某集团公文管理规定含相关表格.docx

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某集团公文管理规定含相关表格

******企业集团

公文管理规定

【2011.05修订版】

集团行政部

2011.05

***企业集团公文管理规定

2011.05修订版

第一章：

总则

1、为使***集团及下属各公司（以下简称集团公司）的公文管理工作更规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理工作的效率。

同时，规范文件管理程序，确保公司所有文件和资料得到有效控制，结合集团公司实际，特制定***集团管理规定。

2、适用范围：

本规定适用于集团及各公司、部门，不适用于ISO体系文件。

3、公文种类包括：

决定、决议、通告、通知、通报、请示、报告、批复、批示、会议纪要。

4、公文一般由标题、发文字号、秘级、正文、收发单位、抄报（送）公司、发文单位、印章、附件、发文时间、紧急程度等部分组成。

5、集团总经办是集团公司公文管理机构，主管集团并负责指导各下属公司的公文管理工作。

6、公文管理指集团及集团所属各公司行政公文管理。

具体包括：

集团下发的公文；各公司上报或下发的公文；集团各部门上报或下发的公文；集团及各公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

7、公文的定义：

（1）公文—指在集团公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。

（2）公文处理—指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（3）外来公文—指政府部门、行业协会等外企事业单位（转）发给集团公司的公文。

（4）内部公文—指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各公司下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。

（5）上行文—是指各公司向集团职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。

（6）请示—是各公司向集团职能管理部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。

（7）报告—是各公司向集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。

（8）下行文—是集团或集团职能管理部门向各公司下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（9）平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

第二章：

职责

1、集团总经办为集团公司公文的归口管理部门。

2、总经办负责接收和处理外来文件及各公司对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团下属各公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、部门及个人进行处罚；

3、各公司负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；

4、各公司根据业务需要，设置专职或兼职综合管理员1名，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；

5、发文资格：

集团所属一级部门（各公司）、二级部门（各行政、人资、审计、财务等职能部门）为具备发文资格的主体，其它模块一律禁止发文。

集团层面项目组及工程部经授权后，各项目组、工程部门具备发文资格。

6、发文效力：

公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持，接收并回执。

第三章：

公文种类

1、公文种类主要有：

命令、议案、决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、规定、制度、会议纪要、意见等和非正式公文：

会议通知、工作联系单、临时授权委托书、申请等。

（一）命令（令）

适用于发布重要行政法规和规章；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员。

（二）议案

适用于各级公司、部门按照程序向总裁办公会或者各分公司总经理办公会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向总裁或总经理提请审议事项。

（三）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

（四）公告

适用于向公司内外宣布重要事项。

（五）通知

适用于转发政府机关或集团高层会议的公文，批转各公司、各部门的公文；发布规章；传达要求各公司、各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（六）通报

适用于公司内部表彰奖励先进，批评处罚错误，传达重要精神或交流重要情况。

（七）报告

适用于向集团或上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

（八）请示

适用于向集团或上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下属各公司、部门或个人的请示事项。

（十）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问或答复问题。

（十一）规定

适用于针对特定范围内的工作及其它事项或在一些重大问题上制定具有约束力的行为规范。

（十二）会议纪要

适用于记载会议主要精神和议定事项。

（十三）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第四章：

公文格式

公文拟订原则

1、一事一议，简明扼要；

2、标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明，语言措辞准确规范；

3、发文公司、抄报（送）公司、部门、领导、收发公司、附件、发文时间、紧急程度、秘级等部分标署明确。

公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：

1、纸张：

公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。

2、秘密等级：

公文须设秘密等级。

秘密等级分为“绝密”、“机密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置，用大括号“｛｝”括入。

（1）．绝密：

指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文；

（2）．机密：

指所涉内容不能向无关人员透露的公文；

（3）．普通：

指所涉内容应在集团公司内传达的公文。

3、紧急程度：

对公文送达和办理的时间要求，紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。

标注在文件版头右上方顶格“秘密等级”后位置，用大括号“｛｝”括入。

4、标题：

公文标题用2号或3号黑体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。

标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。

5、编号：

发文字号由发文部门代字、年份和编号组成，用4号宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用中括号“【】”括入，序号编虚位（即1编为001），加“第”字，以集团为例，如“*集发【2011】第001号”。

***集团发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】第005号；即按印发顺序号集团第5份文件拟发。

集团总经办发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】ZB第007号；即按印发顺序号集团总经办第7份文件拟发。

以下编号以此类推：

集团人资部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】HR第001号；

集团审计部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】SJ第001号；

集团财务部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】CW第001号；

集团开发部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】KF第001号；

集团工程部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*集发【2011】GC第001号；

集团会议纪要，按印发顺序号编写序号，如：

*集字HY【2011】第001号；

***地产发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】第005号；即按印发顺序号地产公司第5份文件拟发。

地产行政部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】BG第007号；即按印发顺序号地产行政部第7份文件拟发。

以下编号以此类推：

地产人资部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】HR第001号；

地产财务部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】CW第001号；

地产销售部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】XS第001号；

地产工程部发文，按印发顺序号编写序号，如：

*地发【2011】GC第001号；

地产公司会议纪要，按印发顺序号编写序号，如：

*地字HY【2011】第001号；

其他各公司各部门编号以此类推。

6、正文：

正文在编号及红头分割线下一行，每自然段左空两字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文采用4号或小4号宋体字，文中如有标题，可加黑或使用黑体字。

如按设计的字号和行距使落款页无正文，可适当调整字号和行距，前移或后延使落款页正文。

7、附件：

附件在正文下空一行左空两字，用4号或小4号宋体字，标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。

8、落款：

成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“○”。

单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。

成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。

9、红头公文主题词：

主题词用4号或小4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号或小4号宋体字；词目之间空两字。

公司内部普通行文可以不标主题词。

10、报送：

报送公司、部门、个人名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号或小4号黑体字标识“抄报”“抄送”，后标全角冒号；报送部门之间空两字。

11、印发：

印发公司或部门和印发日期位于报送下面，占一行位置，用4号或小4号宋体。

印发部门左空一字，印发日期右空一字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

注明印发份数。

12、装订：

公文装订应在左侧居中，不掉页。

13、公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

由其他各公司各部门自行起草，需要发送的公文，校样稿连同电子文档均须交公司行政办公室，由行政办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印办理，需要集团审阅的，需附审签单上报集团，以做到公文的规范、统一。

第五章：

行文规则

1、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

2、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，原则上不再发文。

3、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，原则上不再发文。

4、发布相关制度或规定时，必须注意与已发布的同类制度或规定相衔接，内容不得抵触。

若有新的规定，必须在发文时注明对原发布制度或规定修改或废止，在已有的制度或规定未废止前，原则上不得重复发布同类制度或规定。

5、集团公司各部门无权对上级政府机关直接行文，该类行文均应以公司或集团的名义。

6、集团公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（1）集团可以对集团各部门、下属各公司各部门行文。

（2）各公司各部门在其职权范围内，可以互相行文，也可以根据集团授权，向其他各公司职能部门行文。

注：

公司各职能部门向其他各公司业务部门的行文,应当同时抄送本公司办公室，需要集团审批或备案的，抄报集团总经办；

7、各公司各部门及人员一般不得越级行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级公司部门或领导。

8、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送领导或公司，如需同时送其它领导或公司集团的，应用报送形式。

9、“报告”中不得夹带请示事项。

10、集团各公司各部门可以联合行文。

11、各公司各部门不能直接向集团董事长、集团总经理报送公文，均须通过集团总经办登记转呈。

第六章：

发文办理

1、集团总经办为发文管理部门，所有发文依据总经办“发文流程”进行：

（1）各公司各部门可针对本公司部门情况提出业务需求,自行拟订公文，并填写《发件审批单》。

（2）总经把或各公司行政办公室根据相关制度对初稿的行文、内容进行审核。

如需要会签的可组织相关部门进行会签，拟稿部门根据会签意见修改完善公文。

（3）对需要集团总裁或各公司总经理审批的公文，办公室根据公文规范要求制作正式公文。

2、拟稿：

非部门业务范围的综合性重要文件，由公司办公室拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。

3、拟稿的基本要求是：

（1）符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合集团公司的章程及有关规定；

（2）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确；

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定;

（4）人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围准确；

4、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

5、拟稿必须符合集团公司公文格式要求。

6、核稿：

以集团名义发文的有集团总经办负责人核稿；公司名义发文，由行政办公室主任核稿；以部门名义发文，由部门经理或公司分管领导核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。

7、核稿的重点是：

（1）内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；

（2）涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；

（3）文种使用是否妥当；

（4）文字表达是否准确，格式是否规范；

（5）是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

8、会签

联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。

9、签发：

以集团名义行文，由总裁/总经理或其授权人员签发，以集团总经办或集团其他部门名义行文，由常务副总或行政总监签发；以董事长或总经理名义行文，由其本人签发；以各公司部门名义行文，由公司分管领导签发，特殊行文上报集团签发。

（1）签发权限：

1）涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由总经理签发；

2）集团重要对外文件（如对政府函件），由总裁签发；

3）各公司重要对外文件（如对政府函件），由总经理签发；

4）集团总部各职能部门间知会性函件，由常务副总签发；

5）各公司对内发文，由该公司第一负责人签发；

6）人事任免通知，按人事管理权限签发。

（2）对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。

如确需修改，须经签发人同意。

10、文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需修改，需征得签发人同意。

签批公文应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。

11、缮印：

以集团及集团各部门名义行文，由集团总经办负责打印；以各公司部门名义行文，由行政办公室负责打印。

12、用印：

以集团及集团各部门名义行文，由集团总经办负责盖章；以董事长或总经理名义行文，由其本人签章；以各公司各部门名义行文及联合上报公文，由各公司行政办公室负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。

13、发送：

以集团及集团各部门名义行文，有集团总经办文员负责发送；以各公司各部门名义行文及相关部门联合行文，由各公司行政办公室负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。

14、集团总经办与各公司行政办公室有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。

15、为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以部门名义下发的正式公文均须到办公室备案。

16、公文的发文流程：

（1）集团公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（集团总经办负责人）→会审1（行政总监）→会审2（常务副总会审）→审批（集团总经理/集团总裁）→编号下发（集团总经办）→备案（集团档案室/总经理或总裁秘书）。

（2）各公司各部门公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（公司行政部负责人）→会审（分管副总会审）→审批（公司总经理/第一负责人）→编号下发（公司行政部）→备案（公司行政部）。

注：

各公司各部门下发公文，必须同时抄报集团总裁/总经理/常务副总/总监/总经办及业务相关部门，以便协办或查考。

第七章：

收文办理

1、所有外来文件，包括上级集团、平行公司、下级公司部门的来文，首先送交各级办公室登记。

2、各类抄阅件、资料、信息及个人信函，不纳入收文登记。

3、署名“***集团（***地产）负责人”、“***集团（***地产）办公室”收的信件，由总经办或各公司行政办公室主任（经理）拆封。

凡署名部门的信件，由办公室分发至各部门，由部门负责人自行拆封。

4、公司各部门收到来文需送到办公室登记，严禁横向传送、处理。

5、集团总经办及各公司行政办公室收文的办理程序：

（1）办公室文员填写“收文登记表签收并登记（收文本）；必要情况下，呈阅人应填写《外来文件传阅审批单》。

（2）呈送办公室主任或被授权人在《外来文件传阅审批单》上提出拟办意见，明确主办与协办部门、办理要求、时限及具体处理意见。

（3）办公室文员按拟办意见进行处理。

（4）对领导阅示后有批示的公文，办公室文员按领导批示送有关单位或人员办理，有关公司或人员须履行签收手续。

（5）对涉及两个或两个以上部门的工作，应落实有关部门牵头承办。

（6）文件分送要做到准确、及时、安全，急件随到随办。

（7）政府及相关机要部门文件由总经理秘书分送，法律文件由法务专员处理分送，其它各类文件由办公室文员分送。

（8）承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室，以备存档查阅。

（9）收到下属公司或部门上报的需要办理的公文，办公室进行审核。

审核的重点是：

是否应由本公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范等。

6、除公司有明确规定的办结时限要求的公文或者其他文件外，对公文转呈和办结时限的规定如下：

（1）一般公文，办公室应在签收时刻起24小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后三日内做出批复（对下属公司或部门的书面请示等批注意见答复）。

（2）加急公文，办公室应在签收时刻起3小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。

（3）紧急公文，办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。

领导批复后，紧急公文和加急公文需即刻反馈来文公司/单位，一般公文应在批复后不超过三日内予以反馈。

7、集团总经办按照督办流程，对各公司各部门承办、阅办的文件在限定的时间内未报告办理结果的，要及时催办，防止漏办、延误。

8、对因内容表述不明确、所需背景资料不齐备或不具备批示条件的文件，可由承办人予以口头说明，办公室予以整理后以书面形式反馈至来文公司或部门人员。

9、若遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下办公室应当在以上规定时间内电话汇报情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。

如有授权，则由被授权人履行职责。

10、送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室文员负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11、对因办公室转呈不及时导致没有按规定时限转呈而延误批复时限或因公文批复后办公室没有按规定时限下发的，集团公司将按有关规定对责任人进行处理；除集团公司有办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对因承办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由承办者负责。

12、对因外来文件直接发送到各部门、各公司没往办公室转送，造成丢失或没及时处理的，由收文部门承担责任并通报批评。

13、考虑到集团公司实际情况，集团公司范围内的往来行文不仅限于公文种类，对于公司专有文本，如：

各种审批单、签阅表、工作联系单等涉及签批的文件，不受公文转呈制度约束，本着节约时间成本的原则，来文直接送达业务受理部门，由受理部门按照有关转呈和办结时限的要求办理。

业务受理部门没人或呈送给主管领导或总裁的各种文件可由经办人同送达人联系确认，由总经办代签收，待业务部门来人后及时转呈；

14、收文办结后，将文件材料归档。

需要答复的，由呈办部门起草答复意见，经集团公司相关领导审核后签发下文。

15、重大事项，需经集团总裁或总经理办公会议研究决定后，再由各部门办理。

16、以上文件处理时间不得超过来文要求时限。

第八章：

公文管理

1、公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

对被撤消和被废止的公文，发文公司或部门应负责于一周内予以回收或公告，同时必须登记备查。

2、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文予以移交、清退。

3、文件实行归口管理，集团总经办和各公司行政办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。

4、集团收文均由集团总经办指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。

5、集团公司各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的要明确具体。

6、集团各部门外来文件由集团各部门的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。

7、电子邮件由集团总经办和各公司行政办公室负责接收、登记并及时向相关部门转发。

相关部门接收文件应及时在《公文签收单》上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文公司/单位。

同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文公司/单位查询，予以弥补。

8、集团发文均由集团总经办负责起草、审核、送批、印发、建档。

集团各公司各部门发文均由指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。

9、集团公司对外发文的文字均由集团总经办或各公司行政办公室负责人审核，财务数据由集团财务部审核，必要时由集团法务人员/法律顾问/律师审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。

第九章：

保密管理

1、公文密级划分为绝密、机密、秘密、普通四级。

绝密级：

是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失。

集团经营发展中，会直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；

机密级：

是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；

秘密级：

是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。

涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入等各类文件信息。

普通级：

集团公司内部普通文件。

2、密级的确定

公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。

3、紧急等级规定：

公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。

特急：

是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；

紧急：

是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；

平急：

是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。

4、紧急等级的确定

公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。

5、罚则：

文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团总经办应及时查明原因，并对责任人处以50—500元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。

第十章：

公文立卷、归档和销毁

1、公文处理办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷归档。

2、经办理归档后的文件应立档管理。

行政类与相关规定文件由集团总经办立档管理，业务文件由业务部门