订单销售、商务跟单操作流程说明.doc

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销售订单操作流程说明

一、订单流程的操作标准：

1.准确：

测量准确、订单准确、货物准确

2.及时：

测量及时、送货及时、安装及时

3.安全：

货物安全、施工安全、货款安全

二、订单操作基本流程：

1.下单：

（1）建材超市：

百安居的《报价单》、华美乐的《特殊订单》订单格式执行。

（2）经销商：

一般按照公司提供的《销售（订货）单》格式直接手工填写后传真。

（3）装潢公司等长期合作客户：

可以按照客户自己的《材料采购单》格式执行，也可以按照康尔的《销售（订货）单》格式执行。

（4）工程客户：

按照工程方采购单/订货单或协议执行，对方没有，参照公司的《销售（订货）单》格式。

（5）散户：

按照公司的《销售（订货）单》格式执行。

（6）网络客户：

按照公司的《销售（订货）单》格式执行。

2.接单：

（1）文员接到订单后，首先按照每天的接单顺序编号登记成册，客户的原始订单一律保存在销售文员处，作为以后查询的原始凭证。

（2）华南区域百安居超市的订单，不需要安装的，文员接单登记后，交原始订单给商超经理，商超经理在订单登上签字确认，再执行下一步核实订单流程。

（3）其他订单（包括百安居需要安装的）由文员核实的，文员按照客户分类装订原始单据，并立即回电话给客户或促销员、经销商，告知已经收到订单，并开始执行下一步核实订单流程。

3.核单：

（1）商超经理执行的商超非安装订单订单核实任务，根据原始订单手工制作《销售送货单》样单，并连同原始订单回给文员。

百安居需要安装的订单，由文员核实的。

（2）东莞区域的超市订单，文员接单登记后，由文员与促销员核实订单。

（3）华南区域渠道经销商的订单，文员接单登记后，由文员与经销商店员核实订单。

（4）核实订单内容为：

产品名称、货号、色号、数量、价格、付款方式、送货时间、安装时间、客户姓名、客户电话、准确地址和楼层号以及客户其他要求等。

（5）订单核实流程至关重要，尽可能准确化、详细化，核实订单环节做得好，不但可以保证订单的准确性，而且可以保证以后环节的顺畅。

（6）核实订单时，属于经销商的订单的，对不符合公司付款方式的，可以知会给业务人员，经销商对公司的付款方式不清楚、不理解、不支持，由业务人员负责处理此类问题。

（7）核实订单后，订单内容仅需要补充的，在订单上给以补充则可，不需要另外制单；非商超客户，如有修改的，经客户确认需要重新下单的，重新下单或者制作新的《销售（订货）单》传客户签字确认。

4.制单：

（1）需要制作的单据有：

《销售（订货）单》、《测量通知单》、《销售送货单》（分成本单、利润单两类，详细区分见后）、《发货通知单》、《售后交接表》，不同单据分别用于不同流程环节。

（2）《销售（订货）单》：

公司统一印制的，经销商统一分发，一般由经销商店员制作，文员需要代客户手工开具的仅指客户电话下单、业务人员代下单等情况，此单据在客户下单环节。

（3）《销售送货单》：

电脑系统制作的销售单据，此流程在客户付款前，销售文员制作。

（4）《测量通知单》：

用于需要安装的订单，前期实地测量使用，手工填写，此单据在核单后，文员和售后分阶段完成。

（5）《发货通知单》：

华南区商超非安装订单，由商超经理制作，手工填写，是制作《销售送货单》的样单。

5.审单：

（1）业务主管审核：

华南/华西商超非安装订单本身是业务人员核实订单的，所以此流程可省去；其他订单原则上需要经过业务人员主管以上级别审核订单，主要是审核销售价格及是否有意外现象等，文员接单和核实订单后无以外现象，不经过业务主管审核流程。

（2）财务审核《销售送货单》：

主要审核价格是否相符，货款是否到帐，或者客户付款方式是否有效，财务审核《销售送货单》合格后，方可在《销售送货单》上签字确认可以发货。

（3）属于代经销商开具的《利润单》，需要传真经销商签字审核确认（也就是说《利润单》的业务审核权应该是经销商），经销商回传审核签字的《利润单》以后，文员将《成本单》和《利润单》同时交财务审核，公司财务主要审核《成本单》，但是财务审核《成本单》后，《利润单》又有经销商签字确认的情况下，财务确认成本结算价格正确、货款安全以后，需要在《利润单》上签字，利于仓库发货（因为此类情况下的《成本单》不用流转到仓库和物流）。

（4）特殊订单需要经过公司主管营销副总经理审核。

6.收款：

（1）经销商、工程等终端客户按照公司的客户付款制度执行。

（2）百安居等建材超市：

按照合约执行，此环节流程可以省去。

（3）装潢公司签订有长期合作协议和工程订单，按照合约执行，此环节流程可以省去。

7.发货：

（1）文员一般提前天制作《销售送货单》，仓库开始备货。

（2）仓库最后发货，以财务审核签字的《销售送货单》为准。

（3）货物出库时，司机在必须在销售送货单位经手人栏签字，标志货物已经出仓，此流程结束。

8.送货：

（1）仓库备好货后安排司机送货，需要外请物流公司的知会物流部，物流部负责找物流公司和监督、跟踪物流公司送货情况。

（2）司机送完货，将客户签字的《销售送货单》到财务交钱，财务收到货款后销单。

（3）外请物流公司发货的，物流公司交客户签收的原件、公司的《销售送货单》以及物流公司单据，交财务作支付物流费的凭证，此流程结束。

9.收货：

（1）客户收到货物后一定要签字在公司的《销售送货单》收货单位经手人处确认。

（2）百安居等客户有正规收货单的，司机、物流一定要注意收相关单据。

（3）未经客户签字的和无相关单据的，不计算成货物已经送达，不能支付物流费用。

10.施工：

（1）分两环节：

前期实地测量、安装

（2）实地测量流程：

需要安装的订单，本流程应该在文员核实订单后。

（3）安装流程：

需要安装的订单，本流程应该在物流送货客户收货以后。

11.验收：

（1）此流程绝不可少，由售后服务部执行，组织业主验收。

（2）验收合格后，一定要求业主签字确认。

12.结算：

（1）业主验收合格即结算安装费。

（2）售后服务部执行此流程，客户不能完全付款的，财务负责处理。

三、不同订单操作流程细分：

1.百安居等超市不需要公司安装的订单流程：

超市下单　-　文员接单　–商超经理核单–商超经理制作《发货通知单》-文员制作《销售送货单》　-　财务审核　-仓库发货　-　物流送货　-　超市或顾客收货　-　物流回传/交《销售送货单》　–　货款结算–财务销单

2.百安居等订单由公司安装的订单流程：

超市下单　－　文员接单　-文员制作《测量单》交售后　-　售后测量现场　－　售后与客户洽谈安装费/预约安装时间　－　售后填写《测量单》交回文员　-文员制作《销售送货单》-　财务审核《销售送货单》–　仓库发货-物流送货–客户签收–售后安装　-　售后组织验收　-　售后填写保修卡　-　客户签收　-　客户付安装费（客户向超市支付安装费的免此流程）　-　售后交安装款到财务（客户向超市支付安装费的免此流程）　－　财务销单

3.渠道经销商不需要公司安装的订单流程：

经销商下单　-　文员接单–文员核单　–　文员制作《销售送货单》　-　销售主管审单　–　经销商付款　-　财务收款　-仓库发货　-　物流送货（经销商自提者免此流程）　-　经销商签收　-　物流回传/交《销售送货单》（经销商自提者免此流程）　-　财务销单

4.渠道客户需要公司送货安装的订单流程：

经销商下单　-　文员接单–文员核单　-　文员制作《测量单》交售后　–　售后测量现场　-　售后与客户洽谈安装费/预约安装时间　－　售后填写《测量单》交回文员–文员根据《测量单》和经销商原始订单制作《销售送货单》（成本单、利润单）-　文员传真《利润单》给经销商–经销商审核《利润单》-经销商付款（送货收款的免）-　财务审核《销售送货单》–仓库发货　–　物流送货　–　业主签收　-　客户支付货款　-　施工队安装　-　售后组织验收　－　售后填写保修卡　-　客户签收并签字保修卡　-　客户支付安装款　-　售后收取安装款　－　售后交安装款到财务　－　财务销单

5.中大工程单公司安装订单操作流程：

工程安装队制作《发货通知单》–文员制作《销售送货单》–业务经理审核–财务审核-仓库发货–司机送货–甲方验收–安装队安装–甲方验收–甲方签字保修卡-甲方付款（按照合同分阶段付款）-财务收款–财务销单

6.中大工程单不需要公司安装订单操作流程：

工程安装队制作《发货通知单》–文员制作《销售送货单》–业务经理审核–财务审核-仓库发货–司机送货–甲方验收–甲方付款（按照合同分阶段付款）-财务收款–财务销单

7.装饰装潢公司、团购单、终端业主散单的订单流程参照以上相似类型执行。

四、不同单据种类使用说明：

1.《报价单》、《特殊订单》等

（1）适用范围：

百安居、华美乐建材超市。

（2）促销员务必清晰地填写各项内容，此责任由促销员承担。

2.《销售（订货）单》

（1）适用范围：

经销商专卖店，是公司制作《销售送货单》的依据。

（2）业务人员开拓经销商以后就给经销商专卖店分发统一印制的《销售（订货）单》。

（3）经销商店员必须按照订单内容认真详细填写，不得漏填，此责任由业务员承担。

3.《销售送货单》（成本单）

（1）适用范围：

A．客户为建材超市：

按照百安居、华美乐结算价格制作，此时无利润单和成本单区分。

B．客户为超市顾客：

顾客在超市订货，公司送货收款的，按照超市价格制作，此时无利润单和成本单区分。

C．客户为渠道经销商：

按照经销商结算价格制作成本单，代表公司向经销商的实际销售。

D．客户为装潢公司：

按照合同价格制作，此时无利润单和成本单区分。

E．客户为公司的终端顾客：

公司自己开拓的工程、团购业主、上门直购业主等终端单，按照工程价格、团购价格或零售价格制作，此时无利润单和成本单区分。

（2）以上类型《销售送货单》直接在管理软件系统内制作，为公司自己的实际销售。

（3）以上类型《销售送货单》一式四联：

文员留白联（存根联），交客户蓝联（顾客联），红联交财务（结算联），黄联留仓库（仓库联）。

（4）代经销商开具《利润单》的时候：

《成本单》不用仓库、物流、业主流程，文员留《成本单》白联存根以后，其他联均交财务，财务留红联，和经销商结算时蓝联交经销商，黄联作废。

4.特殊《销售送货单》--《利润单》

（1）适用范围：

仅适用于公司代经销商给业主开具的销售单，主要为公司负责安装收款的。

（2）《利润单》价格按照经销商给业主的实际销售价格执行。

（3）《利润单》在管理软件单机版上制作。

（4）《利润单》一式四联，《利润单》、《成本单》同时有的时候，仅《利润单》传递到仓库、物流和业主流程，文员不留《利润单》任何联，黄联留仓库，交业主蓝联，红联和白联交财务，和经销商结算后白联交经销商。

5.《销售退货单》

适用范围：

安装剩余货物退货、客户批量退/换货

6.《测量通知单》

适用范围：

售后测量的单据，是制作《发货通知单》的依据。

7.《发货通知单》

适用范围：

根据客户订单和测量单编制实际送货的手工单据，是制作《销售送货单》的样单。

8.《售后交接表》

（1）适用范围：

送货、安装环节的交接手续。

（2）文员给仓库交《销售送货单》时，有安装服务的就再制作一份《售后交接表》一起，仓库发货时连同《销售送货单》、《售后交接表》给司机，司机送完货后，将《售后交接表》回给仓库，仓库确认该货物已经送达后转交给售后，售后安排安装工安装时，一同给《售后交接表》、客户保修卡、《销售送货单》（安装收费单），安装结束后安装工填写《售后交接表》