接待管理细则0401.docx
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接待管理细则0401
分发号：
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理细则
规章编号：
QY-03/BG-03
版本编号：
A/1
发布日期：
生效日期：
受控状态：
受控
拟制
审核
批准
张晓宇
丁月亭
陈晓光
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理细则
第一条目的
为了整合公司接待资源，规范公司接待工作，全面体现公司形象、品牌文化和管理水平，进一步扩大公司的市场影响和社会影响，对公司的接待进行统一管理、统筹安排。
结合公司的实际情况，制订本接待管理细则。
第二条适用范围
本办法适用于公司各部室及子公司。
第三条“接待”释义
本细则所称的“接待”是指公司外部组织机构人员来公司考察、调研、参观、座谈、交流、检查产品生产进度或公司举办的大型活动等，所涉及到的来宾的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等相关事宜。
第四条接待原则
业务对口、身份对等或偏高接待原则。
接待来宾时，根据来宾身份、来访的性质以及双方关系等因素，安排身份相当或偏高的领导和相关部门接待。
第五条接待管理
总经理办公室负责公司接待整体管理工作。
下设的接待科专职负责具体接待工作，其他部门不再设接待职务和相关的职能。
第六条接待费用
接待费用由总经理办公室统一管理，财务部负责将发生的接待费用分摊到相关部门的部门费用里。
第七条接待职责
（一）总经理办公室接待科主要职责
1、制订《接待工作安排表》和《接待安排手册》；
2、负责安排客人的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等具体事宜；
3、负责重要客人的采访工作；
4、负责来宾的合影以及宣传报导工作；
5、协调接待服务过程中的其它工作。
（二）提出接待申请部门主要职责
有来宾需要接待时，提前向总经理办公室沟通、确定接待具体事宜，就来宾的接送、会务、住宿、用餐、乘车、票务、纪念品、礼品、游览等相关事项提出接待建议，与总经理办公室接待科共同做好接待相关工作。
（三）后勤保卫部主要职责
1、除冬季外，其他季节接待重要客人时，提前10分钟负责打开文化墙喷水景观；
2、负责提前20分钟做好公司门口主干道、厂区及办公楼卫生；
3、安排安保人员提前打开客人进出的大门，站在指定位置迎送客人；
4、在公司内引导车辆到达指定停车地点，记录司机联系方式。
第八条接待流程
（一）接待来宾按《秦冶重工有限公司接待流程图》（附件一）办理；
（二）确认来宾职级、人数、来公司的目的、要求和到达及停留时间等信息，向总经理办公室提出接待申请，填写《来宾接待申请单》（附件三）；
（三）总经理办公室接待科根据《来宾接待申请单》，制订《接待工作安排表》（附件四），经总经理办公室主任审核，总经理助理（重要接待工作经总经理、董事长批示）批示后，把《接待工作安排表》送达参与接待的领导和部门。
第九条接待活动重要程度分类
（一）重大接待活动
1、国家、省、市、区主要领导（副市级以上）来公司考察工作；
2、公司战略合作伙伴重要领导或公司用户单位重要领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；
3、在同行业中占据重要位置地位的企业重要领导人到公司考察、交流。
（二）较重大接待活动
1、国家、省、市、区一般领导（副处级以上副市级以下）来公司考察工作；
2、公司战略合作伙伴部门级领导或公司重要用户单位部门领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；
3、在同行业中占据重要地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。
（三）一般性接待活动
1、公司主要用户部门级领导及其他一般用户领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；
2、在同行业中处于一般地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。
第十条接待标准
（一）“重大接待活动”或公司举办大型活动时，按照《总经理办公室接待科接待规范》（附件二）执行或由公司领导进行研究部署活动方案，总经理办公室接待科负责执行活动的具体工作，其它部室需协助总经理办公室完成接待任务；
（二）“较重大接待活动”按照《总经理办公室接待科接待规范》（附件二）执行；
（三）“一般性接待活动”不做特别接待安排。
第十一条用餐招待标准及申请流程
（一）招待范围
1、上级主管部门、政府部门到公司检查、指导工作及与公司有业务关系的单位来人联系工作的招待；
2、公司领导或部门外出联系工作所发生的必要招待；
3、公司必要时的工作用餐。
（二）招待的审批
1、招待客人必须先审批后接待。
招待人员提出招待申请，填写《公司招待费审批卡》（附件七），经本单位负责人签字，公司主管领导批准后到总经理办公室办理用餐手续。
在公司餐厅就餐的，填写《公司餐厅用餐申请单》（附件八），经本单位负责人签字、主管领导审批后，交由总经理办公室办理。
2、如遇特殊情况须向公司主管领导提前口头请示，由主管领导通知总经理办公室先安排，事后必须及时补办手续。
3、总经理办公室确定用餐地点并登记备案。
客人中午就餐原则上须安排在公司餐厅用餐；特殊情况由公司领导指定招待酒店。
4、员工外出办事，一般不予报销招待费，特殊情况需要招待客户用餐时，应请示主管领导批准。
事后填写《公司招待费审批卡》和发票请公司主管领导在发票上签字，财务部将分别从出差补助中扣除陪餐者当天的伙食补助费。
5、各单位要严格控制陪客人数，接待2位客人以下陪客不超过1人，接待3位客人以下陪客不超过2人，确因工作需要增加陪客人数要申明理由。
6、招待客人烟酒、饮料、纪念品和礼品，领用时要经公司主管领导批准，由总经理办公室按不同标准统一安排和提供。
（三）招待标准
本着既热情周到，又不铺张浪费的原则。
招待客人就餐标准划分为三个级别：
重要客人（A级标准）、较重要客人（B级标准）、一般客人（C级标准）；特殊情况由公司领导确定。
客户级别
招待级别
招待酒店
招待标准
申请流程
部门领导
主管领导
重
要
A级
海景假日酒店
秦皇岛大酒店
长城酒店
海天一色
渔人码头酒店
浅水湾餐厅
公司餐厅
或其他酒店
每餐人均餐费
130元以内
烟：
软中华
酒：
秦冶专供酒
①
②
较
重
要
B级
扬州饭店
如意山海酒店
海上海国际酒店
全聚德烤鸭店
羊城大酒店
金龙源大酒店
广顺大酒店
公司餐厅
每餐人均餐费
100元以内
烟：
硬中华
酒：
秦冶专供酒
①
②
一
般
C级
锦发酒楼
天水草堂酒楼
伊斯兰大饭店
公司餐厅
每餐人均餐费
60元以内
烟：
软玉溪
酒：
秦冶专供酒
①
②
注：
特殊情况由公司领导确定。
（四）招待费的结算
所有招待费用均由总经理办公室和财务部负责结算，以总经理办公室登记备案的记录为准，未经登记备案的不予结算支付。
第十二条本细则由总经理办公室负责拟定、修订及解释。
第十三条本细则属公司三级规章，经总经理办公会批准，由总经理签发。
第十四条本细则自发布之日起执行，原《秦皇岛秦冶重工有限公司接待管理办法》同时废止。
附件一：
《秦冶重工有限公司接待流程图》
附件二：
《总经理办公室接待科接待规范》
附件三：
《来宾接待申请单》
附件四：
《接待工作安排表》
附件五：
《会议室、贵宾室使用申请单》
附件六：
《接待用品领用审批单》
附件七：
《招待费审批卡》
附件八：
《公司餐厅用餐申请单》
附件九：
《秦冶重工有限公司派餐单》
附件一：
秦冶重工有限公司接待流程图
附件二：
总经理办公室接待科接待规范
第一条接待服务方面规范
（一）根据接待信息编制《接待工作安排表》或《接待安排手册》。
《接待工作安排表》或《接待安排手册》应规范准确细致，对接待工作能起到指导作用。
（二）将接待安排和要求于接待前一天或前2小时（临时性接待除外）通知并发给参与接待人员和相关部门。
（三）根据《接待工作安排表》，提前编制电子屏幕欢迎词，如接待外宾，通知国贸部编制外文或中外对照欢迎词。
（四）准备会议室及会议用的设备、设施等，满足会议的需要。
根据接待要求准备鲜花桌摆、制作桌牌，接待外宾时使用中外文桌牌，桌牌需和参加人员的名单一致。
（五）通知被参观的部门准备车间工作现场的清理、清扫和整顿等相关卫生工作，要保证参观路线道路畅通、大门开启。
（六）通知后勤保卫部对主干道、厂区及办公楼进行清扫、清洁，并作到督促和检查。
（七）提前20分钟检查接待准备工作的到位情况（会议室布置、欢迎词等），与对口接待负责人联系来宾到达时间。
（八）来宾到达前10分钟通知迎接人员在指定位置迎候。
当来宾到达时为来宾开车门、引导来宾进入会议室。
（九）会务期间应随时了解会议进行情况，检查下一项接待服务的准备工作。
会务将结束时在会议室门口等候，当会议结束后引导来宾进行下一项活动。
（十）参观车间时，应为客人发放安全帽，提醒客人注意安全。
为了客人安全，对穿着不符合安全规定的，不能进入车间，应礼貌向客人解释。
（十一）来宾参观公司或在酒店就餐时接待人员应全程服务。
（十二）预订酒店，根据客人的重要程度，制定用餐标准（按预算），并提前点好菜品等。
根据人数，对就餐人员进行分桌，制作餐卡，根据客人有关情况安排就餐座位，按礼仪要求摆放餐卡。
（十三）将接待活动用车事宜提前通知参与服务的司机。
根据参观或就餐情况提前准备车辆，当参观或就餐结束引导来宾上车并目送来宾离开。
（十四）每次接待服务，准备炎热天气、雨天和下雪天的应急预案和各项准备工作。
（十五）接待人员在完成接待任务后当日将本次接待来宾基本信息进行记载。
记载内容：
来宾单位、来宾人数、来宾的主要领导、来访时间、来访目的、公司主要接待的领导、赠送的纪念品等。
第二条会议服务方面规范
（一）每日8：
00前对贵宾室、会议室墙面、地面、门窗、地角线、桌椅、绿植、饮水机、窗帘等卫生进行检查，并做好当班的保持工作；对投影、音响、空调、照明系统等进行完好性检查，能够正常使用，发现异常及时提出报修。
（二）按照会议和接待要求（规范），在会议（会谈）召开20分钟前完成会场布置。
（三）根据会议内容的进展情况随时做好窗帘升降及灯光的调整。
根据会议室温度情况开关空调。
（四）接待来宾时，应在会议室门口迎接来宾，并引导来宾入座。
（五）参会人员全部落座5分钟后倒水。
在会议召开期间每隔20分钟倒一次水，并随时为会议提供服务或处理突发性问题。
（六）会议结束后立即清理会议室，做好下一阶段的会议准备工作。
（七）大型会议（如股东会、职代会），在会议前一天对会议室设备和设施的完好性进行检查并确保正常投入使用。
会议期间服务人员应在会议现场，为会议提供及时服务或处理突发性问题。
会议前应根据会议要求进行会议签到。
（八）建立会议消耗品（便签、铅笔、宣传册、光盘、湿巾、纸巾、矿泉水等）日消耗管理台帐。
第三条行为方面规范
（一）着公司配发的制服。
（二）女士化职业淡妆。
（三）服装应保持平整、整洁。
皮鞋应清洁光亮。
（四）站立时，应保持端正挺拔，双臂自然下垂双手放于腹前（左手放在右手上）。
（五）接待过程中始终保持面带微笑。
（六）引导：
应在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。
带客人乘坐电梯时，应遵守先上后下原则。
上下电梯时，接待人员应注意客人的安全。
接待人员进入电梯时，要站在电梯控制板附近，以便于为客人提供服务。
在客人进出电梯时接待人员应用手按住电梯开门按钮，以免电梯门夹住客人。
当客人进入会场，接待人员用手示意，请客人坐下，看到客人落座后，行点头礼离开。
（七）礼貌用语：
您、您好、请、谢谢、对不起、请问需要帮助吗、请问您找哪位、请留下您的联系方式、欢迎下次再来、再见。
附件三：
来宾接待申请单
申请部门：
年月日
单位名称
来公司事宜
接待级别
□A级□B级□C级
由主管领导确定接待级别，并在“□”上划“√”。
来
宾
情
况
序号
姓名
性别
职务
备注
人数
合计：
乘车（机）
到站时间
车次/
航班次
是否
接站
主
要
接
待
安
排
及
要
求
住宿：
用餐：
参观：
会议：
用车：
其它：
备注
联系人：
电话：
主管领导：
申请人：
附件四：
接待工作安排表
年月日
单位名称
来公司事宜
贵宾
情况
序号
姓名
性别
职务
备注
1
2
3
4
5
6
主要
安排
事项
时间
内容
地点
参加人员
备注
播放大屏幕
负责人
播放时间
备
注
1、总经理办公室负责宣传报导，准备条幅。
2、准备大屏幕欢迎词。
欢迎词内容：
“”。
3、准备鲜花、国旗、点心、咖啡、桌牌、矿泉水、茶水、水果、综合样本（中或英文）、便签、笔、会议室欢迎词。
4、通知被参观单位做好现场管理和环境卫生工作。
5、参观路线：
展厅→山海文化广场→证真门（修真门）→冶金设备车间→机加工车间→阀门车间
6、讲解员：
7、接待人员统一着公司制服。
批准：
审核：
编制：
附件五：
会议室、贵宾室使用申请单
申请部门
申请人
申请日期
会议人数
使用地点：
是否使用视听设备：
□是□否
是否需要备用茶水：
□是□否
是否需备烟、水果：
□是□否
年月日
人
使用目的
□例会□座谈会□说明会□培训会
□招聘会□其他：
说明：
。
使用时间
起月日时分
讫月日时分
注意事项
1.不受理口头方式借用会场。
2.如需使用视听设备，请由总经理办公室会议管理人员操作，非经同意，请勿擅自使用。
3.使用完毕请关闭空调及灯光，如有使用白板，请擦拭干净。
4.会场内座椅如有移动，请恢复原状。
5.使用完毕后，请立即通知总经理办公室会议管理人员与其协同检查会场。
6.敬请爱惜使用，谢谢您的合作。
备注
总经理
办公室
审批
申请部门领导签字
附件六：
接待用品领用审批单
部门：
日期：
名称
数量
用途
备注
主管领导审批：
部门领导：
领用人：
附件七：
秦皇岛秦冶重工有限公司招待费审批卡
№：
招待单位
用餐事由
被招待单位
宾客人数
带队宾客职务
经办人
陪客人数
主管领导批示
部门负责人
办公室
招待费金额
小写：
财务领导
批示
人均费用
大写：
发票张数
备注
日期
注：
审批卡为一次一事一填写；办公室签字、盖章生效。
附件八：
公司餐厅用餐申请单
台号：
申请部门
用餐时间
客户单位
用餐人数
客户：
人
陪同：
人
用餐标准
主管领导签字
部门领导签字
办公室核准
其它要求
附件九：
秦冶重工有限公司派餐单
酒店/饭店：
我公司（部/室）因业务需要，需在贵酒店（饭店）用餐。
用餐时间为月日（□午□晚），用餐人数人，用餐台号，请将餐费控制在元（大写）以内，由签字。
请予以安排。
注：
由办公室盖章并签字后有效。
一餐一单，其他时间使用无效。
秦皇岛秦冶重工有限公司
办公室（盖章）
年月日
升级会员 