文秘知识基础模拟试题及答案.docx

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文秘知识基础模拟试题及答案

文秘知识基础模拟试题及答案

1、什么是秘书？

答：

在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。

2、秘书部门的职能性和工作特点？

答：

（1）综合性。

（2）辅助性。

（3）门面性。

（4）机要性。

3、秘书工作的主要内容？

（风险题）

答：

（1）处理文电。

（2）撰拟文稿。

（3）办理会务。

（4）调查研究。

（5）查办、催办。

（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。

（7）安排礼仪活动。

（8）处理来信来访。

（9）组织机要交通。

（10）档案的管理。

（11）其他日常事处及领导临时交办的任务。

4、秘书工作的作用：

答：

（1）枢纽作用。

（2）助手作用。

（3）参谋作用。

（4）协调作用。

（5）耳目作用。

5、秘书工作的指导思想：

答：

一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。

6、秘书工作的原则：

答：

（1）准确。

（2）迅速。

（3）求实。

（4）保密。

7、秘书工作者的政治素质：

答：

（1）具有较高的理论水平。

（2）具有较强的法律意识和政策观念。

（3）具有全心全意为人民服务的思想。

（4）严于律己，遵守纪律。

8、秘书工作人员应具备的基础知识：

答：

（1）基础知识。

（2）社会知识。

（3）专业知识。

（4）业务知识。

（5）辅助知识。

9、秘书人员应具备的能力：

答：

（1）调查研究能力。

（2）收集资料的能力。

（3）文字表达能力。

（4）口头表达能力。

（5）组织协调能力。

（6）办事能力。

（7）管理事务的能力。

（8）文字书写的能力。

（9）操作现代办公设备的能力。

10、信息的作用？

答：

①为领导的科学决策提供依据。

②为实现科学管理创造条件。

③是发挥参谋，助手作用的主要内容。

11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？

①全面服务。

②实事求是。

不夸大缩小，既报喜，又报忧。

12、值班记录电话记录应包括五个要素？

答：

a来电时间。

b来电单位、姓名及职务、电话号码等。

c来电内容。

d领导批示和处理意见。

e接电话记录人。

13、值班日记四要素：

答：

值班员、值班时间、记事内容、办理情况。

１4、打电话的一般程序是什么？

答：

（１）打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。

（２）电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。

（３）向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。

下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。

（４）要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。

15、回电话接电话的一般程序是什么？

答：

（１）回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。

（２）问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。

（３）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。

（４）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。

16、电话记录有哪五个部分？

答：

一是来电时间、包括年、月、日、时、分；二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是处理意见和领导批示；五是接电话记录人。

17、什么是文书？

答：

指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

18、什么是文件？

答：

通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。

19、什么是会签？

答：

两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。

联名签署文件的过程称作会签。

会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。

20、什么是传达范围？

答：

指可以听到宣读文件的人员范围。

文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。

22、密级一般划分为哪几级

答：

一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，

23、会议报到有哪几种方式？

答：

①与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；②委托他人代为报到；③电话报到。

24、内宾接待工作原则是什么？

答：

1、热情相待。

2、按政策办事。

3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事。

4、节省时间，努力提高办事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：

同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或者若无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。

异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。

与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去；如果他无意握手，就不要勉强。

26、为别人作介绍时应注意哪几方面？

答：

如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人；如果双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人；如果双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的；如果一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几个人。

在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍。

27、听讲时应注意的几个问题？

答：

①要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。

②不要随意打断人家的话题。

③遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说“我们是不是长话短说？

”或者说“对不起，我还有急事。

咱们是不是以后再细谈？

”

28、当你有几机说话时,应注意哪几点？

①要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感；②语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感；③切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感；④切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂；⑤吐音要准确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。

29、接电话时的注意事项？

答：

电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机之后，应当立即说“您好！

”而不要默不作声让人干等。

然后，就可以询问对方姓名、单位、有何事情等，可以说“请问您贵姓？

您是什么单位？

有什么事？

”之类的话；通话完了应当说声“再见”之类的客气话。

在接电话时还有几个问题需要注意：

①如果一个电话未完又来一个，或者两部电话同时响铃，应当视电话的内容，让紧急的一方先讲同时礼貌地叫另一方稍等片刻，或者让他过一会再打过来。

②如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？

”或者“对不起，我还有急事要办。

”这样对方就会明白你的意思。

③如果人家打错了电话，不要训斥别人，而应当耐心地告诉对方“你打错了。

”或者“我们这里没有您要找的人”等。

假如你的单位不保密，最好把自己的单位和电话号码告诉对方，以便他纠正；假如是机要部门，就不能把自己的单位和电话号码告诉人家，只要婉言回绝就可以了。

30、打电话时的注意事项？

①不论对方是何对象，都要礼貌，包括语言文明、态度和蔼。

在打通电话之后，如果你想找人，就应当说“喂请找×××。

”或“麻烦你找一下×××。

”如果你是和对方联系工作，首先应当“自报家门”，告诉对方你是谁，在什么单位工作，然后再进入正题，开始交谈。

②如果是向对方传达指示或者布置工作而内容又比较繁多复杂，应当主动提醒对方记录。

③声音应当不高不低，嘴与话筒应当保持一定的距离，以免对方听来刺耳，影响接收效果。

④语言应当简练明了，用最少的语言，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方，而不要噜里噜苏。

废话连篇会影响对方把握你要说的中心意思。

另外，问候语客套话以及与中心无关的话应当尽量少讲，一则它会影响工作效率，二则也会给人以婆婆妈妈的感觉。

31、协调的内容主要包括哪三方面？

答：

政策协调、业务协调和事务协调。

32、协调的方法有哪些？

答：

１、文字协调;２、情况协调;会议协调;面商协调。

33、协调工作的原则？

答：

１、服从全局的原则。

２、维护团结的原则。

３、从实际出发的原则。

４、认真负责的原则。

34、办公自动化中的保密？

答：

计算机的保密，需要从以下几个方面加强工作：

1、操作人员的要求。

2、计算机的放置。

3、计算机在使用中的保密。

35、文房四宝主要指的是什么？

即纸、墨、笔、砚四种书写文具。

答：

什么是硬笔书法硬笔书法是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法。

36、校对的主要方法有哪几种：

答：

一是对校法；二是折校法；三是读校法。

37、人的能力大致可分为哪两种

答：

一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般说来，科学能力结构的基本要素：

有观察能力、记忆能力、思维能力、想象能力、实际操作能力、管理能力等。

38、什么是创造性思维？

答：

创造性思维主要是指对客观事物之间的联系所进行的新探索，并能创造出新的思维形态。

39、你怎样认识灵感？

答：

有人认为，灵感是指一切创造性活动过程的某种创造力极为高涨的状态，不仅有突发性、创造性，而且还以创造者顽强意志、热情以及高效率的劳动为特征。

一般地说，当灵感产生时，总是以一系列的逻辑思维为前提的。

灵感的产生有随机性、瞬时性。

只有通过艰苦劳动才能获得到，没有对某一个问题长久地思索，灵感是不会突然降临的。

一、选择题（20分）

1、会场的大小要根据会议的（）而定。

A、性质B、时间C、规模D、作用

2、会议签到工作是（）的重要手段。

A、准确统计到会人数B、分发会议文件

C、联络感情D、掌握会议报到动态

3、秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是（）

A、为人作嫁衣，甘居人下B、敢于公开指出上级的一切过错

C、兢兢业业，甘当无名英雄D、韬光养晦，养精蓄锐

4、大中型会议收集文件的方法是（）

A、提前发文件清退目录B、提前逐个登记收集

C、与会人员个人交清D、会后逐个收集

5、一般研讨会，汇报会，座谈会等小型会议的记录，最好采用（）记录法。

A、摘要B、详细C、录音D、补充

6、了解来宾基本情况，包括（）、一行人数，以及到达的日期和地点。

A、所在单位、姓名、年龄、级别

B、所在单位、姓名、职务、级别

C、所在单位、姓名、职称、级别

D、所在单位、姓名、性别、级别

7、会议文件的分发需要注意要（）分发。

A、及时尽量B、按时尽量

C、适时适量D、随时少量

8、大会发言是属于（）类文书。

A、指导B、主题C、程序D、管理

9、会场内的设备，秘书人员应当会（）

A、安装B、使用

C、检修D、更换

10、拟写会议议程应当（）

A、详细清楚B、简明概略

C、具体详实D、简明具体

11、收集简单的、时间性强的信息，更适于采用（）

A、观察法B、问卷法C、购买法D、电话询访法

12、存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要（）

A、科学编码B、利于检索

C、登陆准确D、存放有序

13、制约会客室环境的因素中最主要的是（）因素。

A、经济B、政治

C、人的素质修养D、自然

14、在直接的言谈中应注意谈吐的仪态、言者的表现、听者的反映和（）。

A、行为的选择B、姿态的选择

C、环境的选择D、话题的选择

15、信息分类原则中不包括（）

A、排他性B、渐进性C、相斥性D、并置性

16、认真聆听是要求听者（）

A、适时做出积极反应B、不应有任何反应

C、恰如其分的赞美D、不断地随意插话

17、保密是秘书必须遵循的一项（）

A、规定B、任务C、原则D、要求

18、办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排（）

A、德高望重者B、第一线领导

C、年青领导D、退休的领导

19、办公室工作的重要地位取决于它的（）

A、职能B、角色C、作用D、特点

20、在上级身边工作，（）是职业道德对秘书的一项基本要求。

A、顺情说好话，耿直讨人嫌B、明哲保身，但求无过

C、为上级出谋献策D、看上级眼色行事。

二、判断题（20分）

1、秘书没有责任办理会后反馈工作。

（）

2、要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

（）

3、单协调的缺点是对双方矛盾的焦点不易把握准确。

（）

4、接待的环境准备，主要是指会客室（办公室）外的环境准备。

（）

5、“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪之一。

（）

6、为使来访者排解等待的时间，可准备香烟和小食品。

（）

7、信息交换不应考虑本组织的利益。

（）

8、信息传递制度包括领导审核、限时传递、安全保障。

（）

9、信息分类的目的是对信息资料进行详细的区分。

（）

10、秘书的职责之一是服从上级，既然秘书要服从上级，那么即使

发现上级有错误时也不能指出来。

（）

11、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。

（）

12、以召开座谈会形式调研，缺点是与会者会产生从众心理，不容易得到真实的看法。

（）

13、不同的信息性质和内容有不同的信息传递要求。

（）

14、专项督查的特点是内容具体，事项单一。

（）

15、督查调研就是组织有关职能部门抽调人员组成调查组，了解有关情况、问题，并处理解决这些问题（）

16、凡找领导的电话，秘书都要及时转接或转交给领导。

（）

17、在分工越来越细、相关因素越来越多的现代管理实践中，秘书工作中的横向同级关系之间的通力合作、协商配合就显得十分重要。

（）

18、会场的装饰主要是指色调的选择、色彩的搭配。

（）

19、秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。

（）

20、安排领导的公务活动不是办公室的一项经常性任务。

（）

三、情景题（20分）

1、×总公司将召开一次销售工作会议，要求各分公司主管此项工作的负责人参加，会期两天。

请按要求草拟一份会议通知。

（要求：

格式正确、内容完整、文字标点规范）。

2、厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？

3你刚刚应聘担任某企业的办公室主任，发现该企业以往的信息资料只是有一份保存一份，没有任何顺序。

你该任何存储这些信息资料？

4、×厂有几位员工到厂办公室反映没有得到应有的劳保用品，新来的秘书小李劝他们不要计较这点得失，随即将几人劝走。

请问小李的做法是否正确。

四、问答题（20分）

1、试述秘书学的学科特征？

2、秘书工作有那些特性？

3、试述秘书调研工作的基本过程。

4、试述秘书信息工作的重要性。

五、论述题（20分）

1、结合外国及港台秘书工作的发展趋势谈谈你对未来秘书工作的看法。

一、选择题

1、C2、A3、C4、A5、A6、B7、C8、B

9、B10、B11、D12、A13、C14、D15、A

16、A17、D18、B19、A20、C

二、判断题

1、×2、√3、√4、×5、√6、√

7、×8、√9、×10、×11、√12、√

13、√14、√15、√16、×17、√18、×

19、×20、×

三、情景题

1、会议通知要求六要素齐备

2、答案要点：

①选择大小适中的会议厅，布局形式选择，椭圆型或囗字型，会场装饰要讲求合乎亲切、和谐的气氛；②会场用品包括文具用品与饮品；③会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；④签到、标识座次。

3、答案要点：

⑴登记及具体操作方法；

⑵编码及具体操作方法；

⑶存放排列及具体操作方法；

⑷编制检索及具体操作方法；

4、答案要点：

小李的做法不妥。

单协调的缺点是对双方矛盾的焦点把握不准，这件事属纵间关系协调中群众关系协调。

步骤：

⑴了解事情的原委；

⑵向领导汇报，拟定协调方案，请领导定夺；

四、问答题

1、答案要点：

⑴实践的应用性；

⑵理论上的兼容性；

⑶时代的发展性。

2、答案要点

秘书工作有哪些特征？

⑴政治性；⑵辅助性；⑶综合性；⑷服务性；

3、答案要点

⑴准备工作阶级及具体工作要点；

⑵调查研究阶段及具体工作要点；

⑶成果反映阶段及具体作法。

4、答案要点：

1、辅助决策的一项重要工作。

2、信息工作是秘书部门的一项重要任务。

3、信息工作有利开创秘书工作的新局面。

五、论述题

结合外国及港台秘书工作普遍化、进化、现代化及妇女化的特点，谈自己对未来秘书工作的看法

一、单选题：

1、秘书工作的作用有5条，其中“负责承上启下、文件吞吐、信息集散、决策下达、内外联系”说的是以下哪一条？

A、助手作用。

B、参谋作用。

C、协调作用。

D、枢纽作用。

E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，严肃纪律，切忌麻痹大意，掉以轻心。

”体现的是秘书工作的哪一条原则？

A、准确。

B、迅速。

C、保密。

D、求实。

3、秘书工作的职业道德第一条是：

A、忠诚老实，实事求是。

B、克己为公，不谋私利。

C、谦虚谨慎，埋头苦干。

D、严格遵守纪律，勇于自我批评。

4、调查研究的注意事项，其中是重要的一项，即首要的一项是：

A、要有正确的态度和方法。

B、谦虚谨慎，模范地执行党的方针、政策。

C、调查研究要深入。

 D、坚持实事求是。

5、秘书工作利用信息的作用，主要表现在：

A、熟悉情况，提高办事效率。

B、便于宣传，为搞好秘书工作服务。

C、知己知彼，“百战不殆”。

D、为领导的科学决策提供依据。

6、文件在传阅过程中，后边阅批人的批示意见，需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个“倒流”传阅的过程称为：

A、分传B、直传C、横传D、回传

7、秘书部门在将收文中的办件请有关部门办理后，对承办部门应适时催询，使用事情及时得到办理。

这一个过程叫：

A、查办B、请办C、催办D、督办

8、催办文件一般分为电话催办、信函催办和上门催办三种方式。

目前最方便的一种催办方式是：

A、电子邮件催办B、信函快件催办C、电话催办D、驱车前往催办

9、两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署，联名签署文件的过程称作：

A、签发B、送审C、签名D、会签

10、有时密级，是重要的国家秘密，即国家秘密的核心部分，一旦泄露，就会使国家遭受特别严重的损害。

我们把这种密级称为：

A、神密B、机密C、奥密D、秘密

E、绝密

11、接听电话时，如果一个电话未完又来一个电话，你应选择哪种处理方式：

A、把先接的这个电话接完了，再去接听另一个电话

B、接起另一个电话，视电话内容的紧急情况，让紧急的一方先讲，同时礼貌地请另一方稍等或让他过一会再打过来，或主动给他打过去

C、把后打来的电话拿起，告诉他（她）你正在接电话，叫他（她）选等一会儿

D、

12、在接听电话时，如果对方喋喋不休，废话连篇，你怎样处理？

A、立即把电话挂断

B、“您烦不烦，啰啰嗦嗦……”，先教训他，再把电话挂断

C、“请问您还有别的事吗？

”或者“对不起，我还有急事要办。

”再挂断电话

13、如果别人打错电话，你怎样处理？

A、训斥他（她）一顿，然后挂断电话

B、“您打错了或我们这里没有您要找的人”，如果您单位不保密的讲，可告诉对方单位名或电话，以便对方纠正

C、“神经病，你搞清楚了再打好不好！

？

”

14、硬笔书法：

A、是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法

B、是指用钢笔书写汉字的方法

C、是指用钢笔和圆珠笔书写汉字的方法

15、校对工作：

A、是文件印制过程中一道必不可少的工序

B、如果是用电脑打印出来的资料，可校对，也可不校对

C、就是要让打印稿和手写稿一模一样

16、读校法：

A、就是自己一边朗读，一边看稿校对

B、是由二人合作，一个朗读原稿，一人看校样

17、静电复印机就是：

A、不带高压电的复印机B、完全使用110伏电源的复印机

C、利用静电原理进行复印的机器

18、传真机是：

A、现代化通信的一种最重要的手段

B、是流传也久的运用最广泛的通信设备

C、是利用电话线路传输数字信号，使接收者获得文字图像和传真信息副本的通信方式

19、决策：

A、就是我们临时作出的决定

B、就是我们经思考后作用的决定

C、是为解决眼前或将来可能发生的问题，选择最佳方案的一种过程

二、多选题：

1、秘书部门的职能和工作特点是：

A、综合性B、辅助性C、门面性D、机要性

E、独立性

2、秘书工作的主要内容有11条，其中前三条是：

A、出差到外地进行考查B、进行档案的管理

C、办理会务 D、撰拟文稿

E、处理电文

3、秘书工作的“三服务”具体主要指哪三服务？

A、为所有领导服务 B、为人民政府服务

C、为直接领导服务 D、为与本系统有关的部门及其成员服务

E、为广大人民群众服务

4、秘书工作有四条原则，它们是：

A、服务B、准确C、迅速D、求实

E、保密

5、秘书工作者的政治素质，应努力做到以下方面：

A、坚决拥护中国共产党的领导B、具有较高的理论水平

C、具有较强的法律意识和政策观念D、生活上刻苦，学习上努力

E、具有全心全意为人民服务的思想F、严于律己，遵守纪律

6、秘书工作者应该具备哪些基础知识？

A、环保知识B、法律知识C、基础知识D、社会知识

E、专业知识F、业务知识G、辅助知识

7、秘书人员应具备的能力概括地说有9条，请你从以下指出其中的三条：

A、饮酒陪客的能力 B、娱乐、向导的能力

C、调查研究能力 D、文字表达能力

E、组织协调能力 F、救助他人的能力

8、要进行调查研究，就要准备调查计划，请选出调查计划的四个内容？

A、指导思想 B、旅差费及行礼准备

C、调查内容、对象及方法D、调查时间、路线

E、注意事项 F、带好洗漱工具

9、现代秘书部门信息工作应遵循哪两条原则？

A、全面服务

B、实事求是。

不夸大缩小，既报喜，又报忧

C、及时准确，内容全面

D、图文并茂，形象生动

10、秘书值班的意义：

A、是反映单位面貌的窗口

B、是存放物品，收发信件，分发报刊的服务机构

C、是上传下达，传递信息的枢纽

D、是贯彻和执行领导决策，协调各部门关系的重要环节

E、是单位安全保卫的先锋

11、值班工作电话记录五要素是什么？

A、打开记录本和笔 B、记录要字迹清楚，内容完整

C、来电时间 D、来电单位、姓名及职务、电话号码等

E、来电内容 F、领导批示和处理意见

G、接电话记录人

12、签收是文件运转过程中的环节之一，它包含哪两层意思？

A、发送B、保管C、收到D、签名

13、时限，是构成公文的项目之一，亦称急缓程序。

一般分为：

A、十分火急B、特快专递C、急（平急）D、加急

E、特急

14、密级，是构成公文的项目之一。

指文件（电报）资料的秘密程序的等级，一般分为哪三级？

A、保密B、泄密C、秘密D、机密

E、绝密

15、立卷，就是将处理完毕并具有查考保存价值的零散文件，依其形成过程中的联系，分门别类地组成案卷。

请列举三种立卷的方法：

A、按描述的人物立卷 B、按影响的大小立卷

C、按问题立卷 D、按作者立卷

E、按文件名称立卷

16、会议种类繁多，按参加人数的多少划分，可分为哪三类？

A、规定性会议