财务部制度流程.docx

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财务部制度流程

青海万事恒鑫私属酒店

（西派大厨）

财务管理制度

财务及相关人员岗位职责

（一）财务部工作职责

职责：

1、制定并组织实施酒店财务管理各项规章制度，同时根据实际情况不断完善相关制度；

2、制订酒店财务部操作规范与各阶段的工作计划；

3、酒店财务收支的汇总平衡；

4、酒店资金的收支管理；

5、酒店财务预算管理与成本控制；

6、协助人力资源部做好财务部员工队伍建设工作；

7、完成酒店领导交办的其他工作。

权力：

1、有权参与酒店各阶段的经营计划的制订工作；

2、有权对违反酒店财务制度的行为和过失提请处罚；

3、具有对各部门费用报销的审核权；

4、具有组织机构建立和员工考核的权力；

5、具有内部员工的聘用、解聘的建议权；

6、具有要求相关部门配合开展工作的权力；

7、具有内部工作开展的自主权；

8、其他相关权力。

（二）、财务人员岗位职责

财务总监岗位职责：

1、负责组织酒店的全面经济核算工作，组织编制和审核会计、统计报表，并负责报告工作。

组织财务人员按规定时限编制财务预算和决算等相关报表；

2、参与酒店经营战略的制定工作，对酒店财务管理计划提出意见和建议；

3、对酒店财务状况进行分析并提出报告；

4、负责酒店发展所需资金的筹集、规划运用和使用分配管理；

5、对酒店内新开项目的预测与风险分析；

6、负责酒店财务信息化管理的建设与推进；

7、负责分解落实各项计划指标，并对计划完成情况进行控制监督和检查考核；

8、负责审批各项开支，密切与各部联系，研究并合理掌握成本和费用水平；

9、审查各部门的开支计划及财务预算；及时掌握仓库物资存量，控制补货量；

10、做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂业务部门所需资金，保证业务活动；

11、负责组织酒店各部门对酒店资产进行全面管理，以保证资产的完好和充分利用；

12、每季度组织一次全面检查库存现金和备用金等情况；

13、督促业务及财务有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼；

14、检查、督促财务人员执行各项财务规章制度情况，组织财务人员认真学习财务法规和规章制度；

15、联系各业务部门，了解经营情况和市场讯息，及时提出合理化建议；

16、负责与财、税、金融部门联系，及时掌握相关信息和动向；

17、根据上级对财务工作的指示及决策，制定修改财务管理制度；

18、监督财务部保存好酒店所有财务方面的文件资料，管理好会计档案；

19、定期组织财务部门员工学习，增强政策法制观念；

20、负责财务部门员工培训。

会计岗位职责：

1、协助财务总监制定酒店的各项会计规章制度和工作规范，并督导下属人员执行；

2、参与制订酒店各项收支计划并认真执行；

3、负责酒店二级、三级会计科目的设置和调整工作；

4、负责及时结算账务余额，并进行月结工作，制作科目余额表，登记总帐，登记资产、成本、应收应付等各类明细账，并对各种明细账簿账目与总账进行核对，确保账账相符；

5、负责编制各种内、外会计报表，编制成本控制报告等，并按照规

定时间及时报送，同时报财务总监；

6、审核各项会计核算手续的完整性和列支科目的正确性；

7、监督各部门的费用报销工作，确保报销手续齐全、无违规行为；

8、检查所有记账凭证与原始凭证的有效性、合法性和正确性；

9、进行各类明细账项、往来账项的账务核算工作；

10、进行费用核算和成本核算工作，确保核算的准确性和及时性；

11、负责每月按规定进行各项预提和待摊费用的核算工作；

12、负责酒店税款的计算、申报、缴纳工作；

13、负责各类资料、报表等的整理与归档工作，负责会计档案的保管，做到存档有记录、调档有手续；

14、对出纳工作进行督促和监督，并协调各项工作；

15、审核出纳的收支凭证及备用金情况，保证库存现金的安全；

16、检查银行存款未还账项余款调节表的编制情况，发现问题及时解决；

17、审核进出库台账、成本台账、收货日报表等存货管理账单；

18、负责酒店固定资产和其他资产采购的审核工作；

19、负责酒店固定资产的定期清查工作，确保账、卡、物一致；

20、落实固定资产的购置、转移、租赁、修理及报废手续的办理，防止资产流失；

21、参与酒店月度、年度以及不定期开展的财产盘点工作；

22、定期向财务总监汇报工作；

23、完成领导交办的其他工作。

出纳岗位职责：

1、负责酒店营业收入现款的清点、汇总工作和一切往来款项的银行结算业务；

2、计算、汇集、验收收银员每天的现金收款总额；

3、负责每日现金余额的结算和库存数的核对工作；

4、根据工资核算表向员工发放工资等；

5、对手续齐全的付款凭证，复核后办理现金付款手续；

6、负责酒店各类费用报销工作；

7、负责库存现金的清点与保管工作，参与库存现金的定期盘点工作；

8、登记现金日记账；

9、协调与银行的工作，加强与银行的联系，与其建立良好的业务关系

10、按银行规定限额提取库存备用金。

及时将现金缴存银行，保险柜

不允许存放大额现金；

11、掌握开户银行的存款余额情况，编制“银行存款余额调节表”；

12、调整银行未达款项，使银行账余额与银行对账单余额保持一致；

13、负责银行空白支票的管理工作，按照酒店支票领用规定，做好支票的领用记录和核销工作；

14、审核支票内容，确保收入支票和付出支票正确无误；

15、负责银行信用卡业务的汇总、解交和财务处理工作，加强与银行

的联系，解决信用卡入账时出现的问题；

16、定期编制银行出纳报告，配合会计编制相关报表；

17、完成领导交办的其他工作

18、与前台协调银行POS机的使用及信用卡款项解缴等账务处理事宜

（三）、财务部审核员工作职责

对相关财务事项的审核：

1、核对各班次收银员的账单、原始单据、收款报表及手工报表

2、核查记账凭证所附原始单据是否齐全和符合规定

3、不定期对发票、账单存根进行抽查核对

4、审核发票、账单及各类报表的连续性和合法性

5、编制各收银点的全天账单列表，以便审核

6、检查账单签署的合法性，对未付款账单进行核准

7、审核前厅当天未结客帐的余额是否正确

8、对各挂账单位的账目进行复核，并督促相关人员进行催收

9、审核各收银处的挂账账单

10、审核各部门营业收入报表

11、审核当日各类消费项目明细表

12、核算开房率、房价、餐厅费用计算是否正确

13、对照有关报表，查验信用卡、会员卡相关内容

14、审核各种优惠折扣、手续是否完整

15、审核离店客人账单

16、发现和收集酒店管理、经营中的错漏现象，及时上报以便落实整改

对资产管理的审核：

1.办理检查固定资产的增加、转移、报废、调拨、外借等各类手续

2.不定期抽查各部门资产管理情况，提出资产管理的合理化建议

3.编制使用中资产管理的相关报表，并上报财务经理或财务总监

4.定期对酒店的无形资产和其他资产进行检查评估

5.参与固定资产的更新、改造及大修计划的编制工作

6.负责为各类新购资产填写登记“资产管理卡”

7.协助在库资产的盘点工作，配合相关部门做好仓库管理工作

8.定期对在库资产的耗损情况进行统计和分析，并编制相关报表

对成本管理的审核：

1、负责对仓库、客房和厨房的成本控制情况进行督导

2、检查出入库单、领料单等相关成本费用报表的开具和使用是否符合规定

3、每天从采购部的收货员处拿回当日的收货报告，并将其按各个厨房及库房分类

4、复核收货报告的计算是否有误，发现问题应及时处理

5、根据审核后的收货报告和各部门的出库单据，编制各部门每月费

用统计表

6、每天审核各部门的领料单，检查签字是否齐全

7、计算各厨房、餐厅当日的采购金额并做好记录

8、计算各个厨房、餐厅每天从仓库领取的食品的金额并做好记录

9、将每天夜审报表中的各厨房、餐厅的收入金额与每天各厨房、餐

厅采购金额和出库金额的合计数，减去员工用餐和宴请金额数，计算

厨房当日成本率

10、核算每周、每月的原材料成本率

11、编制各部门实际发生费用与预算对比表，与预算相差较大的要找

出原因，并通知相关部门

12、监督酒店服务价格的落实情况，及时向主管领导反映违规降价或抬价的行为

13、负责每天各项毛利率的测算工作

14、定期进行市场价格调查，掌握市场价格的变化情况，提出价格管

理的意见和建议

15、定期分析酒店成本信息、编制成本分析报告，对成本差异进行分

析

（四）库管员岗位职责

1、在总经理、财务领导下负责物资的验收、入库、发放、保管、盘点，做到手续清楚、数字准确、保管得当，开单迅速、不出差错。

2、认真登记商品（材料）数量金额明细表，每月结帐应与盘点数相核对，发现差异，应查找原因，及时处理。

3、严格按《库管制度》进行库房管理工作。

（1）坚持“四个禁止”：

禁止无关人员入库；禁止为个人存放物品；禁止在库房饮酒、吃零食；禁止危险物品与其他物品混贮。

（2）做好防火、防盗、防腐、防潮、防毒、防虫等“六防”工作。

（3）科学储存保管、控制库存业务；合理制定库存物资补充计划，并填制《物资申购单》，控制最高库存量和最低库存量；随时掌握库存状况，及时提供库房物资进、销、存的数据，充分发挥库房蓄水池作用。

（4）按时向财务上报《存货进销存明细表》。

4、不得以权谋私，不得向供货商索贿、索物或接受其宴请娱乐等

5、接受财务会计的业务指导、质询、调查、审计等。

6、做好出入库物资管理工作，开源节流，完善财务手续。

7、完成领导或财务临时交办的其他事宜。

（五）收银员岗位职责

1、收银员业务上属于财务部指导，行政上属于前厅领导。

2、按照前厅人员填写的点菜单、加菜单、酒水单上记载的菜品、洒水、香烟等名称、数量、准确输入电脑，及时核对。

3、对结账单记载的金额准确、及时、快速收款，打印发票，并加盖印章。

4、每日根据汇总金额填写交款单，与点菜单、结账单一起于次日交财务室审核。

5、无权私自改单，交款单结帐必须连续编号，报废结算单经相关人员签字确认后也一并交财务室审核；无权单联让相关人员签字改单，只能双联签字改单。

6、对营业额的准确性、安全性负责。

妥善保管营业尾款，拒收假币，否则发生短缺责任自负。

7、保守经营秘密，不得随意透露餐厅经营秘密，不得随意给顾客多开发票。

8、遵守前厅相关制度，及时发现收集、反馈客人意见。

9、保持吧台及工作区域卫生干净、整洁，与前厅要求一致。

10、及时完成领导安排的其它临时任务。

财务管理相关流程

一、现金借支批审流程

1、员工因办理业务需要借支现金的，由本人填写“现金借款单”，经部门主管签字，财务总监审批后财务方能付款。

未办理审批手续的一律不许借支。

2、所借现金必须按照借款单注明用途使用，不得挪作他用。

3、现金使用完毕必须在当天或规定时间内到财务报账、冲账，不及时报账从个人工资中扣回，并收取利息。

4、所借现金丢失或者损失由个人赔偿。

二、对外付款审批流程

1、对外支付款项由经办人填制“用款审批表”，经相关领导签字、财务审核（合同、票据等资料）后，由财务总监审批支付。

2、实行谁经办、谁负责的原则，款项支付后由经办人及时收回发票、收据等票据资料，并交财务处理账务。

3、涉及购物的，经办人员必须协助库管员办理相关入库手续。

三、收银投款袋投放及交接流程

1、每班收银员下班前，需放进投款袋的项目包括：

现金、信用

卡小票、各类消费券、支票、账单等。

以上各项须分类整理好，并分

别注明金额等。

2、每班收银员在当班收银报表上签字后，将当班收银报表一起放进投款袋内，并按要求仔细封好投款袋。

3、填写投款登记表，在接班收银员和接待员共同见证下投入保险箱内，并请见证人签名。

4、餐厅收银员每天下班前，将投款袋封好后，在客房前台收银或接待的见证监督下，将投款袋投入保险箱，并请见证人在投款登记表上签字。

5、出纳每天早上在收银主管、会计主管的在场监督下，打开保险箱，对照投款登记表清点投款袋，确认无误后在表上签收。

6、出纳送款回财务部，送款路线必须在酒店监控系统可监视范

围内。

四、办公用品采购及领用流程

1、酒店所有办公用品由办公室统一购买，其他任何部门和人员不得擅自购买。

每年年初办公室列出酒店办公用品购买计划，经财务总监审批后统一购买，各部门按照需求领用。

2、现有办公用品不能满足各部门临时需要或者特殊需要的，由需要部门填制“购物申请单”，报财务总监签字后购买。

3、办公用品的领用，由使用部门填制“物品领用单”，经财务总监签字后到办公室领用。

4、各部门需从库房领用办公设备、办公家具等，必须填制“物品领用单”，经财务总监签字后领用。

库管员不得擅自发出配备，如不按照规定流程领用，一经发现除收回已配发或领用的办公设备、办公家具外，对库管员予以处罚。

5、各部门必须节约使用办公用品，爱护办公设备和办公家具，加强办公设备和办公家具的日常维护保养，以尽量延长使用寿命。

因个人原因丢失或者损坏照价赔偿。

6、为了节约办公费用，除非工作必不可少，尽量少配或者不配。

五、材料、物品采购及领用流程

1、除办公用品以外的其他材料物品，全部由酒店采购部门统一购买，其他人员不得擅自购买。

2、各部门每月26号之前上报下月材料物品的使用预算，在预算范围内，由采购部门按照经审批的“购物申请单”进行购买，买回物品后将申请单与报销单一并交财务报销。

货物到达后交由库管员验收签字入库并妥善保管，根据需要登记领用。

3、客房批量配置的一次性易耗品，由房务中心根据用量预算，定期向库管员上报缺货量，库管员结合库房存货量提出补货报告，经财务部审核，财务总监审批后由采购部门统一购买。

4、库房存放的其他使用频率较高，用量较大的货物，存量不能满足一个月经营需要的，由库管员填制“补货单”提出补货计划，经财务部审核，财务总监审批后，采购部门进行购买补充库存。

5、除以上物品外，各部门临时急需物品由部门填写“购物申请单”，财务总监签字后采购部门购买。

6、各部门领用材料、物品时，必须填制“物品领用单”。

（1）客房一般性耗品、批量一次性耗品、有偿消费品的领用，由部门填制领用单，部门经理签字确认后到领取。

除一般性耗品以外，物品领回后必须按照规定及时计入二级库进行管理，二级库库管员必须严格按照每日消耗表登记领用，并及时登记收发存明细账，月底上报财务，并按月盘点核实数据。

（2）餐厅耗品、水吧物品的领用，由部门填制领用单，部门经理签字确认后到领取。

水吧物品领回后必须按照规定及时计入二级库进行管理，二级库库管员必须严格按照每日消耗表登记领用，并及时登记收发存明细账，按照规定上报财务，并按月盘点核实数据。

（3）厨房耗品、食材、调料的领取，由厨房填制领用单，厨房主管签字确认后领取。

食材、调料必须按照规定及时计入二级库进行管理，二级库库管员必须严格按照消耗登记领用，并及时按照规定上报财务，并按月盘点核实数据。

（4）除一次性耗品以外的使用频率较高，用量较大，使用时间相对较长的消耗品如毛巾、口布、手套、工具等必须交旧领新。

库管员必须做好登记管理工作。

（5）除以上物品的领用外，固定资产、低值易耗品（耐用品）的领用，由部门填制领用单，部门经理签字确认，经财务总监审批后领取。

7、任何部门、任何人员未经审批不得擅自购买物品，违反规定购买的一律不予报销。

8、任何部门、任何人员未经批准不得从库房领货。

库管员违规发货的，对库管员进行处罚，违规发货造成损失的由库管员负责赔偿。

9、“购物申请单”购物完毕，由库管员填写实收数量并签字后，由采购人员留存备查（与入库单核对）。

10、“物品领用单”发完货后由库管员装订留存备查（与出库单核对）

11、损坏物品赔偿后需补领货物的，必须同时拿“赔偿单”和“物品领用单”补领货物。

客人赔偿单需由客人签字确认。

12、各部门之间物品相互调拨的，必须填制“物品内部调拨单”，填写时一式三份，交接部门各留一份，交财务一份。

借用物品的必须填制“物品借用单”，以明确责任。

六、固定资产采购流程

1、酒店购买固定资产，无论金额大小，必须由办公室会同采购部门、财务部门进行沟通、审核后，由办公室填制申请单，报总经理审批。

2、总经理审批同意后，由采购部门购买。

3、购回固定资产由办公室、采购部门、财务部门共同验收。

由财务填制固定资产入账单入账。

4、固定资产由使用部门签字领用，并负责管理、维护、保养。

丢失、损坏照价赔偿。

七、费用报销审批流程

1、报销费用时，经办人必须填制“费用报销单”，经部门主管签字确认、财务总监审批后报销。

2、水、电、暖、气、工程等费用，必须由综合部经理签字确认后，经财务总监审批后报销

3、费用报销必须取得合理、合法的票据。

4、大额费用支出必须事先请示，未经请示的不予报销。

5、业务招待费支出必须事先请示，未经请示的不予报销。

6、未经审批的费用财务一律不予报销。

若财务违规报销，则对财务人员进行处罚，造成损失的由财务人员赔偿。

7、已发生的费用必须及时报销，不允许累积报销。

八、库存管理补充流程（2015.5.4）

1、为了与财务软件管理要求一致，并使财务与库管对库存的数据核对一致，以后财务根据库管员的入库单做暂估入库，根据采购员的单据正式入库，并将供应商往来或者个人往来、现金等科目同时做账，每月底核对数据调整差额；

2、库管员的帐必须要分出餐饮部和客服部（在餐饮部、客服部下都设“公用物品”明细类别，将公用物品分开），否则对账有困难；

3、库管员填制入库单时必须区分部门（餐饮部、客服部）、区分批次、区分供应商、区分经办人、区分物品的类别，不得混淆、累计在一起填写；

4、库管员每周（每周一传上周单据）向财务传递一次入库单，传递一次出库领用单（将拨入二级库的分开填写），月底向财务上报收、发、存报表，每月底会计与库管员核对库存帐；

5、房务中心每周（每周一报上周单据）向财务报一次耗用单，月底向财务报当月收、发、存报表，每月底会计、库管与其核对收、发、存账；

6、餐饮部二级库（含水吧、食材、调料），每周（每周一传上周单据）向财务传递一次入库单，传递一次出库领用单，月底向财务上报收、发、存报表，每月底会计、库管与其核对库存帐；

7、库管员必须卡好每月入库、出库单据的入账时间，即库管把单子记到哪个月，财务也记到哪个月，使得数据反映一致，否则对账会产生困难。

8、库管员入库单上必须填写产品在系统里的最低一级类别名称，必须与财务保持一致，否则对账困难；

9、采购员每周（每周一报上周单据）必须将采购单据报销一次，不允许积压；

10、采购员每周必须根据上周主要食材的耗用量，上报采购计划；

11、采购员、二级库管员，每月倒数第二天必须清理当月剩余单据交库管做账。

采购员、库管员每月最后一天必须将当月单据交财务做账；

12、各库管员每月底对客房耗品、厨房食材、厨房调料、水吧物品等进行盘点。

盘点时间：

月底倒数第二天。

报送数据时间：

月底最后一天。

13、为了使账务处理及时，原则上每月最后一天总库房不发货（特殊情况除外），各部门所需物品提前领取；

15、原则上每月最后一天的采购数据放到下月处理，但库管与财务必须保持口径一致，以免财务和库管账产生差距；

16、如果相关管理人员不按照要求及时传递、报销单据，一次罚款50元。

不及时上报报表，一次罚款50元。

不及时盘点和上报数据，每次处罚相关人员各50元。

如果连续三次违规，在原有处罚标准外，另加罚200元。