
2.1666667
小一
24
0.8480568
0.333333333
2
二号
22
0.7773854
0.305555556
1.8333333
小二
18
0.6360426
0.25
1.5
三号
16
0.5653712
0.222222222
1.3333333
小三
15
0.5300355
0.208333333
1.25
四号
14
0.4946998
0.194444444
1.1666667
小四
12
0.4240284
0.166666667
1
五号
10.5
0.3710249
0.145833333
0.875
小五
9
0.3180213
0.125
0.75
六号
7.5
0.2650178
0.104166667
0.625
小六
6.5
0.2296821
0.090277778
0.5416667
七号
5.5
0.1943464
0.076388889
0.4583333
八号
5
0.1766785
0.069444444
0.4166667
3、字体文件格式
在Windows98中，系统使用得最多的就是*.TTF（TrueType）轮廓字库文件，它既能显示也能打印，并且支持无极变倍，在任何情况下都不会出现锯齿问题。
而*.FOT则是及*.TTF文件对应的字体资源文件，它是TTF字体文件的资源指针，指明了系统所使用的TTF文件的具体位置，而不用必须指定到FONTS文件夹中。
*.FNT（矢量字库）和*.FON（显示字库）的应用范围都比较广泛。
另外，那些使用过老版本的WPS的用户可能对*.PS文件还有一定的印象，*.PS实际上是DOS下轮廓字库的一种形式，其性能及*.TTF基本类似，采用某些特殊方法之后，我们甚至还可以实现在Windows中直接使用这些*.PS字库（*.PS1、*.PS2都是PS字库）。
B、文本编辑
1、快速移动文档
说明：
经测试均适用于Office2007。
方法三只适用于同一文档内部的移动，不适用于文档间的移动。
方法一：
剪切粘贴法
●选中相应内容
●剪切（Ctrl+X）
●移动到相应的位置
●粘贴（Ctrl+V）
方法二：
拖动法
●选中相应的内容
●用鼠标拖动内容到相应的位置
●按下Ctrl键是复制内容，而不是移动（剪切）
方法三：
F2法
●选中相应的内容
●按下F2键
●移动光标到相应位置
●按下ENTER键
●此法类似于方法一，F2相当于剪切，ENTER相当于粘贴。
但按下F2后光标会变虚线。
2、快速传递文档
说明：
此法实时是上述方法在多个文档之间的使用，方式相同。
但方法3不适用（可能只适用于文档内部）。
Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：
传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。
具体操作如下：
1）打开欲传送正文的多个文档文件；
2）从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口；
3）在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；
4）单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。
原来文档中该正文部分则被删除。
如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。
3、删除空行
说明：
查找、替换的灵活使用。
使用“查找替换”功能，把所有的“连续地两个段落标记”替换为一个即可。
段落标记在查找替换中可以表示为^p。
4、多处剪切，一处粘贴
说明：
图文场功能在Office2007中默认是关闭的，需要手动通过快捷工具栏的方式打开，使用起来较不方便。
但Ctrl+F3和Ctrl+Shift+F3的快捷键依然有效。
可以通过这种方式实现多次剪切，一次粘贴的效果。
用图文场移动多个对象。
图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。
你可用它移动两个或更多不相邻的项目。
具体方法为:
⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。
顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”，Word在“预览”框中可显示内容。
5、文字块的快速、重复录入方法
说明：
使用自动更正的方式来实现。
自动图文集已经默认被关闭。
用自动图文集提高输入效率。
在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。
若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。
如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。
自动图文集功能在Office2007中已经被取消。
只能使用自动更正的方式来实现！
在Office2007中存在着正文自动更正及数字自动更正。
使用的方式是：
●点击Office按钮（左上角的圆球）
●选项
●校对
●自动更新选项->自动更正
6、Word文档超级链接知多少
6.1关闭和开启自动超级链接
说明：
Office2007中有效。
位于“选项”-》“校对”-》“自动更正选项”-》“键入时自动套用格式”。
有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。
您可以选择“工具”*“自动更正选项”，在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框（如图1所示），单击“确定”按钮。
6.2取消超级链接
说明：
Office2007中有效。
当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可（如图2所示）。
如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择“编辑”*“全选”（也可以使用组合键Ctrl+A），选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。
不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的“域”，其中包括超级链接，转换为普通文本。
所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。
因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并会因此产生错误。
有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。
6.3避免不完整的超级链接
说明：
Office2007中有效。
另外注明在使用带引号的URL地址后引号会被自动删除！
有时，我们输入的超级链接包含空格。
结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。
应该如何避免这种情况呢？
遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。
需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。
6.4编辑、跟踪超级链接
说明：
Office2007中有效。
如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择“编辑超链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框。
在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字，单击“确定”按钮即可（如图3所示）。
在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。
跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。
6.5创建文档内部的超级链接
说明：
Office2007中有效。
当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法:
1）拖放式编辑法
首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选项即可（如图4所示）。
2）拷贝、粘贴法
有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。
这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。
选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择“编辑”*“粘贴为超链接”即可。
3）书签法
首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择“插入”*“书签”，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。
命名后单击“添加”按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择“插入”*“超级链接”，在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。
C、表格编辑
1、在Word中用键盘输入一个表格
说明：
Office2007中有效。
如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格，Word也可以用键盘快速完成了。
您只需简单地输入一连串+号和-号，您就可以在MicrosoftWord中创建表格。
利用一个+号开始一行，然后不停输入-号，直至达到合适的列宽度。
要想添加一个新列，再次输入+号。
在输入最后一个+号后按下回车。
Word将把文本转换为表格。
要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。
2、表格操作的快捷键
说明：
Office2007中有效。
操作
快捷键（依次按下）
添加一行（上方）
Alt+A\I\A
添加一行（下方）
Alt+A\I\B或者移动到最后一行后按下TAB
添加一行（左侧）
Alt+A\I\L
添加一行（右侧）
Alt+A\I\R
3、如何将数据库直接转换为word表格？
说明：
未测试Office2007。
视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库（表），当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。
4、绘制表格时自动环绕
说明：
Office2007中有效。
●单击“绘制表格”时按住Ctrl。
●绘制表格。
●文字自动环绕在表格周围。
D、图形编辑
1、为图形加注字符
说明：
Office2007中有效。
关键是将文本框及图形组合。
我们在文章中经常需要插入图形，一些简单的图形也常用Word的绘图工具进行编辑，在编辑的图形中必然有字符。
若利用回车键和空格键将这些字符移至要求的位置，但当你进行字间距、行间距、字体调整或移动图形时，原先图形上的字符就会移位，不得不又重新进行调整。
这样就极大降低了工作效率。
这里介绍一种有效的解决方法：
在绘图工具栏中按下“文本框”按钮，在页面中拉出一文本框，将光标箭头指向文本框双击后，弹出对话框，选择“颜色和线条”标签后，在“填充”下的“颜色”选项中选择“无”，在“线条”下的“颜色”选项中也选择“无”，“确定”后在文本框中输入需要的字符，然后就可利用鼠标随意将文本框拉到你要求的地方。
你还可以利用绘图工具中的“组合”按钮将这些文本框及图形联成一体，这样当你在进行文档编辑或移动图形时，图形中的字符就及图形合而为一了。
2、为图形加上题注
说明：
Office2007中有效。
如果文档内部对题注产生了引用，必须转换为文本框。
然后使用交叉引用。
当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。
在Word中，为图形加上题注是很方便的：
先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输入对图形的说明，最后点击“确定”，Word将自动对图形进行编号并加上说明。
如果你以后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。
如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。
然后，把光标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单“插入/交叉引用”，从“引用类型”列表，选择“图表”（如图3），从“引用内容”列表选择你想要的引用类型，在“引用哪一个题注”中选择正确的题注，最后点击“插入”按钮。
现在文档中插入了对指定图形题注的引用。
如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。
3、将Word中的图片移到合适的位置
当您在Word文档中放置图片时，它会自动及一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。
如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住ALT键，以暂时忽略网格。
您可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。
如果图片不需要及文字对齐，您可以使用这一技巧。
为了确保该技巧生效：
1）双击该图片，然后选择版式选项卡。
2）选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。
3）最后单击确定。
4、Word2000绘图技巧集锦
1）多次使用同一绘图工具。
一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。
如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击或按“ESC”键。
如果接着换用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。
2）画箭头的技巧。
Word提供的绘图工具中没有直接用来画箭头的，但通过改变图形对象格式可方便地画出箭头。
首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法激活“图形对象”对话框：
一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令，二是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键，三是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选项。
激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度。
另一种方法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直接改变箭头的样式。
3）画直线的技巧。
如果想画水平、垂直或30、45、75度角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开Shift键即可。
4）画弧的技巧。
按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。
鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。
5）画矩形的技巧。
按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正方形。
6）画椭圆的技巧。
按住Shift键可画出一个正圆形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正圆形。
7）文本框和垂直文本框的互换。
文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。
8）图形对象的选择技巧。
选择所有图形对象可用Ctrl+A，若不是选择全部图形对象，要首先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后才能选择。
选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。
5、制作图片水印页面
1）打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需要插入的图片。
2）单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。
3）单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。
4）单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。
经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。
6、快速还原图片文件
利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。
这时我们固然可以使用WORD打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。
这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。
其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（及在IE中保存的网页一样），非常方便。
7、使用文本框定位剪贴画
文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器。
在MicrosoftWord中，当您需要精确控制文档中剪贴画的位置时，您可以使用文本框。
在“绘图”工具栏中，点击“文本框”。
点击包含“在此处创建图形”的文本框边界，然后点击出现的文本框，并把它拖动到您希望定位图片的位置上。
要在文本框中添加剪贴画，请将光标放在其中，点击菜单栏中的“插入”，指向“图片”，然后点击“剪贴画”。
在“插入剪贴画”任务窗格中，使用搜索界面来选择您的剪贴画。
您可以使用“绘图”工具栏中的其他选项来改进一个文本框—例如更改填充的颜色—就和您可以对其他绘图对象做的一样。
当使用文本框来显示图片时，请确保将文本框的线条颜色改为“无线条颜色”。
形形影不离，再也不会擅自离岗了。
8、在WORD中快速排列图形
一般我们在一篇文档中要使图形及文字之间排列整齐及美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。
先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。
然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。
9、Word中文字环绕方式的解释
首先，文字环绕方式全是针对图文结合的排版方式而言
其次我们先要弄清楚两个概念，在word里的任何一个图都有两个外围框，一个是调整框，就是我们插入图后在图四周看到的六个圆形控制点，一个是图案自身的外轮廓。
弄清了这两个概念，就可以分辨出四周型和密集型的区别了：
我们先用word里的插入自选图型来画一个自选图，比如一个五角星，为什么要用自选图而不是插入现成一个图画文件呢？
这两种情况是有区别的，下面我们会说到区别。
在这里，调整框依然是六个小圈圈围成的方形，现在设置文字排列为四周型，我们发现，文字是环绕这个调整框的外形来排列环绕的，是个方形。
好了，改变排列方式为密集型，我们发现文字是按五角星的外轮廓来排列的，这样，我们很好的分清了两种方式的不同。
现在来说说插入现成文件图案，我们会发现两种方式失去区别了，呵呵，很简单啊，因为无论图案是什么样的，就一张图来说，它的外形永远是大小不一的长方形呀，永远只和调整框是重合的，呵呵。
10、关于图形（剪贴画、图片文件、自选图形）
说明：
适用于Offce2007。
1）图形等“对象”的上下叠放：
插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”（此时图片浮于文字上方），“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2）编辑环绕顶点：
单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线（顶点）可以增加（或删除）顶点。
3）图形裁剪后的恢复：
可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。
4）旋转、编辑：
插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。
“取消组合”还可以修改各组成部分（以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑）。
5）图片的再现：
插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。
6）图片或其他对象的“选定“：
当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。
只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定（选定一个后再按Tab可切换选定不同层次）。
7）移动或复制对象：
按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动（同时还按Ctrl则复制）图形等对象到新位置。
E、选择、定位、阅读、浏览方法
1、在Word中选择文本列
要想在Word中选择一块垂直的文本，如一列数字等，在按住ALT的同时用鼠标选择即可。
然后，您可以删除该列，或将其复制到其他文件中。
相当方便。
2、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
3、用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。
要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。
点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。
如果你使用的是Word2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。
内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。
要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。
导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。
例如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”这几个字。
倘若文档中这几个字出现
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