建筑圆模板销售系统作业流程.docx

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建筑圆模板销售系统作业流程

建筑模板销售系统作业流程

作业流程

作业单位

作业说明

参考资料

产生报表

建立客户基本资料

按区域分组

核对库存表

客户意向性合作

报价/客户确认

确认合同

建立客户订货流程

确认交期

下达生产单/进度跟踪

安排出货

送货跟踪

汇总单据

货款跟踪

业务员

业务员建立客户基本资料（名称、样板、每月货款汇总表、开票资料）全部编号归档

新旧客户基本资料

客户一览表

业务员/跟单员

把客户按区域分配给各业务员及跟单员负责，跨区域客户必提前向销售经理备案确认

业务员旧客户资料

区域备案表

跟单员

每天要核实库存原材料及成品情况，对常规材料及时向采购部订材料，安排下单生产，随时可反映给业务员

仓库库存表

库存查核表

业务员

业务员将客户提供信息制成《销售意向书》，备案

客户资料

销售意向书/备案表

业务员

对客户要求及样式进行报价，销售合同及报价单由总经理审批，传给客户，

客户要求及样板

报价单/销售合同

业务员

达成合作，客户盖章回传我司，对客户样板、报价单、合同，等相交资料提交销售经理审核备份

合同

客户资料明细表

业务员/跟单员

业务员与客户制定订货单形式，确定下单流程与跟单员联系方式，交由跟单员接收订单及核对，新产品须由业务员联系确认后，按流程下单

客户样板资料

订货单/样板确订单

跟单员

跟单员接收订单后，按双方确定交货日期，与生产确定排期，查看库存（确定材料到货时间）向采购部订材料，最后与客户协商交期

订货单/库存表

客户交货安排表

跟单员

跟单员下生产计划给生管员安排生产，每周三六提交生产单汇总表，生产中出现问题，须及时联系客户，由客户确定处理意见,跟踪生产进度及时回答客户生产询问

生产进度表

交货日期安排表

生产单汇总表

跟单员/核单员

现结客户须问财务到账情况及月结客户（2个月未结）由销售经理确认后出货，写出货通知单，由核价员核单出货，通知客户及业务员发货时间。

出货计划表

出货单/出货审批单

跟单员/业务员

司机送货把送货单交跟单跟，跟单员输入出货汇总表，（每星期一）交销售经理审查并通知业务员送货情况，售后问题及时处理，填售后处理计录表备案

送货单

出货汇总表/对账单/售后处理计录表

跟单员

月底汇总客户送货明细，2号前传给客户对账确认，5号前要客户确认完毕（抄送一份给财务对账），确认客户付款时间，把所有客户货款汇总表交销售经理审查。

出货计录表

客户对账单/汇总表

跟单员/业务员

跟单员对客户的货款要与客户下单员沟通了解情况，对已过收款时间要及时提醒业务员跟踪收款情况，并报告销售经理。

客户对账汇总表

客户付款跟踪表

销售部工作内容提交（完成）

作业流程

作业说明

产生报表

业务员

现时客户名单/联系方式/合同/色样/编号/价格/付款情况/开票情况/评分（1-5）潜在价值及付款信誉度/潜在新客户

客户一览表

业务员

现时客户名单/联系方式/合同/色样/编号/价格/付款情况/开票情况/评分（1-5）潜在价值及付款信誉度/潜在新客户

客户一览表

业务员

现时学习情况将板材所有色板及样板全部对应提供，工厂制造流程

样板编号表

审单员

现时工作流程1客户所有资料2下单到生产部流程3生产情况跟踪流程4出货流程5出货价格审核流程式

客户一览表工作流程表

跟单员

现时工作流程1客户（业务员）下单流程2下单到生产部流程3生产情况跟踪流程4出货流程5出货价格审核流程式

工作流程表

外判业务员

现时客户名单/联系方式/合同/色样/编号/价格/付款情况/开票情况已联系的新客户

备注：

各人要把现在的工作祥细报告，由总经理审查，便于销售部日后工作可重新分配及培训

销售部人员配置及工作安排

部门配置

人员

作业说明

销售经理

（1人）

1定制执行公司制度规程流程

制定监督销售部新的工作流程及管理制度，履行本职岗位工作

2负责销售部的业务资料

对所有客户资料、建档存档；严格掌握公司资料，防止信息外传；对销售部所有员工的业务工作管理。

3制定实现销售计划

制定每月/季的销售计划，落实业务员及跟单员并严格执行及监控；协助处理下属反馈意见；制定拜访客户计划，接待客户来访，了解客户新的需求；定期及配合客户开发新产品，及时向客户推介及了解；随时关注市场动向，市场上新产品的推出，向公司反馈和汇报；

4生产情况跟踪：

与生产部门沟通生产进度、出货督促、质量反馈，及协助对客户关于生产上的询问

5货款回笼：

。

跟进客户付款进度；对客户信用记录，筛先不良信用客户，对大批量货款客户重点跟踪；检查合同付款条款，确保每份合同的款项回收无纰漏

6培训、考核属下、售后跟踪：

制定培训计划，业务绩效考核；辅导、督促、检查下属学习知识；时与成员沟通计划；跟踪售后服务进行考评，定期提出有建设性的意见，整体提高售后服务水平；树立企业良好形象，加强部门公共关系，

业务员

（3人+外判）

1开发新客户资源，联系客户

维护客户关系，定期走访，重要日子以不同的方式问候；通过不同渠道发展新的潜在客户，让客户及时了解我们公司新旧产品，突出公司优势；及时解答客户问题，在不影响公司情况下尽量达成客户要求；对询价客户以最快速度报价并重点跟进，与之谈判，努力促成订单；

2做好客户跟踪工作：

客户协商、谈判、确立合同项目等各种下单事项；做好客户资料归档，对客户资料做好保密工作，加强客户信任及长久合作性；提醒客户对账及付款时间，做好客户发票需求工作；

3售后问题处理及相关职责

公司问题造成损失，尽量与客户沟通，使公司损失减到最少；客户问题造成损失，要积极配合及想办法寻求方法解决问题；客户接待，陪同验厂；提升产品知识和业务处理能力；

业务员兼审单员

李云彩

1外地客户

2价格审核

1负责外地客户业务跟踪工作：

客户资料归档，对客户资料做好保密工作，加强客户信任及长久合作性；提醒客户对账及付款时间，做好客户发票需求工作；2严格审查出货单价，安排出货车辆

跟单员

（2人）

李丽禅

1外单客户

2申购材料

1负责销售经理跟踪业务，对外单的生产出货收款跟踪汇报，定时提交各项汇总表及时反应销售跟踪情况；

2每天查看库存及生产报表，结合订单数量提早向采购部下申购单，以免缺材料而影响生产。

跟单

1客户

2客户

3客户

1负责销售经理跟踪业务，对内单的生产出货收款跟踪汇报，定时提交各项汇总表及时反应销售跟踪情况；

2每天查看库存及生产报表，结合订单数量提早下采购单，以免缺材料而影响生产。

销售跟单员培训资料

（1）

一、销售跟单员职责的理解

销售跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。

所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二、销售跟单员的工作性质：

1．销售跟单员是公司的业务助理；在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待、管理、跟进客户、因此销售跟单员要：

（1）函电的回复

（2）计算报价单（3）验签订单（4）填对帐表（5）目录，样品的寄送与登记（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待（8）主管交办事项的处理（9）与相关部门的业务联系

2．跟单员是协调员：

跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。

跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。

在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

三、销售跟单员的工作特点：

销售跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事都会有跟单员的身影出现，是全方位的。

1．责任大。

跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。

做好订单与客户的工作责任重大。

2．沟通，协调：

跟单员工作涉及各部门。

跟单员与客户，与计划

部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。

都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。

沟通，协调能力特别重要。

3．做好客户的参谋：

销售跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。

同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4．工作节奏多变，快速：

面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。

另外，客户的需求是多样的。

有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。

这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5．工作是综合性的：

跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。

对外执行的是销售人员的职责。

对内执行的是生产管理协调。

所以跟单员必须熟悉工厂的生产运作流程。

四、销售跟单员的素质要求：

销售跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

（1）分析能力。

分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

（2）预测能力。

能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

（3）表达能力。

善于用文字和语言与客户沟通。

（4）专业知识。

对所跟单的产品要熟悉。

了解产品的原材料特点，来源及成分。

知道产品的特点，款式，质量。

便于和客户及生产人员的沟通。

（5）与人共事的能力。

与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

（6）人际关系处理的能力。

处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。

通过他们来完成自己想要做的事。

（7）法律知识。

了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。

做到知法，守法，懂法，用法。

（8）谈判能力。

有口才，有技巧。

（9）管理与推销能力。

对外推销高手。

对内管理行家。

（10）物流知识。

了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

销售跟单员培训资料

（2）

跟单员的基本常识

一． 跟单员职责：

 1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收的款项。

 2.新、旧客户保持联系增加沟通，间接了解客户所需及变化。

 3.收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。

 4.掌握、了解市场信息，配合业务员开发新的客源。

 5.做好售后服务。

二．跟单员在收到订单后要做的工作：

1．客户下单方法：

传真下单、电话口头、邮件下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。

下单时，我们要注意在各方面存在的问题。

举例如：

颜色、数量、交货日期等。

2．订单的审查

每张订单都是不同的，首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键要分清此单客户的订单类型。

3．开生产单、流程卡

  每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。

交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产跟踪

生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。

一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单

一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。

三．售后服务

1．对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现，及时反馈给相关部门。

2．客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题，能利用产品方法，减少损失。

严重就重新生产，补单生产再送货。

3．还有采用相互让步的折扣法，有时只能按客户的要求来处理。

最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。

四．如何沟通使跟单工作做得更好

1．本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。

多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。

业务员与跟单是一体的，需在各方面沟通了解，与业务对外口径一致，避免回答客户问题不一致，作决定的问题需由业务与客户沟通，做好业务员的背后工作。

2．同客户的沟通：

先要了解客户的心态，他们是希望你在规定的时间里供货及询问可以以最快的时间回复。

如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。

同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。

其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令工作难做的。

销售跟单员培训资料（3）

跟单员工作流程图

销售跟单员培训资料（4）

跟单员配备