服装版ERP操作手册.docx

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服装版ERP操作手册

秋葵软件轻松管理系列

服装生产版用户手册

前言

本手册假设读者已经了解OA-ERP的基本知识。

OA-ERP系统中，服装与经典ERP是无缝整合在一起的。

因为即使是服装，也是要采购、销售、库存。

只是在处理服装产品时更复杂一些。

1.服装产品需要启用颜色、尺码，以及规格、缸号（批号）。

2.服装产品的BOM用料，可能与尺码有关。

3.服装产品的BOM展开，需要使用配色表、尺码映射表，将主料的颜色、尺码映射到原材料上去。

4.服装产品的样品管理较为复杂，因为企业需要与客户反复确认。

第一、二章略去次要细节，仅仅从最主要的原理上介绍OA-ERP服装系统的基本操作与原理。

后面章节设计细节内容。

第一章服装行业基本概念

§1.启用基本设置

1.启用规格、尺码、颜色、缸号（批号）

在业务处理窗口设置下面选项

轻松管理系列已经启用，不用再设置了。

企业版需要启用如下2个设置；

然后修改保存。

2.启用尺码方案

轻松管理系列已经启用，不用再设置了。

企业版需要启用如下2个设置；

在物品资料的自定义窗口设置下面选项

菜单：

综合处理/高级设置/自定义字段（主窗口）

然后修改保存。

重新启动ERP程序（指客户程序）后，继续下面操作。

§2.整体流程

1.整体流程

该图在出库入库部分给出了合并后的综合流程。

从绿色的流程线条，我们知道，客户一般是先下样板单，待样板单通过了，下销售订单，大货生产完毕，发货，完成了一个循环。

流程图中的A2环节，是与其他行业不同的地方。

BOM需要配色、配码后才能产生物料需求（或称之为BOM展开、MRP运算等）。

另外，大多企业跳过MRP管理环节，但是秋葵系统中，MRP运算时内置到任何需要的位置。

例如上述流程中的“采购单”的产生，可以根据领料单，也可以是生产单，更可以是销售订单（因此不必探究整个流程到底有没有MRP运算这个问题）。

秋葵ERP的流程，允许任意衔接。

另外在接到订单的同时，可以直接获取预用料明细表（见扩张业务中的功能）。

2.完整的模块操作流程

更详细的流程如下图：

3.规格

规格库的启用，允许维护较少物料，对于服装来说，大大增强了系统的简洁性。

但是注意，只是在“采购订单”、“采购收货”、“入库单”、“领料单”这些与原材料相关的环节启用规格Specif；另外这些环节不启用“尺码”YardX字段。

4.尺码

“尺码”YardX、“颜色”SP2字段,对于服装是必不可少的字段，加入每个颜色、每个尺码都要维护一个料号，那么基础数据将庞大无比，而且，没法录入单据。

请注意，只是在成品环节：

“销售订单”-“销售发货单”-“出库单”-“生产单”-“成品入库单”要启用尺码字段，防止问题变得过于复杂。

但是这些环节不使用规格，减少复杂性。

5.颜色

全部环节都启用颜色字段。

6.缸号

“缸号”LotsCode，在其他系统称为批号。

全部环节都有缸号字段信息。

但是在“销售发货”、“成品入库”的两个环节，清除了缸号信息，以便成品在库存中消除缸号信息。

7.出库单-入库单

从上面看到，出库单-入库单中，全部字段都是启用的。

因此请注意，系统在检查物料是否相同，是否存在库存时，不再是简单的查看编码字段（Product），而是要检查全部的这些信息，编码、规格、尺码、颜色、缸号。

只要有一个信息对不上，系统就认为是不同的实物，因此出库时将不能减少不同物料的库存，当然仓库也必须是相同的仓库。

这里我们就可以理解到，上面流程中，为什么规格、尺码只在部分窗口启用，而缸号却要从成品的库存中清除掉。

8.其他字段

客户订单号、对方料号等、跟单员、对方跟单员等。

部分字段贯穿全部流程，一些企业将“客户订单号”全部填写为生产单号，也是可以的，并没有一定之规，主要是在单据较多时，有效使用大家习惯的东西，便于提高效率

9.服装特征字段启用图

第二章基本操作

§1.录入尺码表

§2.录入尺码方案

§3.物品资料

物品资料录入下面的“199990－男装”

注意这里为该款服装选择了“尺码方案”。

然后再录入其它几个原材料。

§4.录入BOM资料

服装产品的BOM，可能与尺码有关，即不同尺码的产品，用料可能不同，为了简单起见，一些企业统一采用中间尺码的用量，本系统支持两种方案，这里为了简单，也采用中间尺码的用量，为了获得这个方案，需要启用下面参数，否则系统默认用料与尺码相关

（轻松管理系统中，默认是这个设置，加入你希望按照每种尺码配料，那么要取消这个设置）。

上面设置完成后，要重新启动系统，然后按照下面图片录入“199990－男装”的BOM

注意这里有5个配料类型的选项，他们是后面配色、配码的，简化操作的重要选项：

每种用料的配料类型大致分三类：

（1）Size，仅尺码有关

（2）Color，仅款式颜色有关

（3）Size－Color，与颜色尺码都有关

对于后面两类用料，需要配色信息，才能产生准确的用料、采购、外协加工信息。

为了简化配色信息的录入，系统将

（2）（3）类再分类。

一类是与款式的主色相同，第二类是与主色不同。

因此只有那些与与主色不同的用料需要录入配色信息。

从而问题极大简化。

因此配料信息最后分为五类：

（1）Size，仅尺码有关

（2）Color，仅款式颜色有关

（3）Size－Color，与颜色尺码都有关

（4）M-Color，与主色相同

（5）M－Size－Color，与主色相同，且配料与尺码有关。

§5.录入销售订单

（打开销售订单，当选择带有尺码方案的物品时，系统的数量字段变化为矩阵表，按照下面录入数据）

新增后审核该单据，否则后续业务无法处理。

§6.录入生产单

打开生产单，选择前面的销售订单，在输入其它必要项目后新增保存，然后审核该单据。

§7.为BOM单配色、配码

配色配码的作用是，将主料的颜色、尺码映射到原材料的颜色、尺码、规格上去，他们和主料并不一致，而是随主料颜色、尺码变化而变化的。

注意，由于颜色尺码来自销售订单，因此只有录入销售订单后，才能作这项工作。

录入配色信息比较简单，如果要删除配色信息，请直接按“删除”。

§8.生产领料单

打开生产领料单，按照下面选择生产单后，录入一张生产领料单，并审核它

假如库存足够，那么直接在出库单中，选择这张领料单，系统就会做出库处理。

如果库存不足，那么就要采购。

其它操作与

§9.采购、物料需求

（1）根据销售系统，加上BOM、配色配码表，系统可产生预用量表：

（2）采购订单，即可以根据生产单产生，也可以根据领料单产生，使用流程设置时，要确定一个，或者混合使用

（3）问题：

这里产生的布料都是有颜色的，那么如何将他们转换为没有颜色胚布呢？

OA-ERP系统的做法是，建立这些有颜色布料的BOM（由胚布组成），展开时，系统会询问是否继续展开，这样可以转换为无色的胚布，采购胚布或者自己生产胚布后，再染色既可以了。

§10.其它部分的流程

系统其它部分的流程，与普通ERP流程完全一致，不再累叙

§11.样板管理

实际的业务处理中，所有工作是从样板开始的：

（1）录入样板单，反复确认

（2）录入或审核样板单的时候，系统自动将样板单录入到物品资料中去，以便同时开始做BOM。

（3）做样板时，所有加工项目、单价，都作记录，以便样板完成后，使用BOM中的“引入外发样板单中的加工项目”菜单功能，将所有加工项目、单价引入到BOM的加工项目中，以便控制成本、和流程。

§12.与Excel联用

（仅仅个别用户早期船大难转弯采用的临时方案，因此不建议这样使用）

由于销售订单、也样板单，存在大量图片、大量确认，一些用户希望使用Excel来交换数据。

在这两个窗口，有字段“Excel文件”（默认为隐藏），可以启用他们，启用他们后，要设置“Excel数据交换标准”。

下面是泉吉设置的“Excel数据交换标准”

由于这里是从Excel取数据，因此要求Excel文件遵从这里设置的规范。

与Excel联用时，存在如下操作上的问题，请注意（泉吉使用中发现）

服装公司跟单员接到港跟单员的样板单通知单后，

（1）打开“服装样品单”，然后新建一个Excel文件，或直接修改港跟单员发送过来的Excel文件，然后

（2）保存Excel文件，（3）在系统中的“服装样品单”填写基本的项目，然后（4）按“新增式保存”。

如果修改了样板单，或Excel文件，那么

（1）先保存Excel文件，

（2）然后返回ERP系统，在窗口“服装样品单”按“修改式保存”。

如果在两个程序之间来回切换了多次，那么在ERP系统中保存数据的前夕，请先在Excel程序中，按“SAVE”（保存或另存）。

当样板单审核后，系统会自动录入资料到物品资料库中。

“样板号”将作为该款式的物品编码。

每当版本有变化时，系统将自动记录样板单变更明细。

当需要更新版本时，请在新复制的Excel表单的基础上修改，而且要命名表单，便于以后查阅；而且最新的表单要放置第一个表单位置，系统总是从第一个表单提取数据。

在录入销售订单前，请确认所有相关的款式编码在系统中存在，如果每款的样品单都已经审核，那么这是可以保证的。

打开“销售订单”窗口，在Excel中编辑销售订单，可以使用以前的销售订单Excel表单，也可以加载新的Excel模板文件，也可以使用其它符合“销售订单－Excel数据交换标准”的文件。

然后保存文件，再切换到ERP系统中的销售订单窗口中，“新增式保存”。

对于修改的Excel表达，需要按“修改式保存”。

当ERP系统保存数据时，系统会自动从Excel中提取数据，以及每款产品的尺码、颜色明细。

这些数据在后面产生配色表、领料单时使用。

确定销售订单后，按“单据审核”（在综合处理菜单中）。

第三章生产操作详解

§1.样板管理

流程图：

流程与操作说明:

1、跟单员从客户接到样板之后,根据样板单中所提供的资料在“服饰业基础信息”→”CS样品单”录入（样版号、款式名称、版本号、样版数量、跟单员、交版日期和交厂日期）等相关信息。

在这里新增式保存的同时也录入到物品资料中.

2、样板制作明细表,样板明细表是针对跟单与样板房之间反复打板记录,在每次样板房制作完工后记录发板日期、要求回板日期、实际回板日期、回板结果，最后总结以供考评。

3、样品外发单，是专门记录加工商在加工样板时的情况，因为样板在制作的过程中有些需要进行外协加工（如:

洗水、印花、订珠等），板房师傅会通知跟单联系加工商进行加工。

操作如下：

打开样品外发单，选择需要加工的样板号，录入工序名称、加工商、样品数量、发板日期、要求回板日期等，还有两个字段是在加工商完工后填写的，一个是对方报价，一个是确认价格。

当加工完成后，再打开回板明细，录入具体是日期包括实际回板日期，回板结果等。

4、相关单据报表：

样品登记明细表、样板外发明细表

§2.样板房

1、跟单将样板资料录入系统后，填写好样板纸格架首先递交到样板房，所递交的样板资料中需包括物料编码（物品如在系统中没有编码，跟单首先把物品样板拿到仓库并进行编码后录入系统）、用量、纸架和样品衣，如资料不齐全，板房有权拒绝接收。

2、样板房操作员在接收到样板资料后，首先在物品资料中定义好样板的详细参数（当跟单在CS样品单新增后，该样板也同时转入到物品资料中）。

操作：

点击系统界面左边的“服饰业基础信息”，选择“CS生产流程”打开”物品资料”窗口，录入物品编码、物品名称、英文名称、分级结构编码、基本单位、计划类型、主业务仓库、原编码和客户方编码。

确定无误后，点击“修改式保存”。

3、修改好物品资料后，开始定制该样板的物料清单BOM。

操作：

打开“物料清单BOM”，在物品资料下拉列表中选择需要制作BOM的样板编号，然后填写好其它的参数（客户名称、图片等），最后根据跟单提供的资料，在BOM清单中录入各种所需的物料。

清单中的每一行数据都应该包括：

物料编码、物品名称、配料类型（详细说明请参考附注）、净用量（包括损耗）、单位和成本单价;

再选择生产工序清单后，点击“综合处理”→扩充业务→引入外发样板单中的加工项目,将自动从外发样板单中引用该样板需要外协加工的项目,不需要填写单价,点击“修改式保存”.

4、在系统中定制好物料清单BOM后,开始在系统中录入工序。

操作：

点击“CS工序管理”打开“SC工序单”，

录入生产单号、车间、物品编码和导入图片；在工序清单中，按顺序填写好工序号、工序名称和价钱，“需要打菲”字段看工序情况进行选择，检查无误后点击“新增式保存”，并审核（打开“综合处理”，选择“标准业务”，点击“单据审核”）；如审核后发现录入的数据有错误，需要取消审核后才能修改，打开“综合处理”，选择“标准业务”，点击“取消审核”后就可修改。

如修改工序单价，需要在工序清单中修改，打开“综合处理”，选择“扩充业务”，点击“工序清单”，

在打开的“工序清单II”窗口中，

可看到每道工序的详细参数，可在此进行修改单价，修改后点击“修改式保存”便可.最后关闭该窗口，并重新审核“SC工序单”，这时在工序清单的“原单价”字段中，可以看到前一次的工序单价记录，以作参考。

附注：

1、物料清单中样板房只负责录入基本物料和外协加工项目，加工单价由财务经理确认并审核后，由跟单录入到系统。

“人工”单价还需要剩三倍，最后打印出成本单进行报价。

打开“打印*单据”列表，点击“成本单BOM（EXCEL）”便可打印。

　　　2、在物料清单BOM中，如果选择的物料没有单价，系统是不予以新增式保存的（属系统对成本的控制），这时操作员必须通知仓库录入，但是仓库也没有录入物料单价的权限，仓库需要通知财务部相关人员进行录入单价（属系统对物料单价的控制）。

　　　4、这里重点说明配料类型，每种用料的配料类型大致分三类：

（1）Size，仅尺码有关；

（2）Color，仅款式颜色有关；（3）Size－Color，与颜色尺码都有关。

对于后面两类用料，需要配色信息，才能产生准确的用料、采购、外协加工信息。

为了简化配色信息的录入，系统将

（2）（3）类再分类。

一类是与款式的主色相同，第二类是与主色不同。

因此只有那些与与主色不同的用料需要录入配色信息。

从而问题极大简化。

因此配料信息最后分为五类：

（1）Size，仅尺码有关；

（2）Color，仅款式颜色有关；（3）Size－Color，与颜色尺码都有关；（4）M-Color，与主色相同；（5）M－Size－Color，与主色相同，且配料与尺码有关。

§3.跟单

1、跟单在接到购货合同后，首先通知样板房，将该款衣服的板号改为货号，然后自己还要检查物料清单BOM，把物料补充完整（有些物料需要客户下订单后才能确定下来，比如吊牌等）；最后检查配料类型是否正确。

2、检查完物料清单BOM以后，就可以下销售订单。

　操作：

点击系统界面左边的“服饰业基础信息”，选择“CS生产流程”，打开“销售订单”窗口，这时系统会出现一个提示窗口，询问启动EXCEL外联或者是内联，在此选择“确定”，随后系统会自动打开一个空白的EXCEL空白表格。

香港那边发送过来的购货合同需要按照系统规定的格式进行修改，修改好以后将内容复制到系统打开的空白EXCEL表格中，然后回到系统的销售订单窗口，把相关的字段内容填写清楚，包括了客户名称和最终客户，其它字段内容可根据情况酌情填写。

最后新增式保存，系统就产生了销售订单单据。

3、下完销售订单以后，接着进行配色操作。

操作：

打开“服装产品配色表”窗口，

首先查找到购货合同中的那款衣服，在此可用系统提供的查找功能，点击“辅助”选择“显示查找面板”即可输入相关的款号进行查询。

查找到相关款号后，双击打开下拉表，选择对应的销售订单号进行配色。

在配色表清单中，系统会自动显示出在物料清单BOM中已经定义好需要配色的物料，然后对应销售订单的颜色来进行选择颜色，配完颜色后，点击“修改式保存”即可。

5、配完色后，接着就是配尺码或规格。

操作：

打开“尺码映射表”窗口，

这里的操作与配色表是一样的，找到相关款号并对应销售订单，在清单中对相应的物料进行填选规格或者尺码，最后点击“修改式保存”。

6、检查以上操作无误后，再打开销售订单进行单据审核，并且可以产生和打印物料需求表，该物料需求表需完成以上步骤的操作后才能产生，也就是小销售订单－配色－配规格尺码，系统才能根据这些数据准确计算出物料的需求。

操作：

打开“销售订单”窗口，点击“综合处理”－“扩充业务”－“分类统计若干单据的物料需求情况”（这里可以进行一张或多张统计），

系统会把计算出来的数据导入到EXCEL表格中，稍微作一下修改和检查，就可以进行打印，并转送到仓库的采购人员做预采购。

最后审核销售订单，“综合处理”－“标准业务”－“单据审核”。

7、审核销售订单以后，就可以下生产单。

操作：

打开“车间生产任务”，录入单据编号，也就是生产单号，该生产单号在跟单接到购货合同的时候，已经定义好生产单，再选择车间，最后选择相关单据，也就是相关的销售订单，这时候系统会自动产生一张生产单，

并且也会把销售订单中的明细数据也带过来，包括款号、颜色、规格和数量，是一个矩阵型数据表单。

接着点击“打印*单据”，选择“生产任务单（泉记单据－EXCEL）”，系统就会自动把生产单的相关数据导入到EXCEL中，该生产单主要包括了五部分内容，包括表头资料、物料清单BOM、衣服尺码表、销售订单明细和做工备注，导出数据后跟单可根据情况稍作修改便可打印。

附注：

1、跟单在检查物料清单BOM的时候，配料类型是重点，如果这里选择错误，将会影响配色和配规格，从而系统无法正确计算出物料的需求。

操作员务必警惕！

　　　2、生产单必须有专门的负责人进行检查，并作最终审核，后面的相关部门才可根据审核后的生产单作后续操作（比如生产领料）

3、物料清单BOM中，有颜色和规格字段，如果某些物料无论对应哪种尺码都是用同一种颜色或者同一种规格，那么可以直接在物料清单BOM中填写，而不必进行配色和配规格。

§4.仓库

1、物品资料

　物品资料属系统的基本资料，泉记规定了该窗口只有仓库、样板房和财务部拥有完整的操作权限，包括新增、修改等。

操作：

打开物品资料窗口，录入物品编码、物品名称、英文名称、分级结构编码、基本单位、计划类型、主业务仓库、原编码和客户方编码。

确定无误后，点击“新增加式保存”。

备注：

1）物品编码是唯一的，不能有重复，系统在新增的时候也会自动分配一个序号。

　　　　2）关于物品的规格问题每款衣服都会有不同的颜色和规格，如果每一种颜色和每一种规格都在物品资料里定义，那么整个数据库就会变的庞大，所以系统通过颜色表和规格库来进行管理。

2、规格库（用于一种物品有多种规格）

　操作：

打开“物品资料”选择相关物料，点击“综合处理”－“扩充业务”－“规格库”，录入规格名称、包括单位、包装规格、参考成本价格（物料有可能因规格不同而价格也会不相同），其它字段可酌情填写完整，最后点击“新增式保存”。

3、颜色表（用于一种物品有多种颜色）

操作：

点击系统操作界面左边的树形列表，选择“服饰业基础信息”，打开“颜色表”窗口，录入颜色名称、注释和分级结构编码，点击“新增式保存”。

4、领料单

操作：

有两种方式可产生领料单。

1）打开“生产车间任务”，选择相关的生产订单，点击“综合处理”－“扩充业务”－“产生领料单”，系统会产生两张领料单，一张为布料的，一张为辅料的。

该方式适用于仓库对成品衣生产领料的操作。

2）直接打开“生产领料单”，填写相关字段的内容，如出库类型、仓库和车间等，然后在明细清单中选择物品编码、颜色、规格和数量，最后点击“新增式保存”便可产生领料单，该种方式产生的领料单属于手工产生，适用于样板房在制作样板时的领料。

5、采购订单

　操作：

因系统有多种采购类型，所以可以根据情况有多种产生采购订单的方式，在此只对泉记的三种采购方式进行说明。

1）成衣生产的物料采购，用于仓库在物料不够时的采购。

打开“采购订单”窗口，选择业务类型（生产领料），选择“相关单据”后，系统自动根据领料单明细产生采购明细单据，最后选择供应商和交货日期并新增式保存即可。

2）普通采购，属手工采购，用于其它部门的物品采购（如前台日常消耗品和尾部的纸箱）打开“采购订单”窗口，选择供应商和交货日期，在明细清单中录入需采购的物品编码、颜色、规格和数量等，然后新增式保存即可。

（采购的审核说明）

6、采购收货单

　操作：

打开“采购收货窗口”，选择要入库的仓库，再选择相关的采购订单，这时系统会自动把采购订单的相关数据和明细带出来，比如供应商、交货日期和采购物料的明细清单。

操作员再根据供应商的送货单（实际送货的数量）对明细清单作修改。

有三种情况1）供应商多送，这样需修改清单中的“应收数量”，再修改“数量”。

2）供应商少送，这样的情况直接修改“数量”即可。

3）收货数量不完整，也就是供应商分多次送货，这里可在收货清单中把供应商还没有送过来的物料删除掉即可，当然，数据不会因此消失，当供应商再次送货过来的时候，可以再做收货单

备注：

无论多送、少送或者送货不齐全，都需按实际的收货物品和数量进行修改，因为这里直接关系到财务的付款问题，请操作员慎重填写。

系统增加该步骤，原因也在此，所以该步骤是非常必要的。

8、入库单

操作：

打开“入库单”窗口，选择入库的业务类型（如采购入库）和相关单据，系统会自动把相关单据的入库明细清单带出，新增式保存并审核即可。

账面“数量”必须与“实物数量”相同。

否则造成的任何差错操作员要承担责任。

9、出库单

操作：

打开“出库单”窗口，选择出库的业务类型（如生产领料）和相关单据，系统会自动把相关单据的出库明细清单带出，新增式保存并审核即可。

这里需要注意一点，有些物料的出库的单价会自动调整为入库时的单价，不然会有可能出现库存数量已出完但还有金额在库存的情况，当然，收款金额会根据实际的出库类型的相关单据进行收款（如销售发货出库，销售发货单的价格有可能比实际入库金额低，所以系统在出库单中自动调整属虚拟金额出库，把库存金额出掉）。

10、库存量和报表的查询

操作：

1）点击“进销存”，打开“M库存量统计”窗口，通过辅助中的查找功能，录入物品编码，点击“查找”即可，在库存清单中，显示的是每次入库的数量，在此可查询到物品对应的颜色、规格、入库单据编号、当前库存量和出库数量。

3）点击系统界面的主菜单“部分常用报表”，在打开的报表窗口中选择相应的报表并双击鼠标，然后录入查询条件等内容，便可浏览。

附注：

1、存放到系统中的图片，建议以JPG或者是GIF的格式进行保存，这样对于系统打开的速度和服务器的硬盘空间都会有很大的帮助。

2、物品资料中的单据需要财务部相关人员进行录入，其它人没有权限录入和修改，仓库一旦录入了新的物品，那么必须通知财务部门录入单价。

3.、分级结构编码在系统用于分类，如物品资料中的布料为主目录，而子目录就有可能包括了很多不同类型的布料。

当然，该功能还适用于其它的模块，如颜色表等。

4、所有的采购订单都必须先被相关经理审核后才能打印出采购单进行采购，否则无效。

§5.外协加工

说明：

1、样板房录入样板物料明细后，跟单通知经理审核外协加工价钱并录入到系统。

2、考虑到跟单的工作量与工作时间，跟单可在下班之前把需要外发加工的单据打印出来交给发外部负责人。

3、外发加工单一式两份，一份由外发部存根，一份交给加工商，加