奖学金评定规范略改.docx

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奖学金评定规范略改

奖学金评定规范（初稿）

——以2012/2013第二学期为例

总则

1、对于奖学金工作，每位干事必须熟知奖学金工作流程以及各分项的具体做法负责规范，做到文件准确无误，并且及时上报问题。

2、干事与班长、干事与各个分项工作负责人之间必须要有良好的沟通交流，总负责人必须要对整个工作有细致的了解，能主动发现问题与解决问题。

3、各个干事要尊重奖学金评定工作中总负责人做出的决策，共同完成奖学金评定任务。

4、部门每周进行例会一次，交流本周各干事的工作情况，并讨论下周的部门工作计划。

5、干事要对自己的工作负责，对学区学生负责，要牢记工作的延续性，保证当前文件的正确并要对其进行保存上传。

6、所有奖学金文件必须要有序的整理归档在自己本学院的文件夹中，以方便日后取用。

7、各个干事在工作时都要向班长强调你们班级所有工作都是你负责，只有当你们决策不了的时候才向部长报告，之后部长需要尽快反馈给干事情况。

奖学金评定工作体制：

1　设立总负责人1人，总负责奖学金评定过程的整体统筹与规划，以及一些部门管理和工作上的汇报，与其他负责人之间的交流沟通工作等。

在决策时要先与部长进行沟通，通过后才可实施。

2　设立问题汇总登记负责人1人，负责奖学金评定过程中所有问题的收集整理备案上报交流工作。

3　设立进度负责人2人，负责各干事负责学院的进度把握，并要求干事在限定时间内完成任务。

2名负责人之间要互相交流以让双方都对所有干事的进度情况有所了解，之后再由一人上报到总负责人。

再由总负责人进行定期的通知。

4　设立邮箱，网盘负责人以及活动事务通讯工作者1人，负责学习部公共邮箱邮箱，群网盘的管理工作，以及电子版文件的存档。

5　设立纸质文件整理负责人1人，定期对纸质材料如综合考评表以及一些班级提供的单项奖，校级优良学分班等材料的整理归档。

6　设立部门管理负责人1人，负责干事月总结的收集，例会的会议记录以及纪律管理，对例会迟到，未请假不到现象以及会议表现进行干事评分扣分等处理。

奖学金评定阶段：

1.开展各学院班长奖学金细则会议（9.25-10.10）

2.班长进行综合考评表填写工作，干事解答疑惑时间（9.26-10.20）

3.智育成绩计算工作（10.8-10.16）

4.综合成绩计算，排名，奖学金名单确认工作（10.14-10.20）

5.奖学金复核工作（10.16-10.24）

6.奖学金，三好学生获得者名单公布第一次公示（10.25-10.29）

7.奖学金、三好学生获得者名单公布第二次公示（10.30-10.31）

8.奖学金卡号收集、审核工作（11.1-11.12）

9.证书书写工作

工作流程

1、开展各学院班长奖学金细则会议

（一）前期准备

1．各位干事在开始工作前要先确认联系人为各班的奖学金负责人，负责联系各班的奖学金负责人，并把他们的信息录入到公共邮箱中的通讯录中。

同时也要加好各班负责人的飞信，便于事务通知。

（要求：

要在第一时间对更改的信息进行更新）

2．各位干事要了解、熟悉温州大学综合素质考评办法以及各学院的补充办法。

3．要准备好奖学金细则会议前的物品：

纸质版综合考评表，步青学区奖学金评定补充办法，签到表,最好也打印各学院评比补充办法。

4．奖学金细则会议前一天通知好学院各班负责人，会议前1小时重提醒工作。

各位干事提前15分钟进行会议室布置。

并对1小时前飞信未回复的负责人进行催促工作，一位干事负责签到工作。

5．部长准备好各学院的奖学金评定细则会议讲稿

（二）会议期间

1.干事在会议前通知各位与会者把手机调成静音，准备开始会议

2.通过讲稿讲解奖学金评定大致流程以及各位班级奖学金负责人在各个阶段中需要配合工作的事情，注重步骤的细节。

3.讲稿注意要点：

1）会议目的主要为告知各班负责人综合考评表的填写方法，不要过多注重照念评比方法上已写明的项目。

2）讲稿上强调一下奖学金评定中会出现的一些问题并进行剖析，特别是综合考评表的填写和加分项目要备注名称等情况

3）讲稿上说明学习部会后会提供的资料文件以及其他资料的取用来源。

4）讲稿上特别强调综合考评表上交的截止时间。

以及电子版上交对象为该学院负责人的邮箱（设立邮箱负责人，对公共邮箱中的文件进行转发）

5）强调综合考评表体育分和能力分不达标之后的处理办法。

4.提问答疑环节，要对他们在会议上提出的问题进行以及之后工作他们反应的问题进行记录汇总。

（三）会后工作

在会后进行一系列材料，以及对工作的时间和其具体要求的邮件发送工作（文件包括综合考评表电子版，寝室分数，体质测试分数，温州大学综合素质考评办法以及学院以及步青学区补充办法）

2、综合考评表填写，收集期间

（1）干事要对各班奖学金负责人提出的问题耐心回答，对部分建群的学院，干事要求经常在线积极回答一些问题。

对一些自己解决不了的问题进行汇总登记记录，一天一结，上报给问题汇总登记负责人，负责人两天一结统一时间把信息整理后发到部门群上。

（设立问题汇总登记负责人1人）

（2）干事要在跨中时期进行各班综合考评表的进度收集，对部分进度慢的班级进行催促工作，先做完该工作的干事可以帮其他干事的忙，为其讲解可能会遇到的问题以及解决方法。

（3）如果存在公共邮箱中有一些班级发来的文件，由邮箱负责人及时上线发现后，主动转发到相应负责人的邮箱中（设立邮箱，网盘负责人1人）

（4）综合考评表收集先收电子版，（大四等班级人员不在校的要注意公示工作）电子版发给负责干事确认无误后，再让班级尽快打印上交纸质版。

核对纸质版和电子版信息，不一致的要询问该班班长进行确认，无误后进行修改。

（注意点：

纸质版综合考评表签名之后不能再进行加分项目的增添，更改）

（5）校核综合考评加分项目

（6）要把纸质版综合考评表放办公室存档，电子版打包上传到群网盘上（设立纸质文件整理负责人1人）

（7）问题剖析

各学院综合素质考评补充办法不一致以及对一些职位，活动的等级不了解，导致加分项目不明确，其他学院的工作经验不能直接运用。

以上原因导致不敢乱加分，总是要列出问题清单问老师，导致进度阻滞。

解决方案：

3、智育成绩计算工作

（1）智育成绩计算需要注意几点：

1.区分必修课和公选课以及任选，限选课的计算方法（大四无必修课的或者班级要求的限选，任选课按绩点计算）

2.对于留级的学生不进行计算，即不进行奖学金评比

3.对于部分转专业等学生课程选择与其他学生几乎完全不同，学分记入要看清，不可贪图省事直接统一计算。

若是只多了几门不同的，则一样的按绩点算，不同的按其他学分计算）

4.学生课程成绩为无，则该课程学分不计入。

补考成绩模版为（50/合格）则记入60分，不合格则记入原考试成绩

（2）算好智育成绩后把文件发给各班奖学金负责人，让负责人进行校对，提问。

并对确实存在的错误进行修正，同时将出现的问题及时上报给问题汇总负责人。

（3）要把最终智育成绩的文件进行保存存档上传到群网盘中

Tips:

由于物电和机电无需智育成绩，综合成绩计算，所以还有两位干事对此工作不是很熟悉。

得找时间进行培训，强化。

4、综合成绩计算排名，奖学金，三好学生名单确认工作

（1）利用成绩筛选库进行综合考评表和智育成绩的结合工作，再根据最后的总评成绩进行降序排名，最后根据学生手册上对奖学金的要求进行奖学金分配以及确定奖学金名单

（2）把做好的综合成绩文件发给各班负责人让他们在规定时间内选取三好学生，（三好学生评选工作由班内评定，如有认为不公平的班级，学习部出面进行协调保证公平公正）并进行校对工作。

然后我们再在我们自身的源文件上进行添加修改工作。

（3）修改完成后将此文件发给各班负责人进行确认，确认无误后将文件打包上传到群网盘上。

修改完成后将此文件发给各班负责人进行确认，确认无误后将文件打包上传到群共享上。

（4）制作各学院奖学金名单（要求：

字体格式统一，一行6列）

5、奖学金复核工作

（1）根据班长提供的数据，我们在我们自身的源文件上进行添加修改工作。

（2）修改完成后将此文件发给各班负责人进行确认，确认无误后在整理出修改的汇总后把情况及时反馈给问题汇总负责人。

然后再将文件打包上传到群共享上。

6、奖学金，三好学生获得者第一次公示

通知原文：

2012/2013学年第二学期步青学区学生奖学金、三好学生与单项奖获得者名单公示

根据学生手册、步青学区奖学金考评补充办法和各学院本科生综合素质考评补充办法，经过学区学生会学习部初评与复核，现将2012/2013学年第二学期步青学区学生奖学金、三好学生与单项奖获得者名单在学区网站公示（见附件），公示期5天（2013年10月25日—2013年10月29日），请各班级和个人如有疑议请联系步青学区学生会学习部干事。

工作安排：

干事需飞信通知各班奖学金负责人此次第一次公示期，并让负责人告知班内人员下载奖学金名单进行核对，或者将名单放在班级群共享中公示。

在此期间出现的问题优先咨询学习部各学院负责干事，如不能解决的再告知部长，要求部长在处理完成后反馈给负责干事。

干事对出现的问题进行记录整理反馈给问题汇总负责人，最后负责人在阶段结束后进行统一反馈保存。

7、奖学金，三好学生获得者第二次公示

通知原文：

温州大学2012/2013学年第二学期奖学金、三好学生获得者名单公布

各班级、各同学：

温州大学2012/2013学年第二学期奖学金、三好学生获得者名单经公示已确定，请各位同学核对，如有遗漏请及时联系步青学区综合办公室（86595008）。

时间为：

10月30日-10月31日。

工作安排：

干事需飞信通知各班奖学金负责人此次第二次公示期，并让负责人告知班内之前获奖有变动人员再去学区网站进行校对。

在此期间出现的问题优先询问负责的干事。

对出现的问题进行记录，最后在阶段结束后进行统一反馈保存。

8、奖学金卡号收集，审核工作

（1）要求：

经过第二次公示之后，奖学金名单即不可更改。

特殊情况需上报。

（2）收集工作

1.在步青学区通知公告栏中发布卡号收集的文件后，干事需要对自己负责的学院进行通知，同时把相关文件群邮件给各班负责人，要求其在11.1-11.5时间范围内收集好纸质版和电子版获奖人员信息。

2.通知的信息要强调一些注意事项，说明一卡通和银行卡的利弊。

（一卡通文件中备注栏要签名）

3.由于之前工作，班长交到老师那没有反馈给负责人，导致信息不通畅。

所以纸质版和电子版材料第一准则是首先交给学院负责人，实在没有办法再交给老师。

4.干事要在过程中进行统计，并在第三天了解各班的进度，并在第四天对部分班级进行适当的催促工作。

通知上交材料的最迟时间定为11.5日的晚上6点30分为宜。

上交材料要求：

1）各班上交的电子版和纸质版文件中要署名好班级名称，负责人姓名以及联系方式等信息。

2）上交的的电子版和纸质版文件中要确定有班级获奖学生的签名（一卡通的签名签名在备注一栏）

3）针对纸质版改动过的材料，应特别注意需要重新校对修改该班级的电子版

4）机电学院的上交材料要求奖项分开写明，并且要求奖项名称为标准形式。

（3）审核工作

1.各位干事要对自己负责的各学院班级上交的纸质版和电子版进行审核工作

2.材料以纸质版为准，对电子版进行修改。

对获奖学生信息存在疑问，可以直接询问班长或者参考之前奖学金文件学生信息

3.审核方法，利用奖学金名单文件以及各班上交的一卡通银行卡信息进行核对，核对内容包括姓名，奖项，奖金，对学生卡号和身份证信息我们有各个学生的原始数据。

至于具体审核方法，已有两位干事学会，可以让干事之间相互学习。

以上两项和银行卡号进行核对位数以及简单的校对

4.审核过程中要把各班上交的一卡通，银行卡文件进行格式统一处理，特别注意的是要把奖学金金额一栏单元格设成数值模式

（4）打包上传工作

做完自己负责的学院之后要把各班的文件按班级分到各个以班级名称的文件夹内。

再统一把这些文件放入以学院名称命名的文件夹中，打包上传到群网盘

（ps.机电学院学院的负责人和各个班长之间的联系不够紧密很多工作只能通过学长传递，需改进）

9、证书书写，发放工作

（1）各位干事先要制作出各自学院的奖学金班级名单，以及建立在奖学金名单基础上及时制作好各自负责的奖学金盖章名单，以及统计出三好学生和奖学金各自的盖章数（盖章数=总人数*2）

（2）学习部组织干事去校机要科那租借三轮车搬取证书（ps.证书领取时要多领取去年证书统计好的缺少张数）

（3）进行便利贴的采购，以及将奖学金盖章申请单分学院一起拿到老师那提前盖章、签名。

（4）证书书写工作依旧按照干事之前的学院划分进行书写工作。

另外，干事之间也要形成互帮互助的良好氛围，如果可以，最好干事之间达成约定某时间共同工作，以促进顺利进行。

证书书写按照班级划分放置，并用便利贴包装叠放好。

（5）书写完一个班级的奖状后在名单上打勾，对有特殊情况的学生进行备注

（6）书写工作完毕后，将自己负责的学院在检查清点一遍之后将奖状放在角落，并用材料标明学院名称

（7）向部长领取申请单，干事自由选择时间去机要科去盖章（温州大学校印）

（8）之后干事自主通过名单进行奖学金证书的发放工作,发放过程中注意让各班奖学金负责人核对人数，姓名等是否写错，在自己制作的各班的奖学金获奖名单上让负责人写上姓名，联系方式，如有问题则把问题填在备注栏上

（9）发放完毕后，统一时间进行111办公室的清理，以及问题汇总的报告。

各班的奖学金获奖名单模版如下：