行政办公管理制度.docx
《行政办公管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政办公管理制度.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
行政办公管理制度
行政办公管理制度
汇编
二零零七年
目录
第一章前言
第二章日常办公纪律及常规事项处理
第三章办公用品管理规定
第四章计算机使用管理规定
第五章车辆管理规定
第六章财务报销管理规定
第七章员工奖惩管理制度
第一章前言
纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。
公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。
员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。
本制度将根据实施情况与公司发展变化不断作出修订调整；
公司遵循以下行政管理原则
平等：
全体成员不分民族、宗教、信仰，学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等
互尊：
相互尊重，团结一心，为公司的发展贡献一份力量。
诚信：
诚实、守信，言行一致，是员工行为的基本准则。
自律
严于律己，从一点一滴做起，你才会有所收获。
宽容：
宽以待人，体谅他人，虚心接受他人对自己的批评。
第二章日常办公纪律及常规事项处理
一、出勤、请假与加班
1、工作时间规定（夏至时每年5月1日---10月1日）
上午11:
30至下午1:
00为公开休息时间，个人按自己的时间调整，休息一个小时，必须保证下午1:
00开始正常工作。
杭州
8：
30～～17：
30中午一个小时午休时间。
台州、南通、天津、青岛、舟山
8：
00～～17：
00中午一个小时午休时间。
2、员工上下班需用打卡钟打卡出入，禁止代替他人打卡，代打一次罚款20元。
3、迟到（迟到20分钟内按迟到计算，超过20分钟按照旷工对待）一次按半日工资额进行扣除，一次以上将扣除全勤奖100元。
4、部门经理/主管级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前安排好下属工作，保持部门正常运作。
5、请病假期间必须保持电话畅通，以备公司有事情找；恢复上班后必须补写请假单以备考勤。
请病假必须提供医院证明，2天以内不扣工资；2天以上扣除请假天数日工资的50%，无医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除，请事假、病假者均扣除全勤奖100元；如果因工伤原因请病假的员工可以酌情处理。
6、员工请休、假必须到前台处领取请休、假单，仔细填写，然后经过部门主管签字同意，最后报人力资源部门，方可生效。
如果不按照程序执行，按照旷工对待；请事假超过4天（含4天）以上必须报总经理批示。
7、部门主管请休、假制度
1）病假：
必须通知人力资源部然后报总经理，病假期间必须保持电话畅通，已被公司有事情找；恢复上班后必须补写请假单以备考勤。
2）事假：
必须首先请示总经理，总经理批示后方可填写请假单，最后报人力资源部转财务方可生效。
请假前必须安排好下属工作，保证部门正常运作。
请假期间保持电话畅通，以备公司有事情找。
8、无故旷工一次（超过半日两天以内），写检查，并扣除旷工天数的基本工资和全勤奖并罚款100元；无故旷工超过两天以上者，视情节给予罚款或开除。
旷工两次者直接开除。
9、加班规定：
加班安排，可选择享受调休，选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度。
10、每个分公司的前台必须监督员工考勤，按照规定的员工考勤表，做好考勤纪录，每月5日前必须将上月的员工考勤表传至总公司前台（员工考勤格式见附件：
员工考勤表）。
11、出勤必须告知部门主管，填好出勤单请主管签字，交前台处以备考勤。
12、早退必须提出合理的原因，经过部门主管批准。
二、上班纪律
1、员工上班时着装整齐、干净、坐姿端正。
树立良好的公司形象和个人形象；特别是安装维护部门人员直接代表公司形象，工作时禁止穿奇装异服，禁止留长发和染头发。
2、上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天；上述行为若发生一次，部门主管直接向员工提出口头/书面警告;警告三次以上仍发生上述行为者将重罚300元。
如工作需要联系的请用统一申请的MSN.
2、除洗手间过道、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。
若发生按20元/次进行罚款。
3、办公场所保持安静，上班时间严禁大声喧哗和吵闹，讨论问题应至会议室或放低声音，禁止以此为由影响他人工作。
4、上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。
禁止在办公桌上放置任何食物，禁止在办公室内吃东西（糖果、饮料除外），吃东西必须在茶水间。
5、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
6、每个周五下班后，由各个部门主管负责检查自己下属员工的卫生情况，如果卫生情况差者，将惩罚他协助仓库管理人员整理仓库一个星期。
6、办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：
您好请谢谢对不起再见（详见《文明用语要求》）。
7、办公室传真机、复印机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修。
禁止用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料。
8、为了加强管理公司的财产、机密文件特制定以下规章制度：
1）办公室是公司的办公场所，里边有公司的电脑，一些重要文件，公司的机密，无论是办公时间还是周末节假日，严格禁止除公司员工以外的任何人进入公司办公区域，禁止非本公司员工未经过领导同意使用公司电脑等办公设备。
2）公司员工在办公时间有私人访客时，必须经过主管同意，方可带领自己的访客进入公司会客区域。
3）周末，节假日休息除时间除过加班原因外，未经过领导同意禁止公司员工及其他闲杂人等到公司上网聊天，打游戏，看电影等等非工作活动。
一旦出现违规情况，直接罚款人民币100元。
4）公司是一个集体，每一个员工都是公司集体的一份子，人人都应该在做好自己的本职工作外，爱护公司的财产，出入办公室随手关门，维护公司形象。
三、常规办公事项须知
1、办公名片管理
1）公司办公名片由美工负责设计、联系制作；
2）需要印制名片的员工向部门主管提出申请经同意后交前台安排制作；
3）按照办公用品管理方式领用。
2、办公文印管理
1）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；
2）传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。
接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。
3、办公发文管理
1）发文一律使用《浙江思拓信息工程有限公司发文稿纸》。
2）发文格式见附表：
思拓标志发文模板
4、办公室空调使用制度：
当室内温度超过27℃时可以打开空调，当温度一旦降低到20℃时关闭空调（炎炎夏日，为了确保大家可以正常的工作，办公室的室内温度可以控制在22～28℃之间）。
四、公司内部论坛、周报、会议
1、公司内部论坛
1）外界人员不得进入公司内部论坛，公司员工需经网管审核后方可进入；如有员工请辞，网管应及时将该员工用户名删除；
2）部门经理/主管需将当月的工作进行总结，并在论坛上发表；
3）公司内部论坛由专门人员定期维护。
2、周报
1）员工需每周递交周报，直接发至信箱：
zhouhf@，报告工作进度，见附件填写。
公司依据该周报直接评定对该员工的成绩，漏交者视为该周无成绩。
2）周报格式见附件：
周报格式
3、会议
为了加强公司自上而下的统一性和每个部门主管与下属之间的联系与沟通，特别制定公司会议制度。
1）每周例会（部门周会）：
由生产部，客服部，海图部，生产技术部，客服软件部，基站工程部，综合办公室，各个部门主管分别组织召开部门每周例会。
2）周例会内容：
由各个部门主管向下属汇报公司的发展情况，部门工作进度；安排部署下周工作；宣传公司新的规章制度；传达上级分配的工作任务。
由每个部门员工向本部门主管汇报工作；提出个人对工作，公司，部门的意见和看法。
3）会议记录：
每个部门主管必须安排人做好详细的会议记录，每周会议结束后负责安排把会议记录放在本部门的论坛上，以供上级查阅。
第三章办公用品管理规定
1、办公用品由公司办公室统筹、负责采购、保管。
2、申购方式
员工因工作需要常用办公用品至办公室申领；
常用办公用品每月申购二次，
无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交办公室批准；
3、领用方式
常用办公用品须办理领用手续；
非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡；
在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新；
4、员工离职时需将申领物品交还公司。
5、物品遗失的，员工需负责赔偿损失。
第四章计算机使用管理规定
1.公司计算机使用责任
1）公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。
2）专人使用的计算机管理责任人是使用人
3）部门公用计算机管理责任人是部门主管
4）公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。
员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。
2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：
1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）；
2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料；
3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用；
4）下载软件/程序；
网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件
网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。
3、使用纪律
1）员工禁止使用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。
2）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度
第五章车辆管理规定
为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。
一、车辆使用范围
1、联系、办理业务需要。
2、接送公司客户。
3、其他紧急和特殊用车。
4、个人用车。
二、驾驶员管理
1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。
2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶。
3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。
4、驾驶员必须严格遵守交通法规，在确保安全第一的情况下完成工作，公司坚决杜绝违规操作，一旦出现违反交通法规的情况，驾驶员负全责60%，当违反交通法规的情况发生三次以上（含三次）罚款300元。
5、严禁酒后驾车。
驾驶员酒后驾车按100元/次罚款，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；
6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；
7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。
8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。
对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。
第六章财务报销管理规定
为了使各项财务支出有章可循，同时为了加强公司的财务管理，并做到各项
收支严格遵循财务制度，特制定以下规定：
一.费用支出的原则
1）诚实原则
报销者必须秉持诚实原则，一切报销的费用必须是实际支出，并与公司或装船有关。
违反诚实原则者，一旦发现必将重罚。
2）确实原则
报销时所附票据必须足额、有效。
发票加计金额不等于报销单金额的，一律
退还给报销人重新计算或补正。
补正合格者，财务才可以受理报销手续。
3）项目归属原则
报销时，如果该开销与客户、装船或项目有关，必须注明客户、装船或项目名称。
如果未注明视为与公司业务无关，不予报销。
4）超出标准原则
特殊情况超出公司制定的费用标准需要特批，特批不通过者费用自付。
二.报销基本规定
1）报销时间
公司规定每周四为审核、批准日，每周五为出纳报销日；逾期推迟到下周。
2）报销流程
①报销人持审批过的预算批准报告、票据表单，粘贴、填写清楚的报销单据交直接主管审批；
②直接主管审批确认出差事实，无误后交财务出纳审批；
③财务出纳核对出差天数、标准额度，审批无误后交营销副总；审批不符合标准的退回给报销人；
④副总审批不符合标准的退回给报销人；
3）报销单据要求
①各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。
②所有开销发票必须是国家有关部门批准的合法票据，即经营性单位为税务监制或印制的发票，非经营性单位为省级财政部门印制的收费票据，社会团体为民政部门印制的收据。
③所有开销发票必须保存完好无缺损，且和实际花费的费用科目相对应，例如：
餐费只能用餐费发票，车费只能用车票。
④业务内容与发票内容一致；
⑤规定复写必须复写，凡有涂改之原始凭证一律无效；
⑥白条不允许报销
⑦根据《票据法》的规定，发票有效期为两年，过期不预报销。
4）所有报销凭证,必须规范粘贴填写:
①左上角（对齐直角）粘贴在请款报销凭证之后,凭证粘死部分不要太多,以免复核不便。
②报销凭证必须字迹清晰,各项目填写完整。
③大小写填写工整,不许涂改，如不相符,从低报支。
④各授权签署人签署完整。
不符上述要求之报销凭证,行政部、出纳均有权不予受理。
三.报销签字
1）报销人签字：
确认费用支出明细
2）财务：
检查表单粘贴是否合理、合法、数据是否正确、粘贴是否规范
3）直接主管：
检查特殊支出情况，确认支出属实。
四.报销标准
（一）出差住宿标准
副总：
300元以内
部门经理级：
200元以内
主管150元以内
一般人员：
100元以内
北京\上海\广州的员工住宿可根据当地物价进行适当调整。
特殊情况需要超过标准，由上一级主管批准
此标准的执行按以下方式进行：
1）一般出差前，由文秘进行目的地的房间预订，出差人员按文秘预订的酒店入住，并按文秘谈妥的价格支付房费，开具住宿费，费用报销时，文秘出具酒店预订价格表给财务，进行审核确认。
2）特殊出差任务，无法在事先进行房间预订的，则在指定的费用控制范围内，由出差人员自行决定，并开具实际票额（必须有单价、天数），进行报销。
3）同性别二人出差，住宿标准则按最高职务的人员标准而定，不允许累计。
4）入住宾馆电话费、上网费需另外计费的，则按实际支出进行报销，长途电话不给予报销。
2、差旅补贴
1）办事处和分公司之间的调配不算出差。
2）当日出差如一天都在路途中的按餐车供应最低标准补贴中晚餐30元/人/天；
3）员工出差按30元/人，或按实际的餐饮支出进行报销，但报销总额仍不得超出30元/人/天的标准。
3、交通标准
1）一般出差，以汽车和火车为主。
火车车程在5小时内，提供普通座位票，夜间乘车（19：
00以后）超出5小时，购买硬卧票。
2）部门经理级出差，跨省可选择飞机出行，但事先应获上级主管批准。
3）一般人员出差，如果因工作原因需要乘坐飞机，必须经由副总审批后执行；其他部门由总经理批准；一般不允许乘坐软卧，如特殊情况报总经理批准。
4）出差交通费用说明
①员工根据当地提供的交通工具进行报销，报销额度不得超出50元/天的标准（每张票据后应附业务事由说明）。
②若两位以上员工到同一地点出差，交通补贴不允许直接按人数累计，如确实分头办事的应附清单加以说明。
③出差前应向财务申报出差费用申请计划，经财务审核通过后，报总经理批示后方可预支出差费用。
5）本地市内交通费
员工因特殊情况外出办事根据需要乘坐出租车，在费用报销时需特别说明,特殊理由如下：
1携带较重或较大体积的物品；
2交通不便，没有公交车可以到达，或需要转车两次以上；
3时间特别紧急，乘坐公交车确定无法完成任务；
4身体状况不好，又确实需要外出办事。
⑤从杭州出差或外地回杭州出发和到达时间在早7：
30分之前，晚9：
30分之后的允许乘坐出租车（加班照此办理）。
4、招待费
涉及公司业务招待费用，按以下标准实行：
业务招待费实行事先审批制，包括书面报批、口头报批两种形式；
1）员工涉及业务招待费用，需向上级报批；单次费用在50元/人均单次200元以下的，部门经理直接审批即可；超出50元/人单次200元以上，需再向上级请示后执行；
2）一般业务往来之客户均应在公司用工作餐；
较重要的客户招待费用可适当放宽，但员工请客必须得到部门经理批准,部门经理请客必须得到总经理/副总的批准。
特殊的重要客户如可能超标,应事先将原因说明清楚。
3）注意事项
业务招待费用申请/报销应写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。
应酬招待费用由参与员工中职位最高的人员提出报销。
如遇临时决定之应酬，均应事先口头向上级请示,事后报销时写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。
5、借款
出差借款人回公司后在当期报销日内完成报销，当月的借款在当月内报销。
如特殊情况当月不能报销的，经财务批准推迟到下月。
第七章员工奖惩管理制度
该制度执行中有以下说明：
1）处罚的责任人是上级主管，如上级主管不加以处理，则其本身接受处理；
2）一件事情的发生由多人导致或涉及部门整体，而部门主管不能加以区分处理，提出办法的则处罚部门主管。
3）部门主管暂时不确定的部门发生问题，则由办公室处理。
一、员工激励条例
遵纪守规，模范带头。
事事以集体利益为重。
遵循本人岗位职责要求，努力作好工作成绩优秀。
每次培训学习成绩突出。
在培训考核中成绩突出，需要保送学习，考察或培训。
在企业管理方面有创新理念，并取得成绩。
在团队建设方面有卓著成绩。
二、处罚条例
1）处罚的分类
过失等级及处理方式:
①轻微行为过失：
直接经理向员工提出口头/书面警告，旨在给当事人提供一个立即改正错误的机会，如有经济损失需赔偿。
②行为过失：
直接/上级经理向员工发出书面警告，在给予这种处分的同时或其后，还可以考虑这样几种措施：
不予加薪/罚款/减薪/降级，直接主管经理有权作出这类处分。
如有经济损失需赔偿。
③一次重大行为过失：
直接/上级经理向员工发出最后书面警告，员工可能罚款/停职/降薪/解除劳动合同/以待进一步调查。
如有经济损失需赔偿。
④一次严重触犯法纪：
员工应被立即罚款、解雇，其劳动合同同时解除，如有经济损失需赔偿。
在采取违纪处分前应确认事实并准许员工就有关事件进行解释。
⑤处罚与经济相关标准
罚款处分一次在10～500元内执行。
财产损失过失视情节轻重实际损失的10%——100%的范围（可与其他经济措施并行处理）；
减薪处分一律在本人工资总额的10%范围以上实行，实行时间视具体情况而定。
降级处分为：
调离工作岗位、降低职位级别并降薪
停止出勤处分，最长不超过90天，停止出勤期间停薪。
惩罚解除劳动合同为无预告期，即不须支付提前解雇的补偿金。
二、行为过失标准
1、轻微行为过失
1）屡行职责方面的轻微过失，如:
对一些与日常工作职责、办公室规章制度轻微疏忽；
没按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地向主管汇报；
没按照制度规定或指示开展工作，在别人提醒下当即采取措施补救未造成任何损失并未对别人产生任何影响；
偶尔因过失造成公司财产损失金额在200元以下。
2）出勤方面的轻微过失，如：
偶尔迟到早退（在10分钟以内）月2次以上；
偶尔代人打卡或托人打卡；
偶尔未经主管同意便休假，但事后有恰当或可证明理由的。
3）安全，卫生和办公室管理方面的轻微过失，如：
自己的办公区域凌乱；
上班时大声喧哗、争论、聊天；
在工作区内非特别划为吸烟区的地带吸烟；
偶尔因私人原因，如接听私人电话过长或频繁地中断工作，或利用公司电话打私人长途；
偶尔上班时间使用电脑从事非公务事项；
偶尔未经同意接见私人访客；
工作现场脏、乱、差；
其它方面的轻微行为过失等（上述描述中未包括但可参照判断）。
2、行为过失：
1）履行职责方面的行为过失，如：
过失造成公司财产不必要浪费或损害,金额超过人民币200元的；
未履行工作职责而使工作延误造成影响；
拒绝与其他员工协作；
因职责疏忽遭外部客户投诉；
遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成影响；
拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令；
在本人/同事发生轻微事故，执行工作出错，或出现轻微损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；
未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；
未按照制度规定或指示开展工作，当即采取措施补救但造成损失并对别人顺利完成工作产生影响。
因个人能力有一定的问题并证明履行职责有过失并造成明确影响。
2）出勤方面的行为过失，如:
出勤方面屡犯（两次以上，含两次）轻微行为过失;
缺勤一天不上班且无事先通知直接经理或部门经理或办公室事后补办无正当理由的；
迟到30分钟两次以上；
在上班时间打瞌睡,睡觉；
其它方面的行为过失等（上述描述中未包括但可参照其他过失判断）；
3、重大行为过失，如:
1）日常行为方面的重大行为过失，如:
严重违反有关日常行为的守则，指示或一般标准、办公室规章等；
当主管提出任何与公司、公司经营或调查工作出勤等有关的正当问题时,作出虚假，不完整或误导的说明，或提供不真实的材料；
试图掩饰其他员工所犯的过失或过错，对其他员工所犯的过失或过错提供不真实的情况；
歪曲捏造事实，并进行恶意传播；
伪造个人履历或隐瞒、欺诈公司，采取不正当的手段被录用；
未经公司的许可，同时在其他公司就职；
未经许可动用或挪用公司的金钱或资金用于个人目的；
泄露公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物；
越权获知公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物；
恶意辱骂及威胁上级。
2）履行职责方面的重大行为过失，如:
严重玩忽职守造成重大浪费和损害,金额达到人民币2000元以上的；
在公司表格和其他文件上填写错误或虚构的材料并对公司产生不利影响者；
未履行工作职责而使工作延误造成较大影响；
因职责疏忽遭外部客户投诉未能立即解决问题造成较大影响；；
遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成较大影响；
拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令并造成较大影响；
在本人/同事发生事故，执行工作严重出错，或出现较大损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；
未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；
未按照制度规定或指示开展工作，对最终完成工作产生较大影响；
因个人能力有一定的问题并证明履行职责有严重过失并造成较大影响。
3）出勤方面的重大行为过失，如:
在接获警告信后仍犯出勤方面的行为过失；
严重疏忽有关出勤、休假、小休等守则、指示和惯例；
连续三天（含三天）以上缺勤而没有事先通知直接经理、部门经理或行政部或事后没有正当合法证明说明理由。
违反计算机使用纪律的行为并造成严重损害；
其它方面的行为过失等（上述描述中未包括但可参照其他过失判断）；
浙江思拓信息工程有限公司
人力资源部
2007年6月18日
升级会员 