会计电算化高教原版教案PPT第三章讲义.docx
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会计电算化高教原版教案PPT第三章讲义
第三章凭证管理的详细设计
第一节凭证管理的总体设计
一、凭证管理的功能模块划分
凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。
它是电算化会计信息系统的重要组成部分。
由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。
从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。
因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。
凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。
图3-1凭证管理的功能模块划分图
二、凭证管理的数据存储设计
凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。
凭证和常用摘要数据基表的名称分别为Pz和Zy。
在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（Lpz）中。
在Zy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，Zy基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用摘要，Zy基表是各账套的公用数据基表。
Pz和Zy两个基表的数据结构分别如表3-1和表3-2所示。
表3-1凭证基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Pzlx
凭证类型
字符型
4
组合主键
非空
Pzh
凭证号
字符型
6
组合主键
非空
Jlh
记录号
数值型
15
组合主键
非空
Rq
日期
日期型
非空
Zy
摘要
字符型
40
非空
Kmbh
科目编号
字符型
20
非空
Kmzl
科目账类
字符型
4
Jfje
借方金额
数值型
15.2
Dfje
贷方金额
数值型
15.2
Hl
汇率
数值型
14.6
Zsfs
折算方式
字符型
10
Jfwbje
借方外币金额
数值型
15.2
Dfwbje
贷方外币金额
数值型
15.2
Sl
数量
数值型
10.2
Dj
单价
数值型
10.2
Bmbh
部门编号
字符型
12
Wlhlx
往来户类型
字符型
4
Wlhbh
往来户编号
字符型
9
Wlssflbh
往来所属分类编号
字符型
20
Xmbh
项目编号
字符型
9
Xmssflbh
项目所属分类编号
字符型
20
Ywy
业务员
字符型
8
Jsfs
结算方式
字符型
8
Ph
票号
字符型
6
Fsrq
发生日期
日期型
Fjzs
附件张数
数值型
3
Zdr
制单人
字符型
8
Cny
出纳员
字符型
8
Shr
审核人
字符型
8
Jzr
记账人
字符型
8
Shbz
审核标志
字符型
2
Jzbz
记账标志
字符型
2
Dzbz
对账标志
字符型
2
表3-2摘要基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Czybh
操作员编号
字符型
6
组合主键
非空
Zybh
摘要编号
字符型
4
组合主键
非空
Zy
摘要
字符型
40
非空
Zyzjm
摘要助记码
字符型
10
Kmbh
科目编号
字符型
20
Kmqc
科目全称
字符型
100
对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。
其基表名称分别为Dyjz、Xscbjz、Hdsyjz、Qjsyjz。
各基表的数据结构分别如表3-3～表3-6所示。
表3-3对应结转定义基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Bh
编号
字符型
4
组合主键
非空
Zy
摘要
字符型
40
非空
Zckmbh
转出（贷方）科目编号
字符型
20
非空
Zcbmbh
转出（贷方）部门编号
字符型
12
Zcxmflbh
转出（贷方）项目大类编号
字符型
9
Zcxmbh
转出（贷方）项目编号
字符型
9
Zrkmbh
转入（借方）科目编号
字符型
20
非空
Zrbmbh
转入（借方）部门编号
字符型
12
Zrxmflbh
转入（借方）项目大类编号
字符型
9
Zrxmbh
转入（借方）项目编号
字符型
9
Jzxs
结转系数
数值型
5.2
非空
Sfjz
是否结转
字符型
2
表3-4销售成本结转定义基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Kckmbh
库存产品科目编号
字符型
20
组合主键
非空
Xskmbh
产品销售收入科目编号
字符型
20
非空
Cbkmbh
产品销售成本科目编号
字符型
20
非空
表3-5汇兑损益结转定义基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Wbkmbh
外币科目编号
字符型
20
组合主键
非空
Wbbh
外币编号
字符型
2
非空
Rzkmbh
汇兑损益入账科目编号
字符型
20
非空
Sfjz
是否结转
字符型
2
表3-6期间损益结转定义基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Sykmbh
损益科目编号
字符型
20
组合主键
非空
Zcbmbh
转出部门编号
字符型
12
Zcxmflbh
转出项目大类编号
字符型
9
Zcxmbh
转出项目编号
字符型
9
Lrkmbh
利润科目编号
字符型
20
非空
Zrbmbh
转入部门编号
字符型
12
Zrxmflbh
转入项目大类编号
字符型
9
Zrxmbh
转入项目编号
字符型
9
Sfjz
是否结转
字符型
2
三、常用摘要维护的功能设计
在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用的模式。
这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。
笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用自己的常用摘要。
这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度。
但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。
常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，其界面如图3-2所示。
在图3-2中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统根据各操作员的编号，列示其常用摘要。
如果以一般操作员身份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且“操作员选择”值列表和“全删”按钮为暗色，即为不可选状态；但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则“操作员选择”值列表和“全删”按钮，以及“删除”和“打印”按钮为正常色，即为可选状态，但此时“增加”和“修改”为暗色，即为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对该操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但不能增加或修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进行整理，可用“删除”功能完成，全部删除是将该操作员的常用摘要全部删掉，当某操作员不做制单工作时，可使用此功能将该操作员的常用摘要全部删掉。
图3-2常用摘要维护
1、增加常用摘要
以一般操作员身份登录，选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。
（1）摘要编号：
用户必须输入。
可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须唯一，不能重复。
一般采用数字编码，如“001”、“002”等。
（2）摘要：
必须输入。
输入操作员的常用摘要内容。
（3）摘要助记码：
可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款”其助记码可编为“YFCLK”。
（4）科目编号：
在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。
该项可用值列表在科目字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科目全称三项。
（4）科目全称：
在选择科目编号时自动填入，不需用户输入。
2、修改常用摘要
当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改功能对其进行修改。
修改可直接在图3-2界面进行修改。
选“修改”后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。
3、删除常用摘要
当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删除功能对摘要进行删除。
当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。
删除可直接在图3-2界面进行。
先在数据区选择要删除的常用摘要，可选择一条或多条，然后选“删除”即可。
4、当以系统管理员或账套主管身份登录时，既可以对各操作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常用摘要进行增加和修改。
5、打印常用摘要
由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项全部打印出来。
“确认”与“放弃”功能与其他数据维护的对应功能相同。
第二节凭证录入与修改的功能设计
记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，凭证是核心子系统的唯一数据源，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。
填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。
这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。
这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。
另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。
这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。
这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。
故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。
凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。
将所有的功能都设计在工具栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。
凭证填制具有打印、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。
其录入界面如图3-3所示。
1、增加凭证
当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能失效（为暗色）。
选择“增加”后数据区显示新凭证需要录入的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，其他功能可选，即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。
图3-3凭证填制
（1）凭证类型：
根据系统参数设置，如果在系统参数设置中将凭证设置为分收付转，则此项由系统根据制单选择自动赋值为“收款”、“付款”、“转账”三个值。
如果在系统参数设置中将凭证设置为不分收付转，则此项由系统根据科目账类自动赋值为“收付”和“转账”两个值。
赋值时录入的所有记录都被赋值。
凭证号由系统根据按年连续编号或按月连续编号规则自动产生。
若采用按年连续编号则系统将参数基表中年凭证号取出加1后生成新凭证号；若采用按月连续编号则系统将参数基表中月凭证号取出加1后生成新凭证号。
凭证的标题根据选择显示。
总之，凭证号是由系统自动生成的，不是手工输入的，如此可以保证凭证号的连续性，但在网络软件的程序设计中，要考虑并发问题，在程序上加以必要控制。
（2）制单日期：
由系统根据服务器系统时钟自动生成，不需输入。
该日期决不能根据终端机系统时钟产生，否则会产生凭证制单日期错误。
并且在系统投入运行前，必须将服务器系统时钟调整正确。
（3）摘要：
必须输入，在20个汉字之内。
摘要主要用汉字表述。
为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。
其做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼词组句功能和由上向下的自动转抄和复制功能。
如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户可以在不退出增加状态下，用“摘要”功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要时使用。
摘要既可直接输入，也可用“预览”功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可。
如摘要内容为“应付材料价款”，其助记码为“YFCL”，只要输入Y、YF、YFC或YFCL，在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得的无用摘要就越少。
用户可以用鼠标或回车键选择所需要的摘要，这时，预览窗口被选择的内容就被移入录入窗口的摘要编辑区。
所谓摘要的动态拼词组句功能，就是允许用户多次使用摘要记忆功能，将两个或两个以上的摘要词组拼成一个新的摘要。
如先通过在预览窗口输入“YFCL”，获得一个摘要词组“应付材料款”，在该词组的任何位置定位光标，如“应付”后定位光标，再用“预览”功能输入“WZZGC”，其中“WZZGC”是“五州轧钢厂”摘要词组的助记码，回车后就形成“应付五州轧钢厂材料款”。
由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。
但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄和复制功能，在输完一行凭证内容转入下一行时,系统自动将上行摘要内容转抄到下一行,在用鼠标或键盘选定某一摘要内容之后，可用摘要列（鼠标右键）设计提供的“复制”和“粘贴”功能将其复制到光标定位行。
无论采用那种简化摘要输入方法，对于已输入的摘要都可以进行增、改、删等编辑。
如果对于常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的科目名称就会自动填入，当采用动态拼词组句功能时，以先选优先原则填入科目编号和科目名称，如果第一次选择的摘要有对应科目，则该科目编号和科目名称填入后，再选取摘要进行拼词组句时，该科目编号和科目名称不变。
但可用科目选择功能予以改变。
一般情况下，此方法可以加快科目的输入，其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。
（3）科目编号、科目全称、科目账类：
为了提高输入速度和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科目都不是输入的，而是根据输入的科目编号、助记码、科目名称等从科目字典中选取的，且制单时可选取的会计科目必须是末级科目，即系统只列示末级科目标志为“√”的科目。
在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编号，这无疑是一种正确的做法。
在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入员依样输入计算机。
而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。
其特点概括如下：
在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导子集。
如“银行存款-人民币户-工行桥南分理处”科目所对应的科目号为“1020102”，输入该科目时，可输入1、10、102、10201或1020102，操作员能记住几位就输几位，以回车键结束输入（或选择“预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输入编码对应的一个或多个科目，输入的编号越准确，所获得的无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把科目字典中所有的会计科目都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的科目，这时，如果系统参数设置中设置了制单科目限制，则制单程序将根据操作员权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信息后不返回所选科目，否则，若制单人对所选的会计科目有使用权，或者系统参数设置中没有设置制单科目限制，则系统返回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项，不过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显示项。
真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不是科目全称。
科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，即科目助记码输入方式。
所谓科目助记码，就是由各级会计科目名称的汉字拼音字头组合而成的编码。
如“银行存款-人民币户-工行桥南分理处”科目的助记码就是“YRG”，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处理，但对方便用户操作，加快制单输入速度却有奇妙的作用。
若操作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方式输入会计科目。
在输入科目助记码时，也只需输入其正确编码的前导子集。
如对上述科目，输入Y、YR或YRG均可，以回车键结束输入（或选择：
“预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输入助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。
当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全称包含所输科目名称的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。
总之，在制单时会计科目是从科目字典中选取的，而绝对不可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与之匹配的会计科目而已。
这样可以确保所选取的会计科目在科目字典中存在。
如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制单时才可使用。
（4）辅助信息：
为了会计系统后续处理的需要，在凭证录入时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入的会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核算、数量核算，此时都需要录入辅助信息。
如当凭证上出现应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；当凭证上出现外币科目时，需输入外币种类和金额，系统根据外币汇率字典中的汇率及其折算方式信息自动折算为本位币金额。
为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设计了部门核算标志、往来核算、项目核算标志、外币核算、数量核算等字段。
在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，则系统进入辅助信息录入窗口。
由于辅助信息比较多，出于规范可将辅助信息录入设计在一个窗口内，根据科目所涉及的辅助核算信息不同，该窗口内的可输入数据项和不可输入数据项（失效项）也不同。
其辅助信息录入窗口如图3-4所示。
图3-4凭证填制-辅助信息
在图3-4中，根据科目所涉及到的辅助信息来输入一些数据项：
当涉及到资金结算科目时，需要输入结算方式、票号、发生日期；当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务员、票号、发生日期；当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、业务员、票号、发生日期；当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；当涉项目时，需要输入项目大类的编号、名称和明细项目的编号、名称；无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币种类的编号和名称，以及外币金额；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。
各数据项的输入如下：
①部门名称：
当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门信息，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中选取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统根据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的部门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输入的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的部门。
选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非显示项。
真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全称。
②客户名称：
当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客户往来信息，输入时与部门信息输入类同，输入客户编号、客户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。
真正存储在凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号，而不是客户名称。
供应商名称的输入与客户名称输入相同。
个人姓名的输入与客户名称输入也相似，这里不赘述。
③项目大类：
当科目或往来户涉及到项目核算时，则必须输入项目信息，首先需要输入的是项目大类，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从项目分类字典中选取，且要选取一级项目类别，系统根据输入的项目大类编号；或助记码；或项目大类名称，将满足条件的一级项目列示在预览窗口，用户可以用鼠标或回车键选择正确的项目大类。
选择后系统将项目大类名称赋给辅助信息界面的项目大类数据项，而将项目大类编号赋给项目大类编号数据项，不过项目大类编号数据项为非显示项。
真正存储在凭证基表中的是项目大类（一级项目分类）编号，而不是项目大类名称。
④项目：
当科目或往来户涉及到项目核算时，必须输入项目信息，在输入项目大类之前项目选择失效，只有在选择完项目大类之后项目才为可输入状态，系统根据选择的项目大类，在项目核算科目字典中找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案基表中的数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目档案字典中选取的。
项目信息输入与会计科目输入类同，必须从项目档案字典中选取，系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信息界面的项目数据项，而将项
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