财务部制度流程.docx
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财务部制度流程
青海万事恒鑫私属酒店
(西派大厨)
财务管理制度
财务及相关人员岗位职责
(一)财务部工作职责
职责:
1、制定并组织实施酒店财务管理各项规章制度,同时根据实际情况不断完善相关制度;
2、制订酒店财务部操作规范与各阶段的工作计划;
3、酒店财务收支的汇总平衡;
4、酒店资金的收支管理;
5、酒店财务预算管理与成本控制;
6、协助人力资源部做好财务部员工队伍建设工作;
7、完成酒店领导交办的其他工作。
权力:
1、有权参与酒店各阶段的经营计划的制订工作;
2、有权对违反酒店财务制度的行为和过失提请处罚;
3、具有对各部门费用报销的审核权;
4、具有组织机构建立和员工考核的权力;
5、具有内部员工的聘用、解聘的建议权;
6、具有要求相关部门配合开展工作的权力;
7、具有内部工作开展的自主权;
8、其他相关权力。
(二)、财务人员岗位职责
财务总监岗位职责:
1、负责组织酒店的全面经济核算工作,组织编制和审核会计、统计报表,并负责报告工作。
组织财务人员按规定时限编制财务预算和决算等相关报表;
2、参与酒店经营战略的制定工作,对酒店财务管理计划提出意见和建议;
3、对酒店财务状况进行分析并提出报告;
4、负责酒店发展所需资金的筹集、规划运用和使用分配管理;
5、对酒店内新开项目的预测与风险分析;
6、负责酒店财务信息化管理的建设与推进;
7、负责分解落实各项计划指标,并对计划完成情况进行控制监督和检查考核;
8、负责审批各项开支,密切与各部联系,研究并合理掌握成本和费用水平;
9、审查各部门的开支计划及财务预算;及时掌握仓库物资存量,控制补货量;
10、做好各项资金的计划平衡,管理和掌握各项资金的运用,调剂业务部门所需资金,保证业务活动;
11、负责组织酒店各部门对酒店资产进行全面管理,以保证资产的完好和充分利用;
12、每季度组织一次全面检查库存现金和备用金等情况;
13、督促业务及财务有关人员抓紧应收账款的催收工作,加速资金回笼;
14、检查、督促财务人员执行各项财务规章制度情况,组织财务人员认真学习财务法规和规章制度;
15、联系各业务部门,了解经营情况和市场讯息,及时提出合理化建议;
16、负责与财、税、金融部门联系,及时掌握相关信息和动向;
17、根据上级对财务工作的指示及决策,制定修改财务管理制度;
18、监督财务部保存好酒店所有财务方面的文件资料,管理好会计档案;
19、定期组织财务部门员工学习,增强政策法制观念;
20、负责财务部门员工培训。
会计岗位职责:
1、协助财务总监制定酒店的各项会计规章制度和工作规范,并督导下属人员执行;
2、参与制订酒店各项收支计划并认真执行;
3、负责酒店二级、三级会计科目的设置和调整工作;
4、负责及时结算账务余额,并进行月结工作,制作科目余额表,登记总帐,登记资产、成本、应收应付等各类明细账,并对各种明细账簿账目与总账进行核对,确保账账相符;
5、负责编制各种内、外会计报表,编制成本控制报告等,并按照规
定时间及时报送,同时报财务总监;
6、审核各项会计核算手续的完整性和列支科目的正确性;
7、监督各部门的费用报销工作,确保报销手续齐全、无违规行为;
8、检查所有记账凭证与原始凭证的有效性、合法性和正确性;
9、进行各类明细账项、往来账项的账务核算工作;
10、进行费用核算和成本核算工作,确保核算的准确性和及时性;
11、负责每月按规定进行各项预提和待摊费用的核算工作;
12、负责酒店税款的计算、申报、缴纳工作;
13、负责各类资料、报表等的整理与归档工作,负责会计档案的保管,做到存档有记录、调档有手续;
14、对出纳工作进行督促和监督,并协调各项工作;
15、审核出纳的收支凭证及备用金情况,保证库存现金的安全;
16、检查银行存款未还账项余款调节表的编制情况,发现问题及时解决;
17、审核进出库台账、成本台账、收货日报表等存货管理账单;
18、负责酒店固定资产和其他资产采购的审核工作;
19、负责酒店固定资产的定期清查工作,确保账、卡、物一致;
20、落实固定资产的购置、转移、租赁、修理及报废手续的办理,防止资产流失;
21、参与酒店月度、年度以及不定期开展的财产盘点工作;
22、定期向财务总监汇报工作;
23、完成领导交办的其他工作。
出纳岗位职责:
1、负责酒店营业收入现款的清点、汇总工作和一切往来款项的银行结算业务;
2、计算、汇集、验收收银员每天的现金收款总额;
3、负责每日现金余额的结算和库存数的核对工作;
4、根据工资核算表向员工发放工资等;
5、对手续齐全的付款凭证,复核后办理现金付款手续;
6、负责酒店各类费用报销工作;
7、负责库存现金的清点与保管工作,参与库存现金的定期盘点工作;
8、登记现金日记账;
9、协调与银行的工作,加强与银行的联系,与其建立良好的业务关系
10、按银行规定限额提取库存备用金。
及时将现金缴存银行,保险柜
不允许存放大额现金;
11、掌握开户银行的存款余额情况,编制“银行存款余额调节表”;
12、调整银行未达款项,使银行账余额与银行对账单余额保持一致;
13、负责银行空白支票的管理工作,按照酒店支票领用规定,做好支票的领用记录和核销工作;
14、审核支票内容,确保收入支票和付出支票正确无误;
15、负责银行信用卡业务的汇总、解交和财务处理工作,加强与银行
的联系,解决信用卡入账时出现的问题;
16、定期编制银行出纳报告,配合会计编制相关报表;
17、完成领导交办的其他工作
18、与前台协调银行POS机的使用及信用卡款项解缴等账务处理事宜
(三)、财务部审核员工作职责
对相关财务事项的审核:
1、核对各班次收银员的账单、原始单据、收款报表及手工报表
2、核查记账凭证所附原始单据是否齐全和符合规定
3、不定期对发票、账单存根进行抽查核对
4、审核发票、账单及各类报表的连续性和合法性
5、编制各收银点的全天账单列表,以便审核
6、检查账单签署的合法性,对未付款账单进行核准
7、审核前厅当天未结客帐的余额是否正确
8、对各挂账单位的账目进行复核,并督促相关人员进行催收
9、审核各收银处的挂账账单
10、审核各部门营业收入报表
11、审核当日各类消费项目明细表
12、核算开房率、房价、餐厅费用计算是否正确
13、对照有关报表,查验信用卡、会员卡相关内容
14、审核各种优惠折扣、手续是否完整
15、审核离店客人账单
16、发现和收集酒店管理、经营中的错漏现象,及时上报以便落实整改
对资产管理的审核:
1.办理检查固定资产的增加、转移、报废、调拨、外借等各类手续
2.不定期抽查各部门资产管理情况,提出资产管理的合理化建议
3.编制使用中资产管理的相关报表,并上报财务经理或财务总监
4.定期对酒店的无形资产和其他资产进行检查评估
5.参与固定资产的更新、改造及大修计划的编制工作
6.负责为各类新购资产填写登记“资产管理卡”
7.协助在库资产的盘点工作,配合相关部门做好仓库管理工作
8.定期对在库资产的耗损情况进行统计和分析,并编制相关报表
对成本管理的审核:
1、负责对仓库、客房和厨房的成本控制情况进行督导
2、检查出入库单、领料单等相关成本费用报表的开具和使用是否符合规定
3、每天从采购部的收货员处拿回当日的收货报告,并将其按各个厨房及库房分类
4、复核收货报告的计算是否有误,发现问题应及时处理
5、根据审核后的收货报告和各部门的出库单据,编制各部门每月费
用统计表
6、每天审核各部门的领料单,检查签字是否齐全
7、计算各厨房、餐厅当日的采购金额并做好记录
8、计算各个厨房、餐厅每天从仓库领取的食品的金额并做好记录
9、将每天夜审报表中的各厨房、餐厅的收入金额与每天各厨房、餐
厅采购金额和出库金额的合计数,减去员工用餐和宴请金额数,计算
厨房当日成本率
10、核算每周、每月的原材料成本率
11、编制各部门实际发生费用与预算对比表,与预算相差较大的要找
出原因,并通知相关部门
12、监督酒店服务价格的落实情况,及时向主管领导反映违规降价或抬价的行为
13、负责每天各项毛利率的测算工作
14、定期进行市场价格调查,掌握市场价格的变化情况,提出价格管
理的意见和建议
15、定期分析酒店成本信息、编制成本分析报告,对成本差异进行分
析
(四)库管员岗位职责
1、在总经理、财务领导下负责物资的验收、入库、发放、保管、盘点,做到手续清楚、数字准确、保管得当,开单迅速、不出差错。
2、认真登记商品(材料)数量金额明细表,每月结帐应与盘点数相核对,发现差异,应查找原因,及时处理。
3、严格按《库管制度》进行库房管理工作。
(1)坚持“四个禁止”:
禁止无关人员入库;禁止为个人存放物品;禁止在库房饮酒、吃零食;禁止危险物品与其他物品混贮。
(2)做好防火、防盗、防腐、防潮、防毒、防虫等“六防”工作。
(3)科学储存保管、控制库存业务;合理制定库存物资补充计划,并填制《物资申购单》,控制最高库存量和最低库存量;随时掌握库存状况,及时提供库房物资进、销、存的数据,充分发挥库房蓄水池作用。
(4)按时向财务上报《存货进销存明细表》。
4、不得以权谋私,不得向供货商索贿、索物或接受其宴请娱乐等
5、接受财务会计的业务指导、质询、调查、审计等。
6、做好出入库物资管理工作,开源节流,完善财务手续。
7、完成领导或财务临时交办的其他事宜。
(五)收银员岗位职责
1、收银员业务上属于财务部指导,行政上属于前厅领导。
2、按照前厅人员填写的点菜单、加菜单、酒水单上记载的菜品、洒水、香烟等名称、数量、准确输入电脑,及时核对。
3、对结账单记载的金额准确、及时、快速收款,打印发票,并加盖印章。
4、每日根据汇总金额填写交款单,与点菜单、结账单一起于次日交财务室审核。
5、无权私自改单,交款单结帐必须连续编号,报废结算单经相关人员签字确认后也一并交财务室审核;无权单联让相关人员签字改单,只能双联签字改单。
6、对营业额的准确性、安全性负责。
妥善保管营业尾款,拒收假币,否则发生短缺责任自负。
7、保守经营秘密,不得随意透露餐厅经营秘密,不得随意给顾客多开发票。
8、遵守前厅相关制度,及时发现收集、反馈客人意见。
9、保持吧台及工作区域卫生干净、整洁,与前厅要求一致。
10、及时完成领导安排的其它临时任务。
财务管理相关流程
一、现金借支批审流程
1、员工因办理业务需要借支现金的,由本人填写“现金借款单”,经部门主管签字,财务总监审批后财务方能付款。
未办理审批手续的一律不许借支。
2、所借现金必须按照借款单注明用途使用,不得挪作他用。
3、现金使用完毕必须在当天或规定时间内到财务报账、冲账,不及时报账从个人工资中扣回,并收取利息。
4、所借现金丢失或者损失由个人赔偿。
二、对外付款审批流程
1、对外支付款项由经办人填制“用款审批表”,经相关领导签字、财务审核(合同、票据等资料)后,由财务总监审批支付。
2、实行谁经办、谁负责的原则,款项支付后由经办人及时收回发票、收据等票据资料,并交财务处理账务。
3、涉及购物的,经办人员必须协助库管员办理相关入库手续。
三、收银投款袋投放及交接流程
1、每班收银员下班前,需放进投款袋的项目包括:
现金、信用
卡小票、各类消费券、支票、账单等。
以上各项须分类整理好,并分
别注明金额等。
2、每班收银员在当班收银报表上签字后,将当班收银报表一起放进投款袋内,并按要求仔细封好投款袋。
3、填写投款登记表,在接班收银员和接待员共同见证下投入保险箱内,并请见证人签名。
4、餐厅收银员每天下班前,将投款袋封好后,在客房前台收银或接待的见证监督下,将投款袋投入保险箱,并请见证人在投款登记表上签字。
5、出纳每天早上在收银主管、会计主管的在场监督下,打开保险箱,对照投款登记表清点投款袋,确认无误后在表上签收。
6、出纳送款回财务部,送款路线必须在酒店监控系统可监视范
围内。
四、办公用品采购及领用流程
1、酒店所有办公用品由办公室统一购买,其他任何部门和人员不得擅自购买。
每年年初办公室列出酒店办公用品购买计划,经财务总监审批后统一购买,各部门按照需求领用。
2、现有办公用品不能满足各部门临时需要或者特殊需要的,由需要部门填制“购物申请单”,报财务总监签字后购买。
3、办公用品的领用,由使用部门填制“物品领用单”,经财务总监签字后到办公室领用。
4、各部门需从库房领用办公设备、办公家具等,必须填制“物品领用单”,经财务总监签字后领用。
库管员不得擅自发出配备,如不按照规定流程领用,一经发现除收回已配发或领用的办公设备、办公家具外,对库管员予以处罚。
5、各部门必须节约使用办公用品,爱护办公设备和办公家具,加强办公设备和办公家具的日常维护保养,以尽量延长使用寿命。
因个人原因丢失或者损坏照价赔偿。
6、为了节约办公费用,除非工作必不可少,尽量少配或者不配。
五、材料、物品采购及领用流程
1、除办公用品以外的其他材料物品,全部由酒店采购部门统一购买,其他人员不得擅自购买。
2、各部门每月26号之前上报下月材料物品的使用预算,在预算范围内,由采购部门按照经审批的“购物申请单”进行购买,买回物品后将申请单与报销单一并交财务报销。
货物到达后交由库管员验收签字入库并妥善保管,根据需要登记领用。
3、客房批量配置的一次性易耗品,由房务中心根据用量预算,定期向库管员上报缺货量,库管员结合库房存货量提出补货报告,经财务部审核,财务总监审批后由采购部门统一购买。
4、库房存放的其他使用频率较高,用量较大的货物,存量不能满足一个月经营需要的,由库管员填制“补货单”提出补货计划,经财务部审核,财务总监审批后,采购部门进行购买补充库存。
5、除以上物品外,各部门临时急需物品由部门填写“购物申请单”,财务总监签字后采购部门购买。
6、各部门领用材料、物品时,必须填制“物品领用单”。
(1)客房一般性耗品、批量一次性耗品、有偿消费品的领用,由部门填制领用单,部门经理签字确认后到领取。
除一般性耗品以外,物品领回后必须按照规定及时计入二级库进行管理,二级库库管员必须严格按照每日消耗表登记领用,并及时登记收发存明细账,月底上报财务,并按月盘点核实数据。
(2)餐厅耗品、水吧物品的领用,由部门填制领用单,部门经理签字确认后到领取。
水吧物品领回后必须按照规定及时计入二级库进行管理,二级库库管员必须严格按照每日消耗表登记领用,并及时登记收发存明细账,按照规定上报财务,并按月盘点核实数据。
(3)厨房耗品、食材、调料的领取,由厨房填制领用单,厨房主管签字确认后领取。
食材、调料必须按照规定及时计入二级库进行管理,二级库库管员必须严格按照消耗登记领用,并及时按照规定上报财务,并按月盘点核实数据。
(4)除一次性耗品以外的使用频率较高,用量较大,使用时间相对较长的消耗品如毛巾、口布、手套、工具等必须交旧领新。
库管员必须做好登记管理工作。
(5)除以上物品的领用外,固定资产、低值易耗品(耐用品)的领用,由部门填制领用单,部门经理签字确认,经财务总监审批后领取。
7、任何部门、任何人员未经审批不得擅自购买物品,违反规定购买的一律不予报销。
8、任何部门、任何人员未经批准不得从库房领货。
库管员违规发货的,对库管员进行处罚,违规发货造成损失的由库管员负责赔偿。
9、“购物申请单”购物完毕,由库管员填写实收数量并签字后,由采购人员留存备查(与入库单核对)。
10、“物品领用单”发完货后由库管员装订留存备查(与出库单核对)
11、损坏物品赔偿后需补领货物的,必须同时拿“赔偿单”和“物品领用单”补领货物。
客人赔偿单需由客人签字确认。
12、各部门之间物品相互调拨的,必须填制“物品内部调拨单”,填写时一式三份,交接部门各留一份,交财务一份。
借用物品的必须填制“物品借用单”,以明确责任。
六、固定资产采购流程
1、酒店购买固定资产,无论金额大小,必须由办公室会同采购部门、财务部门进行沟通、审核后,由办公室填制申请单,报总经理审批。
2、总经理审批同意后,由采购部门购买。
3、购回固定资产由办公室、采购部门、财务部门共同验收。
由财务填制固定资产入账单入账。
4、固定资产由使用部门签字领用,并负责管理、维护、保养。
丢失、损坏照价赔偿。
七、费用报销审批流程
1、报销费用时,经办人必须填制“费用报销单”,经部门主管签字确认、财务总监审批后报销。
2、水、电、暖、气、工程等费用,必须由综合部经理签字确认后,经财务总监审批后报销
3、费用报销必须取得合理、合法的票据。
4、大额费用支出必须事先请示,未经请示的不予报销。
5、业务招待费支出必须事先请示,未经请示的不予报销。
6、未经审批的费用财务一律不予报销。
若财务违规报销,则对财务人员进行处罚,造成损失的由财务人员赔偿。
7、已发生的费用必须及时报销,不允许累积报销。
八、库存管理补充流程(2015.5.4)
1、为了与财务软件管理要求一致,并使财务与库管对库存的数据核对一致,以后财务根据库管员的入库单做暂估入库,根据采购员的单据正式入库,并将供应商往来或者个人往来、现金等科目同时做账,每月底核对数据调整差额;
2、库管员的帐必须要分出餐饮部和客服部(在餐饮部、客服部下都设“公用物品”明细类别,将公用物品分开),否则对账有困难;
3、库管员填制入库单时必须区分部门(餐饮部、客服部)、区分批次、区分供应商、区分经办人、区分物品的类别,不得混淆、累计在一起填写;
4、库管员每周(每周一传上周单据)向财务传递一次入库单,传递一次出库领用单(将拨入二级库的分开填写),月底向财务上报收、发、存报表,每月底会计与库管员核对库存帐;
5、房务中心每周(每周一报上周单据)向财务报一次耗用单,月底向财务报当月收、发、存报表,每月底会计、库管与其核对收、发、存账;
6、餐饮部二级库(含水吧、食材、调料),每周(每周一传上周单据)向财务传递一次入库单,传递一次出库领用单,月底向财务上报收、发、存报表,每月底会计、库管与其核对库存帐;
7、库管员必须卡好每月入库、出库单据的入账时间,即库管把单子记到哪个月,财务也记到哪个月,使得数据反映一致,否则对账会产生困难。
8、库管员入库单上必须填写产品在系统里的最低一级类别名称,必须与财务保持一致,否则对账困难;
9、采购员每周(每周一报上周单据)必须将采购单据报销一次,不允许积压;
10、采购员每周必须根据上周主要食材的耗用量,上报采购计划;
11、采购员、二级库管员,每月倒数第二天必须清理当月剩余单据交库管做账。
采购员、库管员每月最后一天必须将当月单据交财务做账;
12、各库管员每月底对客房耗品、厨房食材、厨房调料、水吧物品等进行盘点。
盘点时间:
月底倒数第二天。
报送数据时间:
月底最后一天。
13、为了使账务处理及时,原则上每月最后一天总库房不发货(特殊情况除外),各部门所需物品提前领取;
15、原则上每月最后一天的采购数据放到下月处理,但库管与财务必须保持口径一致,以免财务和库管账产生差距;
16、如果相关管理人员不按照要求及时传递、报销单据,一次罚款50元。
不及时上报报表,一次罚款50元。
不及时盘点和上报数据,每次处罚相关人员各50元。
如果连续三次违规,在原有处罚标准外,另加罚200元。