7合同管理内部控制.docx
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7合同管理内部控制
P县发展和改革局合同管理业务
内部控制
（试行办法）
第一部分合同管理内部控制制度
第一章总则
第一条为规范行政事业单位合同管理，防范合同风险，维护单位合法权益，依据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规和《P县人民政府办公室关于规范行政机关合同管理工作的实施办法》（平政办〔2013〕209号），制定本制度。
第二条本制度所称合同，是指行政事业单位与自然人、法人及其他组织等平等主体之间为明确双方的民事权利义务关系所订立的协议。
合同主要包括采购合同、工程合同、租赁合同、借款合同、财产保险合同以及其他经济合同。
行政事业单位订立的合同，一般应为书面形式。
第三条单位合同内部控制目标主要包括：
（一）确保合同当事人具备履约能力；
（二）明晰合同各方权利义务和违约责任，确保合同条款约定合理；
（三）确保拟定的合同文本内容符合国家法律法规、行业产业政策要求以及合同手续齐全，具有相应法律效力；
（四）保障合同拟订和执行过程中符合保守秘密（国家秘密、工作秘密或商业秘密）的要求，避免法律纠纷和经济损失。
第四条单位合同管理内部控制，应关注的主要风险有：
（一）应当签订合同的不签订、需要招标的合同不招标、将重大经济合同拆分成若干不重要的经济合同、违规签订担保、投资和借贷合同，导致单位合法权益遭受损失侵害；
（二）对合同对方的主体资格审查不严，未组织合适的专业人员参与谈判或合同审核，对经济合同内容和条款把关不严，合同签订人XX或者超越权限签订合同，导致单位利益受损；
（三）未能按照合同约定履行合同，合同履行时监控不严，未按合同规定期限、金额或方式付款、在没有合同依据的情况下盲目付款或未能及时催收到期合同款项，导致单位遭受法律诉讼或利益受损；
（四）未建立有效的合同纠纷处理机制，合同纠纷处理不当，未收集充分的对方违约行为的证据，未按照合同约定追究对方的违约责任，导致单位遭受法律诉讼或利益受损；
（五）合同保管不当，未经适当的登记管理，未移交给相关部门，导致合同丢失或无法履行；
（六）未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的秘密（国家秘密、工作秘密或商业秘密）泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
第五条单位应当针对合同管理的主要风险，结合实际情况，建立健全合同内部管理制度，确定合同归口管理部门，明确合同业务流程，制定有效控制措施，对合同订立、合同履行与变更、合同纠纷、合同档案归档等业务环节实施全过程控制。
第六条单位应当建立合同管理责任追究制度。
对在合同管理和执行相关合同业务中出现重大失误、未履行相关程序的部门及人员，追究相应的责任。
第二章管理机构及岗位职责
第七条单位应当对合同实施归口管理，明确合同归口管理部门或指定专人进行管理，建立合同管理信息系统，对合同业务实施统一规范管理。
单位可以根据实际情况，选择法律部门、综合部门或其他相关部门作为合同归口管理部门。
其主要职责包括：
（一）拟定合同管理制度，监督审定的合同管理制度的执行；
（二）负责单位合同范本和合同标准条款起草和制定，参与合同谈判，起草、审查本单位重大经济合同；
（三）建立健全单位合同档案台账，保管经授权管理的相关合同资料；
（四）参与或组织合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼、索赔等活动；
（五）指导、审核、监督、检查单位各类经济合同的签订、履行，编制合同履行情况报告，向单位领导班子提出合同管理的意见和建议。
第八条单位应当建立合同归口管理部门与相关业务部门分工协作的机制。
单位相关业务部门根据职责分工在其职能范围内承担合同文本的草拟、建议、履行等合同业务。
第九条单位可以聘请法律顾问，协助起草、修改、审查重大合同，参与重大合同谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动，参与合同评价。
第十条单位应建立合同会审制度。
在订立合同前，应按照合同会审制度的要求，执行相应的审查程序。
合同管理部门应对合同的可行性、必要性，合同标的合理性以及合同内容、合同条款等是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否歧义等进行审查。
财会部门应当审查合同支付条款是否符合单位有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理。
法律顾问应对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，对履行合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，必要时可出具法律意见书。
单位主管领导应对经上述审查后的重大合同签署意见，如存在不确定事项或有争议的合同，应由单位领导班子集体研究决定。
第十一条单位应当合理设置合同管理岗位，明确相关岗位职责权限，确保合同的拟定与审核、合同的审核与审批、合同的审批与订立、合同的执行与监督等不相容岗位分离。
第三章合同订立
第十二条单位应当加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。
严禁XX擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
第十三条单位在合同订立前，应充分了解对方当事人的主体资格、运营情况、财务情况、资信状况等有关事项，确保对方当事人具备相应的民事权利能力和民事行为能力，积极防范合同履行风险。
第十四条单位对于超过一定数额的物资采购项目和投资项目要严格按照招标程序进行公开招标；对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织精通法律、通晓技术和财会的专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
第十五条合同谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应予以记录并妥善保管。
第十六条单位订立合同时，应优先选用国家或行业合同示范文本，没有国家或行业合同示范文本的可使用单位合同文本。
单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级财政部门审查或备案的，应当履行相应程序。
第十七条合同文本一般由业务部门起草，由签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见。
第十八条一般合同由单位负责人授权相关负责人签署，重大合同应当由单位负责人签署或由其书面授权的相关负责人签署。
第十九条单位应当建立合同专用章保管制度。
合同专用章由专人妥善保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查；合同经单位负责人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。
第二十条行政事业单位应当采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。
第二十一条按照国家有关法律法规规定需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，单位应当及时按规定办理相关手续。
第四章合同的履行与变更
第二十二条单位应当对合同履行情况实施有效监控。
合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，单位应当及时采取应对措施。
第二十三条单位应当强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。
第二十四条合同补充、变更或解除应当向单位主管领导进行书面报告并说明理由，补充、变更后的合同视同新合同，需履行相应的合同控制程序。
对合同履行中签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照有关规定进行审查。
对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位利益受损的合同，相关部门应当及时报告，并与对方协商，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。
第二十五条合同中应当明确规定合同终止的条件以及应办理的手续，因对方当事人提出终止、解除合同造成单位经济损失的，应当向对方当事人书面提出索赔，指定专人履行合同终止手续。
第二十六条对方当事人未履行或未有效履行合同，相关业务部门和责任人应当及时以书面形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向合同管理部门和单位主管领导汇报，以采取相应措施防止损失扩大。
第二十七条财会部门应当根据合同约定付款条件，审核无误后及时办理价款结算和进行账务处理。
未按照合同条款履约的或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款并向单位主管领导报告。
第二十八条单位应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时报告并加以改进。
第五章合同纠纷管理
第二十九条合同发生纠纷时，单位应依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商谈判。
合同纠纷协商一致后，双方应签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决时，应根据合同约定选择仲裁或法律诉讼程序解决。
第三十条需要仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷，单位相关负责人应及时召集业务部门、合同管理部门、财会部门、监察审计部门和法律顾问组成处理小组，研究决定该合同纠纷解决的具体方案报单位负责人批准后实施。
第三十一条单位应明确合同纠纷的处理办法及相关的审批权限和处理责任。
纠纷处理过程中，XX批准，相关经办人员不得向对方作出实质性答复或承诺。
第六章合同登记管理
第三十二条合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，充分利用信息化手段对合同进行统计、编号、分类和归档，详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况。
合同终结时应及时办理销号和归档手续，实行对合同的全过程管理。
与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。
第三十三条合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，经办相关业务的人员应当及时收集、整理、保存上述资料，按规定交合同归口管理部门归档。
第三十四条单位应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第二部分合同管理内部控制流程图及流程节点描述
1.合同订立
1.1合同订立流程图
1.2合同订立流程节点描述
2.合同变更、解除
2.1合同变更、解除流程图
2.2合同变更、解除流程节点描述
3.合同纠纷处理
3.1合同纠纷处理流程图
3.2合同纠纷处理流程节点描述
4.合同登记归档
4.1合同登记归档流程图
4.2合同登记归档流程节点描述
1．合同订立
1.1合同订立流程图
1.2合同订立流程节点描述
节点
流程节点描述
组织合同谈判
A1
业务部门初步确定合同对象，组织合同谈判
B1
合同管理部门参与合同谈判
审核合同
A2
业务部门草拟合同文本
B2
合同管理部门审核合同文本
C2
法律顾问审核合同文本
D2
财会部门审核合同文本
E2
单位领导审批合同；单位领导班子集体审批重大合同
订立合同
A3
业务部门与合同对方签订合同
B3
合同管理部门审核、加盖合同专用章
D3
合同管理部门向财会部门备案合同
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同归口管理制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
《行政事业单位内部控制规范（试行）》
具体以每年出台的最新年度文件为准
2.合同变更、解除
2.1合同变更、解除流程图
2.2合同变更、解除流程节点描述
节点
流程节点描述
审核变更解除申请
A1
业务部门提出合同变更或解除申请
B1
合同管理部门审核合同变更、解除申请
C1
法律顾问审核合同变更、解除申请
D1
财会部门审核合同变更、解除申请
E1
主管领导审批/单位领导班子集体审批重大合同变更、解除申请
审核变更解除协议
A2
业务部门向对方提出变更或解除合同申请，经协商达成合同变更或解除协议
B2
合同管理部门审核合同变更或解除协议
C2
法律顾问审核合同变更或解除协议
D2
财会部门审核合同变更或解除协议
E2
主管领导审批/单位领导班子集体审批重大合同变更或解除协议
签订协议
A3
业务部门与合同对方签订合同变更或解除协议，履行或终止合同
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同归口管理制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
《行政事业单位内部控制规范（试行）》
具体以每年出台的最新年度文件为准
3．合同纠纷处理
3.1合同纠纷处理流程图
3.2合同纠纷处理流程节点描述
节点
流程节点描述
形成处理意见
A1
业务部门、合同管理部门等相关部门和法律顾问组成合同纠纷处理小组，合同纠纷处理小组形成纠纷处理意见
B1
单位主管领导/领导班子审批纠纷处理意见
制定解决方案
A2
合同纠纷处理小组组织制定解决纠纷的具体方案
B2
单位主管领导/领导班子审批纠纷解决方案
解决纠纷
A3
相关部门根据权限和责任，依据纠纷解决方案与合同对方采取协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同归口管理制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
《行政事业单位内部控制规范（试行）》
具体以每年出台的最新年度文件为准
4.合同登记归档
4.1合同登记归档流程图
4.2合同登记归档流程节点描述
节点
流程节点描述
收集材料
A1
合同管理部门收集材料，对合同分类统一编号、登记
分类统计
A2
合同管理部门定期对合同进行统计、分类，对履行完毕的合同进行销号，整理编制清册
整理归档
B3
合同管理部门移交档案管理部门整理存档
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同归口管理制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
《行政事业单位内部控制规范（试行）》
具体以每年出台的最新年度文件为准
第三部分合同管理关键控制环节的主要风险及防控措施
业务环节
风险点
主要防控措施
合同订立
合同调查结果与被调查单位的实际情况不符致使合同履行存在风险，单位利益受损。
1.建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告；
2.建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员。
合同谈判不力，在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损。
1.实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判；
2.重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判；
3.建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据。
在合同拟定中故意隐藏重大疏漏和欺骗，导致单位利益受损。
1.采用标准合同文本，订立书面合同；
2.重大经济合同应聘请法律顾问和第三方技术专家审查合同条款。
对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失。
1.建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查；
2.审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任。
授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金。
1.严格各类合同的签署权限；
2.严格合同专用章保管制度；
3.采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。
合同履行
发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使国家利益受损。
1.明确相关责任人在合同履行过程中的责任；
2.建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同；
3.制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。
不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损。
1.合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查；
2.以书面形式变更和解除合同；
3.对造成的损失，及时提出索赔。
未按照合同规定的期限、金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼的风险。
1.建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间提示财会部门进行资金结算；
2.合同承办人员及时收集凭证资料，经审批后在规定时间内提交财会部门办理结算；
3.财会部门对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核；
4.未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门在付款之前向单位负责人报告；
5.财会部门应当定期与合同归口管理部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。
合同纠纷处理
在合同订立、履行过程中，出现合同纠纷问题，如果处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。
1.明确合同纠纷的处理办法和处理责任，纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方做出实质性答复或承诺；
2.在履行合同过程中发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判；
3.合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议确认；
4.合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
合同登记归档
合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。
1.合同归口管理部门定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况；
2.建立合同文本统一分类和连续编号制度；
3.合同终结应及时办理销号和归档手续；
4.明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求。
未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
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